Ce este o recalculare într-un magazin și cum se efectuează în Torgsoft?

Reevaluarea — este o inventariere neplanificată a mărfurilor, realizată pentru a clarifica stocurile reale din depozit sau din zona de vânzare. Spre deosebire de inventarierea completă, care acoperă întregul sortiment, reevaluarea poate viza:

• doar un anumit grup de produse;

• o livrare concretă;

• produse aflate într-un anumit loc de stocare.

În Torgsoft, acest lucru se realizează prin crearea unui raport de inventariere cu selectarea produselor necesare și introducerea cantității reale. Consultați în detaliu cum se efectuează inventarierea într-un magazin cu ajutorul programului de evidență Torgsoft.

De ce este necesară reevaluarea?

Reevaluarea se efectuează pentru a:

• Identifica și corecta erorile din evidență (descărcare incorectă, dublă recepție, greșeli la vânzare).

• Depista lipsurile sau schimbările de sortiment după situații suspecte (de exemplu, schimbarea personalului, defectarea echipamentului).

• Actualiza datele despre stocuri pentru o colaborare corectă cu furnizorii și clienții.

• Se pregăti pentru o revizie sau o lichidare de stoc.

Practic, reevaluarea — este un instrument de verificare rapidă și corectare a evidenței, care ajută la evitarea pierderilor financiare.

Cât de des se efectuează reevaluarea în magazin?

Frecvența depinde de tipul afacerii, sortiment și riscuri:

• Lunar — în magazine cu rulaj mare de mărfuri și risc crescut de lipsuri (îmbrăcăminte, încălțăminte, tehnică).

• Trimestrial — pentru rulaj mediu și personal stabil.

• O dată la șase luni sau anual — pentru mărfuri voluminoase sau cu mișcare redusă.

• Neplanificat — după o livrare mare, promoții, schimbarea persoanelor responsabile, suspiciuni de schimbare de sortiment sau lipsuri.

În multe magazine se combină abordările:

• Inventariere completă — o dată pe an.

• Reevaluări periodice — lunar sau trimestrial pe grupuri de produse.

Cum se efectuează inventarierea în programul Torgsoft?

1. Alegerea metodei de inventariere

În Torgsoft există trei opțiuni principale:

1. Cu ajutorul computerului — numărarea se face cu un scanner sau manual. Rezultatele se introduc direct în raportul de inventariere din programul Torgsoft.

2. Manual — se tipărește mai întâi raportul, se face numărătoarea pe hârtie, apoi datele sunt introduse în program.

3. Cu ajutorul terminalului de colectare date — scanarea mărfurilor se face la distanță de computer, în sală, cu încărcarea ulterioară în raportul de inventariere din programul Torgsoft.

Inventarierea după numere de serie — metodă suplimentară de reevaluare, utilizată în cazul evidenței produselor cu garanție după număr de serie, în magazine de tehnică, electronică etc.

2. Crearea raportului de inventariere

Etapa următoare — crearea documentului de inventariere, în care se înregistrează produsele sau grupurile de produse verificate. 

Pentru a crea un raport de reevaluare:

1. Accesați în program modulul Depozit → Starea stocului.

2. Selectați grupul necesar de produse prin Dicționar (de exemplu, după tip, producător, furnizor).

3. Selectați produsele și apăsați Adăugare produs în raportul de inventariere.

4. Salvați documentul — va apărea lista produselor de verificat.

3. Efectuarea inventarierii

Varianta A: cu ajutorul computerului

• Deschideți Document → Raport de inventariere.

• Selectați raportul dorit.

• Scanați sau introduceți codurile de bare ale produselor.
  ▸ Ctrl+1 — crește automat cantitatea cu 1.
  ▸ Ctrl+Q — solicită introducerea cantității după scanare.

Varianta B: manual

• Tipăriți lista pentru evidența manuală.

• Numărați marfa din sala de vânzare și completați cantitățile în formularul pe hârtie.

• Reveniți în program, deschideți lista și introduceți datele.

Opțiunea C: prin terminalul de colectare a datelor

• Încărcați marfa din listă în terminal (meniul Lucru cu terminalul de colectare a datelor → Încărcare bază de produse).

• La fața locului scanați codurile de bare.

• După finalizare — încărcați rezultatele în program (apăsați fila “Obțineți informații din terminal”), cantitățile se vor completa automat.

4. Analiza rezultatelor

După efectuarea inventarului, puteți tipări rapoarte care vor arăta:

• Lipsa de marfă — unde probabil apar pierderi: furturi, erori ale vânzătorilor sau defecțiuni în evidență.

• Excesul de marfă — indică sortare greșită, dublarea recepției sau ieșiri incorecte.

• Rezultatele reevaluării separat, ținând cont de sortarea greșită.

• Rezultatele reevaluării separat pe categorii de marfă.

Acest lucru ajută la identificarea produselor care “dispar” mai des sau rămân în exces și, în consecință:

• optimizarea comenzilor la furnizori;

• planificarea reducerilor sau promoțiilor.

Diferența dintre datele din program și realitatea din depozit — indicator al disciplinei personalului și al fiabilității proceselor de evidență.

Dacă erorile sunt sistematice — trebuie ajustate procesele de recepție, vânzare și ieșire. Analiza periodică permite observarea dacă problemele din inventar coincid cu schimbările de personal sau program.

Dacă rezultatele mai multor inventare sunt comparate în dinamică, proprietarul vede:

• dacă pierderile se reduc în timp;

• ce măsuri (supraveghere video, schimbări în procese) dau rezultate;

• ce produse ar trebui înlocuite sau scoase din gamă.

5. Finalizare

• Asigurați-vă că toate produsele sunt numărate (în program va apărea statusul “Numărarea finalizată”).

• Apăsați “Închideți lista” — Torgsoft va crea automat documentele pentru corectarea stocului conform rezultatelor.

În Torgsoft, după închiderea listei de inventariere, programul creează automat documente pentru descărcarea lipsurilor și înregistrarea surplusurilor, eliminând factorul uman și menținând evidența corectă.

Întrebări frecvente

Ce este reevaluarea și cu ce se deosebește de inventarul complet?

Reevaluarea — este verificarea neplanificată a stocului anumitor produse, în timp ce inventarul complet acoperă întreaga gamă a magazinului.

Când trebuie efectuată reevaluarea în magazin?

Se face după suspiciunea de lipsă sau sortare greșită, livrări mari, promoții, schimbări de personal sau conform unui program regulat.

Cum se efectuează inventarul în Torgsoft pas cu pas?

În program se formează lista de inventariere, se scanează sau se numără produsele, se introduc datele și se analizează rezultatele.

Ce echipamente comerciale să aleg pentru inventarul în Torgsoft?

Dacă aveți un magazin mic, este suficient un scanner obișnuit. Un dispozitiv universal — scannerul fără fir. În magazinul online Torgsoft este popular radioscannerul Netum NT-C6. Reevaluarea poate fi efectuată și cu ajutorul Aplicației mobile Torgsoft.