Controalele fiscale ale afacerilor

Controalele fiscale ale afacerilor: tipuri, temeiuri, documente, RRO/PRRO, amenzi și procedura de apărare

În iulie 2026, în Ucraina nu există un moratoriu general asupra controalelor fiscale ale afacerilor. Serviciul Fiscal de Stat are dreptul să efectueze controale camerale, controale documentare planificate și neplanificate, precum și controale faptice. Pentru anumiți contribuabili și obiective economice aflate pe teritoriile unde se desfășoară acțiuni militare sau pe teritoriile ocupate temporar se aplică restricții speciale, însă acestea depind de adresa fiscală, locul amplasării obiectivului, data includerii teritoriului în lista oficială și excepțiile prevăzute de lege. Planul-grafic al controalelor documentare planificate pentru anul 2026 este în vigoare și a fost ajustat de Serviciul Fiscal de Stat la 26 iunie 2026.

Cea mai bună protecție a antreprenorului nu este refuzul formal al controlului, ci pregătirea sistemică: documente primare întocmite corespunzător, raportare fiscală și contabilă, origine confirmată a mărfurilor, funcționarea corectă a RRO/PRRO, date actuale despre obiectivele economice, angajați încadrați legal și licențe valabile. În timpul controlului trebuie verificate temeiul legal, ordinul, delegația și legitimațiile inspectorilor, trebuie consemnate obiectul și perioada controlului, documentele trebuie transmise pe bază de borderou, iar concluziile ilegale trebuie contestate la timp.

Ce controale fiscale poate efectua Serviciul Fiscal de Stat

Codul fiscal prevede trei tipuri principale de controale: camerale, documentare și faptice. Controalele documentare se împart suplimentar în planificate și neplanificate, la sediul contribuabilului și în afara sediului.

Controlul cameral

Controlul cameral se efectuează fără un ordin separat al conducătorului Serviciului Fiscal de Stat, fără delegație, fără acordul antreprenorului și fără prezența sa obligatorie. Sunt supuse controlului datele din raportarea fiscală și informațiile care există deja în sistemele Serviciului Fiscal de Stat, inclusiv datele administrării electronice a TVA, registrele facturilor fiscale și accizabile și sistemul de evidență a datelor RRO.

În urma controlului cameral, Serviciul Fiscal de Stat poate constata, în special:

• depunerea cu întârziere a rapoartelor;

• erori sau discrepanțe în declarații;

• încălcarea termenelor de înregistrare a facturilor fiscale sau accizabile;

• plata cu întârziere a obligațiilor fiscale stabilite;

• discrepanțe între datele din raportare și sistemele informaționale.

Absența inspectorului din sediul antreprenorului nu înseamnă că nu se efectuează un control. De aceea, este necesar să fie verificat regulat Cabinetul electronic, notificările fiscale și starea rapoartelor depuse.

Este în vigoare moratoriul asupra controalelor fiscale în timpul legii marțiale

Legea marțială nu înseamnă interdicția automată a tuturor controalelor fiscale. Moratoriul general pentru toate afacerile nu este în vigoare. În același timp, Codul fiscal stabilește restricții speciale pentru anumite teritorii și anumiți contribuabili.

Moratoriul temporar prevăzut la subpunctul 69.35¹ al subsecțiunii 10 secțiunea XX din Codul fiscal se aplică, în special:

• controalelor documentare ale contribuabililor a căror adresă fiscală la data începerii ocupației temporare, a acțiunilor militare active sau posibile aparținea teritoriului respectiv;

• controalelor faptice la locul amplasării obiectivelor care, la data începerii ocupației sau acțiunilor militare, erau situate pe teritoriul respectiv.

Legea prevede excepții în care anumite controale pot fi totuși efectuate. Prin urmare, includerea unei localități în lista oficială nu trebuie considerată o interdicție necondiționată a oricărui control.

Pentru controlul documentar contează anume adresa fiscală a contribuabilului la data începerii circumstanțelor relevante. Mutarea adresei fiscale pe un astfel de teritoriu după includerea lui în listă nu creează, prin ea însăși, dreptul la moratoriu. Pentru controlul faptic este important locul amplasării obiectivului economic.

Lista teritoriilor pe care se desfășoară sau s-au desfășurat acțiuni militare ori care sunt ocupate temporar a fost aprobată prin ordinul Ministerului Dezvoltării Comunităților și Teritoriilor al Ucrainei din 28 februarie 2025 nr. 376. Înainte de aplicarea facilității sau a moratoriului trebuie verificată versiunea în vigoare a Listei și datele indicate în aceasta.

În plus, controalele documentare și faptice în timpul legii marțiale trebuie efectuate numai dacă există condiții sigure pentru:

• accesul la teritorii, spații și bunuri;

• accesul la documente și informații fiscale;

• efectuarea inventarierii bunurilor, mărfurilor, numerarului și verificarea soldurilor.

Reguli speciale pentru documentele pierdute sau lăsate pe teritoriile ocupate

Subpunctul 69.28 al subsecțiunii 10 secțiunea XX din Codul fiscal stabilește un mecanism separat pentru contribuabilii care au desfășurat activitate pe teritoriile acțiunilor militare active sau pe teritoriile ocupate temporar și nu pot prezenta documente primare.

