Achiziții în comerțul cu amănuntul: conexiune, cerințe pentru întreprinzătorii individuali și contabilitate

Achiziția este un serviciu care permite unei afaceri să accepte plăți cu carduri bancare și alte metode fără numerar (prin terminal POS, smartphone sau online).

Pe scurt: când clientul plătește cu cardul, iar banii ajung în contul antreprenorului — aceasta este achiziția. Banca sau compania de plăți asigură funcționarea terminalului, conexiunea cu banca clientului și creditarea fondurilor, iar afacerea plătește un comision pentru acest serviciu.

Mai jos găsiți informații detaliate despre achiziție, particularitățile ei pentru Persoană fizică autorizată și modul de evidență în complexul software Torgsoft.

1. Achiziția: ce este, cum funcționează și de ce este necesară

Principalul avantaj al achiziției integrate este transmiterea automată a sumei exacte de plată din programul de casă către terminalul bancar. Acest lucru elimină erorile de introducere manuală.

Cum funcționează împreună cu sistemul de evidență:

1. Casierul formează bonul în program și alege forma de plată «Fără numerar».

2. Suma se transmite automat către terminalul POS.

3. Clientul apropie cardul sau gadgetul.

4. Banca autorizează plata, iar terminalul transmite semnalul tranzacției reușite înapoi în program.

5. Programul înregistrează vânzarea, închide bonul și tipărește bonul fiscal cu datele plății.

6. Banii intră în contul de decontare al antreprenorului (de obicei, în următoarea zi bancară), după reținerea comisionului de achiziție.

De ce este necesară achiziția:

• Creșterea vânzărilor. Clienții cumpără mai des când nu sunt limitați de suma de numerar din portofel.

• Siguranță și mai puține încasări de numerar. Reducerea circulației numerarului scade riscurile de greșeli ale casierului (rest greșit), acceptarea bancnotelor false și furturi.

• Rambursări transparente. Returnarea banilor (Refund) se face pe cardul clientului prin terminal, folosind un număr unic al tranzacției (RRN), care se înregistrează în sistem.

• Mobilitate. Există soluții precum «Terminal în smartphone» (de exemplu, integrarea cu aplicația «Terminal» de la PrivatBank sau Tap to Pay), care permit acceptarea plăților fără un terminal POS fizic, folosind doar un smartphone cu NFC.

2.  Achiziția pentru Persoană fizică autorizată: cerințe legale

Pentru Persoană fizică autorizată, utilizarea achiziției este reglementată de legislație și are anumite particularități.

Termene de implementare obligatorie:

• Din 1 ianuarie 2025: prezența terminalelor POS este obligatorie pentru comerț în localități cu populație mai mică de 5 mii de persoane.

• Din 1 ianuarie 2026: toate Persoană fizică autorizată care folosesc CM/pCM sunt obligate să asigure posibilitatea plății fără numerar, indiferent de numărul populației.

• Excepție: Persoană fizică autorizată din grupa 1 (care nu sunt obligate să folosească CM) și comercianții care activează în zona acțiunilor de luptă (pe durata legii marțiale + 3 luni după încetarea acesteia).

Răspundere (amenzi conform art. 163-15 din Codul contravențional): pentru refuzul plății cu cardul sau lipsa terminalului este prevăzută o amendă administrativă:

• De la 1700 la 3400 UAH — pentru prima abatere.

• De la 8500 la 17 000 UAH — pentru abatere repetată în decurs de un an.

Multimerchant (lucru cu mai multe Persoană fizică autorizată). Funcția multimerchant permite utilizarea unui singur terminal fizic pentru deservirea mai multor Persoană fizică autorizată. Torgsoft comută automat terminalul pe contul de comerciant necesar în funcție de cui aparține marfa din bon sau permite casierului să aleagă manual destinatarul fondurilor.

3. Evidența achiziției în Torgsoft

Pentru automatizarea acestui proces în Torgsoft se utilizează opțiunea suplimentară «Conectarea terminalului bancar». Rețineți că această opțiune este adesea cumpărată prin abonament anual.

Setări pentru evidență:

1. Protocoale: Torgsoft suportă lucrul cu terminale prin protocoalele BPOS, PosApi, WebSocket/JSON, SSI, InpasEcrCom. Este necesar să verificați la bancă dacă terminalul dvs. suportă unul dintre aceste protocoale.

2. Evidența financiară a comisionului. În setările contului de decontare se stabilește procentul comisionului de achiziție. La fiecare vânzare, programul calculează automat suma reținută de bancă drept comision și o înregistrează la articolul de cheltuieli «Achiziție». Astfel vedeți profitul net real.

3. Comisionul băncii. În setările contului de decontare (Setări - Rețea comercială - Cont de decontare) puteți indica procentul de achiziție și suma achiziției. Acest lucru permite programului să calculeze automat cheltuielile pentru serviciile băncii la fiecare tranzacție.

4. Extrase bancare. La încărcarea extraselor (de exemplu, prin integrarea cu Privat24 sau Monobank), programul poate crea automat un document financiar pentru suma comisionului de achiziție, dacă este activată setarea «A lua în calcul achiziția la crearea plății».

Afișare în bon (pCM). Dacă folosiți CM programatic (pCM) împreună cu terminalul și opțiunea suplimentară Conectarea terminalului bancar, Torgsoft transmite automat datele despre terminal (identificatorul dispozitivului, sistemul de plată, codul de autorizare, RRN) în bonul fiscal. Aceasta este o cerință obligatorie a legislației pentru identificarea plății. Pentru aceasta, în setările pCM trebuie activată opțiunea «Transmiterea informațiilor despre plata prin operatorul bancar».

Cum arată în rapoarte: banii primiți prin terminal nu intră în «Casa» (numerar), ci într-un «Cont de decontare» virtual în program. În rapoarte (de exemplu, «Raport comercial» sau «Analiza perioadei») veți vedea separat sumele vânzărilor pe numerar și sumele încasărilor fără numerar.