Metode de descoperire și prevenire a fraudei

Din păcate, angajații necinstiți se întâlnesc în orice tip de afacere. În comerț, angajații care caută beneficii personale pot inventa noi scheme de fraudă care, de obicei, se bazează pe vulnerabilitățile proprietarului afacerii — lipsa de control, neatenția, supraîncărcarea.

Tipuri de fraude ale angajaților

• Fraude financiare comise de personalul care lucrează direct cu banii.
• Specularea programelor de reduceri și a sistemelor de fidelitate ale clienților.
• Furtul și înlocuirea mărfurilor de către angajații din depozit sau de către vânzători.
• Furtul și scurgerea de informații — transmiterea de date despre clienți, furnizori, sau starea afacerii către concurenți ori utilizarea acestora în scopuri personale.

10 instrumente de control: reguli și recomandări pentru utilizarea Torgsoft

Automatizarea simplifică mult controlul angajaților, dar încă nu poate informa în mod independent antreprenorul despre acțiunile incorecte ale personalului. Programul este un instrument care oferă informații pentru analiză și luarea deciziilor manageriale.
 
Pentru a monitoriza situația și a observa la timp acțiunile nepermise ale personalului, este important să cunoașteți regulile de bază pentru utilizarea Torgsoft:

Restricționarea rolurilor

Setările de roluri sunt concepute pentru a controla acțiunile utilizatorilor și pentru a proteja accesul la informații în Torgsoft. Rolul poate fi configurat individual pentru fiecare utilizator, oferind acces doar la formulare, moduri, tabele, coloane sau acțiuni necesare.
 
Totuși, chiar și în astfel de condiții, unii angajați caută metode de a înșela, așa că programul include un sistem de restricții și loghează acțiunile utilizatorilor.

Fiecare utilizator — propriul rol

Fiecărui angajat ar trebui să i se permită doar acele acțiuni pe care le execută în mod regulat. Urmați regula: interziceți totul, permiteți doar funcțiile necesare conform poziției.

Fiecare angajat — propriul utilizator în Torgsoft

Numele utilizatorului trebuie să fie clar identificabil, de exemplu, Mila, Novikova, nu test, test1, user2. Astfel, va fi mai ușor să analizați acțiunile utilizatorului și să le corelați cu angajatul.
 
Dacă mai mulți angajați lucrează simultan la același calculator, activați înregistrarea obligatorie a vânzătorului: scanarea insignei vânzătorului la fiecare tranzacție sau rularea Torgsoft pentru fiecare vânzător în mod separat. Informațiile despre cine a creat sau modificat documentele sunt înregistrate în Torgsoft.

Controlul punctual al managerului

Proprietarul afacerii ar trebui să fie la curent cu procesele de afaceri ale angajaților săi. Dacă antreprenorul știe ce acțiuni și de ce le efectuează vânzătorul în program, va putea observa abaterile de la schema obișnuită de lucru.

Monitorizarea acțiunilor utilizatorilor prin log

Logul acțiunilor utilizatorilor arată informațiile în ordine cronologică: ce a făcut utilizatorul cu documentele de depozit, ce formulare a deschis, a modificat sau a șters.
 
Dacă acțiunile angajatului ies din procesul principal de afaceri, trebuie analizat — este vorba de acțiuni intenționate sau angajatul pur și simplu nu știe cum să folosească corect programul de contabilitate.
În logul acțiunilor utilizatorilor, acordați atenție avertizărilor că utilizatorul a încercat să deschidă formulare restricționate pentru el. Dacă aceste avertizări apar frecvent, există posibilitatea ca angajatul să încerce să obțină informații restricționate.

Mișcarea mărfurilor

Formularul conține date despre toate documentele de mișcare a mărfurilor, inclusiv informațiile despre data și ora reală a creării documentului. Dacă există suspiciuni că documentele au fost create retroactiv, verificați Mișcarea mărfurilor.

Jurnalul modificărilor documentelor

Nu este necesar să verificați acest jurnal frecvent, deoarece înregistrează fiecare modificare a documentelor de mișcare a mărfurilor și conține multe informații de rutină. Totuși, dacă există un document de depozit cu informații incorecte sau suspiciuni că informațiile au fost editate "ilegal", jurnalul modificărilor documentelor va furniza informații complete despre cine, când și ce a făcut.

Jurnalul modificărilor setărilor

Acest jurnal conține informații despre modificările setărilor critice ale programului. În situații disputabile, permite stabilirea exactă a persoanei care a modificat setările și a valorii lor înainte de modificare. Unele setări pot schimba drastic algoritmii de calcul și comportamentul programului, astfel încât, prin modificarea lor, se poate pierde o parte din informațiile importante.

