Cum să importați factura unui furnizor în programul de contabilitate?

În programul de contabilitate Torgsoft, puteți importa facturile de intrare ale furnizorilor în format Excel. Pentru aceasta, trebuie să configurați importul: să pregătiți fișierul, să configurați sursa de import și apoi să importați factura de intrare.

Cum să configurați importul facturilor de intrare?

1. Pregătiți fișierul Excel astfel încât programul să îl recunoască

Descărcați fișierul Excel al facturii de intrare de la furnizor într-un folder de pe desktopul pe care este instalat programul Torgsoft. Programul va crea propria factură de intrare pe baza acestui fișier și va primi mărfurile în centrul de contabilitate necesar. Pentru ca programul să recunoască fișierul, pregătiți-l astfel:

Formatul fișierului

Fișierul Excel de la furnizor poate fi furnizat în orice versiune de Excel, dar pentru a-l importa, trebuie să fie salvat pe desktop în același format Excel ca cel sugerat în programul Torgsoft:

Este foarte simplu: deschideți factura de intrare a furnizorului pe desktopul dvs., faceți clic pe "Salvare ca" și selectați exact versiunea Excel listată în Torgsoft, de exemplu 5.0/95:

Pentru o căutare mai ușoară, vă recomandăm să adăugați versiunea Excel la numele noii copii a facturii de intrare, de exemplu "Factura Intrare Materiale 5.0-95". Acesta este fișierul nou salvat pe care va trebui să-l selectați pentru import.

Titlurile coloanelor

Toate datele din coloanele Excel vor fi transferate în coloanele corespunzătoare din Torgsoft. Prin urmare, este important ca toate coloanele din fișierul pentru import să fie etichetate. Factura de intrare trebuie să conțină cel puțin următoarele informații despre produs: denumirea, prețul unitar, cantitatea. Poate conține, de asemenea, codul de bare al producătorului, numele producătorului, data fabricației, articolul etc.

Coloanele din fișierul Excel

Verificați dacă tabelul din fișier este corect: dacă există coloane fuzionate, separați-le astfel încât fiecare valoare să aibă propria celulă.

Formatul textului pentru citirea corectă

Este important ca informațiile din fișierul de import să fie în format text. Selectați secțiunile necesare din factura de intrare a furnizorului sau întreaga pagină ⟶ faceți clic dreapta ⟶ selectați formatul "Text" ⟶ salvați modificările fișierului.

Pentru majoritatea versiunilor de Excel, aceste acțiuni sunt suficiente — fișierul poate fi importat. Cu toate acestea, în unele cazuri, fișierul poate necesita și configurarea unui macro:

Faceți clic pe "Setări" ⟶ "Macro" ⟶ în câmpul "Nume" scrieți "Format text" ⟶ "Creați", se va deschide o fereastră pentru a scrie macrocomanda ⟶

inserați codul: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next: — așa cum este ilustrat în imaginea de mai jos:

Salvați noua macrocomandă.

Selectați zona din documentul Excel la care trebuie aplicată macrocomanda ⟶ faceți clic pe "Macrocomenzi" ⟶ selectați formatul text creat ⟶ faceți clic pe "Executați" ⟶ dacă lângă unele valori apare un triunghi verde, înseamnă că aceste valori nu erau în format text, dar acum sunt în format text.

Programul va recunoaște acum fișierul și îl va importa ușor.

2. Configurați sursa de import

Configurarea sursei de import în Torgsoft se face o singură dată și nu va mai trebui să parcurgeți întregul proces; programul va ști deja toate parametrii și din ce folder să importe fișiere. Va trebui doar să selectați factura de intrare necesară.

Setarea sursei de import

În meniul programului Torgsoft, faceți clic pe "Document" ⟶ "Intrarea mărfurilor" ⟶ "Import" ⟶ "Sursa de date":

Se va deschide o fereastră pentru a configura sursa de date. Lăsați fragmentul evidențiat așa cum este și faceți clic pe "Următorul" ⟶ bifați caseta lângă "Utilizați șirul de conexiune" și faceți clic pe "Următorul" ⟶ "Construiește":

Se va deschide o fereastră pentru a selecta sursa, indicând către folderul "Documente". Nu este necesar să introduceți nimic, doar faceți clic pe "Nou" lângă linia Nume DSN ⟶ Selectați driverul pentru Excel cu cea mai mare extensie:

Acordați atenție formatului driverului, de exemplu, XLS — acesta trebuie să corespundă cu formatul fișierului:

Selectați driverul potrivit dintre cele oferite, care se potrivește cu formatul facturilor dvs., și invers — salvați facturile în același format pentru care sunt disponibile drivere în "Sursa de import."

