Complexitățile automatizării magazinelor și sfaturi despre cum să le depășești

12.09.2023 14:55

Autor și analist de conținut în domeniul automatizării tranzacțiilor

Проблеми автоматизації бізнес-процесів у магазині

Ce se întâmplă atunci când vă decideți să vă schimbați stilul de viață, de exemplu, să scăpați de unele obiceiuri proaste - să renunțați la fumat, să mâncați fast-food, să înjurați mult și să adăugați obiceiuri sănătoase - începeți să faceți sport, stabiliți o dietă corectă, învățați cum să vă gestionați timpul?

Atunci când o persoană simte nevoia de reînnoire și începe să rupă modul obișnuit de viață, primul lucru pe care îl simte este durerea și dezamăgirea. Pentru că este mai ușor să trăiești cu obiceiurile vechi. Vechii "gândaci" vechi sunt mai clar și mai aproape. Dar trebuie să te obișnuiești cu noul, este străin, iar beneficiile sale sunt neclare.

Da, la început, o nouă viață va părea dificilă și sumbră. Veți dori să renunțați la setul de exerciții pentru care ați plătit 10.000 UAH și să vă întoarceți la durerea de spate familiară.

Cu toate acestea, rezultatul dorit vine doar cu o conștientizare a nevoii de reînnoire. De obicei, oamenii lasă schimbările să intre în viața lor atunci când nu mai pot trăi în modul vechi.

Automatizarea este o modalitate de a schimba viața în bine

Automatizarea proceselor din comerț este o revoluție la fel de mare ca și un abonament la sala de sport. La început, nu înțelegi de ce ai nevoie de ea, treci prin toate etapele de protest - rezistență, disperare, lene, apatie, dar după câteva luni de antrenament sau de testare a noului program, începi să observi schimbări pozitive. Începeți să vă admirați propriul aspect în oglindă - sau comanda mult așteptată în contabilitatea magazinului, care face ca totul să se așeze la locul lui, și vă simțiți calm și încrezător.

Atunci când antreprenorii își dau seama de motivele pentru care afacerea lor nu crește, ei simt ușurarea și satisfacția care vin adesea odată cu rezolvarea unei probleme dificile.

Temeri și concepții greșite tipice ale proprietarilor

Prima barieră: exagerarea complexității automatizării

Proprietarii de afaceri consideră adesea că procesul de automatizare este prea complicat și de neînțeles și sunt siguri că va fi dificil în orice caz: reorganizarea va afecta ritmul obișnuit al magazinului, totul va merge prost imediat ce vor instala programul de contabilitate.

Nu vrem să vă convingem că va fi ușor. Cu toate acestea, dorim să eliminăm grijile nerezonabile și să vă ajutăm să treceți la gestionarea automată a afacerii fără durere. Având o secvență clară de acțiuni, veți putea să adaptați procesele comerciale la tipul dvs. de afacere și să vedeți primele rezultate pozitive foarte curând. Nimeni nu vă va lăsa să conduceți fără o pregătire prealabilă.

"Doar cu experiență, antreprenorii încep să înțeleagă că contabilitatea în fiecare magazin este foarte individuală - nu este un proces standardizat și poate fi făcută în moduri diferite, după bunul plac, cu grade diferite de detaliere. Aceasta nu este contabilitate, iar greșelile sunt mult mai ușor de corectat", spune Victoria, editorul Torgsoft.

"Am vorbit cu unii dintre clienții noștri care au instalat programul, dar au refuzat să lucreze cu el pentru că au întâmpinat probleme, le-au găsit prea dificile și s-au întors la vechea lor viață. Dacă o persoană a auzit un cuvânt de neînțeles și și-a stabilit o limită de "nu pot să o fac", este greu să o convingi de altceva", Yana, șef de vânzări la Torgsoft.

2. Rezistența, lenea

Întotdeauna există lucruri mai importante de făcut. Amânarea este totul pentru noi, iar o haină veche pare întotdeauna mai confortabilă decât una nouă. Principalul lucru este să înțelegem că toate aceste stări de la începutul implementării schimbării sunt normale. Dar trebuie să aveți o decizie clară pentru a le pune în aplicare.

