Software pentru contabilitatea producției: cum funcționează și cum se utilizează

Producerea bunurilor este un proces care necesită planificare detaliată și control constant. Pentru a produce și vinde cu succes produsele lor, producătorii apelează la automatizare. Programul de contabilitate Torgsoft ajută producătorii să parcurgă cu ușurință și fără erori toate etapele, de la planificarea producției până la vânzarea produselor finite.

Ce este necesar pentru producție?

• Plan de producție
• Spațiu de lucru
• Materii prime
• Angajați
• Echipamente
• Materiale de ambalare
• Piața de desfacere
• Logistică stabilită
• Contabilitate și documentație

Cum are loc procesul de producție a bunurilor?

În teorie, pare simplu — producătorul achiziționează materii prime, le transformă în produse și le vinde. Dar, în practică, acest proces este destul de complicat, deoarece scopul nu este doar să produci, ci să faci acest lucru astfel încât afacerea să fie profitabilă. Prin urmare, producătorii calculează atent fiecare etapă:

1. Cum va arăta produsul, ce materiale și în ce cantități sunt necesare pentru un produs.
2. Planifică mărimea lotului — cât de mult produs va fi fabricat într-o singură serie.
3. Calculează cantitatea și costul materialelor necesare pentru a produce lotul de bunuri.
4. Evaluează costul fiecărei operațiuni de producție, deoarece costul final al produsului include nu doar materialele, ci și întreținerea echipamentelor, salariile angajaților, cheltuielile cu ambalarea și transportul etc.
5. Comandă cantitatea necesară de materii prime.
6. Calculează costul de producție.
7. Stabilește prețul de vânzare.
8. Pregătesc produsul pentru vânzare — etichetare, ambalare, stabilirea logisticii și vânzarea produsului.
9. Verifică cât din materia primă a fost utilizată, cât a rămas și calculează cantitatea necesară pentru următorul lot.
10. În plus, este necesar să se calculeze salariile angajaților, să se monitorizeze plățile către furnizori, cheltuielile și profiturile, să se genereze rapoarte, să se înregistreze defectele și multe altele.

Cum simplifică programul de contabilitate Torgsoft fiecare etapă a producției?

Este mai ușor să planificați costurile de producție și achiziția de materii prime. Se poate crea o Foaie Tehnologică a produsului — o pagină despre produs cu toate informațiile necesare pentru fabricarea acestuia: cum va arăta produsul, ce materiale sunt necesare și în ce cantitate, ce operațiuni tehnologice sunt necesare și cât costă, ce echipamente vor fi utilizate. Programul va folosi aceste informații pentru calculul automat al tuturor proceselor necesare în producție.

Nu este nevoie să creați manual documente. Programul include deja câmpurile și formularele principale pentru inițierea și controlul producției, astfel că producătorul trebuie doar să le completeze.

Nu trebuie să faceți calcule. Programul va folosi datele din Foaia Tehnologică creată și va calcula automat costul produsului finit pe baza cheltuielilor pentru materiale, pierderilor din producție, întreținerii echipamentelor și salariilor angajaților. Torgsoft va calcula stocurile de materii prime, cât trebuie comandat pentru următorul lot în funcție de mărimea acestuia, va calcula salariile angajaților pentru producerea acestui produs, va arăta cât trebuie plătit furnizorilor pentru materii prime și ce sumă trebuie încasată pentru produsul vândut.

Control convenabil. Toate etapele producției și cine a efectuat care operații sunt vizibile în program. În Torgsoft, puteți vedea întotdeauna cât produs a fost fabricat, câtă materie primă este în stoc, cât produs a fost vândut și cât mai este disponibil. În program, se poate urmări ce și cum influențează rezultatul final. De exemplu, dacă apare un defect în timpul producției, se poate verifica ce echipament sau angajat este asociat cu acea operațiune și se pot preveni alte greșeli. De asemenea, se poate analiza care angajat execută operațiunea mai bine și se poate distribui eficient forța de muncă pe liniile de producție.

