Ce este un KPI și de ce ar trebui să-l implementați în afacerea dumneavoastră?

Introducerea indicatorilor cheie de performanță (KPI) în fluxul de lucru ajută la stabilirea activității într-o echipă mare.

KPI. Ce este acesta?

KPI-urile pot fi utilizate pentru a măsura eficiența eforturilor angajaților. Puteți alege orice ca indicator, dar principalul lucru este că de el depinde profitul companiei. Atunci când introduceți indicatori de calitate, este important să vă amintiți că rezultatul se face simțit atunci când toți angajații sunt motivați. Prin urmare, trebuie să introduceți KPI în toate departamentele deodată.

De ce să trecem la lucrul cu KPI-uri

KPI nu sunt necesari doar pentru ca managementul să controleze subordonații. În primul rând, îi ajută pe angajați să evalueze în mod independent cantitatea de muncă depusă, să aloce corect timpul și să înțeleagă asupra a ceea ce trebuie să se concentreze. În plus, introducerea indicatorilor de calitate simplifică situația cu motivarea angajaților.
Astfel, managerul poate evalua mai ușor de ce este capabil fiecare angajat, dacă merită să îl înlocuiască cu un angajat mai eficient sau dacă sunt necesare unele schimbări în fluxul de lucru.
Uneori se întâmplă situația opusă, atunci când indicatorii de calitate sunt aleși incorect. În acest caz, profiturile organizației nu numai că nu mai cresc, dar pot și să scadă.

Cum să implementați KPI în activitatea dumneavoastră

Introducerea indicatorilor de calitate începe de la vârf. Adică, mai întâi trebuie să definiți obiectivul global al companiei, motivul pentru care aceasta există. După ce ați stabilit obiectivul, este necesar să vă dați seama ce contribuție poate avea fiecare departament în parte. În funcție de aceasta, fiecărui departament i se atribuie un indicator cheie, termene limită, un sistem de evaluare și un sistem de motivare. În viitor, managerul nu mai este obligat să monitorizeze în mod constant activitatea subordonaților, încredințând acest control șefilor de departamente. Este important să înțelegem că există departamente care afectează indirect profiturile. Pentru astfel de cazuri, este necesar să se gândească la un indicator KPI separat, care nu este legat de profitul companiei.

Acest model este potrivit pentru o întreprindere mare, deoarece tranziția la un astfel de sistem de evaluare poate dura șase luni, în funcție de complexitatea obiectivului. Dar întreprinderile mici trebuie să rezolve rapid această problemă. De regulă, se stabilește un indicator de care depinde în mod direct profitul și se numește o persoană responsabilă pentru acest indicator.

Cum să motivați personalul

Această etapă este importantă. Succesul global al companiei va depinde de măsura în care angajatul înțelege importanța rezultatului său. Nu ar trebui să legați bonusul unui angajat individual de rezultatele diviziei sau ale companiei în ansamblu. Angajatul controlează și este responsabil pentru partea sa de muncă. Îi va fi mai ușor dacă va vedea o corelație directă între eforturile depuse și câștigurile primite. Acest lucru îi ajută pe oameni să înțeleagă cât de mult mai mult efort trebuie să depună pentru a obține salariul pe care și-l doresc.
Este important să înțelegeți că tranziția către un sistem de indicatori cheie de performanță poate provoca neînțelegeri la început. Din acest motiv, în procesul de introducere a indicatorilor de calitate, managerul trebuie să mențină constant un dialog cu subordonații. În acest moment, angajații își pot exprima sugestiile de îmbunătățire a sistemului, pot vorbi despre dificultăți și posibile greșeli. De asemenea, merită să le explicăm angajaților că sistemul de evaluare a calității este impus nu numai lor, ci și managerilor de top, șefilor de departament și managerului. Este necesar să se arate că fiecare persoană care lucrează în firmă este implicată într-un fel sau altul în acest proces, de dragul unui obiectiv comun.

Evaluarea performanțelor pe baza sistemului KPI

Uneori nu este întotdeauna posibil să se atingă obiectivul. În acest caz, este foarte important să nu începeți să mustrați fiecare angajat, ci mai degrabă să vă așezați și să înțelegeți situația, să înțelegeți de ce s-a întâmplat. Poate că angajatul nu este de vină în această situație. În acest caz, trebuie să ajutați la crearea condițiilor pentru o muncă confortabilă.
Uneori, introducerea unor indicatori de calitate ajută la înțelegerea obiectivă a faptului că un angajat nu face față sarcinilor. Pentru a face acest lucru, este mai bine să îl înlocuiți cu un angajat mai eficient.

Nevoia de schimbări în sistemul KPI

Este important de reținut că indicatorii selectați nu sunt permanenți. Totul se schimbă în lume și în afaceri. Obiectivul companiei se poate schimba, un indicator poate să nu mai fie relevant sau importanța sa poate scădea. Trebuie să fiți în permanență pregătiți pentru schimbări și să fiți capabili să vă adaptați la situația actuală.
De asemenea, este posibil ca sistemul de motivare a angajaților să trebuiască să fie schimbat. Interesul unui angajat nu este întotdeauna doar financiar. În acest caz, este mai bine să vorbiți cu angajatul și să discutați despre obiectivele și planurile sale personale.

În concluzie

Procesul de trecere la un sistem KPI poate fi dureros. Este important ca un manager să fie deschis, dispus să se angajeze în dialog și gata să ajute un angajat. Cu toate acestea, posibilele dificultăți sunt justificate. Pentru manager, ajută la stabilirea obiectivelor și la înțelegerea modului de realizare a acestora, în timp ce pentru subordonați, sistemul de calitate garantează transparența bonusurilor și înțelegerea modului de îmbunătățire a fluxului de lucru.