Rapoarte comerciale în afaceri: la ce servesc și cum să le folosești

Antreprenorii folosesc rapoarte pentru a controla cheltuielile, a trece diverse verificări, precum și pentru a analiza procesele comerciale și a dezvolta afacerea. Crearea unei afaceri de succes și dezvoltarea acesteia este posibilă doar prin aplicarea unei analize de calitate.

Analiza vânzărilor reprezintă colectarea și prelucrarea datelor pentru luarea deciziilor manageriale orientate spre dezvoltarea și creșterea profitabilității afacerii.
Antreprenorii creează și analizează rapoarte pentru a trage concluzii:

• cum se cheltuie și dacă se mărește capitalul afacerii,
• dacă veniturile întreprinderii nu depășesc limitele,
• dacă sumele de bani din casele de marcat și din conturile bancare sunt corecte,
• care punct de vânzare este mai profitabil,
• care zile pot fi făcute libere,
• care sortiment este mai profitabil,
• cât de eficiente sunt reducerile, cardurile de bonus, publicitatea,
• dacă personalul lucrează eficient,
• dacă prețul produsului este relevant etc.

Pe baza acestor date, antreprenorii iau decizii manageriale cu privire la sortimentul de produse, formarea prețurilor și planificarea reducerilor, gestionarea personalului, regimul de funcționare al magazinului etc.

Cum se colectează datele și se realizează analiza în afaceri?

Colectarea datelor pentru analiză este facilitată de programul de contabilitate Torgsoft. Acesta generează diverse tipuri de rapoarte pentru analiza cuprinzătoare a proceselor de afaceri. Pentru a genera raportul necesar, selectați tipul de raport și perioada pe care doriți să o vizualizați în meniul principal „Raport”.

Controlul fluxului de numerar și al stării capitalului prin rapoarte.

Rapoarte pentru manageri, proprietari de afaceri, directori, manageri

Antreprenorii trebuie să controleze toate procesele de lucru din afacere, precum și fluxul de numerar și să ia decizii manageriale. Programul de contabilitate Torgsoft are rapoarte speciale care ajută antreprenorii să verifice banii din casele de marcat, încasările și cheltuielile în numerar și non-numerar ale întreprinderii, să observe dezvoltarea capitalului investit în afacere, să reacționeze dinamic și să ia decizii pentru prosperitatea propriei afaceri.

Venituri brute pentru perioada

Raportul „Venituri brute pentru perioada” este un raport special în programul Torgsoft care ajută proprietarii să controleze dacă întreprinderea depășește limitele grupului său fiscal curent.

• Grupa 1 – 1 118 900 UAH/an
• Grupa 2 – 5 587 800 UAH/an

Uneori un antreprenor primește câștiguri sub nivelul permis, iar biroul fiscal raportează depășirea limitei. Cel mai frecvent motiv este calculul incorect al veniturilor.

Pentru a evita depășirea pragului de câștig și a nu trece la sistemul fiscal general, generați raportul „Venituri brute pentru perioada” și controlați încasările întreprinderii corect.
Acest raport arată suma primită de PFA pentru perioada selectată fără a lua în considerare retururile:

Puteți genera raportul „Venituri brute pentru perioada” în meniul „Raport” — „Venituri brute pentru perioada” — în fereastra „Condiții de selecție pentru raportul privind veniturile brute” bifați căsuțele în coloanele „Centre de contabilitate”, „Case de marcat”, „Conturi bancare” pentru obiectele care vă interesează pentru raportare — apăsați butonul „Selectați”.

Pentru a debifa toate căsuțele din formă simultan — apăsați „Curățați”, bifați din nou obiectele necesare — apăsați „Selectați”. Pentru a bifa toate căsuțele simultan — apăsați „Selectați tot” — „Selectați”.
PFA-urile pot folosi acest raport și atunci când depun raportul trimestrial obligatoriu la biroul fiscal din Ucraina:

Raport general pentru ziua

Pentru a evita neînțelegerile și a controla venitul magazinului, încasările din casă trebuie verificate zilnic. Pentru aceasta există „Raportul general pentru ziua”.