Aprovizionare și contabilitate ușoară. Programul permite gestionarea simultană a stocurilor de materii prime, produse finite, decontărilor cu furnizorii, intermediarii și clienții finali, generarea de facturi pe baza producției efectuate și adăugarea automată a produselor în centrul de contabilitate necesar, realizarea analizelor și generarea rapoartelor.

Cum să începi producția cu Torgsoft?

Pentru ca programul să calculeze totul automat în timpul procesului de producție, trebuie să-i furnizați informații despre produsul în sine, materiile prime necesare și operațiunile de producție. Pentru aceasta, se completează „Foaia Tehnologică” a produsului. În program există deja un șablon pentru Foaia Tehnologică cu Operațiuni Tehnologice și Materiale, astfel că trebuie doar să-l completați cu datele necesare. Cum se face acest lucru?

1. Completarea Foii Tehnologice.

Alegeți centrul de contabilitate în care planificați să produceți produsele:

Intrați în meniul „Document” ⟶ „Producție de produse finite” ⟶ „Foi tehnice” .

Fereastra „Producție” conține fila „Foi Tehnice” și alte file suplimentare între care se poate comuta. În prezent, ne interesează fila „Foi Tehnice”, faceți clic pe „Adăugați”:

Se va deschide formularul „Foaie Tehnică” — alegeți din listă un produs creat anterior sau adăugați unul nou:

În fila „Produse” faceți clic pe „Adăugați” — se va deschide formularul „Produs”, în care faceți clic pe butonul „Referință”

Alegeți tipul produsului:

Completați informațiile despre produsul nou și faceți clic pe „Salvați” în formularul „Produs” ⟶ faceți clic pe „Selectați” în fila „Lista completă a produselor și serviciilor” ⟶ apoi faceți clic pe „Salvați” în formularul „Foaie Tehnică”.

Produsul nou va apărea în lista Foilor Tehnice:

Acum trebuie să introduceți informații despre operațiunile pentru fabricarea produsului și materialele necesare.

2. Operațiuni tehnologice.

Aceasta este o listă a tuturor acțiunilor necesare pentru fabricarea unui produs. De exemplu, pentru a produce adidași, trebuie să tăiați componentele, să turnați sau să lipiți talpa, să coaseți produsul, să-l lipiți, să-l decorați, să adăugați șireturi, dacă este necesar, și să-l împachetați. Fiecare operațiune de producție trebuie să fie înregistrată în fila „Operațiune Tehnologică” pentru ca programul să le includă în calculul costului produsului și a salariilor angajaților pentru operațiunile finalizate.

Pentru a completa „Operațiunile Tehnologice”, în fila corespunzătoare, faceți clic pe „Adăugați” — selectați din listă sau adăugați o nouă operațiune tehnologică în program:

Un angajat poate fi plătit pentru fiecare operațiune tehnologică finalizată sau pentru timpul petrecut pentru aceasta — setați opțiunea dorită în formular.

Dacă această operațiune este efectuată în mod constant de același angajat, puteți indica acest lucru în câmpul „Executant” din formular, iar Torgsoft va atribui automat numele angajatului atunci când înregistrează operațiunile efectuate și va calcula salariul acestuia. Dacă diferiți oameni pot efectua operațiunea sau încă nu știți cine o va face, lăsați câmpul „Executant” necompletat — angajatul va fi selectat în funcție de lucrarea efectuată.

Rețineți că formularul „Operațiune” are două câmpuri de preț: „Preț pe unitate” și „Valoarea plății pentru executant”. Aceste două câmpuri pot fi identice atunci când prețul unei operațiuni tehnologice este determinat doar de salariul angajatului sau pot diferi — atunci când costul operațiunii include nu doar munca angajatului, ci și energia electrică, întreținerea echipamentelor și alte cheltuieli:

3. Materiale.

Costul produsului finit este, de asemenea, influențat de materialele utilizate, inclusiv pierderile de materii prime din timpul producției. În fila „Materiale” introduceți cantitatea necesară pentru a fabrica un produs. Pentru adidași, de exemplu, unitatea este o pereche de încălțăminte. Programul va folosi aceste informații pentru a ține evidența stocurilor de materii prime, a calcula soldurile și a determina cât trebuie comandat.