"O trăsătură destul de tipică pentru mulți oameni de afaceri este aceea de a-și pune mari speranțe într-un fel de super-specialist care va "veni și va salva" (și, de preferință, pe gratis). Oamenii nu-și dau seama că pot face multe pe cont propriu: cel puțin să urmărească un tutorial video pe site sau să apeleze la suportul tehnic. Este important pentru mulți oameni să aibă pe cineva "la îndemână", deși, de fapt, este absolut neimportant - este mult mai ușor să suni managerul de cont și să rezolvi problema decât să îl rogi pe Ivan și să te umilești să vină pentru că este singurul", - Victoria, editor Torgsoft.

3. Vechile obiceiuri contabile

90% din funcțiile contabile disponibile în program nu sunt folosite în viața fără contabilitate și sunt considerate inutile. Cu toate acestea, înțelegerea importanței lor vine doar odată cu stăpânirea și acceptarea completă a programului.

Pentru unii antreprenori este dificil să se îndepărteze de contabilitatea într-un caiet sau într-o foaie de calcul Excel. Iar în timpul perioadei de tranziție de introducere a mărfurilor până la stăpânirea completă a programului, ei țin o evidență dublă: introduc vânzările atât într-un caiet, cât și în Torgsoft.

"Zilele trecute am cumpărat crosele de golf ale fiului meu, iar vânzătorul a înregistrat vânzarea în caiet: numele complet, mărimea, culoarea, prețul... Nu am mai simțit o asemenea durere de mult timp", spune Maria, dezvoltator de documentație tehnică.

Pentru ca sistemul să funcționeze ca un ceas, trebuie să vă antrenați atât pe dumneavoastră, cât și pe angajații dumneavoastră să fie disciplinați: când primiți marfa, nu întârziați să o treceți în program. Nu efectuați tranzacții retroactiv. Introduceți imediat cheltuielile și plățile către furnizori.

Înregistrați totul în program: cheltuirea sau primirea de bani, mutarea, vânzarea, cedarea de bunuri fără plată, fiecare retragere de numerar de la casierie. Astfel, veți avea întotdeauna un inventar consistent, nu veți avea confuzii în plățile către furnizori și veți vedea cifrele exacte ale profitului.

4. Recepția mărfurilor

Aceasta este cea mai mare durere pentru vânzătorii care abia se familiarizează cu contabilitatea computerizată. Ar trebui să alocați un timp maxim pentru sosirea mărfurilor. Unii întreprinzători "cad" pentru că se așteaptă ca softul să introducă totul și să simplifice astfel contabilitatea în caiet.

Trebuie subliniat faptul că înregistrarea mărfurilor este o operațiune care se face o singură dată, care se face o singură dată și apoi nu faceți decât să completați sortimentul pe măsură ce acesta se extinde. Viteza procesului depinde de mărimea magazinului, de cantitatea de mărfuri și de "mâinile" vânzătorilor care o vor face.

În medie, un depozit de aproximativ 1.500 de articole se aprovizionează în 3-4 zile, fără a închide magazinul. Aprovizionarea rapidă devine mai dificilă dacă depozitul este o "dezordine", dacă același produs se află în diferite părți ale depozitului, dacă nu știi ce ai în cutii și pungi.

La câteva săptămâni de la sosire, munca începe să meargă mai repede. Bunurile sunt trecute în evidență rapid și cu precizie atunci când sunt vândute, iar atunci când sunt returnate, acestea se întorc automat în depozit. Știți fără calculator câți bani ați câștigat astăzi, ce bunuri au fost vândute și cât a mai rămas în depozit.

5. Nevoia de a plăti taxe

Oamenilor le este greu să-și ia rămas bun de la bani, mai ales atunci când aceștia trebuie plătiți statului. Prin urmare, pentru mulți oameni, întrebarea dacă este mai bine (a se citi mai ieftin) să automatizeze contabilitatea sau să rămână cu un notebook este retorică.

Cu toate acestea, dacă se calculează câți bani pierde un antreprenor din cauza lipsurilor constante, a furturilor de bunuri de către personal, a sosirilor greșite, a plății nesistematice a salariilor către vânzători etc., devine evident că automatizarea este singura soluție care va îmbunătăți starea afacerii pe termen lung.

