Securitatea informațiilor din magazin

Securitatea este una dintre principalele motivații pentru automatizare. Antreprenorii doresc să controleze vânzătorii, să delege munca cu produsele, să gestioneze magazinul de la distanță și, în orice moment, să verifice ce se întâmplă în magazin. Este extrem de dificil să faci acest lucru manual, cu un caiet și un calculator.

De ce se tem antreprenorii?

Frica nr. 1: Pierderea bazei de date

Când „evidența” se face într-un caiet, puțini se îngrijesc de securitatea informațiilor: caietul poate fi pierdut cu ușurință, uitat într-un loc vizibil, iar informațiile din caiet nu sunt structurate, astfel că nu reprezintă un interes semnificativ.

Odată ce automatizarea este implementată în magazin, ordinea și evidența corectă fac ca valoarea datelor să crească semnificativ.

Pierderea bazei de date este regretabilă din următoarele motive:

• Completarea bazei de date necesită eforturi titanice și luni de muncă minuțioasă;        
• În baza de date se află informații organizate, de neprețuit, despre furnizori, intermediari, clienți și toate tranzacțiile financiare cu aceștia;        
• Istoricul rezultatelor vânzărilor este necesar pentru analiza eficienței afacerii.       

Ce se poate întâmpla cu baza de date

• Furtul de informații din partea personalului, partenerilor de afaceri sau infractorilor.        
• Manipularea intenționată a datelor: ștergere sau modificare.        
• Inspecțiile neașteptate ale autorităților de control și accesul la bază.        
• Virusi criptografi.       

Cum să protejezi baza de date

1. Archivează regulat baza de date pe un suport extern sau în „cloud”. Acesta este un proces de afaceri zilnic important și singura modalitate fiabilă de a restaura informațiile atunci când este necesar. În Torgsoft, arhivarea automată unidirecțională poate fi configurată folosind opțiunea "Arhivă în cloud".
2. Configurează restricții de roluri: interzice angajaților să vizualizeze informațiile despre clienți sau furnizori. În Torgsoft, poți închide complet accesul la lista de clienți sau să blochezi posibilitatea de a salva sau exporta informații; ascunde datele de contact ale clienților și intermediarilor etc.
3. Interzice lansarea aplicațiilor externe pe serverul cu programul de evidență. Neatenția și lipsa de experiență, un clic accidental pe un banner publicitar și lansarea unei aplicații necunoscute pot introduce un virus pe server, care criptează baza de date și cere bani. Am scris despre protecția sistemului de operare împotriva virușilor criptografi.
4. Setează parole puternice pentru accesul la server și la programul Torgsoft. Nu nota parolele pe hârtie și nu le spune nimănui. Citește cum să configurezi computerul pentru utilizare sigură.

Frica nr. 2: Răspândirea informațiilor confidențiale

„Gura mea este dușmanul meu” (c). Cel mai adesea, informațiile sensibile și importante pentru afacere sunt răspândite de angajați, rude sau chiar de către proprietarul afacerii. De obicei, acest lucru se întâmplă din neatenție, inconștient sau din greșeală.

Ce poate dăuna din cauza unei prea mari deschideri

• Despre succesele sau eșecurile tale pot afla concurenții și îți pot dăuna afacerii;        
• Informațiile pot fi transmise autorităților de control;        
• Răspândirea zvonurilor și bârfelor care dăunează reputației;        
• Folosirea informațiilor pentru înșelătorii, folosind împotriva ta metode de inginerie socială.       

Cum să protejezi informațiile confidențiale

1. Filtru de mediu. Nu toată lumea trebuie să participe la întâlniri. Discută doar cu cei care influențează deciziile viitoare și trebuie să fie la curent.        
2. Nu împărtăși angajaților informații inutile, fără de care aceștia pot să își îndeplinească liniștiți sarcinile. Vânzătorii au urechi ascuțite, analizează și răspândesc informațiile despre angajator după bunul lor plac.        
3. Folosește programul de evidență. Oferă acces doar la informațiile care corespund postului angajatului. De exemplu, raportul zilnic de casă poate fi vizualizat de toți vânzătorii, dar stocurile de pe depozit sau rezumatele inventarizării trebuie să fie vizibile doar administratorului magazinului.        
4. De bază, dar închide ușile când discuți ceva cu partenerii de afaceri sau în legătură cu afaceri personale la telefon.        
5. Nu publica copii scanate ale documentelor statutare pe site - fraudatorii le folosesc pentru a înșela alți oameni ascunzându-se sub numele tău.        
6. Dacă ești activ pe rețelele sociale - limitează accesul la postările personale. Din informațiile deschise, prieteni, fotografii și locații, nu este greu să afli unde se află antreprenorul, cine sunt angajații săi, unde locuiește și ce stil de viață duce.       