Pentru a adăuga materiale în „Foaia Tehnologică”, stocați materiile prime în depozit în modul cel mai convenabil pentru dvs.:

✔️ puteți importa factura furnizorului în programul Torgsoft — articol de instrucțiuni, tutorial video,

✔️ sau creați o factură manual.

Dacă numele materialelor din facturile furnizorilor nu vă sunt convenabile, le puteți schimba. În meniul programului Torgsoft, faceți clic pe „Comerț cu amănuntul” ⟶ „Lista completă a produselor și serviciilor” ⟶ „Fișa produsului” ⟶ bifați caseta de lângă „Redenumiți” ⟶ schimbați-l în unul convenabil pentru dvs. și faceți clic pe „Salvați”:

Toate facturile furnizorului pot fi vizualizate în „Depozit” — „Registrul facturilor de aprovizionare”, iar bunurile stocate — în „Depozit” — „Starea inventarului depozitului”.

Dacă materiile prime au fost deja stocate în centrul de contabilitate dorit, atunci în fila „Foi Tehnice” — „Materiale” faceți clic pe „Adăugați” ⟶ „Selectați materialul din depozit” ⟶ alegeți materialul dorit ⟶ specificați cantitatea necesară pentru a fabrica un produs. De exemplu, pentru a fabrica o pereche de încălțăminte, aveți nevoie de 2 plăcuțe de adeziv, introduceți aceste informații în „Materiale”:

Categoria „Materiale” este obligatorie pentru completare, în timp ce „Deșeuri” și „Semi-produs” sunt opționale:

✔️ „Deșeuri” este completată pentru ca programul să poată stoca deșeurile de producție în „Depozit”.

✔️ „Semi-produse” este completată dacă pentru fabricarea produsului final este necesar un semi-produs care este, de asemenea, produs în unitatea dvs. O Foaie Tehnologică separată este creată pentru semi-produs. Programul va adăuga costurile de fabricare a semi-produsului la costul final al produsului. Mai multe detalii aici.

Pentru a calcula salariile angajaților pentru munca de fabricare, alocați-i centrului de contabilitate necesar și acordați-le statutul de „Angajat” în program. Acest lucru se poate face în fișa angajatului. În meniul principal al programului, accesați „Setări” — „Angajați” ⟶ deschideți fișa angajatului dorit ⟶ alocați-l centrului de contabilitate dorit în „Locul de muncă” ⟶ selectați „Angajat” în câmpul „Categorie” ⟶ salvați datele făcând clic pe „Salvați”:

Foaia Tehnologică este completată; acum trebuie să o activați — acest lucru va notifica programul că foaia este gata și se poate începe producția. Pentru a activa „Foaia Tehnologică” a produsului, schimbați pictograma de stare de la roșu la verde:

După activarea Foii Tehnologice, puteți crea un „Act de producție” sau o „Fișă de parcurs” pe baza acesteia pentru a înregistra fiecare etapă a producției și eliberarea unui lot de produse.

Un „Act de producție” este creat fără fișa de parcurs dacă doriți să înregistrați manual operațiunile de producție finalizate sau dacă doriți ca programul să completeze automat toate operațiunile pentru întreaga serie de produse.

O „Fișă de parcurs” este creată pentru a introduce informații mai automatizate despre operațiunile finalizate, scanând codul de bare al operațiunilor finalizate din fișa de parcurs.

Pentru a crea un „Act de producție” în fila „Foi Tehnice”, faceți clic pe butonul „Creați un act de producție” ⟶ specificați volumul lotului ⟶ alocați angajatul responsabil ⟶ faceți clic pe „Salvați”:

Actul de producție va apărea în listă în fila „Acte de producție”:

Programul va adăuga automat toate operațiunile și materialele necesare pentru fabricarea unei serii de produse din foaia tehnică în partea de jos a ferestrei. Le puteți edita și utiliza pentru a înregistra operațiunile finalizate, modificând cantitatea necesară sau ștergându-le și adăugând altele noi pe baza operațiunilor finalizate de angajați.

