Cât profit pierde un magazin fără un program de contabilitate?

Pe piața actuală, chiar și un magazin mic de 50-80 mp poate suferi pierderi semnificative din cauza lipsei unui sistem contabil automatizat.  Având în vedere costul mediu al unei afaceri (bunuri, echipamente) de 100.000 UAH, principalele riscuri financiare pot fi următoarele:

1. Pierderi cauzate de furturi și fraude ale vânzătorilor

Lipsa unui control eficient poate duce la pierderi cuprinse între 1000 și 6000 UAH pe lună. Vânzătorii recurg adesea la fraude ilegale din cauza contabilității deficitare.   

Situație:

Să ne imaginăm un magazin de electronice în care proprietarul a decis să ofere o reducere de 30% la căști. Anunțul promoției a fost postat doar pe site-ul web al magazinului, iar informațiile din magazinul propriu-zis și de pe rețelele de socializare nu au fost actualizate. Vânzătorii sunt conștienți de promoție, dar magazinul nu are un sistem de contabilizare a reducerilor care să aplice automat prețurile promoționale. 

Consecințe:

Vânzătorul Alexey decide să profite de această situație. El a vândut căștile la preț întreg clienților care nu știau de promoție. La sfârșitul zilei, el îi prezintă proprietarului magazinului un raport în care se arată că a vândut căștile la prețul promoțional. Alexey păstrează pentru el diferența de preț, care este de fapt o pierdere pentru clienți.

2. Contabilitatea inexactă a soldurilor de inventar

În lipsa unor informații exacte despre soldurile stocurilor, pot apărea situații în care același articol este cumpărat în mod repetat, ceea ce poate costa o afacere între 500 și 20.000 UAH. Bunurile care au trecut neobservate și au devenit învechite pot duce la pierderi de 1.000-5.000 UAH.

Situație:

Să ne imaginăm o librărie care își ține inventarul manual, fără a utiliza un sistem de contabilitate specializat. Proprietara magazinului, Irina, calculează stocul de cărți pe baza controalelor fizice periodice și a înregistrărilor de vânzări pe care le face într-un caiet. Pe parcursul a mai multor luni, Irina a observat că unele cărți pe care le credea epuizate apăreau brusc pe rafturi, iar unele care ar fi trebuit să dureze o lună se epuizau rapid.

Consecințe:

Ca urmare a acestor inexactități contabile, proprietarul a comandat cărți care erau deja în stoc în exces, cheltuind aproximativ 3000 UAH pe bunuri inutile. În același timp, a ratat oportunitatea de a comanda cărți populare care se vindeau rapid, pierzând vânzări potențiale de aproximativ 4000 UAH. În plus, unii clienți care au venit pentru anumite cărți și nu le-au găsit au fost dezamăgiți și au refuzat să facă achiziții suplimentare, care ar fi putut aduce aproximativ 2000 UAH.

3. Pierderi din cauza renunțării clienților

Cozile de așteptare, confuzia cu privire la prețuri și sortiment pot speria clienții, ceea ce duce la pierderi de 1000-15000 UAH pe lună.

Situație:

Luați în considerare un mic magazin alimentar dintr-o zonă rezidențială a unui oraș deținut de doamna Elena. Magazinul este situat convenabil pentru locuitorii din zonă, dar are un sortiment limitat și nu dispune de un sistem automatizat de servicii pentru clienți. Ea se confruntă adesea cu probleme legate de gestionarea stocurilor și de faptul că nu servește clienții suficient de repede în orele de vârf.

Consecințe:

Cumpărătorii care veneau la magazin la orele de vârf se confruntau adesea cu cozi lungi din cauza lipsei unui număr suficient de casieri și a unui proces de plată ineficient.Mulți dintre ei au început să viziteze alte magazine, unde serviciile erau mai rapide și mai eficiente. De asemenea, din cauza livrărilor neregulate și a lipsei unei contabilități exacte, magazinul a avut adesea penurii de produse populare. Acest lucru a făcut ca clienții să părăsească magazinul pentru concurenți atunci când nu găseau produsul potrivit.

În decursul a câteva luni, Olena a observat că cifra de afaceri medie zilnică a magazinului scăzuse cu aproximativ 20%. Analiza a arătat că pierderile se ridicau la aproximativ 10.000 UAH pe lună, ceea ce reprezenta un rezultat direct al exodului vechilor clienți și al eșecului de a atrage clienți noi.

