Cum reduc instrumentele de automatizare costurile de afaceri

Proprietarii oricărei afaceri urmăresc un singur lucru — creșterea profiturilor prin reducerea costurilor. Există multe tehnologii care ajută la utilizarea cu atenție a resurselor disponibile ale companiei. Printre acestea se numără managementul strategic competent, optimizarea proceselor și utilizarea sistemelor inteligente, cum ar fi inteligența artificială și chat-ul GPT.

În plus, multe persoane sunt preocupate de rapiditatea cu care se vor amortiza investițiile, de exemplu, în deschiderea sau modernizarea unui punct de vânzare cu amănuntul, crearea unui magazin online, actualizarea și automatizarea proceselor de afaceri, formarea personalului etc. 

Folosind metode speciale, vă puteți recupera rapid investițiile și puteți optimiza costurile de afaceri. Automatizarea este una dintre aceste metode, care are ca rezultat o eficiență sporită a resurselor companiei, creșterea vânzărilor și dezvoltarea afacerii. 

Ce determină perioada de recuperare a investiției?

Deoarece fiecare afacere este unică și are propriile condiții specifice, perioada de recuperare a investiției poate varia considerabil, în funcție de mai mulți factori:

• volumul investițiilor,

• localizarea geografică a întreprinderii,

• abordări inovatoare ale strategiilor de vânzări și de management,

• utilizarea vânzărilor online,

• numărul de produse din magazin,

• planificare de marketing,

• adaptarea la condițiile de piață în schimbare și la mediul macroeconomic al țării.

Analiza costurilor de înființare sau de îmbunătățire a unei afaceri vă oferă o idee despre cât timp va dura până când afacerea dvs. va ajunge la pragul de rentabilitate și dacă puteți crește profitabilitatea acesteia cheltuind mai puțini bani.

Automatizarea proceselor este o modalitate rapidă de a reduce costurile și de a crește veniturile afacerii

Un software specializat, cum ar fi programul de contabilitate Torgsoft, nu numai că accelerează rentabilitatea investiției, dar economisește și banii proprietarului. Cum?

Câți bani pierde proprietarul fără automatizare?

În tabelul de mai jos, am furnizat cifre teoretice care arată cum implementarea unui sistem de contabilitate poate contribui la economisirea de bani și timp în tranzacționarea unui magazin de îmbrăcăminte de tip boutique, la optimizarea performanțelor personalului, la îmbunătățirea satisfacției clienților și, în cele din urmă, la consolidarea afacerii.

*Prețul minim pentru un articol din magazin. 

**Prețul maxim al produsului.

Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre procese.

Acceptarea sau sosirea mărfurilor

Aceasta este opțiunea de bază a programului de contabilitate, punctul de plecare de la care începe ordinea în afaceri. Contabilizarea inventarului, sau introducerea informațiilor despre bunuri într-un sistem unic, ajută la înțelegerea cantității de produse disponibile în magazin și în depozit. Contabilitatea automatizată vă permite să evitați penuria de produse în timpul sezonului aglomerat sau excesul de producție și să facilitați vânzări mai rapide.

Acest lucru este destul de relevant pentru întreprinderile care vând bunuri de sezon sau produse populare, cum ar fi îmbrăcăminte, accesorii, cărți, articole pentru animale de companie, artă etc.

Dacă proprietara buticului ar fi continuat să noteze noile sosiri într-un caiet, s-ar putea să nu fi luat în considerare faptul că, de exemplu, rochiile pentru femei de la un producător polonez pe care le-a cumpărat anul trecut se aflau în depozit și să le fi cumpărat din greșeală din nou. 

Același lucru este valabil și pentru recontabilizare — verificarea disponibilității, identificarea lipsurilor sau a excesului de bunuri din depozit și compararea cantității reale de bunuri cu datele din programul de contabilitate. 

Dacă nu faceți un inventar în programul de contabilitate, este posibil să vă confruntați din nou cu erori: resortare, loturi nerecepționate, defecte sau anulări nejustificate, fraude din partea clienților sau a angajaților la vânzarea sau returnarea bunurilor, neînțelegeri cu furnizorii și așa mai departe. 

Program de fideli zare

Utilizarea programelor de loialitate este un instrument de marketing eficient pentru atragerea și păstrarea unui public. În zilele noastre, puțini sunt cei care își pot permite să ignore această metodă. Cu toate acestea, chiar și acei vânzători care o folosesc în mod activ, dar o fac manual, mai devreme sau mai târziu se confruntă cu greșeli sau refuză instrumente suplimentare de fideli zare, cum ar fi vânzarea de bunuri cu reduceri sau carduri de bonus.

