Harta tehnologică, actul de producție și foaia de parcurs: un sistem de documente de producție

În contextul mai larg al automatizării și evidenței producției în Torgsoft, gestionarea documentelor de producție reprezintă un element central care asigură acuratețea planificării, controlul executării operațiunilor, evidența materialelor și calculul costului de producție.

Documentele principale de producție — Fișa tehnologică, Actul de producție și Foaia de parcurs — creează un sistem integrat care permite automatizarea procesului de la idee până la obținerea produsului finit.

I. Document fundamental: Fișa tehnologică (FT)

Fișa tehnologică (FT) este documentul primar și cel mai important, care servește drept șablon pentru fabricarea unei unități de produs.

1. Conținutul FT și rolul său

Fișa tehnologică conține toate informațiile necesare pentru calcule automate, inclusiv:

• Lista operațiunilor tehnologice necesare pentru fabricarea produsului (de exemplu, legare, cântărire, consum).

• Materialele necesare pentru producerea unei unități de produs. Cantitatea materialului este indicată ținând cont de posibilele pierderi.

• Informații despre semifabricate (dacă sunt utilizate), pentru care se creează o FT separată.

• Posibili înlocuitori ai materialelor.

2. Gestionare și statut

După completarea integrală a FT, statutul acesteia trebuie schimbat în „Gata”. Doar în acest statut se poate lansa producția, prin crearea pe baza ei a unei Foi de parcurs sau a unui Act de producție. Dacă este necesară editarea, statutul trebuie schimbat în „Editare”. FT poate fi, de asemenea, copiată.

II. Documente pentru lansarea și controlul producției: Actul de producție și Foaia de parcurs

Torgsoft oferă două documente principale pentru lansarea producției, fiecare având propriul rol, în special în contextul utilizării înlocuitorilor și al înregistrării operațiunilor.

1. Actul de producție

Actul de producție este documentul principal care înregistrează lotul de produse și resursele necesare.

• Creare. Actul de producție se creează pe baza unei Fișe tehnologice finalizate. Actul de producție poate fi creat și manual, dacă nu se utilizează FT, însă în acest caz toate datele (operații, materiale) trebuie adăugate manual.

• Conținutul Actului de producție. La crearea pe baza FT, Actul de producție conține imediat operațiuni de producție și materiale calculate proporțional pentru întregul lot, cu posibilitatea de editare sau completare.

• Evidența materialelor. Doar în cadrul Actului de producție este posibilă utilizarea înlocuitorilor de materiale. Dacă în FT au fost indicați înlocuitori, programul permite selectarea și specificarea cantității necesare a înlocuitorului în Actul de producție, iar cantitatea materialului principal se reduce corespunzător.

• Statut. Actul de producție afișează operațiunile executate. Dacă este executată cel puțin o operațiune, Actul de producție este marcat cu o pictogramă.

2. Foaia de parcurs (FP)

Foaia de parcurs este creată pentru introducerea foarte automatizată a informațiilor despre executarea operațiunilor prin scanare.

• Creare. Se creează pe baza unei FT finalizate. După crearea FP, programul generează automat un Act de producție asociat, însă lista operațiunilor și a materialelor din acesta va fi goală.

• Executarea operațiunilor. Lucrul cu Foaia de parcurs se face prin modul special „Operațiuni foaie de parcurs”. Angajatul scanează codul de bare al FP, codul de bare al ecusonului său (ca executant) și codul de bare al operațiunii.

• Introducere automată. Toate operațiunile scanate sunt adăugate automat în lista operațiunilor de producție din Actul de producție.

• Evidența materialelor. La crearea Foii de parcurs se utilizează doar materialele principale, iar înlocuitorii nu participă la procesul de producție. Materialele ajung în Actul de producție sub formă de acte de consum după operațiunea „Cântărire”.

• Operațiunile „Cântărire” și „Consum” în Foaia de parcurs:

• „Cântărire” (pentru materiale vrac) — la scanare, angajatul introduce greutatea întregului lot; materialul vrac se consumă proporțional, iar materialul bucată — integral și imediat pentru tot lotul. În acest caz se creează un document de consum din depozit.

• „Consum” — permite indicarea manuală a cantității de material consumat. Spre deosebire de „Cântărire”, această operațiune nu creează un document de depozit, acesta fiind creat doar la lansarea produselor finite.