Arată cât de mulți bani erau în casa de marcat la începutul zilei și cât ar trebui să fie în acest moment, rămâne să verificați dacă această sumă este în casa de marcat a magazinului.
Raportul afișează, de asemenea, numărul de operațiuni din casă și fluxul de numerar: suma realizărilor în numerar și non-numerar, retururile, alte încasări și cheltuieli, colectarea banilor. Managerii și supervizorii folosesc acest raport pentru a vedea rapid imaginea de ansamblu a performanței casei de marcat și a verifica suma corectă de bani aflată în prezent în casa de marcat. Vânzătorii pot folosi acest raport pentru a verifica banii din casă și a evita neînțelegerile.
Acest raport poate fi folosit și pentru:
✔️ analiza metodei de plată pe care oamenii o aleg mai des — numerar sau non-numerar,
✔️ observarea care casă de marcat are multe retururi,
✔️ compararea rapoartelor diferitelor case de marcat pentru a vedea care casă de marcat este mai activă.
Puteți genera un astfel de raport în meniul „Raport” — „Raport general pentru ziua”.
Raportul va afișa informații despre vânzări începând cu primul eveniment financiar al zilei selectate a casei de marcat. Pentru a asigura închiderea fiecărei zile de casă de marcat și deschiderea automată a următoarei, programul trebuie configurat pentru „închiderea obligatorie a zilei de casă de marcat”.

Extras pentru perioada

Majoritatea afacerilor, pe lângă casele de marcat, au și conturi bancare. Pentru a controla fluxul de numerar pentru toate casele de marcat și conturile simultan, programul Torgsoft poate vizualiza rapid „Extrasul pentru perioada” pentru fiecare dintre acestea. Acesta afișează compact și clar toate fluxurile de numerar pentru perioada selectată și suma de bani în acest moment.
În „Extrasul pentru perioada” puteți vedea cât de mulți bani erau la începutul perioadei selectate, ce alte fonduri au fost primite, când și ce cheltuieli au fost făcute, cât de mulți bani ar trebui să fie acum în casele de marcat și în conturile bancare. În partea de jos a formei, suma totală a cheltuielilor și a încasărilor pentru casa de marcat sau contul bancar selectat pentru perioada de raportare este afișată.
De asemenea, antreprenorii folosesc „Extrasul pentru perioada” pentru a verifica când și ce tranzacții bancare și financiare au fost efectuate prin programul de contabilitate.

Acest extras oferă o imagine de ansamblu a activității casei de marcat sau a activității contului bancar. Proprietarul poate vedea:
✔️ cum se schimbă încasările în afacere din această casă de marcat sau cont zilnic,
✔️ în care zile încasările sunt mai mari, în care — cheltuielile, analizează ce influențează acest lucru,
✔️ compară soldul inițial la începutul perioadei de raportare și soldul final la sfârșitul perioadei și vede cum s-a schimbat suma capitalului pentru acest punct de vânzare pe perioada selectată.
Raportul poate fi vizualizat în meniul „Raport” — „Extras pentru perioada”. În filtrele programului, specificați perioada de raportare, centrul de contabilitate, numărul casei de marcat sau contul bancar pentru a genera raportul. Extrasul poate fi, de asemenea, tipărit folosind butonul „Imprimare”.

Raport zilnic al casei de marcat

Puteți vizualiza mai detaliat situația încasărilor și cheltuielilor în „Raportul zilnic al casei de marcat”. Acesta afișează informații despre cine a cumpărat ce, pentru ce sumă, cum a plătit și arată separat încasările pentru contul non-numerar. Acest raport arată nu numai vânzările, retururile, colectarea banilor, dar și toate fluxurile de numerar, inclusiv între casele de marcat și conturi.
Pentru a genera acest raport, accesați meniul „Raport” — „Raport zilnic al casei de marcat” — specificați data necesară în fereastră — selectați casa de marcat pentru care doriți să creați raportul — apăsați „Vizualizare”.

Pentru data curentă, puteți vizualiza rapid acest raport din formularul „Realizare” — pentru aceasta apăsați butonul „Raport zilnic al casei de marcat” în meniul „Realizare”.
„Raportul zilnic al casei de marcat” arată toate încasările în casele de marcat și conturile bancare pentru ziua selectată. Din acesta, puteți afla:

• Ce client a cumpărat ce și pentru ce sumă.
• Dacă toți banii sunt în casele de marcat și conturile bancare. — Verifică cât de mulți bani ar trebui să fie în casa de marcat conform vânzărilor efectuate și cât de mulți sunt efectiv.
• Când trebuie deschise mai multe case de marcat. — Comparați numărul de clienți din rapoartele pentru zile diferite și deschideți mai multe case de marcat cu mai mulți vânzători și consultanți în aceste zile.
• Care echipă de vânzări este mai eficientă. — Dacă diferiți vânzători lucrează în magazin în zile diferite, rapoartele zilnice pot compara care vânzători atrag mai mulți clienți și lua decizii manageriale: recompensați cei mai buni angajați, organizați traininguri pentru ceilalți, găsiți motivul productivității scăzute și eliminați-l dacă este posibil.
• Raportul ajută, de asemenea, la planificarea achizițiilor, promoțiilor, reducerilor, lichidărilor. — Pentru aceasta, ei analizează ce produse se vând cel mai bine, identifică „locomotivele de vânzări” și asigură prezența acestor produse pe rafturile magazinului. Astfel de produse pot fi incluse și în promoții de tipul 1+1, formând seturi promoționale și cadou.