Temeiul poate fi:

• distrugerea, deteriorarea sau pierderea documentelor în legătură cu acțiunile militare;

• aflarea documentelor pe teritoriul respectiv, dacă acestea nu pot fi evacuate;

• pericol pentru viață sau sănătate în timpul evacuării;

• obstacole administrative pentru accesul la documente sau evacuarea acestora.

Contribuabilul transmite Serviciului Fiscal de Stat o notificare în formă liberă. Pentru persoana juridică, notificarea este semnată de conducător și de contabilul-șef. În notificare se indică:

• circumstanțele pierderii sau imposibilității evacuării;

• perioadele fiscale relevante;

• lista generală a documentelor;

• dacă este posibil — datele de identificare ale documentelor.

Notificarea poate fi depusă prin meniul «Corespondență cu Serviciul Fiscal de Stat» din Cabinetul electronic către organul Serviciului Fiscal de Stat de la locul principal de evidență sau pe hârtie printr-un centru de deservire a contribuabililor activ, personal, prin reprezentant sau prin poștă cu confirmare de primire și borderou al conținutului.

Depunerea unei notificări motivate are consecințe importante:

• indicatorii din raportare nu pot fi puși la îndoială doar din cauza lipsei documentelor primare;

• cheltuielile declarate, valorile negative și creditul fiscal se păstrează în limitele regulilor subpunctului 69.28;

• pentru perioadele indicate se instituie protecție specială împotriva controalelor documentare;

• în cazul notificării privind pierderea documentelor, perioadele respective nu sunt supuse controlului nici după încetarea legii marțiale.

Acest mecanism nu se aplică pierderii documentelor care nu are legătură cu acțiunile militare sau ocupația. Utilizarea neîntemeiată a procedurii speciale atrage răspunderea prevăzută de lege. Refuzul Serviciului Fiscal de Stat trebuie să fie motivat și poate fi contestat.

Controlul documentar planificat

Controlul planificat se efectuează conform planului-grafic anual al Serviciului Fiscal de Stat. În plan sunt incluși contribuabilii în activitatea cărora au fost identificate riscuri fiscale. Procedura de formare a planului și criteriile de risc sunt stabilite prin ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei nr. 524.

Periodicitatea includerii depinde de gradul de risc:

Planul-grafic pentru anul următor se publică până la 25 decembrie a anului precedent. Legea permite ajustarea acestuia: modificările pot fi introduse nu mai des de o dată în primul și o dată în al doilea trimestru, cu excepția corecturilor tehnice. Pentru contribuabilii noi adăugați în timpul ajustării sunt stabilite restricții separate privind cea mai timpurie dată de începere a controlului.

Pentru anul 2026, Serviciul Fiscal de Stat a publicat planul-grafic, iar la 26 iunie 2026 a plasat secțiunile ajustate privind persoanele juridice, instituțiile financiare și reprezentanțele nerezidenților, persoanele fizice, precum și controalele privind impozitul pe venitul persoanelor fizice, taxa militară și contribuția socială unică.

Înainte de începerea controlului planificat, contribuabilului trebuie să i se trimită sau să i se înmâneze, cu cel puțin 10 zile calendaristice înainte:

• copia ordinului de efectuare a controlului;

• notificarea scrisă cu indicarea datei începerii acestuia.

După primirea notificării trebuie imediat:

1. verificate datele întreprinderii sau ale FOP;

2. verificate perioada și obiectul controlului;

3. identificată înscrierea în versiunea în vigoare a planului-grafic;

4. formată lista documentelor pentru fiecare impozit și perioadă;

5. verificate rapoartele depuse, documentele primare și registrele contabile;

6. stabiliți angajații responsabili și reprezentantul;

7. pregătită procedura scrisă de interacțiune cu inspectorii.

Controlul documentar neplanificat

Controlul neplanificat nu este inclus în planul anual. Acesta poate fi dispus numai în temeiurile prevăzute expres de Codul fiscal. Lista acestor temeiuri este exhaustivă și se află la punctul 78.1 al articolului 78.

Printre temeiurile frecvente se numără:

• primirea de informații fiscale care indică posibile încălcări și neprezentarea de către contribuabil a explicațiilor și documentelor corespunzătoare la o solicitare legală;

• constatarea unor date neconforme în declarație și neprezentarea explicațiilor;

• nedepunerea declarației fiscale sau a altor rapoarte obligatorii;

• depunerea unui calcul de rectificare pentru o perioadă care a fost deja verificată;

• depunerea obiecțiilor la actul de control sau a unei plângeri cu referire la circumstanțe noi care nu pot fi examinate fără control;

• încetarea, reorganizarea sau falimentul contribuabilului în cazurile stabilite de lege;

• verificarea rambursării bugetare solicitate sau a valorii negative de TVA în cazurile prevăzute de lege;

• neprezentarea informațiilor pentru verificarea încrucișată;

• temeiuri legate de prețurile de transfer, grupurile internaționale de companii, companiile străine controlate și schimbul automat de informații.

Nu orice scrisoare a Serviciului Fiscal de Stat creează automat temei pentru un control neplanificat. Trebuie verificat:

• dacă Serviciul Fiscal de Stat are temei legal pentru solicitare;

• dacă sunt indicate circumstanțele faptice și informațiile despre o posibilă încălcare;

• ce documente anume sunt solicitate;

• dacă acestea au legătură cu obiectul solicitării;

• ce termen de răspuns este stabilit de norma concretă.