Pentru a crea o „Fișă de parcurs” în fila „Foi Tehnice”, faceți clic pe butonul „Creați o fișă de parcurs” ⟶ specificați cantitatea de produs de fabricat conform fișei de parcurs ⟶ faceți clic pe „Salvați”:

Programul va propune imediat să imprimați fișa de parcurs cu codurile de bare ale operațiunilor pentru a le transmite executanților — alegeți „Da” sau „Nu”:

După crearea Fișei de parcurs, programul creează automat un Act de producție fără operațiunile de producție finalizate:

Operațiunile de producție ale produsului și materialele vor fi adăugate automat de program în Actul de producție atunci când angajații scanează codurile de bare ale operațiunilor din fișa de parcurs. Puteți imprima o fișă de parcurs separată pentru fiecare executant sau o fișă de parcurs comună pentru toți, iar angajații o vor transmite unul altuia pentru a fabrica produsul, fiecare scanând codul de bare corespunzător operațiunii sale.

Cum să folosiți fișa de parcurs?

Angajatul intră în meniul programului „Document” — „Operațiuni fișă de parcurs” — se deschide un formular pentru scanarea codurilor de bare:

Apoi, angajatul scanează succesiv:

1. Codul de bare al fișei de parcurs (tipărit în partea de sus a fișei de parcurs), astfel încât programul să recunoască pentru ce produs se efectuează operațiunile.

2. Codul de bare al angajatului — programul va atribui efectuarea lucrării unui angajat specific.

3. Codul de bare al operațiunii din fișa de parcurs — Torgsoft va înregistra finalizarea operațiunii de producție și o va adăuga în Actul de producție corespunzător.

Pentru ca programul să înregistreze numărul de operațiuni finalizate, angajatul acționează așa cum face la scanarea codului de bare al produsului la casă — fie scanează codul de bare al operațiunii de atâtea ori câte sunt necesare, fie bifează caseta „Utilizați tastatura”, scanează o singură dată codul de bare și introduce manual numărul de operațiuni finalizate în program.

Dacă angajatul a scanat accidental un cod de bare greșit, de exemplu, al unei alte operațiuni, acțiunea poate fi anulată scanând codul de bare „Anulare” sau apăsând butonul „Anulare” sau tasta „Esc”. Acest lucru trebuie făcut înainte de a apăsa butonul „Salvați”.

De asemenea, în timpul lucrului cu fișa de parcurs, se pot scădea imediat materialele utilizate:

• Faceți clic pe operațiunea „Scădere” și programul va scădea toate materialele necesare pentru fabricarea unei serii de produse deodată, fără a specifica greutatea efectivă a bunurilor. Această opțiune de scădere este convenabilă pentru fabricarea produselor individuale, cum ar fi încălțămintea, hainele etc.

• Sau scanați operațiunea „Cântărire” și introduceți în câmpul corespunzător greutatea efectivă a întregii serii de produse. După confirmare, programul va calcula automat cât de mult din fiecare material a fost utilizat pentru operațiunile finalizate și va scădea aceste materiale din depozit. Acest lucru este convenabil pentru fabricarea produselor care folosesc materiale la greutate.

În acest stadiu, ați introdus toate datele necesare pentru a începe procesul de producție. Programul va calcula costurile de muncă, costul produsului, va urmări stocurile de materiale și va calcula cât trebuie achiziționat pentru a fabrica acest lot sau următorul. Următoarea etapă este fabricarea produsului și pregătirea pentru vânzare.

Fabricarea produsului. Înregistrarea producției. Calcularea costurilor. Livrarea produsului.

Torgsoft facilitează controlul procesului de producție. Puteți înregistra producerea unui singur produs, a mai multor bucăți sau a întregului lot. Operațiunile de producție pot fi atribuite unui singur angajat. Fiecare operațiune de producție este înregistrată în fila „Acte de producție”. Puteți vedea cine, când, ce a făcut, pe ce echipament, câtă materie primă și bani au fost cheltuiți.

