Cum să țineți evidența bunurilor într-un magazin mic?

Să vinzi fără contabilitate este ca și cum ai face totul: nu știi în ce moment s-ar putea să rămâi fără nimic. Pentru că cei care nu numără banii nu au bani.

Spre deosebire de contabilitatea într-un caiet sau în foi de calcul Excel, sistemele software de contabilitate nu numai că simplifică viața proprietarilor, oferindu-le o imagine clară a sumelor de bani din conturi, dar îi ajută și să planifice achizițiile cu mai multă acuratețe și să crească profitabilitatea afacerii. 

Unii antreprenori cred că, dacă au un magazin mic, pot renunța la contabilitatea manuală. În acest articol, vom oferi dovezi solide care să demonstreze contrariul: lanțurile de magazine și magazinele de toate dimensiunile și formatele au nevoie de contabilitate. 

De ce facilitează contabilitatea viața unui magazin mic?

Recepționarea manuală a mărfurilor într-un magazin mic poate dura de la câteva zile până la o săptămână. Adesea, vânzătorul trebuie să verifice singur fiecare articol, să verifice cantitatea, să caute erori și nu este întotdeauna ușor să le găsească.

Și aceasta este o decizie corectă, deoarece cu un software de contabilitate, totul se potrivește și devine sistematic.

Ce procese pot fi automatizate într-un magazin de îmbrăcăminte? 

Programul de contabilitate Torgsoft este multifuncțional: poate ține evidența mărfurilor la puncte și în depozit, poate înregistra mișcările, vânzările, retururile, poate ține evidența cheltuielilor și a profiturilor; poate genera chitanțe de vânzări, facturi, rapoarte de casă, emite facturi și multe altele. 

Cum se desfășoară contabilitatea într-un magazin de îmbrăcăminte cu ajutorul programului Torgsoft?

1. Contabilitatea achizițiilor

Procesul de înregistrare a mărfurilor în depozit este simplificat și accelerat datorită contabilității automatizate. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți în programul de contabilitate informații despre bunurile de vânzare. De asemenea, în momentul sosirii, sunt înregistrate condițiile de livrare, datele de achiziție, furnizorii, data achiziției, cantitatea și costul. 

Programul generează coduri de bare pentru a identifica fiecare articol de marfă. Etichetele de preț gata făcute cu coduri de bare pot fi tipărite pe o imprimantă de etichete.

O altă opțiune pentru sosirea mărfurilor este încărcarea facturilor de la furnizor în format Excel în programul de contabilitate.

În această etapă, merită să aveți grijă de echipamentele comerciale de bază care vor facilita procesul de sosire a mărfurilor și vor reduce munca manuală. Este vorba despre un cititor de coduri de bare și o imprimantă de etichete. 

În special, scanerul permite vânzătorului să găsească rapid bunurile în sistemul de contabilitate, ceea ce reprezintă un pas necesar atunci când se înregistrează, se vând sau se returnează bunuri. 

2. Creați un catalog de produse

În programul de contabilitate, puteți stoca date despre bunurile vândute în magazin: nume, cod de bare, articol, preț, tabel de mărimi, material, țară de origine, culoare, sezonalitatea bunurilor, cantitatea în stoc și alte caracteristici importante. De asemenea, puteți crea în program descrieri și categorii de produse relevante pentru o căutare ușoară în program și pe Google.

3. Contabilitatea vânzărilor

În timpul vânzării, în software-ul de contabilitate, bunurile sunt scoase automat din depozit, iar suma de achiziție este înregistrată în registrul de casă și, dacă este disponibilă funcția APM a software-ului, faptul vânzării este transferat autorităților fiscale pentru raportare. 

În timpul vânzării, programul înregistrează toate informațiile despre produs: denumirea, data, numărul de unități vândute, prețul, valoarea reducerii, precum și datele despre client (de exemplu, dacă a fost folosit un card de reducere în timpul vânzării).

De asemenea, software-ul oferă numeroase funcții de contabilitate și control financiar: 

✓ crearea de facturi și emiterea facturilor de cheltuieli, 

✓ importați plăți din extrasele bancare, 

✓ contabilitate în mai multe monede, 

✓ acceptarea plăților pentru bunuri în numerar, fără numerar și prin metode mixte.

4. Inventar și reevaluare

Programul vă permite să verificați periodic cantitatea de mărfuri din depozit pentru a identifica discrepanțele dintre cantitatea reală și cea contabilă. Recalcularea se efectuează prin scanarea codurilor de bare ale mărfurilor, ceea ce elimină erorile mecanice din timpul numărării manuale.

Ca urmare a unui audit, bunurile pot fi fie reevaluate, fie scoase din gestiune. În acest caz, procesul de inventariere dezvăluie adesea lipsuri de bunuri sau de fonduri, ceea ce poate indica necinste din partea vânzătorilor și poate preveni astfel de cazuri în viitor. 

5. Rapoarte și analize

Generarea unei varietăți de rapoarte comerciale: cifra de afaceri a mărfurilor, rapoarte de numerar pentru diferite perioade, venituri și cheltuieli totale, precum și analiza indicatorilor financiari și de marketing vă vor ajuta să planificați mai bine achizițiile și să gestionați mai bine stocurile. 

De exemplu, programul poate analiza vânzările pentru fiecare grup de produse, soldurile curente, o anumită gamă de mărimi, colecții, producători sau furnizori de îmbrăcăminte. 

În special, analiza rapoartelor privind cheltuielile legate de organizarea muncii și optimizarea proceselor (remunerarea angajaților, chirii, utilități).

6. Conformitatea cu legea

Chiar dacă dețineți un mic magazin de îmbrăcăminte, acest lucru nu vă va ajuta să evitați răspunderea față de autoritățile fiscale. Pentru întreprinzătorii individuali din grupele 2 și 3 care nu acceptă venituri de la persoane fizice în conturile lor curente, în conformitate cu legislația în vigoare, este necesar să instaleze case de marcat (case de marcat pentru operațiuni de plată).

Acest lucru vă va împiedica să aveți probleme cu autoritățile fiscale și vă va ajuta să stabiliți procese de vânzare stabile în domeniul juridic. 

În general, ținerea evidenței mărfurilor într-un magazin mic necesită instrumente sistematice, atente și speciale care contribuie la ordinea și la gestionarea cu succes a afacerii.