Ce înseamnă „magazinul este automatizat”? Ce poate fi considerat un succes al automatizării? Și de ce achiziționarea unui software este doar biletul pentru a atinge succesul?
20+ Semne ale unei automatizări de succes
Contabilitatea corectă în magazin
✔️ Toate produsele sunt codificate cu coduri de bare
Fără coduri de bare pe produse:
prețurile reale de achiziție și vânzare sunt necunoscute,
produsele sunt vândute conform etichetelor de preț — autocolante pe produs, fără verificarea corectitudinii,
se formează cozi la casă în timp ce vânzătorul caută produsul în sistem manual sau notează vânzările într-un caiet.
Automatizarea de succes este atunci când vânzătorul nu pierde o jumătate de oră căutând un produs în sistem în timp ce există o coadă așteptând și nu scanează produsele după bunul plac.
✔️ Inventariere cu magazinul deschis
Numărarea produselor fără un software de contabilitate și fără a închide magazinul pentru cel puțin o zi este imposibilă. Pentru a evalua amploarea pierderilor cauzate de un magazin închis pentru inventar, este suficient să observăm o oră și să numărăm câți oameni nu au putut intra în magazin și să facă achiziții.
Într-un magazin cu un sistem de contabilitate, se poate efectua inventarierea fără a închide ușile clienților.
✔️ Scalabilitate rapidă
Cu o gestionare manuală, o afacere este destul de inflexibilă: pentru a încărca produse pe prom.ua, este necesară o săptămână de introducere manuală a produselor, verificarea prețurilor și a disponibilității. Pentru a deschide un nou magazin, ar trebui să ne clonăm, să adăugăm alte 24 de ore în zi și să nu pierdem controlul manual asupra punctului de vânzare curent. Gestionare manuală ≠ scalabilitate.
Un program de contabilitate cu o bază actualizată de produse, prețuri și stocuri permite exportul rapid al produselor într-un magazin online sau pe piețele online. Pentru cei care deschid un nou punct de vânzare, este suficient să mute produsele la noul magazin și să înceapă imediat vânzările.
✔️ Lucrul cu informații actualizate
Planificarea și strategia fără date precise sunt mai mult ca ghicitul în cafea. Îți amintești că ceva s-a vândut bine anul trecut, dar merită să pariezi pe acel produs acum? La ce preț și de la cine a fost achiziționat anul trecut? Ce a influențat vânzările? Au fost campanii de reducere?
O altă extremă este controlul stocului. Cu ochiul liber, se poate evalua cât de plină este vitrina. Dar ce se află în depozit și în ce cantitate? S-a uitat cineva să expună produsul în zona de vânzare? Sau poate sunt produse similare de vândut, așa că nu este necesară o comandă nouă la furnizor?
Când știți cât și ce produse sunt în depozit, în ce valoare, câte articole stagnante aveți și ce sortimente sunt pe cale de a se epuiza — puteți gestiona flexibil achizițiile, evitând excesul sau lipsa de produse de cerere pe punctele de vânzare.
✔️ Controlul livrării produselor
Problemele de livrare sunt destul de frecvente pentru vânzători: au uitat să expedieze, au încălcat termenele, au trimis la sucursala greșită, nu au controlat plățile la livrare sau nu au legat plățile de vânzări. Aceasta rezultă în scuze, apeluri de verificare și dubla verificare.
Într-un sistem de contabilitate, fluxul de lucru pentru expediții este simplu: comanda este primită sau încărcată automat din magazinul online → plata este atașată sau marcată ca ramburs → se imprimă nota de livrare și se generează AWB-ul direct în Torgsoft → produsul este expediat și livrarea sa este urmărită. Dacă este necesar, un SMS de mulțumire este trimis pentru comandă și se acordă bonusuri clientului pentru a-l încuraja să revină.
✔️ Utilizarea eficientă a spațiului de vânzare
Aproape în toate sectoarele de afaceri există produse sezoniere. Dacă toate produsele sunt plasate în câmpul vizual al clienților, eficiența vânzărilor scade — clientul vede o aglomerare și îi este dificil să găsească produsul necesar. În afara sezonului, acestea trebuie stocate în depozit. Dar cum să controlați ce, unde și în ce cantitate a fost mutat?
Spațiul de vânzare al magazinului este eliberat prin mutarea la timp a produselor sezoniere pentru stocare temporară. Programul controlează ce produse sunt în fiecare cutie și unde sunt plasate în depozit.