Înregistrarea procesului de producție a produsului finit

Fiecare etapă a producției este înregistrată în „Actul de producție”, pe care l-ați creat anterior din fila „Foi Tehnice”. Când produsul este fabricat, înregistrați acest lucru în program prin închiderea actului de producție. Pentru a face acest lucru, în formularul „Acte de producție” faceți clic pe butonul „Eliberare produs finit” :

Se va deschide fereastra „Închiderea actului de producție nr....”, în care specificați data și cantitatea de produse fabricate:

În această aceeași filă „Închiderea actului de producție”, produsul poate fi transferat în alt centru de contabilitate.

Cum să livrați produsul la centrul de contabilitate necesar și de ce?

De obicei, o companie are mai mult de un centru de contabilitate, iar cât timp produsul este în producție, este înregistrat în centrul de contabilitate al materiei prime sau în depozitul de producție. Însă produsul finit trebuie vândut, deci este potrivit să fie stocat în depozitele magazinelor. Pentru aceasta, în fila „Trimiteți produsul la” alegeți centrul de contabilitate necesar din listă:

Programul va stoca automat produsul finit în centrul de contabilitate selectat, iar cantitatea corespunzătoare va fi disponibilă pentru vânzare ulterioară.

Produsul este fabricat și livrat, acum trebuie să calculați costul acestuia, să stabiliți adaosul și prețul.

Cum să calculați costul produsului finit?

Costul se calculează în această aceeași fereastră „Închiderea actului de producție”. După ce ați selectat un nou centru de contabilitate pentru livrarea produsului, se vor deschide câmpuri suplimentare în care puteți introduce Costul, Adaosul, Prețul cu amănuntul și Prețul en-gros:

Programul va calcula automat costul produsului fabricat pe baza informațiilor pe care le-ați introdus anterior în „Foaia Tehnologică” a produsului, inclusiv cantitatea de materiale și operațiuni necesare pentru a produce o unitate. Pentru a recalcula costul, faceți clic pe butonul „Recalculare cost” .

Puteți seta prețul de vânzare manual sau să specificați un procent de adaos, iar programul va calcula prețul cu amănuntul după ce faceți clic pe butonul „Calculați prețul cu amănuntul”. După completarea formularului, faceți clic pe „Salvați”.

După închiderea actului de producție, programul creează automat o factură de intrare cu produsul, iar acesta apare în depozit în centrul de contabilitate selectat:

Când înregistrați în program fabricarea următoarelor unități de produse în formularul „Închiderea actului de producție”, programul va sugera cantitatea de produse care nu a fost încă fabricată din acest lot:

În cazul nostru, programul a introdus numărul 20, deoarece din lotul planificat de 30 de perechi de adidași am fabricat 10 și le-am indicat în „Închiderea actului de producție” anterior — în secțiunea anterioară.

Din formularul „Închiderea actului de producție” puteți lansa imediat imprimarea numărului necesar de etichete pentru produsul fabricat.

Decontările cu furnizorii și controlul plăților

Când cumpără materii prime, o companie lucrează adesea în condiții diferite cu furnizori diferiți. Unele materiale sunt plătite imediat după primire, iar altele sunt achiziționate cu plată amânată. În Torgsoft, puteți verifica când și cât produs a fost primit, ce a fost deja plătit și ce datorie mai rămâne către furnizor. Pentru aceasta, în meniul programului, faceți clic pe „Plata furnizorului” ⟶ „Balanța partenerilor” ⟶ „Furnizor” ⟶ introduceți datele pentru care doriți să vizualizați informațiile ⟶ faceți clic pe „Actualizare”.

Achiziționați programul pentru contabilitatea producției în magazinul online Torgsoft.

Obțineți o consultație de la specialiști: tel. +38 (095) 008 50 30, e-mail @torgsoft_sale, info@torgsoft.ua

Cum să controlați veniturile, cheltuielile și scăderea materialelor, să rezervați materii prime pentru producție și să gestionați contabilitatea producției va fi discutat în următorul articol Torgsoft din seria „Producție”.

---