Programele de fideli zare contribuie la o mai mare implicare a clienților și la creșterea încrederii în marcă sau în magazin. Ca urmare, numărul de achiziții și profitabilitatea afacerii cresc, conform unor estimări, cu 10-50%, în funcție de tipul de promoție sau de bonus.

Dacă Anna nu ar fi introdus cumpărăturile repetate pentru bonusuri în magazinul ei, magazinul ar fi pierdut între 5.000 și 15.000 UAH într-o lună. 

Vânzări

În plus, o întreprindere poate pierde în mod regulat bani din cauza reducerilor necontrolate sau stabilite incorect, din cauza vânzărilor sub cost, din cauza acumulării de bunuri necomerciabile sau nelichide, a prețurilor incorecte, a vânzărilor care depășesc casa de marcat, a erorilor de calcul și a vânzătorilor frauduloși.

Programul de contabilitate Torgsoft nu va permite astfel de erori și inexactități în vânzări. De exemplu, puteți stabili valoarea unei reduceri sau promoții pentru un singur articol sau grup, pentru o anumită cantitate sau număr de articole dintr-o chitanță și puteți stabili perioada de valabilitate a acesteia. În acest fel, veți ști exact ce produse au fost vândute și la ce reducere și veți evita cheltuielile inutile.

În plus, programul poate controla vânzarea de bunuri sub cost sau cu o marjă minimă de profit.

Rutină 

Proprietarii pot pierde în mod constant bani din cauza unor lucrări de rutină care le ocupă cea mai mare parte din timp și energie. Pe lângă vânzări și servicii pentru clienți, trebuie să mențineți acorduri și înțelegeri cu furnizorii, comercianții, angajații, să țineți cont de costurile de funcționare a punctului de vânzare etc. Este dificil și nepractic să țineți toate acestea în cap, în carnețel sau în foaia de calcul Excel.

Ce determină costul automatizării

Investiția în software-ul de contabilitate se amortizează destul de repede. Principalul lucru este să se ia în considerare toate caracteristicile și nevoile posibile ale afacerii comerciale la începutul implementării schimbărilor, pentru a alege tariful și opțiunile potrivite.

În tabel, am calculat perioada de recuperare a investiției în programul de contabilitate și am arătat valoarea medie a profitului care poate fi obținut în urma automatizării unui magazin sau a unui lanț de magazine. 

***În prețul automatizării nu sunt incluse calculatoarele sau laptopurile pentru instalarea programului. 

În mod obișnuit, prețul unui sistem de contabilitate depinde de:

• instituirea sau absența proceselor de afaceri în magazin. 

• numărul de stații de lucru, adică de calculatoare pe care va fi instalat programul de contabilitate. 

• nevoile, obiectivele și dimensiunea întreprinderii.

De exemplu, un magazin mic, cu mai multe departamente și case de marcat, are nevoie de un pachet de automatizare pentru începători: 

► o licență pentru software-ul de contabilitate, 

► echipament comercial de bază: cititor de coduri de bare, imprimantă de etichete și chitanțe pentru fiecare casă de marcat,

► echipamente suplimentare, după caz: terminal de colectare a datelor, terminal bancar, casă de marcat (un înregistrator de tranzacții de plată necesar pentru vânzarea de bunuri fiscale și raportarea către autoritățile fiscale). 

De asemenea, este posibil să aveți nevoie de opțiuni de aplicații suplimentare care să contribuie la creșterea gradului de conștientizare a magazinului, a vânzărilor și a loialității clienților:

► sistem CRM pentru lucrul cu baza de clienți și vânzări, 

► trimiterea de mailuri în masă către clienți prin mesagerie și e-mail, 

► contabilitate la distanță prin intermediul unei aplicații mobile, 

► funcția de ștergere a statisticilor pentru perioadele închise, 

► arhivarea datelor în Google Drive,

► calcularea salariilor și motivarea vânzătorilor etc.

Toate aceste opțiuni și multe alte instrumente utile sunt implementate în programul de contabilitate Torgsoft. Puteți afla mai multe despre capacitățile programului pe site-ul companiei, în secțiunile "Caracteristici principale", "Asistență pentru utilizatori", "Prețuri", sau puteți consulta un specialist și comanda automatizarea comerțului prin telefon:

+38(067) 558 37 84

info@torgsoft.ua