9 greșeli de evitat atunci când lucrați cu un software de contabilitate

Utilizarea corectă a programului de contabilitate este cheia gestionării eficiente a afacerii. Cu toate acestea, antreprenorii fac adesea greșeli care pot complica semnificativ fluxurile de lucru și pot duce la pierderi financiare în loc de profit.

Am analizat experiența clienților Torgsoft și am evidențiat 9 exemple comune de utilizare incorectă a programului de contabilitate:

1. Lipsa inventarului complet

Mulți clienți, în loc să efectueze un inventar complet în magazin, doar ajustează cantitatea de mărfuri prin modul "Stare stoc", adică fac modificări în recepție. Acest lucru poate crea discrepanțe în cantitatea de mărfuri și reduce acuratețea contabilității. De asemenea, duce la acumularea de erori în recepție.

Inventarul complet permite obținerea unei imagini precise a stocurilor de mărfuri și evitarea neînțelegerilor. Recalcularea regulată a mărfurilor în magazin permite verificarea cantității reale de mărfuri din magazin sau depozit, compararea acestora cu datele din programul Torgsoft, identificarea lipsurilor, surplusurilor sau a mărfurilor în plus și verificarea conformității etichetelor de preț ale mărfurilor.

Pentru a se asigura că inventarul nu blochează activitatea magazinului, Torgsoft recomandă efectuarea acestuia pe grupuri de produse. Înainte de începerea inventarului, este recomandat să creați "Declarația de inventar" și să selectați un filtru pentru mărfurile implicate în acest proces.

2. Utilizarea stării stocului în locul vânzării

Unii antreprenori, în loc să vândă mărfuri prin "Vânzare", doar consultă prețurile din catalogul de produse în modul "Stare stoc" și efectuează vânzările scriind pe hârtie sau într-un caiet. Acest mod nu permite urmărirea mișcării reale a mărfurilor și duce la confuzie și pierderea informațiilor actualizate despre stocul de mărfuri.

3. Schimbarea prețurilor în recepție după vânzarea parțială a lotului

Ajustarea prețurilor în recepție după vânzarea unei părți a lotului de mărfuri va duce la calcularea incorectă a costului, la discrepanțe în rapoartele financiare, la date incorecte despre valoarea stocurilor, la modificări ale profitului brut, profitului net și altor indicatori de rentabilitate. Dacă trebuie să țineți contabilitatea stocurilor, raportul va fi generat incorect.

4. Vânzarea mărfurilor mici "în minus"

Antreprenorii subestimează adesea importanța mărfurilor mici și nu le introduc în programul de contabilitate. Cu toate acestea, aceste mărfuri sunt adesea principalele surse de vânzări, iar în timpul fluctuațiilor sezoniere, reprezintă un procent semnificativ din venitul brut zilnic.

Vânzarea mărfurilor "în minus" distorsionează datele despre profitul real și stocul de mărfuri, ceea ce duce la calculări incorecte. Ca urmare, suma profitului va fi supraevaluată, ceea ce distorsionează imaginea reală a afacerii și cauzează probleme în planificarea achizițiilor. Pentru a afla dacă produsul este în stoc, va trebui să fie numărat manual.

5. Editarea documentelor retroactiv

Editarea documentelor de stoc și financiare retroactiv distorsionează situația reală și încalcă regula principală a contabilității de gestiune: datele din program trebuie să corespundă situației reale. În acest fel, evitați autoînșelarea și nu vă confundați cu datele modificate.

Astfel de acțiuni pot duce la abuzuri, deoarece partenerii sau managerii dvs. pot începe să facă același lucru, ceea ce va devaloriza toată contabilitatea. Datele incorecte cauzează erori în contabilitate și decizii de gestionare incorecte, deoarece informațiile despre stocurile și tranzacțiile financiare sunt distorsionate.

Editarea documentelor de stoc retroactiv duce la contabilizarea incorectă a stocurilor și raportării, ceea ce poate, la rândul său, să ducă la amenzi.

Editarea retroactivă crește riscul pierderilor de reputație. Dacă angajații sau partenerii află că datele din programul de contabilitate sunt editate, aceasta va submina încrederea în sistemul de contabilitate și în cei care îl gestionează.

6. Returnarea incorectă a mărfurilor

În programul Torgsoft, schimbul de mărfuri (barterul) nu poate fi efectuat. Toate mărfurile trebuie să treacă prin procedura de vânzare și returnare pentru a asigura acuratețea contabilității. Când un produs este vândut, cantitatea acestuia în stoc scade, iar la returnare crește. Acest lucru afectează costul, deoarece fiecare tranzacție modifică valoarea totală a stocurilor.

