Dezvoltarea site-ului în contabilitate: costuri, active necorporale, taxe

Dezvoltarea site-ului în contabilitate: cum să formalizați, să reflectați și să impozitați corect

Un site web nu este întotdeauna un activ necorporal. În contabilitate, devine un activ doar atunci când o afacere obține cu adevărat drepturi de proprietate asupra rezultatului dezvoltării, se așteaptă la beneficii economice viitoare de pe urma acestuia și poate determina în mod fiabil costurile de creare sau achiziție. Dacă aceste condiții nu sunt îndeplinite, costurile sunt recunoscute ca cheltuieli ale perioadei. Pentru majoritatea companiilor, factorul decisiv nu este simplul fapt al plății către dezvoltator, ci conținutul contractului: ce anume se creează, ce drepturi se transferă, când rezultatul este dat în exploatare și cum i se confirmă valoarea. (Legea Ucrainei)

În practică, acest lucru înseamnă următoarele: un site dezvoltat la comandă cu transferul drepturilor de proprietate poate fi contabilizat ca activ necorporal; găzduirea, suportul tehnic, abonamentul la un constructor SaaS, reînnoirea domeniului sau actualizările minore sunt, de obicei, cheltuieli curente; un site promoțional care nu îndeplinește criteriile de recunoaștere a unui activ nu se capitalizează. Dacă site-ul acceptă plăți online, este necesar să se verifice separat cerințele privind RRO/PRRO, informarea consumatorilor, datele cu caracter personal și, dacă este necesar, activitățile licențiate. (Legea Ucrainei)

Care este mai exact obiectul contabilității

Din punct de vedere juridic, un site web este o colecție de date, informații electronice, obiecte ale dreptului de autor și alte elemente interconectate în cadrul unei adrese de site sau cont. Prin urmare, în contabilitate, activul nu este de obicei „adresa de internet” în sine, ci drepturile de proprietate intelectuală asupra unui program de calculator, baze de date, design, texte, imagini, alte componente sau un complex de astfel de drepturi. NP(S)BO 8 include în mod explicit drepturile de autor și drepturile conexe, în special drepturile asupra programelor de calculator și bazelor de date, în grupul activelor necorporale. (Legea Ucrainei)

În scopuri contabile, un activ necorporal este recunoscut doar atunci când există o probabilitate de a obține beneficii economice viitoare din utilizarea acestuia și costul său poate fi evaluat în mod fiabil. Dacă aceste criterii nu sunt îndeplinite, costurile nu sunt recunoscute ca activ și sunt trecute pe cheltuieli în perioada de raportare în care au fost efectuate. (Legea Ucrainei)

Când poate fi un site introdus în bilanț ca activ necorporal

Este recomandabil să recunoașteți un site ca activ necorporal dacă sunt îndeplinite simultan următoarele condiții:

• întreprinderea a obținut un volum suficient de drepturi de proprietate asupra rezultatului dezvoltării;

• site-ul sau partea sa de software va fi utilizat în activități economice pentru a genera venituri sau alte beneficii economice;

• costurile de creare sau achiziție pot fi confirmate documentar și evaluate în mod fiabil;

• rezultatul este gata pentru utilizarea prevăzută. (Legea Ucrainei)

Cele mai tipice exemple când un site este contabilizat în mod justificat ca activ necorporal:

• magazin online, cabinet CRM, portal B2B, serviciu de autoservire pentru clienți;

• site corporativ cu funcționalitate unică ce automatizează vânzările, preluarea comenzilor, deservirea clienților;

• aplicație mobilă sau platformă web asupra căreia afacerea a dobândit drepturi de proprietate și pe care o folosește ca propriul său produs digital. (Legea Ucrainei)

Când cheltuielile pentru site nu trebuie capitalizate

NP(S)BO 8 prevede în mod explicit că cheltuielile de publicitate și promovare a produselor pe piață nu sunt recunoscute ca activ necorporal și se reflectă ca cheltuieli ale perioadei. Prin urmare, o pagină promoțională, un landing page sau un alt produs digital creat în primul rând pentru o campanie publicitară, fără formalizarea corespunzătoare a drepturilor de proprietate și fără o utilitate independentă ca activ separat, de obicei nu se capitalizează. (Legea Ucrainei)