Iar dacă faceți comerț legal, aveți mai puține temeri suplimentare legate de inspecții și amenzi.

6. Reticența de a cheltui bani pe echipamente

Este la fel ca atunci când cumpărați un aparat scump, cum ar fi o mașină de spălat vase. Pe lângă comoditate, cumpărați și o "durere de cap" asociată cu întreținerea noului dispozitiv.

De asemenea, trebuie să actualizați periodic software-ul de contabilitate, să cumpărați un antivirus, un sistem de operare și să monitorizați starea de sănătate a rețelei locale și a internetului. De asemenea, trebuie să achiziționați echipamentul comercial necesar - un cititor de coduri de bare, o imprimantă de chitanțe, etichete și un registrator fiscal.

Totul în Torgsoft este gândit astfel încât să nu trebuiască să cheltuiți constant bani pentru întreținerea echipamentelor. Software-ul are mai multe versiuni care sunt concepute pentru diferite nevoi și volume de afaceri.

De exemplu, licența Torgsoft Online nu necesită achiziționarea unui server pentru a face schimb de date de vânzări. Totul este stocat pe un server la distanță, care este întreținut integral de specialiștii companiei. Dumneavoastră plătiți doar chiria pentru utilizarea acestuia și vă gestionați afacerea online, din orice locație.

Dacă aveți mai multe case de marcat în magazin sau mai multe magazine, trebuie să extindeți rețeaua locală, să achiziționați un router WI-FI sau un modem wireless.

Atunci când alegeți echipamente comerciale, nu ar trebui să căutați cele mai ieftine, în special pentru producătorii chinezi "necunoscuți", care adesea nu au componente. Alegeți modele mai comune și mai populare - va fi mai ușor cu reparațiile în garanție, consumabilele, întreținerea și conectarea.

7. Formarea personalului

Motivele rezistenței vânzătorilor față de contabilitatea automatizată pot fi atât egoiste (programul nu le va permite să trișeze cu bunurile), cât și legate de vârstă (vânzătorii seniori nu sunt adesea flexibili la schimbare).

Unii angajați sabotează în mod deschis schimbările și pun toate greșelile pe seama programului de contabilitate, acoperindu-și astfel intențiile necinstite.

Există o singură cale de ieșire în această chestiune - organizarea unui sistem de motivare și sancțiuni pentru vânzători. Înainte de a pune în aplicare schimbările, angajații trebuie să fie pregătiți, avertizați în prealabil și de mai multe ori despre instalarea programului, astfel încât să se obișnuiască cu ideea. Dați-le instrucțiuni clare cu privire la cine este responsabil pentru ce, cum să înceapă și să încheie ziua de lucru în program și cum să pornească și să oprească corect echipamentele.

Torgsoft dispune de o serie de tutoriale video și instrucțiuni privind modul de utilizare a tuturor modurilor programului. Alocați-vă timpul necesar pentru a vă instrui personalul - se vor amortiza atât banii investiți, cât și pentru a vă ajuta să evitați greșelile în viitor.

"Softul în sine nu va corecta toate erorile de contabilitate - acesta simplifică foarte mult viața unui antreprenor, elimină rutina, sugerează căile corecte, dar nu gândește în locul lui și al personalului său. Mai întâi trebuie stabilite procesele de afaceri. Este imposibil să automatizezi haosul", a declarat Anna, șef adjunct de programare.

8. Perspective neclare

Cei cărora li s-a furat ceva (și sunt mulți dintre ei) înțeleg de ce este nevoie de contabilitate. Dar nu înțeleg nici perspectivele pe care aceasta le oferă - comerțul online, intrarea pe noi piețe și piețe de desfacere, creșterea vânzărilor prin crearea de promoții și analiza activităților de marketing.

Acest lucru poate fi o surpriză pentru dumneavoastră, dar dezvoltarea afacerilor este direct legată de contabilitate. Și cu procesele de afaceri bine stabilite, de care depinde calitatea contabilității.

La ce ar trebui să acordați atenție înainte de a începe automatizarea?