III. Documentarea lansării și consumului

Fixarea finalizării producției este extrem de importantă, deoarece în acest moment sunt generate documentele contabile finale și se calculează costul de producție.

1. Lansarea produselor finite

• Fixare. Lansarea se face prin butonul „Lansare produse finite” din formularul Act de producție/Foaie de parcurs. Produsele pot fi lansate parțial.

• Documente contabile. După închiderea Actului de producție/FP și fixarea lansării, programul creează automat o notă de recepție pentru produsele finite.

• Recalcularea costului. În formularul de închidere a Actului de producție se poate recalcula costul produsului fabricat.

2. Evidența consumului de materiale (Acte de consum)

Materialele utilizate sunt consumate automat la lansarea produselor finite.

• Acte de consum. Materialele (și înlocuitorii, dacă au fost utilizați) folosite pentru fabricarea produselor sunt scoase din gestiune și afișate în fila „Acte de consum”.

• Consum de rebuturi. La scoaterea din gestiune a produselor rebutate, programul consumă și materialele utilizate pentru fabricarea acelei unități.

3. Evidența deșeurilor

Dacă în Fișa tehnologică a fost specificat că deșeurile sunt înregistrate în depozit, la consumul materialului se creează un document de consum pentru cantitatea totală de material și un document de intrare în depozit pentru deșeuri. Lista acestor materiale este afișată în fila „Acte de intrare a deșeurilor”.

IV. Documente de planificare și comenzi

Pentru asigurarea producției cu materii prime sunt utilizate documente care leagă necesarul din Fișa tehnologică/Actul de producție de achiziții.

1. Comandă de producție

Acest mod permite formarea comenzilor pentru fabricarea atât a produselor simple, cât și a modelelor.

• Crearea FT pe baza Comenzii de producție. După crearea Comenzii de producție, aceasta trebuie trecută în starea „Activ” pentru a crea Fișa tehnologică pentru produsul model.

• Legătura cu furnizorii. Comanda de producție poate sta la baza Planificării producției, care, la rândul său, generează comenzi către furnizori pentru materialele necesare. Comenzile pentru care au fost create comenzi către furnizori sunt marcate cu o pictogramă.

• Livrare. Comanda de producție înregistrează și livrarea produselor finite către client prin crearea de facturi și avize de expediție.

2. Rezervarea materialelor (Documente de transfer intern)

Deși nu este un document vizibil separat pentru utilizator, mecanismul de rezervare a materialelor generează documente contabile interne care confirmă mișcarea materiilor prime.

• Scop: limitarea posibilității de a crea mai multe Acte de producție pe baza aceluiași set de materiale.

• Mecanism: la rezervare sau anularea rezervării se creează documente de transfer intern.

• Loc de stocare: materialele rezervate sunt mutate într-un depozit de nivel 3.

• Ștergere: la ștergerea Actului de producție, materialele rezervate sunt returnate în depozitul principal.

Astfel, automatizarea producției în Torgsoft este asigurată prin controlul atent și înregistrarea fiecărei etape prin aceste documente interconectate, ceea ce permite planificarea facilă, urmărirea execuției și o evidență financiară precisă.

Analogie pentru înțelegere:

Gestionarea documentelor de producție în Torgsoft este similară cu activitatea unei mari companii de construcții:

• Fișa tehnologică — este proiectul arhitectural al clădirii (produsului), care detaliază cât beton (materiale) este necesar și ce lucrări (operațiuni) trebuie efectuate.

• Actul de producție — este ordinul de începere a lucrărilor pe un anumit șantier, unde este deja cunoscut ce materiale trebuie utilizate (inclusiv posibile înlocuiri — substituenți).

• Foaia de parcurs — este un sistem de permise electronice pe șantier, unde fiecare muncitor (angajat) își scanează ecusonul și sarcina, confirmând că și-a îndeplinit partea sa de lucru (operațiunea), iar acest fapt este înregistrat imediat în sistemul central.

• Acte de consum/recepție — sunt documente de depozit care se generează automat atunci când materialele sunt transferate din depozitul principal pe șantier sau când deșeurile sunt înregistrate pentru eliminare sau reciclare.