Pentru o parte dintre temeiurile articolului 78, termenul de depunere a explicațiilor și documentelor este de 15 zile lucrătoare din ziua următoare primirii solicitării. Pentru alte proceduri pot exista alte termene, de exemplu 10 zile lucrătoare pentru anumite solicitări de verificare încrucișată. De aceea, termenul trebuie stabilit potrivit subpunctului concret indicat de Serviciul Fiscal de Stat.

Răspunsul la solicitare este recomandabil să fie întocmit astfel:

• o scrisoare separată cu referire la numărul și data solicitării;

• explicații pentru fiecare întrebare;

• lista documentelor anexate;

• borderoul copiilor cu numărul de file;

• confirmarea expedierii sau înmânării.

Ignorarea unei solicitări întocmite corespunzător poate crea un temei independent pentru un control neplanificat.

Controlul documentar în afara sediului

Controlul în afara sediului se efectuează la sediul Serviciului Fiscal de Stat. Pentru controlul neplanificat în afara sediului trebuie să existe:

• decizia conducătorului, adjunctului acestuia sau a persoanei împuternicite a Serviciului Fiscal de Stat;

• ordinul;

• copia ordinului înmânată sau trimisă contribuabilului;

• notificarea scrisă privind data începerii și locul desfășurării.

Prezența antreprenorului în timpul controlului în afara sediului nu este obligatorie. În același timp, contribuabilul are dreptul să depună documente, explicații și obiecții. La cererea scrisă a contribuabilului, în cazul prevăzut de Codul fiscal, în locul controlului în afara sediului poate fi efectuat un control la sediu.

Notificarea privind controlul în afara sediului nu trebuie ignorată. Absența antreprenorului din sediul Serviciului Fiscal de Stat nu oprește controlul.

Controlul faptic

Controlul faptic se efectuează fără notificare prealabilă la locul activității efective sau la locul amplasării obiectivului economic.

În timpul unui astfel de control, Serviciul Fiscal de Stat poate verifica:

• efectuarea operațiunilor de decontare;

• utilizarea RRO și PRRO;

• emiterea bonurilor fiscale;

• operațiunile de casă și circulația numerarului;

• existența licențelor prevăzute de lege;

• producerea, evidența, depozitarea, transportarea și comercializarea mărfurilor accizabile;

• formalizarea raporturilor de muncă;

• admiterea efectivă a angajaților la muncă;

• alte aspecte atribuite expres prin lege competenței Serviciului Fiscal de Stat.

Temeiurile pentru controlul faptic pot fi, în special:

• rezultatele controalelor altor contribuabili care indică posibile încălcări;

• informații de la autorități de stat sau autorități ale administrației locale;

• sesizarea scrisă a cumpărătorului sau consumatorului;

• lipsa raportării obligatorii privind RRO/PRRO sau depunerea acesteia cu indicatori zero în cazurile prevăzute de lege;

• informații despre posibile încălcări în domeniul alcoolului, tutunului, lichidelor pentru țigări electronice sau combustibilului;

• control repetat asupra unei încălcări constatate anterior în termenul stabilit de lege;

• informații despre angajați neîncadrați legal, plata salariilor fără impozitare corespunzătoare sau activitate fără înregistrare de stat.

Înainte de începerea controlului faptic, inspectorii pot efectua o operațiune de decontare de control.

Angajatul magazinului, casierul sau administratorul trebuie să cunoască algoritmul intern de acțiune:

1. să informeze conducătorul și persoana responsabilă;

2. să ceară inspectorilor să prezinte documentele prevăzute de lege;

3. să nu împiedice consemnarea acțiunilor legale;

4. să nu ofere explicații orale neverificate în numele întreprinderii;

5. să nu semneze documente fără a le citi;

6. să consemneze observațiile în scris.

Ce documente trebuie să prezinte inspectorii

Pentru începerea controlului documentar la sediu sau a controlului faptic trebuie să existe temeiuri legale și documente întocmite corespunzător.

Cerințele privind datele delegației și ordinului sunt stabilite de articolul 81 din Codul fiscal.

Este recomandabil să se facă copii sau fotografii ale documentelor, să se consemneze data și ora sosirii inspectorilor, numele și funcțiile acestora.

Neprezentarea documentelor prevăzute sau întocmirea lor cu încălcarea cerințelor Codului fiscal poate constitui temei pentru neadmitere. În același timp, refuzul din motive neprevăzute de lege nu este admis. Decizia de neadmitere trebuie să fie justificată juridic, deoarece poate genera proceduri fiscale separate și un litigiu.

Refuzul doar de a semna delegația nu oprește controlul. Inspectorii întocmesc un act privind refuzul de semnare, după care pot începe controlul.

Semnătura pe delegație confirmă luarea la cunoștință a documentului, nu acordul cu toate acțiunile Serviciului Fiscal de Stat. În cazul existenței unor observații, acestea trebuie formulate în scris.

Termenele de efectuare a controalelor

Termenul depinde de tipul controlului și de categoria contribuabilului.

Control documentar planificat

Control documentar neplanificat

Control faptic

Controlul faptic nu trebuie să depășească 10 zile. Termenul acestuia poate fi prelungit cu cel mult 5 zile dacă există temeiuri prevăzute de lege, inclusiv cererea antreprenorului privind necesitatea de a prezenta documente sau existența unui regim de lucru în schimburi ori cu evidență cumulată.