✔️ Contabilitate electronică a deconturilor cu furnizorii
Facturile pe hârtie de la furnizori sunt comune. Dar nu sunt scrise de mână, nu-i așa?
Schimbul electronic de facturi cu furnizorii sub formă de fișiere Excel sau catalog electronic permite înregistrarea a zeci de articole de la furnizori în baza de date în 5 minute. Vânzătorul sau administratorul înregistrează emiterea de bani către furnizor în programul de contabilitate, evitând neînțelegerile la reconcilierea deconturilor.
soundcloud.com/torgsoft" title="Torgsoft" target="_blank" style="color: #cccccc; text-decoration: none;">Torgsoft · Ce înseamnă automatizarea și de ce este necesară pentru afaceri?
Beneficiile automatizării pentru clienți
✔️ Fără cozi de așteptare
Pandemia ne-a învățat pe toți să păstrăm o distanță socială de cel puțin 1,5 metri. Însă, puțini respectă această distanță, și la cozi se întâmplă adesea o bătălie invizibilă între clienți — cine e primul, cine a venit înainte, „eu am doar un produs”. Acest lucru face ca vizitatorii să încalce distanța, provocând disconfort altora.
Clienții preferă magazinele fără cozi, unde sunt deserviți rapid și eficient, unde produsele sunt etichetate, iar vânzătorul nu înregistrează vânzările într-un caiet, unde nu există dispute legate de prețuri, iar clientul poate vedea detaliile achiziției sale, prețurile și reducerile pe un ecran de vizualizare pentru clienți.
✔️ Fără motive de critică
Este greu să ne imaginăm o afacere cu o reputație impecabilă. Chiar și proiectele extrem de reușite, cum ar fi Rozetka, au un rating Google de 4 din 5. Dar nu recenziile determină succesul afacerii, ci sistematizarea.
Automatizarea ajută la evitarea criticilor legate de produsele uitate sau neexpediate, produsele absente de fapt, deși pe site figurează ca disponibile, așteptări nejustificate, discrepanțe între eticheta de preț și suma de plată, viteza serviciului.
✔️ Feedback
Când plasează o comandă, clientul se așteaptă să primească feedback. Concurența a obișnuit consumatorii să primească răspuns în câteva ore (sau chiar mai bine, în câteva minute).
Ciclu de comunicare eficientă cu clientul:
Respectarea acordurilor — managerul sună clientul la ora stabilită, pentru că programul îi amintește.
Înregistrarea tuturor contactelor cu clientul, pentru a evita solicitarea repetată a detaliilor comenzii.
Trimiterea de mesaje de confirmare privind plata, expedierea, livrarea produsului, notificări despre promoții, reduceri și starea contului de bonusuri.
✔️ Sistem de fidelizare
Chiar dacă magazinul se află într-o zonă turistică sau pe o rută aglomerată, unde ar părea că nu există clienți permanenți, este esențial să construiți un sistem de fidelizare. Oamenii revin în mod obișnuit acolo unde au fost bine tratați și deserviți. Un exemplu evident este cafeneaua preferată dintr-un oraș turistic, hotelul preferat sau vânzătoarea de la piață, pentru că „doar la ea găsești produse de casă”.
Chiar și clienții ocazionali pot lăsa un review pozitiv pe Google și un prețios „5 stele”.
Adesea, succesul nu constă în unicitatea produsului, ci în prezentarea acestuia — de la atitudinea prietenoasă, punctualitate și serviciul de calitate până la zeci de forme de fidelizare, inclusiv sisteme de discount, carduri cadou și bonusuri.
Chiar dacă bonul mediu este mic, bonusurile motivează clienții să revină pentru o altă achiziție „neplanificată”.
Instrumente de contabilitate pentru angajați
✔️ Disponibilitatea actualizată a stocurilor
Câte fire de păr alb apar pe capul vânzătorului când un produs este „înregistrat” și plătit, doar pentru a afla că nu este pe stoc. În ochii clientului, vânzătorul este de vină. Situația se agravează când se formează o coadă de clienți „oftând”. Vânzătorul caută frenetic produsul, nu-l găsește și încearcă să rezolve situația oferind returnări, schimburi și scuze.
Disponibilitatea actualizată a stocurilor este menținută prin inventarizări periodice, controlul vânzărilor și încasările la sfârșitul zilei.