Dacă schimbul de mărfuri se efectuează fără înregistrarea returnării în programul de contabilitate, acest lucru va duce la o contabilitate inexactă. De exemplu, un produs schimbat pe unul mai ieftin poate cauza pierderi pentru magazin, deoarece vânzarea nu va fi reflectată corect în rapoartele financiare. În plus, acest lucru va duce la redistribuirea mărfurilor, ceea ce va cauza confuzie în depozit. În consecință, pot apărea situații în care în depozit se înregistrează prezența unui produs care nu există în realitate sau, dimpotrivă, produsul nu va fi în program, deși este în depozit. Acest lucru poate cauza întârzieri în deservirea clienților și probleme în aprovizionare, deoarece depozitul va lucra cu date inexacte.

Dacă produsul a fost vândut printr-un CM, returnarea trebuie, de asemenea, să se efectueze prin CM. Acest lucru va ajuta la evitarea problemelor financiare, în special reducerea sarcinii fiscale, mai ales pentru PFA pe grupa a 3-a. Procesarea incorectă a returnării poate distorsiona raportarea și duce la amenzi.

Pentru a evita problemele, returnați banii în același mod în care clientul a efectuat plata. Acest lucru nu numai că respectă legea, dar și minimizează riscul de fraudă.

7. Pregătirea incorectă pentru deschiderea unui magazin online

• Utilizarea unui tip de produs greșit. Când un produs este plasat într-un tip necorespunzător, de exemplu, generatoare lângă alimente pe site, aceasta cauzează confuzie și inconveniențe pentru clienți.

• Nume lungi de produse în descriere. Dacă toate informațiile despre produs se află în nume, aceasta complică crearea de modele de produse. Fiecare produs trebuie editat pentru a separa numele de descriere.

• Utilizarea unei caracteristici dinamice ca principală. Acest lucru poate duce la inexactități și contabilitate incorectă, deoarece caracteristicile dinamice se schimbă frecvent și nu pot servi drept identificator permanent al produsului.

• Nume inconsistente de caracteristici. Crearea aceleași caracteristici cu diferite ortografii, de exemplu, "verde", "Verde", "verzui", "verzi", "ver.", duce la confuzie pe site și complică căutarea produselor.

• Utilizarea abrevierilor în nume. Nume precum "Tel.Xi.Roșu.128" sunt greu de înțeles pentru utilizatori și nu sunt optimizate pentru motoarele de căutare. Când este necesar, toate produsele trebuie refăcute sau create cu nume separate.

Pentru a evita aceste probleme, este important să clasificați corect produsele, să utilizați nume și caracteristici clare și consistente și să evitați abrevierile excesive. Acest lucru va îmbunătăți experiența utilizatorului și va simplifica gestionarea sortimentului de produse.

8. Vânzarea categoriilor în locul produselor în bonuri

Vânzarea produselor în bonuri fiscale prin categorii în loc de denumiri specifice constituie o încălcare a legislației fiscale. Această practică nu respectă cerințele Legii Ucrainei privind CM și Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare, aprobat prin ordinul Ministerului Finanțelor din Ucraina din 21.01.2016 nr. 13.

Conform acestor documente, bonul fiscal trebuie să conțină informații clare și detaliate despre toate produsele vândute (servicii), inclusiv denumirile acestora, cantitatea, prețul și suma totală a achiziției. Fără aceste informații, este imposibil să se țină o evidență corectă, ceea ce poate duce la amenzi și alte sancțiuni din partea autorităților fiscale.

Această abordare, de asemenea, complică ținerea unei evidențe corecte. Fără detalierea produselor, este imposibil să se determine cu exactitate costul mărfurilor, să se analizeze clasamentul vânzărilor anumitor categorii. De exemplu, dacă nu știți câte unități ale unui anumit produs au fost vândute, este dificil să determinați câte trebuie achiziționate data viitoare sau care este costul real al produselor vândute.

Oamenii pot utiliza această schemă din diverse motive. Adesea, antreprenorii recurg la aceasta din lene de a introduce produsele în sistemul de contabilitate, deoarece detalierea tuturor produselor vândute necesită mai mult timp și efort. Alții pot face acest lucru pentru a evita plata taxelor, gândindu-se că, neindicând detaliile produselor vândute, le va fi mai ușor să ascundă veniturile. Unii pur și simplu nu cunosc cerințele privind emiterea bonurilor fiscale sau neglijează regulile din neglijență.

Menținerea unei contabilități corecte și transparente este o condiție importantă pentru dezvoltarea de succes a afacerii și încrederea clienților. În loc să folosiți scheme dubioase, este mai bine să vă concentrați pe ținerea corectă a evidenței și plata taxelor necesare, ceea ce va asigura stabilitatea și reputația afacerii dvs.