Introduceți un nume pentru conexiunea dvs., de exemplu Excel 2003 ⟶ faceți clic pe "Următorul" ⟶ "Gata":

Faceți clic pe "Selectați caietul de lucru" și selectați folderul de pe desktop unde ați descărcat fișierele facturilor de intrare de la furnizor în format Excel, fișierul va apărea în fila din stânga, faceți clic pe el ⟶ "OK":

Alegeți din lista derulantă versiunea Excel în care ați salvat fișierul furnizorului ⟶ faceți clic pe "OK" ⟶ închideți mesajul care apare ⟶ "OK":

Totul este gata, închideți fereastra. Observați că în fereastra din stânga a apărut fișierul dvs. pentru import — faceți clic pe el și selectați foaia de fișier propusă pentru import:

Sursa de import a fost creată, fișierul pentru import a fost selectat, în viitor nu va trebui să o mai creați din nou — puteți pur și simplu să alegeți și să importați facturile de intrare de la furnizor.

3. Importați facturile de intrare

Pentru a selecta și a importa factura de intrare, faceți clic pe "Document" ⟶ "Intrarea mărfurilor" ⟶ "Import" ⟶ "Da":

Se va deschide o fereastră de "Setări de import." Are o filă "Mărfuri." Pentru ca programul să importe corect informațiile din factură, în fila "Mărfuri," specificați care coloane din program corespund coloanelor din factură. În stânga — denumirile coloanelor din program, în dreapta — din fișierul pentru import:

Acum puteți reveni la fila "Setări de import" și importați factura de intrare. Există trei opțiuni pentru importarea informațiilor din factură:

1) Importați întregul fișier
2) Transferați date din anumite coloane ale fișierului
3) Transferați informații dintr-o zonă selectată din fișierul Excel

Să le analizăm pe fiecare:

1) Importul întregului fișier

Selectați "Încărcați toate datele din foaie" ⟶ în câmpul de mai sus va apărea folderul cu fișierul ⟶ selectați-l sau faceți clic pe "Șterge" ⟶ "Adăugați" și selectați un alt fișier pentru import ⟶ faceți clic pe "Deschideți":

Fișierul va apărea în câmpul "Calea fișierului", faceți clic pe el și din câmpul de mai jos selectați foaia sugerată din fișier, faceți clic pe "Salvați":

2) Importați anumite coloane ale facturii de intrare

Dacă nu doriți să importați întreaga factură de intrare, ci doar anumite coloane, faceți clic pe "Utilizați intervalul specificat de celule" ⟶ în engleză specificați celulele pentru import, de la stânga sus până la dreapta jos, așa cum este indicat în paranteze, de exemplu, A2:Y33 ⟶ selectați fișierul sugerat ⟶ faceți clic pe "Salvați," iar programul va transfera toate coloanele din zona specificată.

3) Importați o zonă selectată din factura de intrare

În Torgsoft, puteți importa orice zonă selectată din fișierul Excel al facturii de intrare a furnizorului. Pentru aceasta, alegeți opțiunea corespunzătoare de import:

Deschideți fișierul Excel al facturii de intrare a furnizorului pe desktop ⟶ selectați fragmentul dorit ⟶ atribuiți un nume fragmentului, de exemplu "Import" ⟶ apăsați "Enter" pentru a salva zona denumită pentru import ⟶ salvați modificările fișierului:

Faceți clic pe "Conectare" ⟶ selectați fragmentul denumit pe care l-ați creat, în acest caz "Import" ⟶ faceți clic pe "Salvați":

Informațiile din fragmentul selectat vor fi transferate în program și va fi creată factura de intrare corespunzătoare:

Puteți vizualiza facturile de intrare încărcate în program în meniul "Depozit" — "Registrul facturilor de intrare":

Aflați mai multe despre importul de mărfuri — prin acest link