Automatizarea unui centru de service ca afacere independentă sau parte integrantă va ajuta proprietarul să organizeze contabilitatea, să determine profitabilitatea serviciilor și să evalueze costurile de muncă și rezultatele financiare ale reparației bunurilor.
Contabilitatea tuturor proceselor de afaceri ale centrului de service și colectarea datelor pentru analiză într-un singur program
Gestionarea comenzilor
▪️ Monitorizarea bunurilor primite pentru reparații. Etichetarea articolelor cu coduri de bare unice pentru identificare și căutare ușoară.
▪️Înregistrarea descrierii problemei pe baza cuvintelor clientului.
▪️Monitorizarea configurației comenzii acceptate.
▪️Controlul perioadei de garanție a bunurilor vândute.
▪️Contabilitatea materialelor pentru reparații. Costuri și adaosuri comerciale.
Contabilitatea serviciilor și lucrărilor
▪️Calcularea salariilor angajaților centrului de service.
▪️Atribuirea unei sume fixe sau a unui procent din costul lucrării, dacă opțiunea „Calculul salariilor și motivația personalului” este activată.
▪️Monitorizarea etapelor de reparație. Statusuri pentru reparația bunurilor. Istoricul acțiunilor și mișcărilor bunurilor.
Lucrul cu clienții centrului de service
▪️Informarea clienților despre starea bunurilor lor și progresul reparației, dacă opțiunea „Trimiteri în masă prin Viber, SMS și e-mail” este activată.
▪️Controlul plăților pentru reparații. Acceptarea plăților parțiale. Rambursări.
▪️Tipărirea documentelor: chitanță de primire pentru reparație, certificat de finalizare a lucrării, documente de plată.
Costul reparației este calculat pe baza costului total al materialelor, serviciilor și operațiunilor. Dacă reparația este în garanție, costul poate fi zero.
Cum funcționează opțiunea „Reparații și servicii de garanție” pentru automatizarea centrelor de service
Cu ajutorul programului Torgsoft puteți:
- accepta rapid bunurile pentru reparații,
- căuta bunuri în reparație după nume, cod de bare sau numărul de telefon al clientului,
- crea și utiliza denumiri personalizate ale stării bunurilor în reparație,
- calcula costul reparației ținând cont de materialele, serviciile și lucrările necesare,
- oferi bonusuri tehnicienilor după finalizarea cu succes a lucrării.
După activarea opțiunii suplimentare, toate informațiile despre activitatea centrului de service vor fi afișate în meniul Document — Reparații, într-o singură fereastră:
Reparații
- Completarea fișei de reparație: data acceptării reparației, numele complet și numărul de telefon al clientului, costul reparației, plată sau avans — suma plătită de client, starea reparației, centrul contabil, comentarii, cod de bare, persoana care a acceptat bunul pentru reparație.
- Tipărirea chitanței și a codului de bare al reparației.
Bunuri în reparație
- Selectarea bunurilor din stoc, listă, bon de plată sau utilizând scanarea și căutarea după număr de serie. Introducerea manuală a informațiilor despre bunuri.
- Informații despre bunuri: perioada de garanție, furnizor, descrierea problemei, configurație, tehnician, responsabil pentru reparație.
Materiale pentru reparații
- Selectarea materialelor din lista completă de bunuri și servicii sau din stoc.
- Scăderea materialelor pentru reparații.
- Servicii pentru reparații.
- Tipul de plată pentru tehnician: sumă fixă sau procent (%).
- Plata pentru reparații: numerar sau non-numerar. După plata reparației, se creează automat o factură în modul Comerț cu emiterea facturii.
- Tipărirea certificatului de finalizare a lucrării.
Starea bunurilor în reparație
- Data și starea reparației, de exemplu: acceptat pentru reparație, trimis, schimbat cu un bun nou, returnat furnizorului, nereparabil, reparat, etc.
- Schimbarea bunurilor în garanție.
- Prelungirea perioadei de garanție.
- Numărul documentului de transport pentru bunul în reparație.
- Crearea automată a notei de livrare după finalizarea reparației.
- Trimiterea notificărilor către client despre starea comenzii.
De asemenea:
- Transferul bunurilor pentru reparații: la un alt centru contabil, trimiterea la un centru de service, returnarea dintr-un centru de service.
- Mișcarea bunurilor: rambursarea banilor clientului sau returnarea bunurilor furnizorului, schimbul de bunuri.
- Bunuri în reparație — vizualizarea tuturor bunurilor aflate în reparație sau a celor cu reparația finalizată de către furnizor.
Analiza performanței centrului de service
Analizele și rapoartele software-ului pentru centre de service vă ajută să identificați ce servicii sunt cu adevărat profitabile și care au fost evaluate incorect.
Puteți analiza performanța centrului de service pentru orice perioadă, ținând cont de costurile materialelor, cheltuielile operaționale, costurile muncii și pierderile posibile. Pentru aceasta se folosesc modurile Torgsoft precum „Balanța pe articole de analiză financiară”, „Analiza perioadei”, „Analiza vânzărilor pe tipuri de bunuri” și alte rapoarte.
Ce este necesar pentru automatizarea unui centru de service?
- Software-ul de contabilitate Torgsoft: versiunea Ultra sau Terminal.
- Opțiunea suplimentară «Reparații și servicii de garanție».
Opțiuni suplimentare utile pentru contabilitatea în centre de service
- «Contabilitate pentru bunuri după numere de serie», pentru controlul perioadei de garanție.
- «Calculul salariilor și motivația personalului», dacă este necesar un calcul individual al bonusurilor în funcție de munca efectuată.
- «Trimiteri în masă prin Viber, SMS și e-mail», pentru trimiterea notificărilor către clienți despre statusul reparației.
Tutoriale video și webinarii despre automatizare și contabilitate în centrele de service
Reveniți la pasul anterior