Inventarul în comerț: cum să efectuați o renumărare adecvată?

Inventarul în comerț este un control și o recalculare periodică a mărfurilor. Cu ajutorul unui audit, puteți determina cantitatea reală de bunuri din depozit și o puteți compara automat cu cantitatea de bunuri din programul de contabilitate.

De ce aveți nevoie de un inventar?

Inventarul din magazin este un punct de control și o căutare a discrepanțelor.
Cele mai frecvente motive pentru discrepanțe:

• fraudă din partea clienților sau a angajaților,
• erori de contabilitate: reclasificare, loturi necontorizate, defecte sau anulări necontorizate, erori de vânzare,
• cauze naturale: contracție, perturbări.

Inventarul este un control strict și reprezintă baza ordinii în magazin. În timpul inventarierii, angajații mențin aspectul estetic al mărfurilor, verifică dacă eticheta produsului este în ordine, dacă etichetele de preț sunt bine aplicate și dacă mărfurile au etichete.

Cum se face un inventar corect?

Nu există reguli uniforme pentru efectuarea unui inventar. Fiecare întreprinzător stabilește etapele și procedura de inventariere.
 
Dacă aveți Torgsoft în magazinul dvs., aveți noroc: viteza de renumărare și de analiză a rezultatelor crește de zece ori, iar numărul de erori scade, deoarece mărfurile sunt clar identificate datorită codurilor de bare.
 
Cel mai potrivit moment pentru a efectua o renumărare este atunci când magazinul este închis: dimineața devreme, noaptea sau în weekend. Acest lucru se datorează lipsei de agitație, concentrării asupra renumărării, iar "funcționarea internă" a magazinului este ascunsă de clienți.
Din experiența noastră cu clienții, rareori cineva își face un inventar al afacerii sale în timp ce lucrează.
 
Cu toate acestea, există magazine care nu își permit să se închidă. Prin urmare, în Torgsoft, puteți efectua o recontabilizare și să nu închideți magazinul.

Recomandări de recalculare în timpul funcționării magazinului

Efectuați o renumărare a magazinului în etape: pe tipuri de produse, pe producători, selectiv și pe raioane.
Este recomandabil ca departamentul în care are loc recalcularea să fie limitat la clienți. Aceasta pentru a evita o situație în care sunt vândute bunuri care nu sunt listate în inventar.
 
Dacă nu puteți închide departamentul, puteți proceda după cum urmează.

Recontabilizarea cu ajutorul unui cititor de coduri de bare:

Creați o listă goală și nu adăugați articolul la lista de inventar. În setările de listare, în câmpul "If the item is not found in the listing" (Dacă articolul nu se găsește în listare), selectați opțiunea "Add item to the listing" (Adaugă articolul în listare).
 
Această setare vă permite să adăugați fiecare element la listă în momentul numărării. Acest lucru este corect, deoarece cantitatea reală a articolului din inventarul Torgsoft este extrasă în momentul adăugării articolului în listă.

Recalculare manuală:

1. Adăugați produse în listă.
2. Stabiliți statutul pentru toate mărfurile din informațiile "Fără număr".
3. Recunoașteți loturile mici și introduceți bunurile din aceste loturi în fișa de inventar.

4. Introduceți cantitatea de mărfuri calculată.
5. Pentru bunurile care au fost deja numărate definitiv, setați starea la "Numărătoare finalizată".
 
Pentru inventarierea manuală a mărfurilor, puteți tipări "Situația de inventar pentru contabilitate manuală cu cantitate" - această situație arată cantitatea curentă de mărfuri din depozit și o coloană goală "Cantitate", în care trebuie să introduceți mărfurile listate.

În cazul în care magazinul dumneavoastră interzice vânzarea de bunuri în timpul recontabilizării, dar trebuie să păstrați bunurile pe raft și să le păstrați disponibile pentru cumpărare, puteți pune la vânzare bunuri suplimentare, care ar trebui să fie incluse imediat în declarație.

Cât de des trebuie să efectuați o reevaluare

Frecvența este determinată de riscul de penurie: bunurile voluminoase pot fi numărate mai rar, deoarece nu se pierd cu ușurință, bunurile mici mai des, iar alimentele care se usucă sau sunt deranjate în mod regulat. Fiecare tip de produs are propriul nivel de risc și, în consecință, frecvența auditurelor - o dată pe săptămână, o lună, un trimestru, șase luni, un an.

Începerea unui inventar

Salvați baza de date.
Înainte de inventariere, interziceți angajaților să mute bunurile - acolo unde sunt depozitate de obicei bunurile, acolo ar trebui să fie, pentru a evita confuzia și pentru a nu căuta bunurile prin tot depozitul.
 
Bunurile trebuie numărate secvențial, unul câte unul.
 
Într-un magazin care dispune de automatizare, nu este nevoie să numărați de două ori bunurile: după scanarea bunurilor, Torgsoft compară cantitatea din program și cea de pe rafturile magazinului.
 