Dacă contribuabilul depune documente cu mai puțin de trei zile lucrătoare înainte de finalizarea controlului, termenul poate fi prelungit în modul stabilit de Codul fiscal.

Ce documente trebuie să pregătească afacerea

Lista depinde de tipul activității, sistemul de impozitare, obiectul și perioada controlului. Documentele trebuie să confirme nu doar faptul operațiunii, ci și conținutul economic, volumul, valoarea, mișcarea activelor, plata și reflectarea în evidență.

Documente de înregistrare și organizatorice

Verificați:

• actualitatea datelor din Registrul unic de stat;

• împuternicirile conducătorului;

• ordinele privind numirea persoanelor responsabile;

• procurile reprezentanților;

• codurile KVED, dacă acestea au importanță pentru regimul fiscal sau licențiere;

• statutul fiscal și înregistrarea ca plătitor de TVA;

• documentele privind sistemul de impozitare ales.

Evidența contabilă și fiscală

Pregătiți:

• declarațiile și calculele fiscale;

• situațiile financiare;

• registrele contabile;

• balanțele de verificare;

• cartea mare, dacă este ținută;

• politica contabilă;

• facturile fiscale și calculele de ajustare;

• facturile accizabile — dacă există operațiuni relevante;

• documentele privind diferențele fiscale;

• calculele impozitelor, taxelor și contribuției sociale unice;

• confirmările de plată.

Înainte de începerea controlului trebuie comparate valorile din declarații cu evidența contabilă, extrasele bancare, RRO/PRRO, datele de depozit și documentele primare.

Contracte și documente primare

Pentru fiecare contraparte sau operațiune semnificativă, formați un lanț documentar complet:

1. contractul și anexele;

2. comanda sau specificația;

3. factura;

4. avizul, actul sau alt document de predare;

5. documentele de transport — dacă sunt necesare potrivit legii sau condițiilor operațiunii;

6. documentele de plată;

7. documentele de recepție în evidență;

8. documentele privind utilizarea sau comercializarea ulterioară a mărfii.

În documente trebuie să fie concordante:

• denumirile părților;

• datele fiscale;

• data;

• nomenclatorul;

• cantitatea;

• prețul;

• suma totală;

• impozitele;

• locul predării;

• semnăturile sau semnăturile electronice corespunzătoare.

Nu trebuie create sau corectate documente retroactiv. Dacă este identificată o eroare, aceasta trebuie corectată prin metoda prevăzută de legislație, cu păstrarea istoricului modificărilor.

Mărfuri, depozit, păstrare și livrare

Pentru o afacere cu mărfuri este recomandabil să existe:

• documente privind achiziția sau producerea mărfii;

• avize;

• documente vamale — pentru operațiunile de import;

• documente de depozit;

• date privind soldurile;

• liste de inventariere;

• documente de transfer intern;

• documente de retur, casare și reducere de preț;

• documente privind livrarea;

• documente de transport al mărfurilor — în cazurile în care întocmirea lor este obligatorie sau rezultă din condițiile transportului;

• documente privind dreptul de utilizare a depozitului;

• documente privind marcarea, trasabilitatea, certificarea sau conformitatea — dacă sunt cerute de legislația specială pentru produse concrete.

Stocurile efective de marfă trebuie să corespundă evidenței de depozit și celei contabile. Diferențele trebuie explicate documentar: prin retururi, transferuri, casări, diferențe de inventar sau alte operațiuni corespunzătoare.

Spațiile și formularul nr. 20-OPP

Contribuabilul depune informații despre obiectele de impozitare sau obiectele prin care se desfășoară activitatea prin formularul nr. 20-OPP. Trebuie raportate obiectele proprii, închiriate și date în chirie. Termenul de depunere a informației despre crearea, deschiderea sau înregistrarea obiectului este de 10 zile lucrătoare.

Verificați concordanța următoarelor date:

• adresa din contractul de închiriere sau documentul de proprietate;

• denumirea unității economice;

• informația din formularul nr. 20-OPP;

• datele RRO/PRRO;

• adresa din licență;

• locul de păstrare a mărfurilor;

• locul efectiv de desfășurare a activității.

Neconcordanța adreselor din documente poate duce la întrebări suplimentare în timpul controlului și poate crea riscuri pentru înregistrarea RRO/PRRO sau pentru activitatea licențiată.

Angajații

Angajatul nu poate fi admis la muncă fără:

• contract de muncă formalizat;

• ordin sau dispoziție de angajare;

• notificarea Serviciului Fiscal de Stat privind angajarea, în modul stabilit.

Pregătiți pentru control:

• contractele de muncă;

• ordinele de angajare, transfer și concediere;

• notificările către Serviciul Fiscal de Stat și chitanțele de acceptare a acestora;

• statul de personal;

• pontajele timpului de muncă;

• documentele privind calcularea și plata salariului;

• datele privind impozitul pe venitul persoanelor fizice, taxa militară și contribuția socială unică;

• contractele civile — dacă acestea reglementează real executarea unui rezultat concret, și nu ascund raporturi de muncă.