4. Pierderi datorate lipsei programelor de fidelizare

Neutilizarea programelor de loialitate și a altor mijloace de atragere și păstrare a clienților vă poate face să pierdeți între 5 000 și 30 000 UAH pe lună.   

Situație:

Să ne imaginăm un magazin de îmbrăcăminte de dimensiuni medii, Fashion Podium, situat într-un centru comercial. Proprietarii acestui magazin, Igor și Marina, nu au implementat niciun program de fidelizare pentru clienții lor. Ei credeau că bunurile de calitate și serviciile plăcute sunt suficiente pentru a atrage și a păstra clienții.

Consecințe:

Cu timpul, Ihor și Maryna au observat că, deși magazinul lor avea clienți loiali, mulți dintre ei nu făceau cumpărături repetate. În același timp, concurenții care introduseseră programe de reduceri și sisteme de bonusuri atrăgeau din ce în ce mai mult atenția, deoarece clienții se simțeau mai valoroși și primeau stimulente suplimentare pentru a face cumpărături în aceste magazine.

Pe parcursul anului, Modniy Podium a pierdut aproximativ 25% din clienții săi obișnuiți, ceea ce a dus la o scădere a vânzărilor lunare de aproximativ 15 000 UAH. O comparație cu concurenții a arătat că proprietarii ar fi putut să-și crească vânzările cu 10-15% prin introducerea unor programe de fidelizare.

5. Costuri de timp și energie

Timpul și resursele semnificative cheltuite pentru contabilitate și audituri manuale, care ar putea fi reduse la minimum cu ajutorul unui program de contabilitate.  

Situație:

Luați în considerare un mic magazin alimentar de familie condus de Ludmila și soțul ei, Andrei.Magazinul ține evidența vânzărilor și a inventarului manual, folosind registre de hârtie și foi de calcul Excel. Lyudmila petrece aproximativ trei ore în fiecare zi pentru a procesa vânzările zilei, pentru a ține evidența inventarului și pentru a pregăti comenzile pentru furnizori.  

Consecințe:

Această abordare este prea consumatoare de timp și epuizantă din punct de vedere fizic pentru proprietarul afacerii. Liudmyla simte că nu are suficient timp pentru a analiza vânzările și pentru a planifica strategii de dezvoltare a afacerii, precum și pentru odihnă personală și familie.   În plus, erorile frecvente în contabilitate duc la achiziții inutile sau la lipsuri de bunuri, ceea ce provoacă nemulțumirea clienților și reduce vânzările.

Se estimează că gestionarea ineficientă a timpului și a resurselor costă magazinul aproximativ 5.000 UAH în profituri pierdute în fiecare lună, fără a include oportunitățile de dezvoltare pierdute și epuizarea personală.  

Instalarea unui sistem de contabilitate

Costul instalării unui sistem de contabilitate complet, cum ar fi Torgsoft, inclusiv echipamentul și configurarea, poate fi de aproximativ 20.000 UAH. Cu toate acestea, investițiile într-un astfel de sistem se amortizează, de obicei, în 2 luni.

Cum ajută sistemul de contabilitate la creșterea profiturilor

• Reducerea furturilor și a confuziei: contabilitatea automatizată reduce în mod semnificativ potențialul de fraudă al personalului. Gestionarea eficientă a inventarului: control precis asupra soldurilor stocurilor, evitarea achizițiilor repetate și reducerea pierderilor la articolele nepopulare.

• Îmbunătățirea serviciilor pentru clienți: servicii rapide de plată, reducerea cozilor de așteptare și creșterea satisfacției clienților.  

• Programe de fidelizare: introducerea de programe de reduceri și alte mijloace de atragere a clienților.

Luați în considerare implementarea unui sistem de contabilitate ca un pas necesar pentru a reduce pierderile și a crește profiturile în magazinul dumneavoastră. Aflați mai multe despre beneficiile Torgsoft, descărcați o versiune demo a software-ului sau contactați-ne pentru o consultație.  

Automatizarea sistemului de contabilitate este esențială pentru reducerea pierderilor și optimizarea activității unui magazin mediu. Investiția într-un astfel de sistem este o investiție în stabilitatea și creșterea afacerii dumneavoastră.