Cum să controlați modificările întregului capital al întreprinderii pentru perioada selectată?

Puteți controla fluxul de numerar pentru toate casele de marcat și toate conturile simultan în modul „Plată” — „Document financiar”. În fila „Casa de marcat” puteți vizualiza încasările și cheltuielile pentru toate casele de marcat simultan.

Și în fila „Cont bancar” — pentru toate conturile bancare simultan.

Sumând aceste date, puteți trage concluzii despre cum s-a schimbat capitalul total al întreprinderii pe perioada selectată.

Raportul privind vânzările în valută

Acest raport este conceput pentru antreprenorii ucraineni care se ocupă de exportul și importul de bunuri, pentru a controla profitul ținând cont de modificările cursului valutar.
Pentru importatori. Cum să controlați adaosul comercial, câștigul, starea capitalului dacă achiziția este în valută străină, vânzarea este în moneda națională și cursul valutar se schimbă constant?
Toate bunurile din Ucraina trebuie vândute în moneda națională, adică în hrivne, dar când bunurile sunt importate din altă țară, costul lor în hrivne depinde de cursul valutar actual. Dacă cursul, de exemplu euro, crește brusc, poate apărea situația în care în hrivne câștigul există, dar în euro este absent, sau chiar s-a înregistrat o pierdere.
În programul Torgsoft, puteți asocia costul bunurilor cu cursul valutar. De asemenea, cu opțiunea activată „Vânzări multivalutare”, puteți genera „Raportul privind vânzările în valută”:

Raportul arată plățile pentru bunuri în moneda națională și în valută străină simultan. În partea de jos a raportului se afișează suma totală a valutei pentru cifra de afaceri pentru perioada selectată.
Cu acest raport, puteți verifica:
✅ dacă venitul în valută corespunde așteptărilor,
✅ dacă toate fondurile investite în achiziție au fost recuperate în valută și dacă sunt suficiente pentru a face o achiziție repetată a acestor bunuri,
✅ care este profitul real din vânzarea acestor bunuri în valuta achiziționată,
✅ dacă nu există manipulări cu schimburile valutare la vânzători — coloana „Curs valutar”,
✅ controlați dacă adaosul stabilit în hrivne asigură un profit suficient ținând cont de modificarea cursului valutar — pentru a nu permite ca prețul bunurilor să devină nerentabil și mai mic decât prețul de achiziție.

Pentru a implementa controlul prețurilor în programul de contabilitate Torgsoft, puteți vizualiza prețul de achiziție al bunurilor imediat în hrivne și în altă valută selectată. Pentru aceasta, accesați meniul „Depozit” — „Calculul prețurilor de vânzare cu amănuntul și en-gros după adaos și cursul valutar”. Selectați „Valuta” necesară și „Metoda de calcul a prețului”, precum și „Metoda de schimbare a prețului” (instantaneu sau prin act de reevaluare) — programul va afișa noile prețuri calculate pe ecranul monitorului conform schimbării cursului valutar și prețurilor de achiziție:

Vizualizați informațiile:

• Comparați prețul curent de vânzare al bunurilor din coloana „Prețul curent de vânzare cu amănuntul” cu prețul de achiziție din „Prețul în moneda națională” — dacă câștigul este suficient, dacă prețul de vânzare nu este mai mic decât prețul de achiziție.
• Vizualizați noile prețuri calculate de program pentru vânzare ținând cont de schimbarea cursului valutar, analizați cât de mult s-au schimbat și decideți dacă păstrați prețurile vechi sau le schimbați pe cele noi.

