Cum se controlează mărfurile expirate?

Dacă în punctul dvs. de vânzare cu amănuntul produsele expirate sunt scoase regulat din inventar, înseamnă că suferiți pierderi. Controlul termenelor de valabilitate a produselor este necesar în orice magazin, dar este deosebit de important în magazinele alimentare, unde există aproape întotdeauna produse perisabile în sortiment. 

Să înțelegem ce este termenul de valabilitate al unui produs, cum se determină și cum se gestionează produsele cu un termen de utilizare limitat?

Ce este termenul de valabilitate?

Termenul de valabilitate al unui produs este perioada în care produsul își păstrează proprietățile de consum și este adecvat pentru utilizarea sa destinată. După data de expirare, produsul poate deveni nesigur pentru sănătate sau își poate pierde proprietățile. 

Cum se descifrează termenul de valabilitate? Termenul de valabilitate este de obicei indicat pe ambalajul produsului și poate fi exprimat în diferite moduri, cum ar fi o dată specifică (de exemplu, "până la 01.01.2025") sau o perioadă de timp de la data fabricației (de exemplu, termenul de valabilitate rămas al medicamentelor poate fi de 24 de luni de la data fabricației).

De ce este important să monitorizăm termenul de valabilitate al produselor?

Produsele cu termen de valabilitate necesită o atenție specială din partea vânzătorului. Astfel de produse nu trebuie să fie pierdute în depozit și nu pot fi "uitate". Este necesar să se efectueze livrarea corectă din depozit: nu puteți lua pur și simplu cel mai convenabil produs de pe raft. Trebuie să luați în considerare și lotul și termenul de valabilitate al produsului. 

Produsele expirate pot cauza daune ireparabile magazinului. Nu pot fi vândute nici la preț redus; trebuie să fie complet distruse. Acest lucru duce la pierderi pentru companie, costuri suplimentare pentru achiziționarea produselor și amenzi. Mai mult decât atât, poate duce la pierderea clienților, deoarece produsele expirate pe rafturi îi îndepărtează pe cumpărători. 

Dacă un client observă un produs expirat expus, are dreptul să depună o plângere la Serviciul de Protecție a Consumatorului. Magazinul poate fi inspectat, încălcările pot fi înregistrate și magazinul poate fi amendat. Dacă un client se otrăvește cu produse expirate, proprietarul magazinului se confruntă cu răspunderea penală.

De ce trebuie să urmăriți termenele de valabilitate în depozit și în magazin

Pentru a evita pierderile și daunele reputației magazinului, trebuie să știți întotdeauna ce produse cu ce date de fabricație/valabilitate sunt stocate în depozit. 

Produsele expirate apar în magazin din cauza achizițiilor sau vânzărilor neoptimizate. De exemplu, dacă comandați mai multe produse de la furnizor decât puteți vinde. Motivele pot fi și inexactitățile în contabilitate sau erorile angajaților — aceștia pun pe rafturi produse mai noi din loturile noi, în timp ce stocurile nevândute din livrările anterioare continuă să ocupe spațiu în depozit.

Multe magazine se luptă cu expirarea și nu pot stabili un sistem eficient de monitorizare a produselor cu termene de valabilitate. Schema de control se învârte în jurul a două procese de afaceri.

Primirea mărfurilor în depozit

Acceptarea atentă a mărfurilor este importantă atât pentru magazinele mari, cât și pentru cele mici. Aceasta trebuie efectuată nu doar cantitativ, ci și calitativ. Angajatul care primește mărfurile nu trebuie să permită ca produsele expirate sau cele care se apropie de sfârșitul termenului de valabilitate să ajungă în sala de vânzări. 

Este important să plasați corect mărfurile primite în depozit, ținând cont de termenele de valabilitate. Utilizați principiul "primul care expiră, primul care iese", care constă în a pune produsele cu termenul de valabilitate cel mai apropiat la loc vizibil și să fie expediate primele. 

Expunerea produselor în sala de vânzări

Vânzătorul care se ocupă de expunerea produselor ar trebui să efectueze următoarele acțiuni:

• Rotește produsele pe rafturi. Noul lot de produse ar trebui să fie pus în spatele celor deja existente pe raft. Deoarece clienții cunosc această regulă și caută produse mai noi pe rândurile din spate, vânzătorul ar trebui să schimbe regulat pozițiile produselor, în ordinea descrescătoare a termenelor de valabilitate.