✔️ Motivarea vânzătorilor pentru performanță
Indiferența vânzătorului afectează direct reputația magazinului: în primul rând, oamenii evită punctele de vânzare unde nu s-au simțit bineveniți, iar în al doilea rând, aspectul magazinului — cum sunt aranjate produsele și ordinea interioară — depind de vânzător.
Cu un sistem de contabilitate eficient, vânzătorii pot fi motivați flexibil — prin bonusuri pentru diferite categorii de produse, individual sau pentru munca în echipă. O echipă dedicată succesului magazinului atrage mai mulți clienți.
✔️ Controlul personalului
O afacere necontrolată riscă să se destrame — angajații pleacă frecvent, există conflicte, bârfe, întârzieri și concedii medicale constante.
De fapt, angajații preferă sistemele: le place să li se spună ce și cum să facă, să fie supravegheați și să fie opriți de la tentații. Angajaților le place să joace după reguli, când aceste reguli sunt clare.
Controlul punctual este un semn al unei automatizări de succes. Angajații nu întârzie, nu încalcă disciplina și nu fură (cu excepții rare) dacă știu că sunt monitorizați, iar acțiunile lor sunt înregistrate. Controlul trebuie să fie spontan și imprevizibil, realizat prin analiza acțiunilor înregistrate în sistemul de contabilitate.
✔️ Minimizarea muncii inutile și rutiniere
Angajații sunt delegați să efectueze toate sarcinile necesare pentru a deservi magazinul. Dar există muncă pur rutiniere, care consumă timp și, mai ales, este moral învechită și nu aduce nicio perspectivă de dezvoltare. Exemplu — etichetele verzi, pe care prețul este scris cu markerul, iar etichetele arată arhaic. Cât timp ia să fie completate și lipite?
Sistemul de contabilitate generează coduri de bare și trimite etichetele direct la imprimantă. Informațiile necesare despre produs pe astfel de etichete arată ordonat. Etichetele tipărite conțin informații conforme cu legislația, cum ar fi denumirea produsului, prețul, codul de bare. Eticheta poate include și logo-ul, compoziția, dimensiunea, termenul de valabilitate și alte caracteristici.
Principii și instrumente de automatizare pentru manageri
✔️ Proprietarul nu face parte din procesul operațional, ci este „deasupra”
Cuvântul „delegare” (transferul de sarcini și responsabilități către subordonați) apare în fiecare carte de management. Dar mulți manageri au dificultăți în a se despărți de munca zilnică din magazin, considerând că aceasta este principala lor sarcină. Unii stau până târziu cu documentele, inventarul și facturile de aprovizionare. Acest lucru nu este nici bine, nici rău — este un fapt care încetinește mult dezvoltarea atât a managerului, cât și a afacerii în ansamblu.
Cei care își automatizează afacerea sunt pregătiți să delege. Angajații pot avea acces limitat doar la informațiile necesare, restricționați de la ștergerea documentelor și obligați prin reglementări să finalizeze sarcinile la timp.
Sarcina proprietarului este să monitorizeze și să ofere sfaturi dacă este necesar. Torgsoft oferă zeci de metrici — rapoarte și analize pentru manageri, care îi ajută să evite implicarea în sarcini de rutină.
✔️ O imagine de ansamblu a afacerii
Un scenariu de groază este lipsa de bani. Deficitul de numerar apare adesea când antreprenorul nu face diferența între venitul brut și profit și nu are o înțelegere clară a cât de mult poate investi în marfă fără a intra în datorii față de angajați, chiriași, furnizori și alți contractanți.
Pentru a ține o contabilitate managerială, antreprenorul nu trebuie să fie contabil. Trebuie să vadă costul stocurilor rămase, profitul pe o perioadă și cheltuielile curente. Sistemul de contabilitate oferă informații actuale pentru decizii de management la o simplă apăsare de buton.
✔️ Prevenirea situațiilor neobișnuite
Managerii devin descurajați când cineva încearcă din nou să-i păcălească, să trișeze sau să fure. Pe de o parte, afacerea se construiește pe încredere între manager și subordonați; pe de altă parte, există binecunoscuta expresie „încredere, dar verifică”.
