Care sunt controalele, de ce vin și ce trebuie făcut?

În activitatea dumneavoastră antreprenorială, întâlniți zilnic anumite obstacole și dificultăți. Situațiile pot varia, dar probabil cel mai neplăcut cu care vă puteți confrunta este un control fiscal.

Conform vechiului proverb latin „A fost avertizat - înseamnă că este înarmat!”, să ne armăm cu cunoștințele necesare despre cum să procedăm în timpul unui control, la ce să fim atenți și ce documente să punem în ordine pentru a minimiza riscurile.

La început, trebuie să faceți distincția între controalele planificate (în care sunteți notificat din timp, având posibilitatea să vă pregătiți) și cele neplanificate (care se desfășoară la locul de desfășurare efectivă a activității, fără a fi anunțate din timp). Trebuie să înțelegeți că există anumite cerințe pentru desfășurarea unui control: privind durata, completarea documentelor de către controlori și documentele care vor fi supuse controlului.

Deși până la sfârșitul anului 2018 este în vigoare o moratoriu asupra controalelor pentru PFA-uri și persoane juridice cu venituri anuale care nu depășesc 20 de milioane de lei, inspectorii fiscali pot totuși găsi motive să vină și să înceapă verificarea, de exemplu, a licențelor dumneavoastră, a modului în care plătiți taxele, dacă respectați cerințele privind utilizarea caselor de marcat etc.

Documentele controlorilor

În prezent, doar organele fiscale centrale și județene au dreptul să efectueze controale. Funcționarii inspecțiilor din localități nu au astfel de împuterniciri.

Înainte de a începe controlul, inspectorul trebuie să prezinte următoarele documente:

1. Direcția pentru efectuarea controlului, care trebuie să conțină:

• data documentului

• denumirea inspecției fiscale

• datele ordonanței pentru efectuarea controlului

• datele obiectului controlului

• scopul controlului

• tipul controlului (planificat/ neplanificat, efectiv)

• motivele controlului

• termenii controlului (data începerii și încheierii)

• datele controlorului

• semnătura și ștampila autorității fiscale.

2. Copia ordinului pentru efectuarea controlului (ordinul trebuie să conțină aceleași date ca și direcția, iar perioada de activitate care va fi verificată trebuie să fie specificată clar).

3. Carnetul de serviciu al inspectorului(-lor) (trebuie menționat în direcție).

Dacă nu vi se prezintă vreunul dintre aceste documente sau dacă acestea sunt completate incorect, aveți dreptul să nu permiteți controlul. Aceștia vor întocmi un proces-verbal în două exemplare, iar unul va rămâne pentru semnătura dumneavoastră.

Obiectul și subiectul controlului

Bun, dacă nu ați avut noroc, iar documentele controlorilor sunt în ordine, să vedem ce reprezintă obiectul și subiectul controlului.

Este absolut legal ca inspectorul să solicite copii ale documentelor primare din activitățile financiare, economice sau contabile, care indică ascunderea, subestimarea sau neplata taxelor și impozitelor, precum și confirmarea unor posibile încălcări ale legislației.

Conform punctului 85.2 din Codul Fiscal al Ucrainei (în continuare - CFU), trebuie să prezentați toate documentele care au legătură cu obiectul controlului sau care sunt direct legate de acesta. Controlorul poate lua doar copii ale documentelor. Acestea sunt certificate cu semnătura și ștampila (dacă este cazul) a întreprinzătorului, apoi se întocmește o descriere, care este semnată și de către plătitorul de taxe. Este interzis să se confisce originalele documentelor sau să se solicite documente suplimentare care nu sunt prevăzute în CFU.

Documentele care stau la baza raportărilor fiscale și care confirmă indicatorii specifici trebuie prezentate controlorului până la sfârșitul controlului sau în termen de cinci zile de la primirea procesului-verbal al controlului. În cazul în care aceste documente nu sunt furnizate, inspectorii fiscali vor considera că nu le aveți. Dacă prezentați documentele cu mai puțin de trei zile înainte de încheierea controlului, acesta poate fi prelungit cu 2-5 zile.

Există cazuri în care inspectorul refuză să accepte orice document. Nu vă faceți griji - folosiți punctul 44.7 din CFU și trimiteți o copie autentificată a documentului până la sfârșitul controlului, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire. În acest caz, inspectorul nu poate refuza și va trebui să adauge acest document la dosarul dumneavoastră.

Dar există și capcane. Dacă autoritățile fiscale primesc aceste documente la finalul controlului sau în termen de cinci zile de la predarea procesului-verbal de control, ele pot desemna un nou control neplanificat. Așadar, fiți atenți!