La fel, nu ar trebui recunoscute automat ca active necorporale:

• plata pentru un șablon sau un constructor de site-uri fără dobândirea drepturilor de proprietate;

• abonamentul lunar la o platformă SaaS;

• servicii unice de completare a conținutului, promovare SEO, publicitate, administrare;

• găzduirea, CDN, SSL, suportul tehnic după lansare;

• modificările minore care nu creează un activ nou și nu cresc beneficiile viitoare ale unuia existent. (Legea Ucrainei)

De ce documente este nevoie pentru ca evidența să fie sigură

Pentru companii, cel mai important risc este să plătească pentru dezvoltare, dar să nu obțină drepturi de proprietate suficient formalizate. Legea privind drepturile de autor stabilește că dispunerea de drepturile de proprietate se face, în special, printr-un contract de creare la comandă și utilizare a obiectului, un contract de transfer al drepturilor de proprietate, un acord de licență sau o altă tranzacție. Astfel de contracte trebuie încheiate în formă scrisă sau electronică. Dacă în contract nu se specifică ce drepturi se transferă, drepturile netransferate rămân la titularul anterior. (Legea Ucrainei)

Un set sigur de documente pentru client include de obicei:

• un contract cu o descriere clară a rezultatului: site, cod sursă, design, bază de date, conținut, module, API;

• sarcina tehnică sau specificația;

• condiții privind drepturile de proprietate: care anume drepturi se transferă sau se acordă, pe ce perioadă, pe ce teritoriu, dacă licența este exclusivă sau neexclusivă;

• acte de predare-primire a lucrărilor și, dacă este necesar, un act separat de transfer al drepturilor de proprietate;

• documente care confirmă plata;

• un ordin intern de introducere în circuitul economic, durata de utilizare utilă și metoda de amortizare aleasă. (Legea Ucrainei)

Separat, trebuie remarcat faptul că legea stabilește o prezumție a apartenenței drepturilor asupra site-ului: în absența unor dovezi contrare, proprietarul unui site este considerat a fi persoana care înregistrează numele de domeniu respectiv și/sau beneficiarul serviciilor de găzduire. Dar pentru scopuri contabile și fiscale, acest lucru nu este suficient: pentru a pune un activ în bilanț, este mai bine să existe o confirmare contractuală a drepturilor de proprietate asupra codului, designului, bazei de date și altor componente. (Legea Ucrainei)

Cum se formează valoarea inițială

Un activ necorporal achiziționat sau creat se înregistrează în bilanț la valoarea sa inițială. Pentru un activ necorporal creat în regie proprie, valoarea inițială include costurile directe cu munca, costurile materiale directe și alte costuri direct legate de crearea activului și aducerea acestuia într-o stare adecvată utilizării, inclusiv plata pentru înregistrarea drepturilor legale, amortizarea brevetelor, licențelor etc. (Legea Ucrainei)

În contabilitatea practică, acest lucru înseamnă:

• costurile pentru dezvoltare, programare, testare, integrări și alte funcționalități care creează activul în sine pot forma valoarea inițială;

• costurile legate doar de promovare, publicitate, notorietatea mărcii sau întreținerea curentă nu sunt incluse în valoarea inițială;

• plățile regulate pentru găzduire, domeniu, administrare, abonamente și suport după lansare sunt de obicei cheltuieli ale perioadei, nu fac parte din activ. (Legea Ucrainei)

În ce conturi se arată acest lucru

Instrucțiunea la Planul de conturi prevede că în subcontul 154 „Achiziționarea (crearea) imobilizărilor necorporale” sunt centralizate cheltuielile pentru achiziționarea sau crearea imobilizărilor necorporale, iar în subcontul 125 „Drepturi de autor și drepturi conexe” sunt contabilizate drepturile asupra operelor literare, muzicale, programelor de calculator, bazelor de date etc. Prin urmare, abordarea tipică este următoarea: până la finalizarea lucrărilor, costurile sunt acumulate în 154, iar după ce obiectul este introdus în circuitul economic, ele sunt transferate în 125. (Legea Ucrainei)

