Comanda catre furnizor

Modul «Comenzi către furnizor» din programul Torgsoft este un instrument complex pentru automatizarea procesului de completare a stocurilor de marfă. Scopul principal este să permită antreprenorului să urmărească la timp stocurile (atât într-un punct de vânzare separat, cât și pe întreaga rețea) și să formeze comenzi, pentru a evita oprirea vânzărilor din cauza lipsei produselor.

Lucrul cu acest mod include două etape principale: formarea necesarului (analiză) și procesarea comenzii create.

1. Formarea comenzii (Analiza necesarului)

Această etapă are loc în meniul Document — Formarea comenzii către furnizor. Aici programul ajută la analizarea a ceea ce trebuie achiziționat și în ce cantitate.

Instrumente principale de analiză:

• Filtrarea produselor. Puteți selecta produsele după categorii (tip de produs), producători sau puteți folosi căutarea după denumire.

• Tipul analizei. Programul oferă mai multe criterii pentru selectarea produselor:

1. Produs cu cantitate zero sau negativă.
2. Produs pe cale de epuizare (cantitatea este mai mică sau egală cu stocul minim setat).
3. Produs care trebuie comandat (combinația celor două criterii anterioare).
4. Produs comandat sau produs pentru care au existat vânzări.

• Calculul necesarului («Trebuie comandat»): Programul calculează automat cantitatea necesară pe baza stocului minim. Acest calcul poate fi efectuat prin două metode:

1. Pe rețeaua comercială: se analizează stocul total pe toate centrele de evidență selectate.
2. Pentru fiecare centru de evidență: se analizează stocul dintr-un depozit anume (dacă produsul s-a epuizat în Magazinul A, dar există în Depozitul B, programul va propune totuși să fie comandat pentru Magazinul A dacă este aleasă această metodă).

• Alegerea furnizorului. Logica de determinare a furnizorului pentru un produs este foarte importantă. În blocul «Metoda de determinare a parametrilor de livrare» puteți alege:
•    Ultima livrare: programul va afișa prețurile și furnizorul din ultima factură de intrare.
•    Livrare la preț minim: programul va găsi furnizorul de la care acest produs a fost cumpărat cel mai ieftin în perioada specificată.
•    Depozitul furnizorului: se folosesc informațiile din listele de preț încărcate ale furnizorilor.

• Lucrul cu tabelul comenzii. În tabel vedeți stocurile curente, prețul de achiziție și statistica vânzărilor pe perioada aleasă.
•    Coloana «Trebuie comandat» arată necesarul calculat.
•    Coloana «Comanda mea» este un câmp pe care îl completați manual sau automat (puteți copia valorile din «Trebuie comandat»). Aici puteți introduce chiar și numere fracționare.
•    Dacă un produs nu poate fi comandat de la un anumit contrapartid, îl puteți marca drept «Interzis la comandă» și nu va mai apărea în această listă pe viitor.

2. Crearea și salvarea documentului de comandă

După ce stabiliți lista de produse și cantitățile acestora în coloana «Comanda mea», trebuie să apăsați butonul Salvează comanda.

• Se va deschide fișa comenzii, unde puteți indica numărul, data și termenul de blocare a produsului (data până la care produsul nu va mai fi propus pentru o comandă repetată, pentru a evita dublarea).

• Tot aici puteți adăuga un produs nou, care încă nu există în baza de date, dar pe care intenționați să îl comandați pentru prima dată.

• Există funcția «Grupează după model», care permite formarea comenzii fără detaliere pe mărimi (prin însumarea cantităților).

3. Lucrul cu comenzile salvate

Documentele salvate ajung în meniul Document — Comenzi către furnizor. Acesta este registrul tuturor comenzilor dvs.

Statusele comenzii: Comanda poate avea diferite stări, care permit controlul îndeplinirii acesteia:

• Fără recepții (comanda a fost trimisă, dar marfa nu a sosit încă).

• Recepționată parțial (a sosit doar o parte din marfă).

• Recepționată complet.

Transformarea comenzii în Recepție. Aceasta este funcția-cheie a modului. Când marfa ajunge fizic de la furnizor, nu creați manual o factură de intrare de la zero. Găsiți comanda corespunzătoare și apăsați butonul «Creează recepție pe comandă».

• Programul creează automat factura de intrare, completând-o cu produsele din comandă.

• Puteți corecta cantitățile (dacă a sosit mai puțin/mai mult) sau prețurile.

• Există și funcția «Adaugă produsele comenzii în recepție», dacă doriți să adăugați produsele din comandă într-o factură deja deschisă.

Funcții suplimentare și integrări

1. Depozitul furnizorului. Puteți importa listele de preț ale furnizorilor (prin Excel sau FTP) în meniul «Depozitul furnizorului», să legați produsele lor de baza dvs. și să formați comenzi direct din stocurile actuale ale furnizorului.

2. Producție. Dacă aveți activată opțiunea de producție, modul «Planificarea producției» permite crearea de comenzi către furnizor pentru materiale care lipsesc pentru fabricarea produselor.

Acest mod economisește semnificativ timp, deoarece elimină introducerea manuală a produselor la achiziție și permite să vă bazați pe statistica reală a vânzărilor atunci când planificați aprovizionarea.