Timpul de automatizare

Este important să țineți cont de timpul de automatizare. Este o idee 100% ratată să setați programul cu o zi înainte de deschidere, în timpul sezonului activ de vânzări sau cu o zi înainte de începerea inspecțiilor.

Cel puțin, acest lucru va duce la un stres extrem, iar în cel mai bun caz - la abandonarea fondurilor investite și a unui viitor promițător.

"Recomandarea mea este să începeți automatizarea cu cel puțin 2 săptămâni până la o lună înainte de evenimentele importante, cum ar fi sărbătorile. Trebuie să aveți timp să introduceți bunurile, să faceți greșeli, să le corectați și să aveți încredere în acțiunile dumneavoastră. Dar această recomandare este ajustată pentru scalarea afacerii.

Dacă totul este făcut în avans, procesul va fi nou, uneori de neînțeles, dar calm. De obicei, astfel de clienți apelează la suportul tehnic într-o dispoziție bună și totul merge bine. În caz contrar, primim un val de negativitate, întrebări suplimentare de la specialiștii noștri, care provoacă stres, plângeri și acuzații. Iar procesul de automatizare în sine devine cât se poate de greoi pentru un astfel de client", Yana, șef de vânzări la Torgsoft.

Pregătirea proceselor și a echipamentelor

Cumpărarea de echipamente noi, instalarea unui program de contabilitate - aceste schimbări necesită timp pentru a fi adaptate la afacerea dvs. Sunt inevitabile situațiile în care banii sunt plătiți, furnizorul și-a îndeplinit obligațiile, iar rezultatul final nu este vizibil - doar haos, confuzie și nemulțumirea angajaților.

Prin urmare, pentru a evita scenariile negative, definiți în mod clar schema magazinului dvs. și a proceselor de afaceri.

Unde se duc bunurile?
Cum, unde și cine o primește, o evaluează și o etichetează?
Cum intenționați să țineți evidența cheltuielilor?
Veți face totul singur sau veți angaja un contabil (expert în mărfuri, manager)?
Cum doriți să vă analizați soldurile depozitului - toate mărfurile sau pe departamente?

Toate aceste informații îi vor permite unui specialist Torgsoft să aleagă cea mai bună metodă de lucru și versiunea de software care se potrivește nevoilor dumneavoastră. Apoi, veți trece la un nou nivel de calitate a controlului și contabilității mult mai rapid.

Torgsoft vă permite să faceți tranziția către contabilitatea computerizată cât mai repede posibil. De obicei, implementarea programului durează 1 zi, fără a opri activitatea comercială. Instruirea și configurarea au loc în modul de lucru real al magazinului - astfel încât personalul este implicat rapid în muncă.

Lucrăm la situații tipice din activitatea unui vânzător: sosire, vânzare, returnare, tipărirea unei chitanțe, vânzarea pe credit, vânzarea de bunuri pentru bonusuri etc. De asemenea, după prima achiziție a programului, un client TradeSoft primește 2 ore de suport tehnic gratuit, care poate fi folosit în prima lună. Ulterior, puteți solicita ajutor 7 zile pe săptămână prin intermediul unei conexiuni la distanță.

Pentru autoinstruire, există tutoriale video și un ajutor electronic complet privind modul de utilizare a programului.

Automatizarea devine o parte integrantă și necesară pentru a conduce o afacere stabilă și de succes. Contabilitatea computerizată îi ajută pe antreprenori să optimizeze procesele de afaceri, să crească productivitatea și profitabilitatea magazinului, să reducă riscurile și să crească competitivitatea pe piața modernă.

Cu toate acestea, este nevoie de timp și de dorința proprietarului de a îmbunătăți și dezvolta afacerea pentru a vedea rezultatele pozitive ale schimbărilor.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва

Vă mulțumim pentru feedback! Acesta va fi publicat după verificarea de către un moderator.

Articole similare

Nume de familie și prenume
Numar de telefon
Alte informații de contact
Tip de bază de date
Ai nevoie de un apel și de consultanță de la un angajat al companiei? Asa de Nu Alegeți una dintre opțiuni
Sunt de acord cu Politica de confidențialitate a Torgsoft. Vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate a Torgsoft. Dacă sunteți de acord, vă rugăm să confirmați mai jos.