Amortizarea site-ului

Dacă site-ul este recunoscut ca activ necorporal, valoarea sa este supusă alocării sistematice pe durata sa de viață utilă. Întreprinderea determină independent perioada de utilizare și metoda de amortizare, luând în considerare modul așteptat de obținere a beneficiilor economice, iar la sfârșitul anului revizuiește perioada, metoda și valoarea reziduală. (Legea Ucrainei)

Vechea abordare, conform căreia orice site se amortizează automat în același mod, este greșită. În primul rând, trebuie să se stabilească dacă a apărut vreun activ și abia apoi să se determine durata sa de viață utilă. Pentru un site corporativ sau administrativ, amortizarea se încadrează de obicei la cheltuieli administrative, iar pentru un site care asigură direct vânzările - la cheltuielile departamentului pe care îl deservește. (Legea Ucrainei)

Actualizări, modificări, asistență tehnică

Nu orice actualizare crește valoarea unui activ necorporal. Dacă lucrările doar mențin site-ul în stare de funcționare — remedierea erorilor, actualizarea modulelor, copii de rezervă, modificări minore, extinderea găzduirii, asistență fără a crea noi funcționalități — acestea sunt de obicei cheltuieli ale perioadei. Dacă se efectuează o modernizare semnificativă, care adaugă noi capabilități, schimbă modul de utilizare și aduce beneficii economice viitoare suplimentare, astfel de costuri pot forma valoarea unui activ necorporal nou sau îmbunătățit, cu condiția să existe drepturi și documente formalizate corespunzător. (Legea Ucrainei)

Cele mai frecvente situații

Această abordare decurge din criteriile de recunoaștere ale NP(S)BO 8, din lista costurilor care nu sunt recunoscute ca activ necorporal și din cerința de a formaliza clar drepturile de proprietate asupra rezultatului dezvoltării. (Legea Ucrainei)

Impozitul pe profit

Pentru plătitorii impozitului pe profit, baza o reprezintă rezultatul financiar conform datelor contabile, ajustat cu diferențele fiscale în cazurile prevăzute de Codul Fiscal. Plătitorii cu un venit anual de cel mult 40 de milioane UAH pot decide să nu aplice diferențe, cu excepția cazurilor specifice definite expres de Cod. Amortizarea activelor necorporale în scopuri fiscale se realizează conform regulilor contabile, luând în considerare restricțiile de la articolul 138 din Codul Fiscal; totodată, activele necorporale neproductive nu sunt supuse amortizării fiscale. (Legea Ucrainei)

Prin urmare, pentru impozitul pe profit, întrebarea principală este aceeași ca în contabilitate: dacă site-ul este un activ utilizat în activitatea comercială sau doar o cheltuială a perioadei. Dacă site-ul nu este folosit în afaceri sau este formalizat doar de formă, riscul fiscal crește. (Legea Ucrainei)

FOP (Antreprenor individual): impozit unic și sistem general

Pentru FOP pe impozit unic, cheltuielile pentru crearea, achiziționarea sau întreținerea unui site nu reduc baza de impozitare, deoarece obiectul impozitării pentru astfel de antreprenori este venitul obținut. (Legea Ucrainei)

Pentru FOP pe sistemul general, regulile sunt diferite. Codul Fiscal stabilește în mod expres că cheltuielile pentru achiziționarea sau producția independentă de mijloace fixe și achiziționarea de active necorporale nu sunt incluse direct în cheltuieli; astfel de cheltuieli sunt supuse amortizării. În același timp, amortizarea pentru FOP este un drept, nu o obligație, și este ținută într-o contabilitate separată. Pentru activele necorporale din grupa 4, durata minimă de viață utilă este determinată de documentul de proprietate, dar nu poate fi mai mică de 2 ani. (Legea Ucrainei)

