Lista completă de produse și servicii

Modul «Lista completă de produse și servicii» în Torgsoft este registrul central al întregii nomenclaturi a afacerii dvs. Spre deosebire de modul «Starea stocului», care afișează doar ceea ce este disponibil, «Lista completă» conține absolut toate fișele produselor și serviciilor create vreodată în sistem, indiferent de stocul lor curent.

Acesta este instrumentul principal al responsabilului de marfă pentru pregătirea bazei de date, punerea în ordine a denumirilor și gestionarea sortimentului. Mai jos este prezentată o analiză detaliată a posibilităților acestui modul și instrucțiuni pentru controlul nomenclaturii.

1. Scop și funcții principale

Acest modul (meniul Merceologie — Lista completă de produse și servicii) este folosit cel mai des pentru introducerea prealabilă a nomenclaturii în baza de date înainte ca marfa să ajungă fizic în depozit și să fie recepționată.

Funcții-cheie ale modulului:

• Crearea fișelor de produs: adăugarea denumirilor, articolelor, codurilor de bare, fotografiilor și descrierilor.

• Evidența serviciilor: crearea fișelor pentru active nemateriale (livrare, reparații, ambalare), care nu au stoc cantitativ și nici cost de achiziție.

• Editare: modificarea în masă sau individuală a caracteristicilor produsului.

• Curățarea bazei: ștergerea înregistrărilor greșite sau scoaterea din uz a produselor învechite.

2. Crearea și configurarea produsului

Adăugarea produsului prin acest modul permite formarea unei fișe etalon, care poate fi apoi folosită rapid la recepția mărfii.

• Fișa produsului. Când apăsați butonul Adăugați, se deschide fișa în care legați produsul de arborele tipurilor (de exemplu, Îmbrăcăminte -> Bărbați -> Blugi).

• Automatizarea denumirilor. Pentru a evita haosul în denumiri (de exemplu, "Blugi albaștri" vs "Albaștri blugi"), în Torgsoft funcționează o regulă de formare a denumirii. Denumirea se generează automat pe baza caracteristicilor: Tip produs + Brand + Colecție + Mărime etc. Aceasta se configurează în meniul Setări - Parametri - Produs.

• Coduri de bare. Puteți introduce codul de bare al producătorului sau genera un cod de bare intern. Unui produs i se pot atribui mai multe coduri de bare (de exemplu, dacă producătorul a schimbat ambalajul, dar produsul este același, sau pentru culori diferite ale aceluiași model, dacă nu țineți evidența pe culori).

• Foto. În fila «Foto» puteți adăuga imaginea produsului, care va fi afișată casierului la vânzare sau în magazinul online.

3. Lucrul cu serviciile

Un serviciu în Torgsoft este un tip specific de nomenclatură.

• Diferența față de produs. Serviciul nu are cantitate în depozit și nici preț de achiziție. Este folosit pentru evidența operațiunilor de servicii (de exemplu, «Tivirea pantalonilor», «Instalare software», «Livrare»).

• Componența serviciului. Puteți crea un serviciu-pachet. De exemplu, în serviciul «Ambalare cadou» puteți include materiale (hârtie, panglică) care vor fi scoase din stoc la vânzarea acestui serviciu.

• Cum se creează. Accesați fila Servicii în fereastra «Lista completă» și apăsați Adăugați. Completați denumirea, prețul și, dacă este necesar, legați de un tip de produs pentru analiză.

4. Cum să mențineți nomenclatura sub control

În timp, baza de produse se poate încărca cu duplicate sau poziții învechite. Modulul oferă instrumente pentru "igiena" bazei de date.

A. Ștergere și dezactivare (Scoatere din uz)

• Ștergere completă. Este posibilă doar pentru produsele pentru care nu a existat niciun fel de mișcare (recepții, vânzări). Este relevantă pentru fișe create din greșeală.

• Scoatere din uz. Dacă produsul s-a vândut anterior, dar nu mai intenționați să lucrați cu el, nu îl puteți șterge (ar afecta istoricul evidenței), dar îl puteți «Scoate din uz».

• Un astfel de produs dispare din listele active de selecție (de exemplu, pentru casier), dar rămâne în rapoarte.

• Este mutat în lista «Produs șters» (meniul Merceologie — Produs șters), de unde poate fi restaurat la nevoie.

B. Operațiuni în masă și filtrare

Pentru lucrul cu volume mari de date folosiți instrumente de automatizare:

• Filtre. Puteți filtra produsele după Tip, Producător, Sezon sau găsi produsul după cod de bare/articol prin câmpul de căutare.

• Fixarea denumirii. Puteți interzice schimbarea denumirii pentru anumite produse, setând opțiunea «Denumire fixă a produsului». Aceasta protejează nomenclatura de redenumiri accidentale în timpul importului de facturi.

• Verificarea duplicatelor. Dacă la scanarea codului de bare produsul există deja în bază, programul îi va deschide fișa, nu va crea una nouă, ceea ce previne duplicarea.

C. Export și Import

• Puteți exporta întregul registru sau o parte din acesta în Excel pentru analiză sau transfer către un alt depozit.

• De asemenea, este acceptată încărcarea nomenclaturii din fișierele unor sisteme externe, ceea ce permite completarea rapidă a bazei la început.

5. Sfaturi utile pentru control

1. Unicitatea articolelor. În setările parametrilor puteți activa verificarea unicității articolelor, astfel încât sistemul să avertizeze sau să interzică crearea fișelor cu articole identice.

2. Steluța (*) în denumire. Dacă vedeți «steluța» lângă denumirea produsului în starea stocului, de obicei aceasta indică duplicarea nomenclaturii sau particularități ale importului de modele. Folosiți «Lista completă» pentru a găsi și a uni aceste poziții.

3. Căutare fără stoc. Acesta este singurul loc în care puteți găsi un produs care acum nu are stoc, pentru a vedea istoricul lui, prețul sau pentru a imprima un preț pentru un eșantion de vitrină care încă nu a fost recepționat.

Acest modul este fundamentul evidenței dvs. O «Listă completă de produse» curată și structurată este garanția rapoartelor corecte și a unei lucrări rapide a casierilor.