• Verifică termenele de valabilitate înainte de expunere. Înainte de a pune produse noi pe raft, verifică datele de valabilitate ale celor rămase. 

• Îndepărtează produsele înainte de expirarea termenului de valabilitate. La sfârșitul zilei de lucru, inspectează produsele și îndepărtează toate produsele care vor expira a doua zi. Această regulă se aplică în principal produselor alimentare.

• Menține condiții adecvate de depozitare. Pentru grupurile de produse a căror valabilitate variază în funcție de condițiile de depozitare, asigură condiții constante de depozitare pe întreaga perioadă de valabilitate. De exemplu, untul are mai multe moduri de depozitare și, corespunzător, termene de valabilitate. 

Cum să ținem evidența produselor cu termene de valabilitate 

În plus, programele de contabilitate pot simplifica semnificativ procesul de primire a mărfurilor și controlul mișcării ulterioare a acestora prin puncte — până la consumator. 

Avantajele utilizării unui program de contabilitate pentru vânzarea cu amănuntul

Există câteva motive pentru care ar trebui să implementați un program de contabil itate în magazin:

• Optimizarea costurilor de achiziție. Programul de contabilitate arată stocurile de mărfuri din depozit. Pe baza analizei și statisticilor de vânzări, devine clar când trebuie să comandați produse și când să așteptați.

• Cresterea loialității clienților. Clienții vor ține minte magazinul dvs. în mod pozitiv dacă nu găsesc produse expirate, îl vor recomanda prietenilor și cunoscuților și se vor întoarce cu siguranță pentru a face cumpărături.

• Calcul automat al stocurilor de mărfuri. Pentru a monitoriza stocurile de mărfuri din depozit, Torgsoft are o opțiune utilă "Calcul automat al stocurilor de mărfuri". Funcția ajută la accelerarea recepției noilor loturi de mărfuri în depozit. Acest lucru va evita cheltuielile inutile pentru achiziționarea de produse, stocarea pe spații de depozitare și deteriorarea acestora din cauza introducerii întârziate în circuit și a trimiterii pe rafturile magazinelor. 

Această opțiune va ajuta antreprenorul să determine câte produse trebuie să aibă în depozit, să planifice mai precis achizițiile și procesele de depozitare, pentru a nu cumpăra în exces sau a nu crea o lipsă artificială de produse. Acest lucru garantează satisfacerea cererii consumatorilor, deoarece produsele necesare vor fi întotdeauna disponibile în magazin.

Într-un program de contabilitate poate fi inclus orice algoritm care să prelucreze și să furnizeze informații în formatul necesar, să amintească, să sugereze, să genereze rapoarte. Dar furnizarea de informații pentru program este sarcina unei persoane. Prin urmare, din punct de vedere tehnic, ținerea evidenței produselor cu termen de valabilitate este un proces consumator de timp care necesită totuși introducerea manuală a acestor produse în program și este rareori aplicat în practică. 

Reguli pentru ținerea evidenței produselor cu termen de valabilitate

Fiecare magazin dezvoltă propriul algoritm de control și evidență a produselor cu termen de valabilitate limitat. Aceste sfaturi vă vor ajuta să simplificați semnificativ acest proces: 

1. Numiți responsabili în magazin pentru verificarea anumitor grupuri de produse.

2. Reamintiți regulat vânzătorilor regulile de primire și expunere a produselor.

3. Efectuați lucrări de informare a personalului cu privire la beneficiile și importanța muncii lor cu produsele: cum va crește imaginea magazinului și vor scădea reclamațiile clienților.

4. Abordați corect sancționarea vânzătorilor pentru încălcări — amenzi dure pentru greșeli rare nu adaugă entuziasm în munca personalului. 

Așadar, pentru a nu ajunge să aruncați în masă produsele, vindeți-le mai devreme decât să devină expirate. Planificați achizițiile corect, confirmați livrările cu datele "corespunzătoare", respectați organizarea corectă a produselor în depozit și expunerea pe rafturi.