Acest lucru înseamnă că afirmația „un FOP nu poate contabiliza deloc un site ca o cheltuială” este prea categorică. Mai corect este astfel: cheltuielile pentru crearea sau achiziționarea unui activ necorporal amortizabil nu sunt anulate imediat, dar pe sistemul general, ele pot fi contabilizate prin amortizare conform regulilor articolului 177 din Codul Fiscal. (Legea Ucrainei)

TVA și dezvoltatorul nerezident

Dacă site-ul este dezvoltat de un antreprenor ucrainean, consecințele privind TVA sunt determinate de regulile generale ale Secțiunii V din Codul Fiscal. Dacă serviciile sunt prestate de un nerezident, locul de prestare trebuie verificat separat. Pentru serviciile de dezvoltare software, furnizare, testare, prelucrare a datelor și servicii IT, locul de prestare este de obicei locul de înregistrare al beneficiarului. Prin urmare, la primirea unor astfel de servicii de la un nerezident de către un client ucrainean, pot exista consecințe în conformitate cu articolul 208 din Codul Fiscal referitoare la autoevaluarea TVA-ului dacă locul de prestare se află în Ucraina. (Legea Ucrainei)

Aici este deosebit de important ca rezultatul fiscal să depindă de formularea contractului: „dezvoltare la comandă”, „acces la un serviciu”, „licență”, „asistență tehnică”, „serviciu cloud” pot avea regimuri fiscale diferite. (Legea Ucrainei)

Dacă prin intermediul site-ului se vând bunuri sau servicii

Simplul fapt de a avea un site nu creează o „licență de site” separată. Dar dacă prin intermediul site-ului se vând bunuri sau servicii care necesită o licență sau alt permis, acestea pot fi vândute în comerțul electronic doar după obținerea unui astfel de permis. Mai mult, vânzătorul trebuie să ofere pe site un acces ușor, direct și stabil la informații despre el însuși: denumirea sau numele complet, locația, adresa de e-mail, codul fiscal, prețul, informații despre includerea taxelor, costurile de livrare, iar pentru activitățile licențiate - detalii despre licență. (Legea Ucrainei)

Dacă site-ul acceptă plăți cu cardul prin acquiring online sau un serviciu de plată, acest lucru implică, de obicei, obligația vânzătorului de a utiliza RRO/PRRO și de a emite un bon fiscal. Serviciul Fiscal de Stat (DPS) a subliniat separat în clarificarea sa din 17 martie 2026: dacă cumpărătorul plătește printr-un sistem de plată sau un card bancar pe site, vânzătorul, și nu intermediarul de plată, este cel care aplică RRO/PRRO. În același timp, atunci când un cumpărător transferă fonduri exclusiv în contul curent al vânzătorului prin datele IBAN, fără a folosi un card sau un serviciu de plată pentru a iniția decontarea, de obicei, RRO/PRRO nu se aplică. (sumy.tax.gov.ua)

Exemplu practic: un magazin online acceptă plata pe site prin LiqPay sau alt acquiring. Pentru cumpărător, aceasta este o plată cu cardul, iar pentru vânzător, este o operațiune de decontare care trebuie fiscalizată. Dacă clientul transferă în mod independent fonduri din contul său în contul vânzătorului prin IBAN prin intermediul băncii, fără acquiring de card pe site, abordarea este diferită și, de obicei, RRO/PRRO nu este necesar. (sumy.tax.gov.ua)

De la 1 august 2025, sancțiunile complete pentru încălcarea regulilor de utilizare a RRO/PRRO se aplică din nou: 100% din valoarea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor la prima încălcare și 150% pentru fiecare ulterioară. (lg.tax.gov.ua)

Datele personale pe site

Dacă site-ul colectează cereri, înregistrări, telefoane, e-mailuri, adrese de livrare, istoricul comenzilor sau alte date ale utilizatorilor, afacerea devine un participant la relațiile de prelucrare a datelor cu caracter personal. Legea impune ca scopul prelucrării să fie specific și legal, datele să fie adecvate și nu excesive, iar utilizarea lor pentru un nou scop incompatibil să necesite un temei juridic separat. În domeniul comerțului electronic, este, de asemenea, stabilit în mod expres că datele cu caracter personal nu pot fi utilizate în alte scopuri decât încheierea unei tranzacții electronice, cu excepția cazului în care legea sau acordul părților prevăd altfel. (Legea Ucrainei)

