Funcțiile contabile de bază care încep procesul de menținere în ordine a magazinului dvs

Contabilitatea în magazin este procesul de înregistrare, control și menținere a gamei de bunuri aflate în stoc și disponibile pentru vânzare. Contabilitatea constă în mai multe etape: înregistrarea cantităților, stabilirea marjelor și a costului mărfurilor, vânzarea, mutarea, returnarea și acceptarea de noi loturi de la furnizori. Acestea sunt etapele de bază ale contabilității. 

Recepția mărfurilor — începutul contabilității 

Recepția mărfurilor este procesul de identificare și de introducere a mărfurilor într-un sistem contabil unic. Acesta este primul pas care dă startul automatizării și ordinii în magazin. Știind câte unități de produse au fost primite de la furnizor, este mai ușor pentru antreprenor să facă afaceri, deoarece totul este numărat și organizat.

Pentru o gestionare eficientă a depozitului, este important să țineți o evidență a mărfurilor care să vă permită să controlați mișcarea și costurile acestora. Acest lucru este necesar pentru o contabilitate exactă a stocurilor. În plus, păstrarea înregistrărilor ajută la analizarea cererii clienților, ceea ce asigură o planificare inteligentă a achizițiilor și previne cheltuielile inutile pentru produse care nu sunt solicitate. 

La urma urmei, contabilitatea în magazin vă va ajuta să evitați penuria de produse în timpul sezonului activ sau al unei promoții.

În prezent, în Ucraina există multe companii care oferă servicii de automatizare a comerțului, inclusiv contabilitatea depozitului. Implementarea acestora în activitatea unui lanț de magazine contribuie la un management mai eficient și la construirea unei afaceri stabile și competitive. 

Programul pentru contabilitatea mărfurilor din magazin Torgsoft ajută proprietarul să țină evidența sortimentului în mod corect și sistematic. Cu ajutorul echipamentelor comerciale, acest proces este accelerat de câteva ori în comparație cu introducerea manuală a mărfurilor. 

De ce să automatizăm contabilizarea gamei de bunuri și servicii?

Un program de contabilitate este un fel de centru care primește, procesează și stochează toate informațiile despre bunuri, vânzări și profitabilitatea afacerii. 

Acceptarea mărfurilor într-un magazin mic, când totul este numărat manual, poate dura de la câteva zile până la o săptămână. Acest lucru se datorează faptului că trebuie să verificați personal fiecare articol, să reconciliați cantitatea și să căutați erorile dacă apar.

Atunci când un magazin are un software de contabilitate a produselor, cum ar fi Torgsoft, totul devine mult mai ușor și mai rapid — puteți scana rapid un cod de bare, introduceți informații despre bunuri și țineți evidența cantității de produse rămase în depozit. Acest lucru vă permite să finalizați acceptarea bunurilor în termen de 1 zi lucrătoare.

Automatizarea contabilității bunurilor și serviciilor este importantă din mai multe motive:

• Eficiența muncii. Torgsoft accelerează introducerea de noi produse și căutarea acestora în timpul vânzărilor cu ajutorul unui cititor de coduri de bare; vă permite să marcați corect produsul și să introduceți datele necesare — caracteristicile specifice ale produsului, codurile UKTZED etc.

• Precizia informațiilor. Programul oferă date actualizate privind disponibilitatea bunurilor, prețurile și costurile acestora, inclusiv costurile de livrare.

• Controlul inventarului. Sistemul ține evidența numărului de bunuri rămase în stoc și a celor vândute, precum și a prețului de achiziție, a marjei și a prețului de vânzare.

• Gestionarea circulației mărfurilor. Software-ul de contabilitate controlează mișcarea mărfurilor — de la furnizor sau producător la depozit, de la depozit la magazin, de la magazin la cumpărător.

• Flexibilitatea financiară. Sistemul de contabilitate automatizat vă permite să reevaluați rapid bunurile, în special atunci când achiziționați în valută, convertind automat prețurile atunci când se modifică cursul de schimb.

• Analiză și planificare. Produsul software ajută la analiza vânzărilor, la generarea de rapoarte, la planificarea achizițiilor și a evenimentelor de marketing.

• Integrarea cu magazinele online. Torgsoft facilitează crearea de liste de prețuri și exportul de bunuri către piețe și magazine online; procesarea comenzilor online și sincronizarea cu serviciile poștale pentru trimiterea de bunuri. Cu ajutorul soluției Piața online din Torgsoft, un magazin online poate fi creat în 1 zi.