În timpul controlului faptic, Serviciul Fiscal de Stat evaluează nu doar existența contractului, ci și circumstanțele reale ale muncii: programul, subordonarea, locul de muncă, caracterul sistematic al îndeplinirii funcțiilor, plata remunerației și alte indicii.

RRO și PRRO: ce trebuie verificat înainte de sosirea Serviciului Fiscal de Stat

Obligația de a utiliza RRO sau PRRO depinde de tipul operațiunii de decontare, de activitate și de excepțiile speciale prevăzute de Legea nr. 265/95-VR. Nu trebuie pornit doar de la grupa impozitului unic: dreptul de a nu utiliza RRO/PRRO este determinat de ansamblul condițiilor legale.

Înainte de control trebuie să vă asigurați că:

• RRO sau PRRO este înregistrat pe unitatea economică corespunzătoare;

• adresa corespunde documentelor pentru spațiu și formularului nr. 20-OPP;

• operațiunile de decontare se efectuează la suma integrală;

• cumpărătorul primește bon fiscal pe hârtie sau electronic;

• nomenclatorul mărfurilor corespunde sortimentului efectiv;

• sunt indicate corect cantitatea, prețul, cota de impozitare și suma;

• retururile de bani sunt efectuate corect;

• introducerea și retragerea de serviciu sunt оформate în cazurile prevăzute;

• numerarul efectiv corespunde datelor de evidență;

• casierii lucrează cu drepturi de acces corespunzătoare;

• procedurile de rezervă pentru defecțiuni tehnice corespund legislației.

Bonul fiscal trebuie să conțină elementele obligatorii, inclusiv denumirea antreprenorului sau întreprinderii, denumirea și adresa unității economice, datele fiscale, denumirea mărfii sau serviciului, cantitatea, prețul și alte date prevăzute de Regulamentul nr. 13. Denumirea și adresa unității economice trebuie să corespundă documentelor pentru spațiu și datelor din formularul nr. 20-OPP.

Pentru mărfurile accizabile se aplică cerințe suplimentare privind programarea și elementele bonului, inclusiv codul subcategoriei de marfă conform UKT ZED, indicatorii fiscali și datele timbrului de acciz în cazurile stabilite de legislație.

Pentru încălcările prevăzute de punctul 1 al articolului 17 din Legea privind RRO, de la 1 august 2025 se aplică sancțiunile financiare standard:

• 100% din valoarea mărfurilor, lucrărilor sau serviciilor vândute cu încălcare — pentru prima încălcare;

• 150% din valoare — pentru fiecare încălcare următoare.

Licențe și mărfuri accizabile

Întreprinderile care lucrează cu băuturi alcoolice, produse din tutun, lichide pentru țigări electronice, combustibil, alcool sau alte produse supuse reglementării speciale trebuie să verifice cerințele Legii Ucrainei nr. 3817-IX. Legea anterioară nr. 481/95-VR și-a pierdut valabilitatea, de aceea nu se poate conta doar pe vechile reguli.

Înainte de controlul faptic sau documentar, verificați:

• dacă a fost acordat tipul necesar de licență;

• dacă licența este reflectată în registrul corespunzător;

• dacă activitatea efectivă corespunde tipului de licență;

• dacă adresele locurilor de activitate și depozitare corespund informațiilor din registre;

• dacă au fost introduse RRO/PRRO și obiectivele economice necesare;

• dacă plățile periodice pentru licență au fost efectuate la timp;

• dacă mărfurile corespund cerințelor de marcare;

• dacă există documente privind originea, achiziția, transportul și depozitarea;

• dacă sunt respectate regulile speciale de evidență și raportare;

• dacă modificările datelor de licențiere au fost depuse la timp.

Legea nr. 3817-IX utilizează noțiunea de «încetare a valabilității licenței». Lista completă a temeiurilor se află în partea a doua a articolului 46 și depinde de tipul activității. Unul dintre temeiurile prevăzute expres este neplata tranșei următoare pentru licență.

Decizia privind încetarea valabilității licenței intră, ca regulă generală, în vigoare în a doua zi lucrătoare după ziua trimiterii ei contribuabilului. O astfel de decizie poate fi contestată.

Pentru alte tipuri de activități economice licențiate trebuie aplicată Legea Ucrainei «Cu privire la licențierea tipurilor de activitate economică» și legea specială a domeniului respectiv.

Cum se prezintă documentele în timpul controlului

După începerea controlului, contribuabilul este obligat să prezinte documentele care aparțin sau au legătură cu obiectul acestuia. În același timp, inspectorii nu trebuie să depășească limitele obiectului, perioadei și temeiului legal al controlului.

Procedura recomandată:

1. obțineți lista scrisă a documentelor necesare;

2. comparați fiecare poziție cu obiectul și perioada controlului;

3. pregătiți copiile;

4. certificați-le prin semnătura persoanei împuternicite și ștampilă, dacă aceasta se utilizează;

5. întocmiți scrisoarea de însoțire;

6. formați borderoul cu denumiri, date, numere și numărul de file;

7. obțineți confirmarea primirii.

Solicitarea inspectorului privind obținerea copiilor certificate în limitele articolului 85 din Codul fiscal trebuie depusă cu cel puțin cinci zile lucrătoare înainte de încheierea controlului.

Primirea copiilor se оформează prin borderou. Copia borderoului trebuie înmânată contribuabilului sau reprezentantului acestuia.

