Cum se organizează contabilitatea materiilor prime și a produselor semifabricate în Torgsoft

Evidența materialelor și materiei prime este un element fundamental al automatizării producției în Torgsoft, deoarece influențează direct planificarea, controlul stocurilor, calculul costului și executarea la timp a comenzilor.

Evidența materiei prime acoperă întregul ciclu: de la recepție și rezervare în depozite până la descărcare după producerea produsului finit sau eliminarea deșeurilor.

I. Recepția și pregătirea materialelor

Primul pas în evidența materiei prime este recepția (intrarea) acesteia în Centrul de evidență corespunzător.

1. Depozite (Centre de evidență). Se recomandă crearea unor Centre de evidență de nivelul 2, de exemplu „Depozit materiale” și „Depozit produse finite”, pentru o distribuire comodă a resurselor.

2. Forma de recepție. Materia primă poate fi recepționată prin crearea unui document de intrare manual sau prin import.

3. Unități de măsură. Este important ca materialele să fie recepționate în aceleași unități de măsură în care vor fi utilizate și descărcate în Fișa Tehnologică (de ex., metri sau litri, nu role sau cutii).

4. Materiale de ambalare. Materialele de ambalare (cutii, pungi) sunt evidențiate tot ca materie primă și adăugate în Fișa Tehnologică, pentru ca valoarea lor să fie inclusă în costul produsului finit.

II. Structurarea materialelor în Fișa Tehnologică

Fișa Tehnologică (FT) stabilește cantitatea de material necesară pentru producerea unei unități de produs, fiind esențială pentru calcule automate. În FT materialele sunt împărțite în categorii: „Material”, „Deșeu” și „Semifabricat”.

1. Evidența semifabricatelor

Semifabricatul este un material care nu este cumpărat ca produs finit, ci este realizat în cadrul aceleiași producții.

• Pentru fiecare semifabricat se creează propria Fișă Tehnologică.

• La lansarea producției produsului final, programul ia automat în considerare necesarul de materiale și operații pentru producerea semifabricatului.

• Programul creează automat un Act de Producție separat pentru semifabricat atunci când se creează Actul de Producție pentru produsul final.

2. Utilizarea analogilor de materiale

Analogii sunt materiale identice și interschimbabile (de exemplu, țesături în culori diferite) care pot înlocui materialul principal atunci când acesta lipsește din depozit.

• Analogii sunt adăugați la materialul principal în FT, iar utilizatorul poate consulta starea lor în depozit.

• Diferență importantă: analogii pot fi utilizați doar în Actul de Producție. La crearea unui Bon de Rutare sunt folosite doar materialele principale, iar analogii nu participă în procesul de producție.

III. Rezervarea materiei prime

Rezervarea materialelor este un mecanism de prevenire a situațiilor în care același material este planificat simultan în mai multe procese de producție.

1. Principiul de funcționare. Materialul rezervat este considerat ocupat în producție și devine indisponibil pentru selecție la formarea noilor Acte de Producție.

2. Locul de stocare. Materialele rezervate sunt mutate automat în Centrul de evidență de nivelul 3, creat automat de program.

3. Modalități de rezervare:

•   Automat. Se activează în setări. Programul rezervă automat materia primă la crearea Actului de Producție (inclusiv cele create pe baza Bonurilor de Rutare).

•   Manual. Materialul poate fi rezervat manual în orice etapă, selectând Actul de Producție și apăsând butonul corespunzător.

4. Eliberarea materialelor. La producerea produsului finit sau la descărcarea produsului, materialele rezervate sunt descărcate automat. La ștergerea Actului de Producție, acestea revin în depozitul principal.

IV. Planificarea achizițiilor de materiale

Modul „Planificarea producției” permite producătorului să calculeze automat necesarul de materiale pentru un lot planificat de produse și să genereze comenzi către furnizori.

• Calculul necesarului. Programul compară cantitatea necesară de materiale (conform FT) cu cantitatea disponibilă (stocul curent plus rezervările din Actele de Producție) și calculează cât trebuie comandat. Această cantitate poate fi ajustată manual.

• Generarea comenzilor. Prin apăsarea unui singur buton – „Creați comenzi către furnizori” – sunt generate comenzi pentru fiecare furnizor, acesta fiind selectat automat pe baza ultimei achiziții.

• Evidența analogilor la comandă. Important: la generarea automată a comenzilor, programul nu ia în considerare analogii, ci include doar materialele principale.

V. Descărcarea și evidența consumului

Materialele sunt descărcate doar după confirmarea faptului de producere a produsului finit sau a rebutului.

1. Descărcare automată

• La producerea produselor, Torgsoft descarcă automat materialele și analogii (dacă au fost utilizați) după producerea produsului finit sau descărcarea rebutului.

• Acțiunea „Descărcați toate materialele” este disponibilă în Actele de Producție, permițând descărcarea întregii cantități înainte de începerea producției (nu se aplică Bonurilor de Rutare).

2. Descărcare prin Bonul de Rutare

La utilizarea Bonurilor de Rutare, descărcarea poate fi efectuată prin operațiuni speciale:

• Operația „Cântărire”. La scanarea operației și introducerea greutății, materialele cântăribile sunt descărcate proporțional cu greutatea, iar materialele bucăți (de ex., nasturi) sunt descărcate integral pe tot lotul.

• Operația „Descărcare”. Permite indicarea manuală a cantității de material ce urmează a fi descărcată. În cazul executării repetate, este luată în considerare doar ultima cantitate introdusă. Spre deosebire de „Cântărire”, această operație nu generează document de descărcare; documentul este creat doar la producerea produsului finit.

3. Evidența deșeurilor

Cantitatea materialului principal în FT trebuie să fie indicată cu includerea potențialului deșeu.

• Recepția deșeului. Dacă este activată setarea „Recepționați deșeul în depozit”, programul creează un document de descărcare a materialului și un document de recepție a cantității de deșeu. Astfel, deșeul este returnat în depozit.

• Moduri de recepție. Deșeul poate fi recepționat fie ca același material (dacă este lichid sau material granular reutilizabil), fie ca un nou material (de exemplu, resturi de țesătură ca „Umplutură”).

VI. Controlul stocurilor și mișcarea între Centrele de evidență

Torgsoft permite controlul disponibilității materiei prime în diferite etape ale producției.

1. Interdicția producției fără materiale. Programul nu permite crearea Actului de Producție dacă nu există suficient material pe stoc și notifică utilizatorul.

2. Analiza stocurilor. Gradul de acoperire a necesarului pentru un Act de Producție este afișat sub formă de procent de material disponibil.

3. Vizualizarea stocurilor. Stocurile curente pot fi verificate în meniul „Analiză — Analiza stării depozitelor”, „Depozit — Starea depozitului” și „Analiză — Analiza stocurilor”.

Analogie:

Evidența materialelor și materiei prime în Torgsoft poate fi comparată cu activitatea unui șef-bucătar într-un restaurant mare. Fișa Tehnologică este rețeta lui, unde este indicat clar cât din fiecare ingredient (material) este necesar pentru o porție, incluzând semifabricatele obligatorii și posibilitatea înlocuirii unor ingrediente (analogii). Rezervarea reprezintă separarea exactă a cărnii și condimentelor pentru comenzile de azi, astfel încât să nu fie folosite pentru un banchet de mâine. Iar Planificarea producției este ca o listă automată de aprovizionare, care compară stocurile din frigider cu necesarul pentru comenzile viitoare, generând o comandă precisă pentru furnizor.