• Raportarea și gestionarea documentelor. Software-ul automatizează crearea de facturi, facturi de cheltuieli și de vânzări; generează automat cecuri fiscale cu ajutorul software-ului APM. 

Cum să țineți evidența mărfurilor într-un magazin? Etapele de afișare a mărfurilor

Procesul de detașare a mărfurilor poate fi împărțit în mai multe etape:

1. Crearea unui aviz de livrare

Mărfurile noi primite în depozit trebuie adăugate la factura de intrare. Aceasta conține informații despre furnizor și producător, condițiile de livrare a mărfurilor (numărul facturii, procentul de reducere oferit, care se calculează automat la stabilirea prețului de vânzare, modalitatea de plată a mărfurilor către furnizor), TVA la prețul de achiziție al mărfurilor, moneda de livrare etc.

2. Adăugarea unui produs în depozit

Există mai multe modalități de a adăuga bunuri la o factură creată:

• Scanați codul de bare al produsului producătorului cu un cititor de coduri de bare. Dacă produsul nu se află în baza de date, trebuie să creați un card nou.

• Importați un fișier Excel de la furnizor în programul de contabilitate.

• Prin încărcarea mărfurilor cu ajutorul unui terminal de colectare a datelor.

3. Completarea fișei de produs

Pentru a crea o nouă fișă de produs, trebuie să:

• determinați tipul sau categoria acestuia, accesând directorul cu arborele de tipuri de produse;

• dați numele produsului, care ar trebui să corespundă catalogului din magazinul dvs. online sau să răspundă nevoilor clienților cu privire la acest produs;

• selectați țara, producătorul și marca;

• pentru un anumit tip de produs, specificați colecția, culoarea, materialul, mărimea, sexul, sezonul etc;

• adăugați o descriere, un articol și o fotografie a bunurilor. 

Numărul de caracteristici depinde de setările tipului de produs. De exemplu, pentru pantofi, "Material" este o caracteristică importantă, în timp ce pentru alimente nu este.

4. Stabilirea prețurilor și imprimarea etichetelor

Atunci când adăugați bunuri la o factură de vânzare, puteți seta prețul de achiziție, prețul de vânzare cu amănuntul și marja. 

După introducerea tuturor datelor necesare despre produs, programul va genera automat un cod de bare unic și va genera etichete care pot fi imprimate și lipite imediat pe produse.

Cum se poate simplifica procesul de gestionare a depozitului?

Recepția mărfurilor într-un depozit nu este atât de complicată pe cât pare la prima vedere. Procedura variază în funcție de mărimea afacerii, de tipul și cantitatea de bunuri și de nevoile individuale ale companiei.

Scanarea codurilor de bare și urmărirea inventarului în programul de contabilitate Torgsoft poate simplifica semnificativ procesul de acceptare a mărfurilor și poate reduce volumul de muncă manuală.

Pentru a face acest lucru, în stadiul inițial al automatizării, trebuie să achiziționați echipamente comerciale de bază — un cititor de coduri de bare și o imprimantă de etichete.

De ce aveți nevoie de un cititor de coduri de bare?

Cu ajutorul scanerului, vânzătorul scanează codul de bare de pe eticheta produsului, îl găsește instantaneu în sistemul de contabilitate și îl adaugă la vânzare. Nu mai este nevoie să înregistreze fapta de vânzare într-un caiet sau să caute manual produsul în baza de date.

Scanerul ajută la gestionarea cifrei de afaceri a mărfurilor:

• Precizie îmbunătățită. Scanerul reduce erorile de numărare a mărfurilor, elimină necesitatea introducerii manuale a datelor și face contabilitatea mai precisă. 

• Gestionarea inventarului. Scanarea codurilor de bare îi ajută pe proprietarii de magazine să controleze rotația mărfurilor: în timpul încasărilor, vânzărilor, retururilor, inventarului. 

• Anularea bunurilor. Scanerele vă permit să treceți cu exactitate bunurile vechi sau deteriorate în programul de contabilitate, ceea ce ajută la prevenirea fraudei și a lipsurilor neașteptate.

• Reevaluarea bunurilor. Scanerele sunt utilizate pentru reevaluarea rapidă a mărfurilor: scanați mărfurile → actualizați prețul în programul de contabilitate → imprimați o nouă etichetă de preț → marcați mărfurile.