Originalele documentelor pot fi prezentate pentru consultare în modul prevăzut de lege, însă inspectorilor fiscali le este interzis să ridice originalele documentelor primare, contabile, financiar-economice și ale altor documente. Excepțiile pot fi aplicate potrivit regulilor legislației procesual-penale, nu în cadrul unui control fiscal obișnuit.

Nu se recomandă:

• transmiterea documentelor fără borderou;

• predarea originalelor fără temei legal;

• prezentarea documentelor care nu au legătură cu obiectul controlului fără analiza cererii;

• semnarea unui borderou incomplet sau inexact;

• lăsarea fără răspuns a cererilor scrise;

• transmiterea singurului exemplar al unui document important.

Neprezentarea documentelor care confirmă indicatorii declarați, ca regulă generală, poate fi echivalată cu lipsa acestora la formarea raportării respective. Excepții sunt prevăzute, în special, pentru cazurile de ridicare a documentelor de către organele de drept sau alte organe competente.

Termenele de păstrare a documentelor

Codul fiscal stabilește termene minime de păstrare. Acestea depind de tipul documentului și de categoria contribuabilului.

Pentru persoanele care desfășoară activitate independentă și alte documente se aplică categoria corespunzătoare a articolului 44 din Codul fiscal.

Termenele se calculează potrivit regulilor punctului 44.3 din Codul fiscal. Acestea pot fi prelungite pe perioada suspendării curgerii termenelor de prescripție în cazurile prevăzute de lege. Dacă este în desfășurare un control, o contestare administrativă sau un litigiu judiciar, documentele legate de obiectul litigiului nu pot fi distruse până la finalizarea definitivă a procedurilor respective.

Pentru protecția afacerii este recomandabil să fie păstrate:

• arhiva pe hârtie;

• copiile electronice ale documentelor;

• copiile de rezervă ale bazelor de evidență;

• copiile de rezervă ale datelor RRO/PRRO și ale evidenței de depozit;

• copii de rezervă protejate în afara biroului principal;

• jurnalul de restaurare și verificare a copiilor de rezervă.

Copierea de rezervă nu înlocuiește documentul primar obligatoriu, dar reduce riscul pierderii probelor și al întreruperii activității.

Ce trebuie făcut în cazul pierderii sau deteriorării obișnuite a documentelor

Dacă documentele sunt pierdute, deteriorate sau distruse înainte de termen în afara procedurii speciale a subpunctului 69.28, se aplică punctul 44.5 din Codul fiscal.

Contribuabilul trebuie:

1. să informeze în scris organul Serviciului Fiscal de Stat în termen de cinci zile de la data evenimentului;

2. să prezinte documente întocmite corespunzător care confirmă circumstanțele evenimentului;

3. să restaureze documentele în termen de 90 de zile calendaristice din ziua următoare primirii notificării de către Serviciul Fiscal de Stat.

Dovezile pot include documente ale poliției, ale Serviciului de Stat pentru Situații de Urgență, acte ale comisiilor, documente despre avarie, deteriorarea spațiului, atac cibernetic sau alt eveniment — în funcție de circumstanțele faptice.

Faptul pierderii nu înseamnă scutire automată de control sau de răspundere fiscală. Trebuie îndeplinită procedura de notificare și luate măsuri reale pentru restaurarea documentelor.

Principalele riscuri financiare

Amenda prevăzută de punctul 121.1 din Codul fiscal este de 1020 UAH, iar pentru o încălcare similară repetată în decurs de un an — 2040 UAH.

Pentru anumiți FOP — plătitori ai impozitului unic din grupele întâi și a doua, precum și din grupa a treia fără TVA — punctul 121.1 prevede o excepție privind amenda anume pentru nepăstrarea documentelor primare care confirmă cheltuielile pentru achiziția de mărfuri sau servicii. Aceasta nu anulează alte obligații contabile, comerciale, privind RRO sau documentare.

Nu există un procent unic universal al amenzii pentru toate stabilirile suplimentare fiscale. Cuantumul depinde de articolul concret al Codului fiscal, tipul impozitului, natura încălcării, repetare, vinovăție și alte condiții legale.

Cum trebuie să vă comportați în timpul controlului

1. Numiți o persoană responsabilă

Stabiliți persoana care:

• întâmpină inspectorii;

• verifică documentele;

• informează conducătorul și juristul;

• ține jurnalul evenimentelor;

• coordonează transmiterea documentelor.

Angajații nu trebuie să prezinte independent documente sau explicații în numele întreprinderii fără împuterniciri stabilite.

2. Verificați temeiul și documentele

Verificați:

• tipul controlului;

• articolul și subpunctul Codului fiscal;

• obiectul;

• perioada;

• adresa;

• data începerii;

• durata;

• numele inspectorilor.

3. Consemnați începutul controlului

Notați:

• data și ora exactă;

• lista inspectorilor;

• datele delegațiilor;

• datele ordinului;

• observațiile la documente;

• persoanele prezente din partea întreprinderii.

4. Nu extindeți obiectul controlului prin înțelegeri verbale

Toate solicitările de documente este preferabil să fie primite în scris. Dacă inspectorul solicită documente care nu au legătură cu obiectul, cereți să fie indicat temeiul legal și legătura cu controlul.

5. Transmiteți documentele controlat

Transmiteți copii:

• cu scrisoare de însoțire;

• pe bază de borderou;

• cu indicarea numărului de file;

• cu confirmarea primirii.