Prin urmare, un site de afaceri are nevoie cel puțin de o politică de confidențialitate clară, de o descriere a scopului colectării datelor, de un acces organizat corespunzător la date în cadrul companiei și de o reglementare contractuală cu contractanții care administrează site-ul sau au acces la baza de date a clienților. (Legea Ucrainei)

Cele mai frecvente greșeli ale companiilor

Cele mai periculoase greșeli practice sunt următoarele:

• dezvoltarea a fost plătită, dar contractul nu transferă drepturile de proprietate;

• un „site” este introdus în bilanț, deși în esență a fost plătit doar un serviciu de acces la un constructor;

• în valoarea inițială sunt incluse publicitatea, SEO și promovarea;

• cheltuielile de întreținere sunt capitalizate nejustificat;

• site-ul acceptă plăți cu cardul, dar bonul nu este fiscalizat;

• site-ul nu conține informații obligatorii despre vânzător, licență sau termenii de livrare;

• datele cu caracter personal sunt colectate fără un scop clar definit și documente adecvate. (Legea Ucrainei)

Concluzie

Pentru companiile ucrainene, contabilizarea corectă a site-ului nu începe cu înregistrările în jurnal, ci cu un model corect de formalizare. În primul rând, este necesar să se determine ce anume cumpără sau creează compania: propriul activ digital, o licență, acces la un serviciu sau un serviciu obișnuit. Apoi, acest lucru trebuie consfințit în contract, documentele primare și deciziile interne ale întreprinderii. Abia după aceasta se poate decide în siguranță ce se capitalizează și ce se trece pe cheltuieli. (Legea Ucrainei)

Pentru Torgsoft și alte companii care activează în comerțul digital, cea mai bună protecție este controlul complet asupra drepturilor de proprietate asupra site-ului, o bază documentară curată, separarea activului de plățile pentru servicii și îndeplinirea corespunzătoare a cerințelor privind comerțul electronic, datele personale și fiscalizarea plăților. Acest lucru reduce riscurile de dispute fiscale, pretenții din partea contrapartidelor și amenzi din partea autorităților de reglementare. (Legea Ucrainei)

Surse oficiale

• NP(S)BO 8 „Active necorporale”, Ordinul Ministerului Finanțelor din 18.10.1999 nr. 242 — pct. 4, 6, 8, 9, 10, 17, 25-31. (Legea Ucrainei)

• Instrucțiunea privind aplicarea Planului de conturi contabile, Ordinul Ministerului Finanțelor din 30.11.1999 nr. 291 — subconturile 154, 125. (Legea Ucrainei)

• NP(S)BO 16 „Cheltuieli”, Ordinul Ministerului Finanțelor din 31.12.1999 nr. 318 — pct. 7, 18, 19, 20. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” din 16.07.1999 nr. 996-XIV — Art. 1, Art. 9. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind drepturile de autor și drepturile conexe” din 01.12.2022 nr. 2811-IX — Art. 1, Art. 12, Art. 48-50. (Legea Ucrainei)

• Codul Fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — Art. 134, Art. 138, Art. 177, Art. 186, Art. 208, subpct. 14.1.225. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic” din 03.09.2015 nr. 675-VIII — Art. 7, Art. 13. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind protecția datelor cu caracter personal” din 01.06.2010 nr. 2297-VI — Art. 6. (Legea Ucrainei)

• Legea Ucrainei „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor” din 06.07.1995 nr. 265/95-VR — Art. 2, Art. 3, Art. 17. (Legea Ucrainei)

• Ordinul Ministerului Finanțelor „Privind aprobarea Regulamentului cu privire la forma și conținutul documentelor de decontare/documentelor electronice de decontare...” din 21.01.2016 nr. 13. (Legea Ucrainei)

• Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei, clarificare privind aplicarea RRO/PRRO la plata prin Internet și prin detalii IBAN, anul 2026. (sumy.tax.gov.ua)