Nu există o metodă mai bună de prevenire a părăsirii decât controlul și motivația. Instrumentele de detectare a fraudei și de control al angajaților în sistemul de contabilitate includ restricțiile de rol, jurnalele de activitate ale utilizatorilor, registrele de schimbare a documentelor și setărilor, mișcarea mărfurilor și controlul documentelor financiare.
✔️ Instrumente de control punctual
Pentru manageri, necunoașterea și predictibilitatea sunt dăunătoare. Dacă angajații știu că fiecare luni este o întâlnire de personal, iar prima vineri din lună este inventarierea, pot manipula informațiile pentru manager.
Cu instrumentele menționate mai sus, managerul poate apărea pe teren în cel mai neașteptat moment și efectua controale punctuale asupra anumitor articole care ridică suspiciuni. Acest lucru menține vânzătorii într-o stare de așteptare și susține atmosfera de ordine și pregătire.
✔️ Securitate personală: Nimeni nu este de neînlocuit
Pentru afacere, plecarea unui angajat este o pierdere. Efectul este amplificat când angajatul știe prea multe și dorește să plece rapid — puțini sunt dispuși să aștepte 14 zile și să investească în formarea unei noi persoane.
Situații complet diferite: informațiile sunt păstrate în mintea angajatului vs. informațiile sunt organizate și sistematizate în programul de contabilitate.
Dacă afacerea este automatizată, atunci când un angajat pleacă, ia cu el doar experiența și abilitățile sale. Informațiile despre furnizori, clienți și istoricul contactelor, tranzacțiile și vânzările rămân în sistem. Concluzia: nimeni nu este de neînlocuit, deoarece totul este în program.
✔️ Toate răspunsurile sunt în program
Fără un program, este extrem de dificil să colectați informații generale despre afacere: stadiul conversației cu clientul — căutare în mesagerie, vânzătorul este bolnav — verificați Viber, plata pentru produs — în Privat24, o comandă — în panoul de administrare al magazinului sau pe „Prom”, vânzările de astăzi — în caietul vânzătorului, datorii — în caietul „VIP” pentru clienți, ceea ce furnizorii au adus — în facturi pe foaie A4, inventarul — în actul de reconciliere, schimbările în prețurile de achiziție — în planul de reevaluare. Acum combinați toate acestea.
Automatizarea de succes este atunci când toate răspunsurile despre funcționarea magazinului sunt colectate într-un singur sistem de contabilitate.
✔️ Gestionarea afacerii de la distanță
Cauza anxietății antreprenorilor este sentimentul de lipsă de control. Afacerea nu este creată pentru a lucra de la 8 la 21 în magazin, lipit de fiecare proces și cu siguranță nu pentru a deveni sclavul propriei inițiative. Unii antreprenori se sperie de ideea de a pleca în vacanță pentru două săptămâni, având în minte imaginea în care magazinul este dezasamblat cărămidă cu cărămidă.
Cum schimbă automatizarea acest lucru și ajută la reducerea anxietății? Proprietarul afacerii poate să se conecteze la sistemul de contabilitate și să monitorizeze:
cât de mulți bani sunt în casă,
unde au fost cheltuiți banii,
cum s-a mișcat marfa,
dacă au existat returnări, daune, deprecieri,
când au venit angajații la lucru, când au deschis magazinul, când au închis tura și au plecat,
cine a gestionat decontările cu furnizorii și pe ce sume,
cine a luat credite.
În plus, managerul poate atribui sarcini individuale sau tuturor angajaților și poate confirma că un coleg a citit instrucțiunile, ceea ce înseamnă că nu poate ignora cerința.
Indiferent cât de departe pleacă un antreprenor, rămâne conectat la magazin.
✔️ Aplicarea cunoștințelor altor antreprenori
Automatizarea nu este o provocare atât de mare cum pare. Adesea, obstacolele în calea automatizării sunt soluționate foarte simplu. Din experiența noastră, proprietarii de afaceri tind să descrie problemele cu explicații lungi, crezând că situația lor este unică. Înțelegem de la primele cuvinte ce este necesar și că soluția este deja disponibilă.
Nu trebuie reinventată roata. Soluțiile sunt deja disponibile în instrumentele create. Torgsoft a acumulat experiența antreprenorilor, deoarece fiecare funcție a fost dezvoltată la cererea clienților.
Cei care sunt automatizați folosesc cunoștințele încorporate în program și asistența specialiștilor în automatizare pentru a rezolva rapid sarcinile și a progresa.
Reveniți la pasul anterior