Conform CFU, controalele pot fi împărțite în trei tipuri: cameral, documentar și efectiv. Să analizăm fiecare în detaliu.

Controlul cameral

Controlul cameral se desfășoară în incinta autorității fiscale pe baza declarațiilor fiscale ale plătitorilor de taxe. Conform punctului 75.1.1 din CFU, acest control nu necesită direcționări, permise ale conducătorilor sau prezența celui verificat. Practic, nu veți afla despre desfășurarea controlului cameral până nu vor fi găsite încălcări. Atunci, se va întocmi un proces-verbal în două exemplare, iar unul va fi trimis la dumneavoastră în termen de trei zile.

De obicei, sunt verificate datele declarației depuse, dacă aceasta corespunde formei actuale, dacă este corect completată, dacă nu sunt erori aritmetice, dacă cotele de impozit sunt corect aplicate etc. Termenele pentru controalele camerale nu sunt reglementate de legislație.

Controlul documentar

După nume, se poate deduce că controlul documentar se bazează pe documente. Se analizează rapoartele fiscale, statistice și contabile, și se verifică documentele referitoare la calculul și plata impozitelor.

Controlul documentar poate fi: de deplasare (la locul de activitate al plătitorului de taxe) sau fără deplasare (se desfășoară în incinta autorității fiscale, adesea fără prezența celui verificat). Se verifică corectitudinea calculării și plății impozitelor, respectarea legislației valutare, și dacă angajații sunt înregistrați corect. După control, se întocmește un proces-verbal în două exemplare, care se predă plătitorului de taxe, iar apoi se înregistrează în termen de cinci zile la autoritățile fiscale, dacă este un control de deplasare, sau invers, dacă nu este.

Controlul documentar poate fi planificat sau neplanificat.

Controlul planificat

Controalele planificate se efectuează conform unui plan-grafic, care este aprobat până pe 25 decembrie a anului curent pentru anul următor, conform punctului 77.1 din CFU și publicat pe site-ul Fiscului din Ucraina. Această regulă a fost introdusă abia în 2017, prin urmare planul-grafic pentru controalele din 2017 nu este disponibil publicului, și doar în decembrie va apărea pentru anul 2018. În planul de control sunt incluși PFA și persoane juridice care prezintă un risc de neplată a taxelor și care au fost identificate în încălcarea legislației.

Notificarea cu privire la controlul documentar planificat o puteți primi cu 10 zile înainte de începerea acestuia. Veți primi un ordin semnat de șeful Fiscului. Dacă această cerință nu este respectată, controlul este considerat ilegal.

Durata controlului nu trebuie să depășească zece zile, în cazuri excepționale poate fi prelungită doar cu încă cinci zile de către șeful autorității fiscale.

Informații despre controalele planificate pot fi vizualizate pe acest site.

Controlul neplanificat

Cu controlul neplanificat vin brusc și fără avertisment, dacă există cel puțin unul dintre motivele enumerate mai jos:

• Fiscul a primit informații că antreprenorul a încălcat legislația și nu a furnizat explicații și documente justificative în termen de 15 zile

• Au fost identificate date false în declarațiile fiscale și, de asemenea, nu există explicații pentru solicitările Fiscului

• Decizia instanței

• Termenele pentru depunerea declarațiilor au fost încălcate sau taxele nu au fost plătite la timp

• Antreprenorul a decis să depună o declarație corectivă pentru perioada deja verificată de Fisc

• PFA a depus cerere pentru închiderea afacerii

• Dacă a fost comisă o eroare în declarație și nu a fost depusă declarația corectivă

• Dacă nu au fost furnizate documente în termen de zece zile la solicitarea Fiscului pentru efectuarea unui control suplimentar

Înainte de a începe controlul, trebuie să vi se prezinte o copie a ordinului de control semnat.

Termenele de desfășurare a controlului sunt stipulate în punctul 82.2 din CFU: 5 zile pentru PFA cu angajați, 3 zile pentru PFA fără angajați care nu sunt plătitori de TVA, care au depus declarații nule timp de doi ani și nu au cont bancar.

Controlul efectiv

La punctul 80 din CFU se menționează că controlul efectiv poate fi realizat de doi sau mai mulți inspectori fiscali, la locul efectiv de desfășurare a activității antreprenoriale, în prezența antreprenorului. Din păcate, nu veți fi anunțat din timp despre desfășurarea unui astfel de control.

