Cum să faci corecturi la cartea de muncă?

Managerii de resurse umane trebuie uneori să corecteze înregistrările din carnetele de muncă. Cauza poate fi fie o eroare a departamentului de resurse umane la introducerea informațiilor despre angajat, fie o schimbare a datelor personale ale acestuia.

În practică, astfel de probleme apar destul de des, așa că este important să știți cum să acționați și ce spune legea în acest sens.

Cum se corectează prima pagină a carnetului de muncă?

Să începem prin a preciza că carnetul de muncă este un document oficial și principal care atestă vechimea în muncă. Prin urmare, modul de completare, păstrare și arhivare este reglementat de Instrucțiunile privind ținerea carnetelor de muncă.

Conform regulilor și procedurilor de completare a acestui document, numele angajatului trebuie menționat conform pașaportului. În caz de schimbare a numelui sau a altor inițiale, responsabilul cu resursele umane trebuie să facă corectările corespunzătoare în carnetul de muncă.

Paragraful 2.13 din Instrucțiuni precizează că aceste modificări trebuie făcute pe prima pagină a carnetului de muncă. Pașii următori trebuie urmați:

• tăiați cu o linie unică datele incorecte;

• scrieți informațiile corecte;

• menționați pe partea interioară a copertei documentele relevante pe baza cărora responsabilul face modificările necesare;

• certificați informațiile introduse cu semnătura personală a angajatului și sigiliul companiei.

Toate noile înregistrări trebuie făcute după ce sunt convenite cu titularul carnetului de muncă. De asemenea, este necesar să verificați datele cu documentele oficiale care atestă identitatea angajatului.

Cine poate face corecturi în carnetul de muncă?

Conform legii, toate corecturile necesare pot fi făcute doar de o persoană autorizată la ultimul loc de muncă al angajatului. Această persoană este, de asemenea, responsabilă pentru asigurarea faptului că toate înregistrările sunt corecte și verificate. Altfel, greșelile făcute la completarea carnetului de muncă pot duce la pierderea dreptului la pensie sau a vechimii în muncă pentru angajat.

Cine face corecturile dacă compania este lichidată?

Dacă compania care a făcut înregistrarea incorectă în carnetul de muncă nu mai există, angajatul trebuie să contacteze succesorul organizației sau autoritatea superioară. În lipsa acestora, angajatul se poate adresa arhivelor regionale sau de stat.

Ce se întâmplă dacă responsabilul cu resursele umane a încurcat documentele și a făcut o înregistrare incorectă?

Se poate întâmpla ca responsabilul cu resursele umane, în timp ce completează documentele de muncă, să confunde datele personale ale angajaților. În acest caz, înregistrarea incorectă din carnetul de muncă trebuie declarată nulă și corectată prin indicarea unei baze, cum ar fi detaliile ordinului relevant.

Cu toate acestea, trebuie acordată o atenție deosebită la completarea secțiunii "Informații despre muncă". Este interzis să:

• faceți orice fel de erori;

• tăiați înscrisul, utilizați corector sau ștergeți textul cu o radieră.

Ce se întâmplă dacă o înregistrare este omisă în carnetul de muncă?

Dacă un angajat care a lucrat de mult timp într-o companie a fost mutat de mai multe ori pe diferite poziții, o înregistrare intermediară poate fi omisă din greșeală. Instrucțiunile actuale nu oferă nicio clarificare pentru astfel de cazuri. Prin urmare, înregistrarea trebuie corectată conform recomandărilor generale, asigurându-se că informațiile noi sunt exacte. 

Principalul lucru este să păstrați cronologia evenimentelor. De exemplu, dacă a fost omisă înregistrarea despre transferul pe o altă funcție, aceasta poate fi introdusă înaintea înregistrării despre concediere. Cu toate acestea, câmpul "Înregistrare omisă" trebuie notat mai întâi.

Cum se introduce o înregistrare omisă despre transferul după concedierea angajatului?

În următorul rând după înregistrarea despre concediere, trebuie:

• să indicați "Înregistrare omisă: transferat pe funcția de…(titlul funcției);

• să specificați data și anul transferului;

• să indicați documentul pe baza căruia s-au desfășurat aceste acțiuni.

Totuși, ordinul de transfer trebuie să fie emis înainte de data concedierii.

Numerotarea înregistrărilor în timpul corecturilor

Dacă numerotarea înregistrărilor este perturbată, de exemplu, dacă lipsește înregistrarea nr. 6, nu este necesară nicio corecție suplimentară. Instrucțiunile nu oferă nicio explicație în acest sens. Prin urmare, omiterea unui număr ordinal nu este critică și nu afectează stabilirea vechimii în muncă sau experienței angajatului.

