Când să ștergeți informațiile din baza de date a serverului?
Programul de contabilitate Torgsoft acumulează multe informații: toate vânzările, fiecare acțiune a utilizatorului, veniturile și cheltuielile, crearea, modificarea și ștergerea documentelor, tranzacțiile financiare sunt înregistrate. Acestea sunt date care și-au îndeplinit scopul - au oferit proprietarului afacerii informații despre situația actuală și au ajutat la luarea deciziilor de management.
Însă, informațiile acumulate afectează performanța serverului: de exemplu, dacă ștergeți facturile din registrul pentru perioada de până în 2010, programul va începe să aducă toate documentele de depozit, ceea ce va încetini programul și va necesita mai multă putere de calcul.
Pe lângă viteză, o astfel de bază de date conține informații "care pot fi folosite împotriva dumneavoastră", deoarece programul stochează întreaga istorie a tranzacțiilor comerciale în cele mai mici detalii.
Torgsoft poate reduce volumul de date acumulate fără a pierde informații importante care afectează gestionarea și contabilitatea depozitului curente.
Cum să ștergeți datele rețelei comerciale
Opțiunea suplimentară "Ștergerea statisticilor pentru perioadele închise" șterge datele pentru lunile trecute, dar păstrează totalurile pentru calculul corect al informațiilor curente și contabilitatea ulterioară.
Ștergerea statisticilor pentru perioadele închise se află în meniul Analiză - Perioadă. Datele sunt șterse pe perioade închise: pe luni, începând cu cea mai veche perioadă.
Ce se șterge din baza de date Torgsoft
După curățarea statisticilor pentru perioadele închise, următoarele informații vor fi complet șterse:
- Toate documentele pentru mișcarea mărfurilor: inventar, vânzări, retururi, transferuri interne, casări, retururi la furnizor și retururi de defecte,
- Toate documentele financiare: încasările și cheltuielile din casierie și conturile curente, transferuri între casierii și conturi curente, toate decontările cu furnizorii și clienții,
- Toate informațiile din Comerț cu emiterea facturilor: oferte comerciale, facturi, avize de expediere, plăți,
- Toate informațiile în modurile Închiriere și Reparații,
- Datele modului Salarii: toate calculele și plățile salariale,
- Informațiile despre comenzile clienților, actele de producție și fișele de rută.
Pe scurt, în perioadele șterse nu va rămâne nimic, ca și cum nu ar fi avut loc contabilitate în acea perioadă.
Ce informații despre comerț se păstrează?
Informațiile despre furnizori, clienți și nomenclatura mărfurilor vor rămâne neschimbate, precum și cantitatea de mărfuri din depozit, reducerile și achizițiile clienților, starea casieriilor și sumele datoriilor terților.
La începutul perioadei următoare celei șterse, următoarele informații vor fi transferate:
- Starea inventarului după produse,
- Sumele inițiale din casierii și conturile curente,
- Datoriile inițiale ale terților.
Aceste date vor corespunde totalurilor perioadelor șterse.
Ce este important de știut înainte de a șterge statisticile perioadelor închise
- Este imposibil să ștergeți statisticile perioadelor închise accidental: programul vă va întreba de trei ori dacă sunteți pregătit să începeți procesul de ștergere.
- Nu ștergeți datele imediat după încheierea perioadei – la începutul lunii. În ciuda sfârșitului lunii calendaristice, procesarea documentelor poate continua: decontările pentru vechile facturi de venituri, retururile la vânzări pot apărea. Nu puteți returna mărfuri pentru o vânzare inexistentă. Dacă această situație apare, va trebui să returnați mărfurile la depozit printr-o factură de venituri.
- Înainte de a șterge statisticile, faceți un backup al bazei de date: informațiile șterse nu pot fi recuperate altfel.
- Înainte de ștergere, actualizați Torgsoft la ultima versiune.
- După ștergere, nu veți putea analiza perioadele șterse. În ceea ce privește decontările și datoriile: veți ști cine cui și cât datorează, dar nu veți ști pentru ce.
- După ștergere, verificați informațiile înainte și după:
Suma datoriei în bilanțul cu partenerii în fiecare monedă pentru furnizori și clienți,
Bilanțul casieriilor și conturilor curente,
Suma pentru calcularea reducerii – totalul pentru toți clienții,
Bilanțul bonusurilor – totalul pentru toți clienții.
Datele înainte și după ștergere trebuie să corespundă complet.
Cerințe pentru funcționarea opțiunii
- Licențele Torgsoft Start, Ultra și Terminal începând cu versiunea 7.6.4
- Opțiunea suplimentară "Ștergerea statisticilor pentru perioadele închise"
Instrucțiuni pentru ștergerea statisticilor perioadelor închise.
Reveniți la pasul anterior