• Contabilitatea clienților. Scanerul este utilizat pentru a citi codurile de bare de pe cardurile de reducere și certificatele cadou ale clienților, aplicând automat reduceri în timpul vânzărilor.

• Serviciul clienți. Scanerul accelerează procesarea cumpărăturilor la casa de marcat. Acest lucru duce la o reducere a cozilor de așteptare.

De ce aveți nevoie de o imprimantă de etichete? 

Imprimantele de etichete imprimă informații despre produse și coduri de bare pe etichete adezive pentru etichetare, ambalare, depozitare și stocare. Aceștia sunt responsabili pentru:

• Precizia informațiilor. Cu ajutorul programului de contabilitate Torgsoft, imprimanta tipărește toate informațiile necesare despre produs, caracteristicile sale, prețul, codul de bare, data de fabricație, data de expirare, logo-ul mărcii și alte date necesare pentru identificarea produsului.

• Creați etichete profesionale. Imprimanta vă permite să creați rapid etichete de înaltă calitate, ușor de citit. Cu cât sunt mai detaliate informațiile despre un produs, cu atât acesta devine mai atractiv pentru cumpărător.

• Eficiența gestionării stocurilor. Etichetele cu coduri de bare simplifică urmărirea produselor, automatizează analiza vânzărilor și căutarea mărfurilor în depozite.

• Viteza de înregistrare și reevaluare. Imprimantele de etichete imprimă rapid un număr mare de etichete, ceea ce economisește timp la reevaluarea și postarea mărfurilor, în special atunci când produsul nu are un cod de bare al producătorului.

Ce fel de echipament de casă de marcat este necesar pentru a ține evidența mărfurilor?

De la Torgsoft, puteți achiziționa echipamente de vânzare cu amănuntul pentru orice tip, scară de afacere și aplicație. 

Gama include echipamente profesionale pentru magazine, supermarketuri și depozite: imprimante universale și de etichete, terminale de colectare a datelor, scanere de coduri de bare, sertare de numerar, cântare comerciale, cântare electronice și aparate de înregistrare fiscală. 

Google Market Finder:

• 40% dintre clienți vor alege un concurent al unei companii dacă aceasta este cunoscută pentru serviciile excelente, 

• 63% dintre companii plănuiesc să crească cheltuielile pentru serviciul clienți, iar 70% din experiența de cumpărare este reprezentată de atitudinea clientului, 

• 86% dintre clienți sunt dispuși să plătească cu până la 25% mai mult pentru servicii mai bune.

În plus, automatizarea proceselor de afaceri crește fluxul de clienți, reduce costurile de afaceri și elimină erorile din contabilitate și vânzări. 

Pentru a începe contabilitatea de bază în magazinul dvs., trebuie doar să achiziționați kitul de bază:

1. cititor de coduri de bare, 

2. imprimantă de etichete,

3. imprimantă de chitanțe, 

4. software de contabilitate Torgsoft.

Specialiștii Torgsoft verifică configurația și funcționarea echipamentelor înainte de a le trimite la client; ei oferă reparații gratuite ale echipamentelor în perioada de garanție de 12 luni. În plus, specialiștii pot configura echipamentele achiziționate de la companie pentru a funcționa cu programul Torgsoft. 

Contabilitatea vânzărilor într-un magazin

După ce se înregistrează un lot de bunuri, începe cea mai importantă etapă a contabilității — vânzările. Pentru a se asigura că fiecare tranzacție este înregistrată și că proprietarul nu pierde bani din cauza erorilor personalului și a fraudelor, este nevoie de un sistem de control fiabil. 

Contabilitatea vânzărilor din programul de contabilitate permite:

• să vândă bunuri la casierie și în magazinul online,

• să creeze facturi și să emită facturi de cheltuieli, 

• importați plăți din extrasele bancare, 

• să țină evidențe în mai multe monede, 

• să accepte plata bunurilor în numerar, fără numerar și prin metode mixte,

• verifică soldurile de numerar la casele de marcat,

• acceptați plățile clienților dintr-un magazin online sau o piață,

• bunuri de rezervă,

• efectuarea unei plăți în avans pentru o factură etc. 

Grație unui software de contabilitate, puteți, de asemenea, să efectuați retururi pe bază de chitanță sau prin căutare manuală a vânzărilor anterioare.