Cum se corectează o eroare în denumirea postului?

De exemplu, în secțiunea despre muncă a fost făcută următoarea înregistrare: "Angajat ca registrator". Pentru a corecta eroarea, în următorul rând trebuie să menționați: "Înregistrarea nr.… este nulă. Angajat ca secretar".

Cum se corectează o eroare în denumirea organizației?

Pentru a schimba datele introduse, în următorul rând liber trebuie să menționați: "A fost făcută o greșeală în denumirea organizației". Și introduceți denumirea corectă.

Cum se fac corecturi dacă ordinul este pierdut?

Este important să ne amintim că toate înregistrările privind transferul angajatului, premierea acestuia etc. trebuie să fie susținute de un document care să confirme aceste acțiuni. Totuși, dacă ordinul sau directiva relevantă este pierdută, alte documente trebuie adăugate în carnetul de muncă. Principala cerință este ca acestea să confirme validitatea informațiilor furnizate. 

Cum se fac corecturi în secțiunile "Informații despre muncă" și "Informații despre premii"?

Acest lucru trebuie reținut, altfel înregistrarea din document poate fi declarată nulă de către fondul de asigurări sociale. Acest lucru va duce la reducerea vechimii în muncă și la pensii mai mici.

Pentru a face corecturile corect, trebuie să:

• scrieți în următorul rând liber "Înregistrarea nr. … este nulă";

• în următorul rând introduceți înregistrarea corectă;

• în coloana "Pe baza cărei dispoziții este făcută înregistrarea" menționați data și numărul ordinului sau directivei persoanei autorizate.

Această instrucțiune poate fi utilizată și dacă este necesară modificarea unei înregistrări despre transferul unui angajat pe o altă funcție sau despre concedierea acestuia. În primul rând, trebuie să menționați că înregistrarea respectivă este nulă, iar dedesubt să introduceți formularea corectă.

Cum se obține un duplicat al carnetului de muncă?

Dacă carnetul de muncă al angajatului a fost pierdut, departamentul de resurse umane trebuie să informeze titularul și să emită un alt document. Cu toate acestea, trebuie să fie menționat faptul că este un duplicat. Această mențiune este făcută în colțul din dreapta sus al primei pagini.

Angajatorul trebuie să se asigure că:

• carnetul de muncă conține toate informațiile anterioare (pierdute) despre activitatea angajatului, despre premiile și recompensele acestuia;

• sunt menționate toate ordinele și dispozițiile relevante;

• angajatul primește un document care confirmă vechimea sa în muncă la companie;

• toate înregistrările privind vechimea generală în muncă sunt făcute, precum și informațiile privind angajarea, transferul sau concedierea acestuia.

Duplicatul este completat de departamentul de resurse umane sau de persoana autorizată.

Pentru a confirma vechimea în muncă la locul anterior de muncă, angajatul trebuie să contacteze fostul angajator și să obțină documentele relevante. Acestea pot fi un extras dintr-un ordin, o copie a ordinului de concediere sau de angajare, un duplicat al fișei personale etc. Cu toate acestea, documentul trebuie semnat de conducătorul acelei companii. Dacă organizația are propria sa ștampilă, copia obținută trebuie certificată cu aceasta.

Dacă organizația nu mai există, angajatul trebuie să se adreseze arhivelor de stat.

Cum se restabilește un carnet de muncă deteriorat?

Dacă documentul este murdar, rupt sau ars, poate fi obținut un duplicat. Pentru aceasta, angajatul trebuie să contacteze departamentul de resurse umane de la locul său principal de muncă, unde i se va elibera o copie a carnetului de muncă.

Pe prima pagină a documentului deteriorat va fi înscris: "În locul acestuia s-a eliberat un duplicat". Titularul acestui carnet de muncă trebuie să îl păstreze, deoarece va trebui prezentat la un nou loc de muncă.

Cum se depune o cerere pentru eliberarea unui duplicat al carnetului de muncă?

Pentru a obține un duplicat al carnetului de muncă, titularul trebuie:

• să scrie o cerere adresată conducătorului companiei;

• să menționeze necesitatea de a reflecta toate înregistrările din carnetul pierdut sau deteriorat în noul document;

• să-și dea consimțământul pentru prelucrarea datelor personale.

Dacă departamentul de resurse umane a pierdut carnetul de muncă, compania suportă integral costul noului document.

Fii informat acum pentru a-ți asigura o pensie decentă în viitor!