Documentul financiar

Toate mișcările de bani sunt afișate în documentul financiar. Fiecare document are un număr secvențial, indiferent de data creării. Dacă angajatul are dreptul de a efectua operațiuni financiare retroactiv, dar regulamentul de lucru nu prevede astfel de acțiuni, puteți sorta documentele financiare după numărul documentului și identifica imediat cine și ce documente a creat retroactiv. Realizarea retroactivă este un mod de a ascunde cheltuielile sau de a retrage discret bani, dacă angajatul are acces real la fonduri, de exemplu, pentru a efectua plăți către furnizorii de servicii sau pentru întreținerea afacerii.

Control indirect

Există moduri care pot fi indicatori ai lipsei de loialitate a angajaților. Un astfel de mod este "Înregistrarea timpului de lucru". Dacă angajatul întârzie frecvent fără motiv sau rămâne peste program fără justificare — acesta este un motiv să îi acordați o atenție sporită. Acest lucru indică faptul că angajatul nu este loial regulilor companiei.
Verificați periodic documentele de anulare, retur și înregistrare a defectelor: dacă angajatul are dreptul de a anula mărfuri, un deficit poate fi ascuns printr-o anulare.

Ce să faceți dacă descoperiți acțiuni nepermise ale angajaților?

Ce să faceți dacă observați acțiuni suspecte în program sau indicii clare de fraudă?
 
1. Verificați setările rolurilor utilizatorilor în funcție de responsabilitățile postului. Se întâmplă ca, în timpul configurării inițiale a rolurilor, să nu existe o înțelegere clară a ceea ce poate vedea un vânzător și la ce formulare trebuie să aibă acces. Astfel, apar situații în care angajații au acces la informații "extra".
 
2. Verificați setările programului. Proprietarul poate fi sigur că programul interzice, de exemplu, vânzarea cu minus, dar de fapt setarea este doar un avertisment pentru vânzător. Dacă sistemul se comportă neobișnuit, verificați mai întâi cum este configurat.
 
3. Clarificați secvența de acțiuni cu angajatul. Dacă problemele apar doar la un singur utilizator și există dificultăți cu sarcinile de rutină, cel mai probabil cauza este reprezentată de acțiuni incorecte ale utilizatorului.
Monitorizați-le acțiunile pas cu pas. Dacă angajatul face totul corect și "programul se comportă necorespunzător" (în beneficiul vânzătorului), trebuie să analizați problema până la capăt, deoarece acest comportament poate indica o posibilă fraudă.
 
4. Adăugați restricții. Adesea, antreprenorii, mai ales la început, au încredere excesivă în angajați și nu restricționează rolurile acestora. Toate setările de restricționare în Torgsoft sunt create pe baza experiențelor dificile ale antreprenorilor și nu sunt concepute pentru a complica sistemul, ci pentru a proteja afacerea de pierderi. Pentru casieri, interzicerea eliminării mărfurilor din vânzare fără introducerea unui motiv, interzicerea introducerii manuale a cardului de reducere, interzicerea vizualizării sumei din casă, imprimarea automată a bonului — sunt restricții recomandate implicit.
 
5. Eliminați haosul în procesele de afaceri. Dacă angajaților li se permite să se abată de la algoritmul strict de lucru și, de exemplu, să introducă date în sistem fără respectarea ordinii — acest lucru poate duce la fraude sau pierderi de informații. Gestionarea documentelor în timp util și închiderea lor este esențială pentru siguranța contabilității.
 
6. Automatizați ceea ce nu este încă automatizat. Unii angajați tind să lucreze din obișnuință și fac manual ceea ce Torgsoft face automat. Acest lucru trebuie oprit.
Vânzătorul introduce manual reducerea? Interziceți introducerea manuală și creați coduri promoționale sau carduri de reducere pentru reduceri fixe. Introduce manual greutatea în program sau suma în terminalul bancar? — Acest lucru poate duce la pierderi din cauza neatenției sau grabei.
 
7. Nu trageți concluzii pripite. Dacă proprietarul nu poate găsi o confirmare garantată a încălcărilor unui angajat, cel mai bine este să contactați serviciul de suport Torgsoft — personalul de suport cunoaște algoritmii interni ai programului și, cu ajutorul proprietarului afacerii, poate ajuta la înțelegerea detaliată a relațiilor cauză-efect.