6. Nu ascundeți și nu distrugeți informații

După primirea ordinului, solicitării sau după începerea controlului, nu se pot șterge date electronice, modifica evidența sau distruge documente. Corectările legale trebuie să fie transparente și întocmite corespunzător.

7. Oferiți explicații echilibrate

Răspunsurile orale nu trebuie să se bazeze pe presupuneri. Dacă pentru răspuns trebuie verificate evidența sau documentele, este recomandabil să se comunice că informația va fi furnizată după verificarea datelor.

8. Consemnați încălcările procedurii

Notați:

• depășirea obiectului;

• cerințe fără temei legal;

• refuzul de a primi documente;

• încălcarea termenelor;

• date incorecte în delegație sau ordin;

• alte încălcări procedurale.

9. Citiți toate documentele înainte de semnare

Nu lăsați spații goale. Verificați numărul de pagini și anexe. În caz de dezacord, indicați acest lucru în scris.

10. Păstrați setul complet de materiale

Dosarul controlului trebuie să includă:

• ordinul;

• delegația;

• notificarea;

• solicitările;

• răspunsurile;

• borderourile documentelor transmise;

• actele;

• certificatele;

• obiecțiile;

• notificările privind examinarea;

• deciziile-notificări fiscale;

• dovezile expedierii și primirii.

Actul de control, obiecțiile și decizia-notificare fiscală

Actul de control nu este decizia finală privind plata impozitului. În acesta sunt expuse circumstanțele și concluziile stabilite de inspectori. Obligația bănească sau amenda în urma controlului se stabilește prin decizia-notificare fiscală.

Dacă antreprenorul nu este de acord cu actul, are dreptul să depună:

• obiecții;

• documente suplimentare;

• explicații scrise;

• dovezi ale circumstanțelor atenuante;

• dovezi ale lipsei vinovăției sau temeiurilor de răspundere.

Termenul general de depunere a obiecțiilor este de 10 zile lucrătoare din ziua următoare primirii actului. Pentru anumite controale speciale, Codul fiscal poate stabili un alt termen.

În obiecții este recomandabil să fie expuse separat:

1. încălcările procedurale;

2. erorile în circumstanțele faptice;

3. aplicarea incorectă a normelor de drept;

4. calculele incorecte;

5. documentele care nu au fost luate în considerare;

6. calculul propriu;

7. cererea de anulare sau modificare a concluziilor.

Serviciul Fiscal de Stat informează contribuabilul despre locul și ora examinării materialelor. Această notificare se trimite în termen de două zile lucrătoare după primirea obiecțiilor, dar cu cel puțin patru zile lucrătoare înainte de examinare. Legea prevede posibilitatea participării prin videoconferință.

Dacă obiecțiile nu sunt depuse, decizia-notificare fiscală, ca regulă generală, se adoptă în termen de 10 zile lucrătoare din ziua următoare înmânării actului. Dacă sunt depuse obiecții, decizia se adoptă prin procedura specială după examinarea acestora, inclusiv în termen de cinci zile lucrătoare după concluzia corespunzătoare a comisiei.

Refuzul de a semna actul nu îl anulează. De multe ori este mai potrivit să se primească un exemplar al actului și să se indice că contribuabilul nu este de acord cu concluziile și va depune obiecții în termenul stabilit.

Contestarea administrativă și judiciară

Decizia-notificare fiscală sau altă decizie a Serviciului Fiscal de Stat poate fi contestată:

• pe cale administrativă — la organul de control de nivel superior;

• pe cale judiciară.

Plângerea către Serviciul Fiscal de Stat se depune în termen de 10 zile lucrătoare care urmează zilei primirii deciziei. La aceasta pot fi anexate documente, calcule și alte dovezi.

Contestarea administrativă la timp suspendă executarea obligației bănești contestate pe perioada examinării plângerii. Până la finalizarea contestării administrative, suma respectivă nu este considerată stabilită definitiv.

În plângere trebuie separate:

• încălcările procedurii de dispunere a controlului;

• încălcările procedurii de admitere și desfășurare;

• depășirea obiectului;

• evaluarea incorectă a documentelor;

• aplicarea incorectă a normelor de drept;

• erorile de calcul;

• lipsa temeiurilor pentru amendă.

Termenul de adresare la instanța administrativă depinde de modalitatea contestării prealabile și de natura cererilor. Acesta trebuie determinat separat potrivit Codului fiscal și Codului de procedură administrativă al Ucrainei, fără a amâna pregătirea acțiunii.

Practica Curții Supreme

În hotărârea din 21 februarie 2020 în cauza nr. 826/17123/18, Curtea Supremă a formulat o abordare importantă pentru afaceri: chiar dacă contribuabilul a admis inspectorii la control, aceasta nu îl privează de dreptul ca, în timpul contestării deciziei-notificare fiscale, să invoce încălcări ale procedurii de dispunere sau desfășurare a controlului. Instanțele trebuie să evalueze aceste argumente procedurale înainte de a trece la verificarea pe fond a stabilirilor fiscale suplimentare.

Aceasta nu înseamnă că orice încălcare formală anulează automat rezultatele controlului. Trebuie dovedită încălcarea concretă și semnificația ei juridică.