În timpul controlului se verifică respectarea regulilor de manipulare a numerarului, efectuarea operațiunilor de calcul (se pot face operațiuni de plată înainte de control, adică să cumpărați ceva în punctul dumneavoastră de vânzare), se verifică existența licențelor, certificatelor și patentelor, precum și relațiile cu angajații, dacă există contracte de muncă, dacă toți angajații sunt înregistrați.

În afară de ordinul semnat de șeful Fiscului pentru control, este necesar un temei, de exemplu:

• Fiscul a aflat că la punctul dumneavoastră de vânzare există încălcări ale operațiunilor de calcul sau nu aveți licențe pentru desfășurarea activității

• Un client a depus o plângere

• Nu a fost depus raportul RRO

• Fiscul a aflat că aveți angajați neînregistrați

Funcționarii autorităților fiscale pot monitoriza activitatea subiectului în timpul controlului.

Durata controlului efectiv nu trebuie să depășească zece zile. În cazuri excepționale, aceasta poate fi prelungită cu încă cinci zile de către șeful Fiscului.

După control, se întocmește un proces-verbal în două exemplare.

Procesul-verbal (referatul) privind rezultatele controlului

După control, se întocmește un proces-verbal sau referat în două exemplare. Un exemplu rămâne la dumneavoastră, celălalt rămâne la controlori. Dacă ați primit referatul, înseamnă că nu au fost identificate încălcări, astfel încât respirați ușurați și puteți continua să lucrați liniștit. Dacă ați primit procesul-verbal, înseamnă că undeva ați făcut o greșeală.

După control, puteți semna procesul-verbal sau refuzați semnătura, dacă nu sunteți de acord cu concluziile inspectorilor fiscali. În acest caz, se întocmește un proces-verbal de refuz, care este înregistrat la autoritățile fiscale și trimis antreprenorului în ziua următoare.

Dar! Refuzul semnării procesului-verbal sau neacordarea cu concluziile controlului nu vă scutește de plata amenzilor sau recalcularea obligațiilor fiscale. În această situație, trebuie să depuneți o obiecție scrisă la autoritățile fiscale sau să menționați toate obiecțiile și nesiguranțele în procesul-verbal al controlului. Acest lucru trebuie făcut în termen de cinci zile de la data procesului-verbal. În cererea dumneavoastră, puteți indica faptul că doriți să participați la examinarea obiecțiilor, iar autoritățile fiscale vor trebui să vă informeze despre locul și ora examinării în termen de șapte zile.

Ce documente trebuie să furnizați în timpul controlului fiscal?

Trebuie să furnizați controlorilor doar documentele care au legătură directă cu obiectul controlului, adică nu este necesar să scoateți „din sertare” toate documentele din activitatea dumneavoastră antreprenorială. De asemenea, lista documentelor necesare va depinde de tipul controlului: cameral, planificat sau efectiv.

Inspectorii fiscali au dreptul să verifice rapoartele, cărțile contabile, documentele legate de disciplina casieriei etc. Dacă contabilitatea este ținută în format electronic, vi se poate solicita să imprimați documentele. Dacă nu aveți documentele necesare, acest lucru poate deveni un motiv pentru înregistrarea în procesul-verbal al controlului și aplicarea amenzilor, așa că încercați să restabiliți documentele lipsă înainte de sosirea inspectorilor, cerând copii de la furnizori, contractori și altele.

De asemenea, inspectorii fiscali pot solicita efectuarea unei inventarieri a activelor fixe, mărfurilor și fondurilor bănești, așa că este mai bine să faceți inventarierea înainte de sosirea inspectorilor și să vă aduceți toate afacerea în ordine.

Este destul de dificil să descriem întreaga listă de documente care trebuie păstrate de antreprenori, deoarece obiectul controlului poate varia în fiecare caz. Cu toate acestea, recomandăm să puneți în ordine următoarele documente de bază legate de activitatea antreprenorială:

• documentele statutare (de înregistrare)

• licențele și brevetele

• documentele pentru spațiul închiriat

• documentele de personal

• cartea de înregistrare a veniturilor

• documentele primare pentru achiziționarea mărfurilor

• extrasele bancare, bonurile de marfă, chitanțele de plată etc.

În cazul în care ați ajuns în situația în care „oaspeții” neinvitați sub formă de inspectori au venit în biroul dumneavoastră, încercați să îi izolați de ceilalți angajați, pentru ca aceștia, din „simplitatea sufletească” să nu spună prea multe. Din păcate, cu Inspecția de Muncă acest lucru nu va funcționa, deoarece au dreptul să vorbească cu angajații, în alte cazuri - izolarea vă va ajuta.