Dacă decideți că prețurile de vânzare ale bunurilor ar trebui schimbate — apăsați butonul „Setați prețul de vânzare cu amănuntul” (F6) și Torgsoft va înlocui prețurile vechi din programul de contabilitate cu cele noi din coloana „Prețul de vânzare cu amănuntul calculat”.
Exportatori. Cum se calculează venitul din exportul de bunuri și servicii în valută străină și națională?
Antreprenorii care își vând bunurile în străinătate primesc plăți în valută, așa că le este convenabil să genereze un raport simultan în valuta țării de export și în hrivne — pentru a înțelege câștigul companiei în moneda națională.
Pentru a crea un raport, accesați meniul „Raport” — „Raport privind vânzările în valută” — selectați perioada pentru care doriți să vizualizați raportul — selectați centrul de contabilitate necesar — specificați valuta. În raport, puteți specifica și Forma de plată concretă care vă interesează (numerar sau non-numerar), casa de marcat sau contul bancar.
Torgsoft va genera raportul:

Cum să creșteți profitul afacerii analizând rapoartele și ce rapoarte sunt necesare

Profitabilitatea afacerii și a fiecărui punct de vânzare separat. Raportul pe rezultate pe perioada

Controlul profitabilității reale a afacerii este extrem de important. În general, totul pare simplu — dacă veniturile depășesc cheltuielile, înseamnă că afacerea funcționează corect. Dar dacă proprietarul are mai mult de un punct de vânzare, neprofitabilitatea unui punct poate fi compensată de succesul altuia și poate trece neobservată. Cu cât sunt mai multe centre de contabilitate, cu atât este mai relevantă analiza fiecăruia dintre ele și compararea. Pentru a controla progresul fiecărui punct de vânzare separat și impactul acestora asupra profitului general, există „Raportul de vânzări pe centre de contabilitate”.
„Raportul pe rezultate pe perioada pe centre de contabilitate” arată pentru fiecare punct de vânzare — suma bunurilor vândute, costul lor de achiziție, cheltuielile suportate de întreprindere pentru fiecare punct de vânzare pentru perioada respectivă și profitul obținut.

În raport:
Veniturile reprezintă suma de bani pe care clienții au plătit-o pentru cumpărături.
Profit = Venituri — Cheltuieli.
Cheltuielile reprezintă fondurile cheltuite pentru centrul de contabilitate pentru perioada respectivă: chiria spațiului, cheltuieli salariale, lucrări de reparații etc.
Cu acest raport, puteți vedea care punct de vânzare generează profit și care este neprofitabil. Dacă sunt identificate puncte de vânzare neprofitabile, trebuie să aflați motivul acestei situații și să o eliminați, de exemplu, să reduceți cheltuielile, să ajustați sortimentul, să măriți sau să schimbați personalul.
Pentru a vizualiza acest raport, accesați meniul „Raport” — „Raport pe rezultate pe perioada”. În formularul care se deschide, în câmpul „Perioada de analiză” setați perioada pentru care doriți să vizualizați raportul — raportul privind fluxul de numerar pentru toate magazinele (centrele de contabilitate) ale rețelei dvs. comerciale va apărea automat pe ecran. Raportul poate fi tipărit, dacă este necesar, apăsând butonul „Imprimare”.
Dacă raportul arată că un anumit punct de vânzare este neprofitabil, este bine să revizuiți „Raportul de vânzări” pe zile — în meniul „Raport” — „Raport de vânzări” — specificați datele necesare în câmpul „Perioada de analiză” — se va deschide Raportul de vânzări pe zile pentru toate centrele de contabilitate ale rețelei dvs.:

Analizând acest raport, puteți:
✔️ Vedea cum se dezvoltă afacerea pe termen scurt și lung, — dacă profitul crește zilnic.
✔️ Identifica când punctul de vânzare a intrat în deficit și de ce. — Poate bunurile au fost vândute mai ieftin decât prețul de achiziție — comparați coloanele „Venituri” și „Cost” din tabel; poate veniturile au fost bune, dar cheltuielile centrului de contabilitate au fost prea mari — verificați în raport când anume au fost cheltuielile și pentru ce.
✔️ Vedea cum diferite decizii manageriale influențează progresul magazinului și alege cele mai eficiente. — Dacă sunt implementate abordări de management diferite în mai multe centre de contabilitate, raportul „de vânzări” pe zile poate arăta cum a afectat fiecare centru de contabilitate și înțelege care decizii manageriale au contribuit la creșterea profitului și, în consecință, să le extindă la alte puncte de vânzare. De exemplu, puteți face designuri diferite în diferite puncte de vânzare, muzică, reduceri, carduri de reducere și alte modalități de a crește vânzările. De asemenea, în diferite centre de contabilitate puteți testa diverse mecanisme de control, gestionare a personalului și motivare, determina cel mai eficient și aplica la restul magazinelor din rețea.
✔️ Alegeți o zi liberă pentru magazin. — Cea mai puțin profitabilă zi a săptămânii este aleasă pentru ziua liberă, ceea ce este ușor de urmărit în acest raport.
Raportul are și coduri de culoare — Concediu medical, Zi liberă, Absență. Acestea pot fi folosite pentru o astfel de analiză:
✔️ Comparați cum ziua liberă și numărul lor influențează profitul — setați zile libere diferite în diferite centre de contabilitate și comparați profitabilitatea acestora.
✔️ Verificați cât de des sunt absenți angajații (Absență și Concediu medical) în fiecare centru de contabilitate și cum influențează acest lucru profitabilitatea acestor puncte de vânzare și distribuiți angajații mai proporțional între centrele de contabilitate, astfel încât toate centrele să funcționeze în zilele necesare.
Raportul de vânzări poate fi tipărit în format HTML sau Excel — prin meniul „Raport”.