9. Setări incorecte ale parametrilor de contabilitate

Setarea parametrilor de contabilitate fără înțelegerea adecvată a impactului acestora asupra sistemului poate duce la date incorecte și complicații în contabilitate. De exemplu, clienții includ adesea întreaga denumire a produsului în descrierea acestuia în timpul înregistrării în programul de contabilitate. Apoi, pentru a crea categorii de produse, toate produsele cu descrieri incorecte trebuie rescrise.

Modalitatea optimă este să solicitați de la furnizor un fișier cu o bază de date a produselor completată corect. Dacă un astfel de fișier nu este disponibil sau este creat incorect, cel mai simplu este să introduceți categoriile de produse nu într-un tabel Excel, ci în programul de contabilitate Torgsoft, pentru a fi mai ușor să lucrați cu baza de date corectă în viitor.

Setările incorecte ale parametrilor de contabilitate în programul Torgsoft pot duce la diverse probleme care afectează funcționarea magazinului. Prin urmare, la înregistrare, acordați atenție setărilor din meniul Comerț - Tip de produs.

Principalele greșeli în configurarea categoriilor de produse

Structura incorectă a directorului de tipuri de produse

Lipsa unei ierarhii clare a produselor în director poate complica căutarea și filtrarea produselor. Urmați recomandările pentru construirea unui director cu niveluri superioare (tipuri generale de produse) și subniveluri (tipuri specifice de produse). De exemplu, nivelul superior este "Îmbrăcăminte", subnivelul este "Îmbrăcăminte exterioară", iar mai jos este "Jachetă", "Palton".

Nume de tipuri de produse prea generale

Utilizarea unor nume prea generale care nu oferă o idee clară despre produs. Utilizați nume specifice care reflectă principalele caracteristici ale produsului. De exemplu, în loc de "Încălțăminte", utilizați "Încălțăminte sport" sau "Încălțăminte pentru bărbați".

Utilizarea tuturor nivelurilor de ierarhie în denumirea produsului

Denumiri de produse prea lungi din cauza includerii tuturor nivelurilor de ierarhie în denumire. Doar ramura inferioară a arborelui ar trebui să participe la denumirea produsului. De exemplu, pentru produsul "Jachetă", nu includeți în denumire "Îmbrăcăminte" și "Îmbrăcăminte exterioară".

Setări incorecte de rotunjire a prețurilor

Setările incorecte de rotunjire pot duce la calcularea incorectă a prețurilor. Alegeți metoda corespunzătoare de rotunjire a prețurilor pentru fiecare tip de produs. În România, antreprenorii care folosesc CM pentru plățile în numerar trebuie să rotunjească suma totală a achiziției. Conform regulilor de rotunjire, sumele care se termină de la 1 la 4 bani sunt reduse la cea mai apropiată sumă care se termină cu 0 bani, iar sumele de la 5 la 9 bani sunt mărite la cea mai apropiată sumă care se termină cu 0 bani. De exemplu, 12,34 RON se rotunjește la 12,30 RON, iar 12,35 RON la 12,40 RON. Rotunjirea se aplică sumei totale a bonului, nu fiecărui articol în parte.

Lipsa setărilor de adaos

Adaosurile neconfigurate pot duce la lipsa marjei pe produse. Setați adaosuri pentru fiecare tip de produs sau folosiți grupuri de adaosuri pentru aplicarea automată.

Ignorarea caracteristicilor suplimentare ale produselor

Activați caracteristicile necesare pentru fiecare tip de produs pentru a avea informații detaliate despre produs în fișa produsului, cum ar fi producătorul, articolul, sezonul, culoarea, materialul etc.

Lipsa controlului numerelor de serie

Activați funcția de evidență a numerelor de serie pentru produsele cu garanție. Vânzarea acestor produse obligă, de asemenea, ținerea evidenței stocurilor de mărfuri.

Setări incorecte de discount

Setările incorecte ale discounturilor maxime pot duce la pierderi financiare. Setați discounturi maxime pentru fiecare tip de produs pentru a evita vânzarea produselor sub prețul de cost.

Lipsa setărilor pentru contabilitatea fiscală și TVA

Verificați și setați parametrii de contabilitate fiscală și TVA pentru fiecare tip de produs, în conformitate cu sistemul dvs. fiscal.

Evitând aceste greșeli, veți asigura acuratețea și eficiența lucrului cu programul de contabilitate, ceea ce va avea un impact pozitiv asupra întregului proces de afaceri.