Pentru a accelera renumărarea, împărțiți zonele între angajați: un angajat - un tip de produs sau departament. Pentru a renumăra, angajatul trebuie să dispună de un scanner wireless, de un terminal de colectare a datelor sau de aplicația mobilă Torgsoft.

Completarea inventarului

După inventariere, trebuie să închideți declarația.
 
Programul va efectua ajustări ale depozitului: se vor crea documente de intrare pentru mărfurile cu o cantitate excesivă și un document de radiere pentru mărfurile cu o cantitate insuficientă. Cantitatea de mărfuri din depozit este adusă în concordanță cu cantitatea reală.
 
În documentul de primire din inventar, prețul articolului va fi stabilit ca fiind ultimul cost de achiziție: prețul de achiziție + costul suplimentar al articolului.

Ce cod de bare să alegeți: codul de bare al producătorului sau codul dvs. propriu?

Dacă intenționați să folosiți codul de bare al unui producător, trebuie să țineți cont de faptul că toți producătorii au propriile standarde. Dar cel mai important lucru este că un producător poate marca produse diferite, de exemplu, după culoare, cu același cod de bare.
 
În acest caz, este mai bine să folosiți propria bază de date de coduri de bare, care va fi generată automat de software-ul Torgsoft. Se va genera un cod de bare unic pentru fiecare model, dimensiune, culoare și alte caracteristici individuale. Acest lucru va reduce la minimum resortarea și va permite o analiză mai precisă a rezultatelor comerciale.
 
Etichetați produsul astfel încât să nu ascundă informații importante pentru consumator, cum ar fi compoziția sau regulile de utilizare a produsului. Nu lipiți pe partea din față a ambalajului, deoarece, dacă produsul este destinat unui cadou, este aproape imposibil să îndepărtați eticheta de preț fără a deteriora ambalajul.

Re-sortare

Inventarul este o metodă de combatere și de prevenire a supraevaluării.
 
În cazul în care se constată o discrepanță, efectuați un inventar la fața locului al bunurilor de acest tip. Verificați circulația mărfurilor în conformitate cu documentele. Dacă greșeala a fost neintenționată, veți găsi articolul pentru care a fost detectată lipsa.
În plus față de recontabilizare, pentru a preveni re-sortarea, angajații ar trebui să verifice periodic codul de bare pentru un anumit produs. Vânzătorii marchează mărfurile, mențin aspectul estetic al acestora și potrivesc eticheta de preț cu produsul.
Delegați angajații să verifice selectiv produsul după denumire, culoare, mărime și unitate de măsură atunci când transportă mărfuri.

Cine este responsabil pentru această penurie?

Puteți "pedepsi cu o grivnă" dacă un angajat a provocat pagube în magazin.
 
Stabiliți limite acceptabile pentru pierderile datorate unor cauze naturale sau erori.
În cazul în care deficitul depășește limita stabilită, acesta este compensat de personal, dar numai dacă proprietarul și angajații au încheiat un acord de responsabilitate financiară.

Tutoriale video: cum se face un inventar în Torgsoft

În acest tutorial video, vă spunem cum:

• Cum să renumărați rapid un depozit cu sau fără un cititor de coduri de bare.
• Despre scanerele de coduri de bare fără fir și cu fir pentru audit.
• Cum se poate controla integritatea unui audit efectuat de un vânzător fără participarea proprietarului.
• Despre rezultatele recontabilizării (lipsuri, resortare, excedente) - cum se identifică vinovații și cum se urmărește istoricul circulației mărfurilor.

Webinar din 24.10.2013

Webinar din 04.07.2013

• Inventarierea folosind un cititor de coduri de bare, un terminal de colectare a datelor sau fără echipament - prin numărarea bunurilor de pe listă
• Cum se face un inventar al bunurilor care se află la distanță de programul de contabilitate sau la puncte de vânzare neautomate;
• Cum să accelerați numărarea obiectelor mici în cantități mari;
• Detectarea și prevenirea fraudelor cu bunuri în timpul retururilor. Urmărim istoricul mișcării mărfurilor;
• Cum să recalculezi fără a opri tranzacționarea;
• Cum se poate efectua o renumărare pentru grupul de mărfuri dorit (pentru anumite tipuri de mărfuri, pe anotimpuri, pe producători etc.).
• Cum să controlați inventarul și să încredințați numărătoarea vânzătorului fără participarea dumneavoastră;
• Cum se amortizează sau se reevaluează bunurile de calitate inferioară găsite în timpul inventarierii;
• Cum influențează profitul rezultatul inventarului;
• "Reconcilierea datelor contabile și a disponibilităților reale. Lipsuri, resortare și identificarea persoanelor responsabile. Cum se tipăresc rezultatele inventarierii.

Tutorialul video descrie cum să efectuați un reinventariere într-un magazin cu posibilitatea de a vizualiza și șterge acțiunile vânzătorului care a efectuat inventarul.