Torgsoft este un sistem desktop, instalat pe computerul tău, iar accesul complet la program îl are doar proprietarul afacerii.

Avantajul Torgsoft este că controlul asupra informațiilor se află în mâinile proprietarului afacerii: dacă este necesar să oprească computerul, să închidă accesul la program - trebuie doar să se apropie de computer.

Ce informații să trimiți către autoritățile fiscale decide antreprenorul: rapoartele sunt generate de tine sau de contabilul tău pentru export în programele de contabilitate M.E.Doc sau Art-Report.

Frica nr. 3: Pierderea controlului asupra situației

Este neplăcut când evenimentele din magazin se desfășoară conform unui scenariu imprevizibil și în spatele managerului: înșelăciune, fraudă, distorsionarea informațiilor. Am scris și discutat despre fraudele vânzătorilor și ce măsuri să iei pentru a proteja afacerea.

Cum să controlezi vânzările și acțiunile angajaților în magazin

Automatizarea și programul de evidență sunt create pentru control:

1. Toate acțiunile angajaților sunt înregistrate;        
2. Cu o configurare corectă a rolurilor, angajații nu vor putea modifica sau șterge informații;        
3. Într-o situație disputată, programul de evidență va spune exact cine spune adevărul;        
4. Programul controlează începutul și sfârșitul schimburilor vânzătorilor. Antreprenorul este adesea plecat și nu poate verifica personal dacă magazinul s-a deschis la timp. Fiecare vânzător trebuie să se înregistreze în program la venirea la muncă. Programul poate imprima automat un bon de înregistrare la începutul schimbului, în care se înregistrează ora exactă a sosirii, numele angajatului și numele magazinului. Aceste bonuri pot fi ușor verificate și utilizate aceste informații, de exemplu, la plata salariilor sau a primelor.        
5. Control punctiform. Această abordare permite să nu urmărești fiecare pas al vânzătorului. Analizează periodic rapoartele, cheltuielile, tranzacțiile cu furnizorii, discrepanțele dintre prețurile de achiziție. Pune întrebări în caz de discrepanțe sau îndoieli.       

Frica nr. 4: Pierderea controlului asupra afacerii

În timpul digitalizării totale, dreptul de proprietate asupra afacerii nu este doar despre documentele statutare sau drepturile de proprietate.

Cum să nu pierzi controlul asupra afacerii

Proprietarul afacerii trebuie să aibă:

1. Acces la panoul de administrare al site-ului sau magazinului online (link, login și parolă).        
2. Domainul înregistrat pe numele proprietarului afacerii.        
3. Programul de evidență înregistrat pe numele proprietarului afacerii.        
4. Login și parolă pentru Google Account unde sunt configurate reclamele și magazinul este înregistrat în Google My Business.        
5. Acces complet și drepturi de administrator la conturile rețelelor sociale.        
6. Drepturi de administrator pe server. Totuși, nu trebuie să oferi altor utilizatori drepturi de administrator pe server.        
7. Dacă Torgsoft este pe un server virtual Gigacloud sau VPSNOW – acces la panoul de administrare VPS.        
8. Numerele de telefon ale magazinului înregistrate pe numele proprietarului afacerii.        
9. Acces la serviciile auxiliare pentru afacere, precum Binotel, TurboSMS, Unisender.        
10. Numerele financiare de telefon și acces la internet banking. Adaugă angajații ca persoane de încredere. Dacă doar trebuie să verifice plățile pentru bunuri la PrivatBank – activează opțiunea Torgsoft “Extrasele bancare pentru conturile Privat24”.       

Frica nr. 5: Pierderea încrederii

Vei fi dezamăgit în oameni toată viața. Pentru a evita dezamăgirile frecvente, mai bine să fii precaut.

Cum să nu fii înșelat

1. Înainte de a angaja un angajat, întreabă-l pe fostul angajator; verifică activitatea potențialului angajat pe rețelele sociale.        
2. Înainte de a semna facturi, acte, note de livrare, procuri, contracte – citește atent documentul. Verifică partenerii în documente, datele lor de identificare, informațiile din registru, numerele de telefon pe Google.        
3. Întreabă clienții. Recenziile sunt un indicator clar al stării afacerii. Dacă clienții se plâng despre serviciu, ia măsuri înainte ca procesele de afaceri incorecte sau un angajat neglijent să-ți dăuneze reputației.        
4. Instruiește angajații. Aceștia trebuie să aibă instrucțiuni și să înțeleagă ce trebuie să facă într-o situație neobișnuită pentru a evita acțiuni proprii.       

Despre securitatea informațională s-au scris sute de cărți, dar aplicarea recomandărilor noastre va reduce semnificativ riscurile și va face afacerea aproape invulnerabilă.