Controlul fiscal nu este percheziție

Controlul fiscal nu trebuie confundat cu percheziția în cadrul procedurii penale.

În timpul unui control fiscal obișnuit, inspectorii acționează potrivit Codului fiscal. Ei nu efectuează percheziție și nu au dreptul să ridice originalele documentelor contabile și primare, cu excepția cazurilor realizate potrivit regulilor procedurii penale.

Percheziția se efectuează potrivit Codului de procedură penală. Ca regulă generală, pătrunderea în locuință sau în altă posesie și efectuarea percheziției necesită o hotărâre judecătorească. Articolul 233 din Codul de procedură penală prevede excepții urgente separate. Procedura de executare a încheierii privind percheziția este stabilită de articolul 236.

În cazul unei percheziții, întreprinderea trebuie:

1. să informeze imediat avocatul;

2. să verifice încheierea, adresa, termenul ei de valabilitate și limitele percheziției permise;

3. să solicite admiterea avocatului;

4. să nu opună rezistență fizică;

5. să controleze descrierea bunurilor ridicate;

6. să consemneze numerele de serie ale tehnicii;

7. să indice obiecțiile în procesul-verbal;

8. să obțină copiile corespunzătoare ale documentelor procesuale.

Pentru protecția activelor și continuitatea activității, întreprinderea ar trebui să aibă din timp copii de rezervă protejate ale datelor, evidența echipamentelor cu numere de serie, un plan de recuperare în caz de avarie și contacte stabilite ale avocatului și conducătorilor responsabili.

Checklist final de pregătire a afacerii

Înainte de control, asigurați-vă că:

• întreprinderea sau FOP a fost verificat în planul-grafic în vigoare al Serviciului Fiscal de Stat;

• adresa fiscală și datele sunt actuale;

• toate declarațiile fiscale au fost depuse;

• datele din raportare corespund evidenței contabile;

• documentele primare formează un lanț complet al operațiunilor;

• documentele sunt păstrate pe durata termenelor stabilite;

• contractele, avizele, actele și plățile sunt concordante;

• originea și circulația mărfurilor sunt confirmate;

• soldurile de depozit corespund evidenței;

• spațiile sunt оформate prin contracte corespunzătoare;

• formularul nr. 20-OPP a fost depus pentru toate obiectele necesare;

• adresele din formularul nr. 20-OPP, RRO/PRRO, licențe și contracte coincid;

• RRO/PRRO sunt înregistrate și funcționează corect;

• bonurile fiscale conțin toate elementele obligatorii;

• angajații sunt încadrați înainte de admiterea efectivă la muncă;

• licențele sunt valabile, plățile sunt efectuate, iar datele sunt actuale;

• documentele privind mărfurile accizabile și marcarea corespund legii;

• a fost desemnat responsabilul pentru interacțiunea cu Serviciul Fiscal de Stat;

• documentele sunt transmise numai pe bază de borderou;

• copiile de rezervă ale datelor contabile au fost verificate;

• conducătorul, contabilul, juristul și angajații responsabili cunosc procedura de acțiune.

Surse oficiale

1. Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — articolele 20, 42, 44, 56, 75–86, 102, 121; subpunctele 69.22, 69.28, 69.35¹ ale subsecțiunii 10 secțiunea XX.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

2. Planul-grafic al controalelor documentare planificate ale contribuabililor pentru anul 2026, Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei.
   https://tax.gov.ua/diyalnist-/plani-ta-zviti-roboti-/1024987.html

3. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 02.06.2015 nr. 524 «Cu privire la aprobarea Procedurii de formare a planului-grafic de efectuare a controalelor documentare planificate ale contribuabililor».
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-15

4. Ordinul Ministerului Dezvoltării Comunităților și Teritoriilor al Ucrainei din 28.02.2025 nr. 376 «Cu privire la aprobarea Listei teritoriilor pe care se desfășoară/s-au desfășurat acțiuni militare sau ocupate temporar de Federația Rusă».
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0380-25

5. Legea Ucrainei din 06.07.1995 nr. 265/95-VR «Cu privire la utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor» — articolele 3, 9, 10, 17.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

6. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 «Cu privire la aprobarea Regulamentului privind forma și conținutul documentelor de decontare/documentelor electronice de decontare…» — secțiunile I–II ale Regulamentului.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16

7. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 09.12.2011 nr. 1588 «Cu privire la aprobarea Procedurii de evidență a contribuabililor și plătitorilor de taxe» — secțiunea VIII, formularul nr. 20-OPP.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1562-11

8. Codul muncii al Ucrainei din 10.12.1971 nr. 322-VIII — articolele 24, 265.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08

9. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 17.06.2015 nr. 413 «Cu privire la procedura de notificare a Serviciului Fiscal de Stat și a organelor sale teritoriale despre angajarea unui lucrător…».
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/413-2015-%D0%BF

10. Legea Ucrainei din 18.06.2024 nr. 3817-IX «Cu privire la reglementarea de stat a producerii și circulației alcoolului etilic, distilatelor alcoolice, băuturilor alcoolice, produselor din tutun, materiei prime de tutun și lichidelor utilizate în țigările electronice, precum și a combustibilului» — licențiere, evidență și control; articolul 46.
    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20

11. Legea Ucrainei din 02.03.2015 nr. 222-VIII «Cu privire la licențierea tipurilor de activitate economică».
    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/222-19