Profitul pe produse pe zile pentru perioada

Raportul „Profitul pe produse pe zile” este similar celor anterioare, dar permite analizarea veniturilor financiare ale afacerii fără cheltuieli.

Ce puteți afla analizând acest raport?
✔️ Planificați promoțiile și reducerile. — De exemplu, conform rapoartelor, există o scădere sistematică a veniturilor în magazin în anumite zile ale săptămânii. Puteți organiza lichidări în aceste zile și astfel stimula clienții să vină la magazin.
✔️ Eficiența promoțiilor, reducerilor, lichidărilor, publicității. — Au crescut vânzările după promoție, cât de mult și cum a influențat acest lucru profitul companiei? — Pare ușor să analizați o promoție și dacă profitul a crescut în timpul promoției, înseamnă că a funcționat. Dar în practică, nu funcționează așa. Dacă prețul promoțional este setat incorect, sau oamenii își pierd interesul pentru produs după promoție și acum nu vor să-l cumpere la prețul obișnuit și amână achiziționarea acestuia până la următoarea promoție, o astfel de promoție influențează negativ profitul companiei pe termen lung.

✔️ Dacă un nou produs în sortiment este bine ales. — De exemplu, un magazin de haine pentru copii a primit scaune noi și covorașe de joacă. După câteva zile, puteți crea un „Raport pe zile” — capturați câteva zile înainte de noua livrare și câteva zile după și analizați dacă veniturile magazinului au crescut. Dacă da, merită să revizuiți și „Raportul zilnic al casei de marcat” — ce anume au cumpărat clienții și dacă profitul a crescut datorită vânzării noului produs. Combinând informațiile din ambele rapoarte, puteți înțelege dacă merită să ajustați sortimentul și să investiți în noul produs.
✔️ Care modificări sunt mai eficiente — raportul pe zile vă permite să gestionați afacerea dinamic și să luați decizii manageriale rapide bazate pe care inovații cresc veniturile magazinului.
Pentru a crește vânzările în magazin, oamenii de afaceri experimentează cu diferite instrumente — implementează promoții, reduceri, publicitate, schimbă și instruiesc personalul, echipează magazinul cu echipamente speciale, cum ar fi un terminal de informare, extind sau schimbă sortimentul, politica de prețuri și servicii, creează designuri și decorațiuni interesante în magazin, deoarece, după cum arată practica, chiar și muzica poate influența veniturile. Impactul inovației poate fi evaluat folosind raportul zilnic: încercați aceeași inovație în zile diferite în diferite puncte de vânzare și verificați cum a afectat vânzările.
✔️ Când să schimbați produsele sezoniere. — Acest lucru este relevant pentru departamentele care vând produse sezoniere — dacă vânzările scad, este timpul să treceți la sortimentul noului sezon. Dacă produsele sezoniere sunt doar o parte din sortiment, merită să revizuiți și „Raportul zilnic al casei de marcat” și dacă numărul de articole vândute din sezonul curent a scăzut în raport — este timpul să organizați o lichidare sezonieră și să treceți la sortimentul nou.
Pe lângă analiza independentă a rapoartelor, un antreprenor poate analiza activitățile afacerii în programul de contabilitate Torgsoft, deoarece programul poate realiza singur Analiza în afaceri: colecta datele, analiza-le și crea diagrame și grafice.
Mai mult, Torgsoft poate nu doar analiza ceea ce s-a întâmplat deja și oferi rapoarte, ci și face previziuni pentru afacere în viitor, bazându-se pe datele colectate din perioadele anterioare de activitate ale întreprinderii.

Cu alte cuvinte, programul colectează datele reale privind încasările, cheltuielile, schimbările din magazin, le analizează, observă modelul de dezvoltare a afacerii, creșterea și scăderea vânzărilor și poate prevedea, de exemplu, eficiența unei promoții planificate, venitul așteptat al întreprinderii și oferă analiza corespunzătoare proprietarului afacerii.