Ce este contabilitatea după numere de serie?
Nevoia de contabilitate după numere de serie apare atunci când fiecare unitate de produs are propriul său număr unic — numărul de serie al produsului.
Produsele cu numere de serie necesită o abordare specială în contabilitate: pentru fiecare număr de serie este necesar să fie vizibilă calea produsului — de la recepționarea în depozit până la vânzarea către client, să fie tipărit talonul de garanție și, după vânzare, să fie păstrată și calculată perioada obligațiilor de garanție.
Contabilitate după numere de serie în Torgsoft
Opțiunea suplimentară «Contabilitatea produselor cu garanție după numere de serie» permite gestionarea produselor cu garanție și a produselor cu numere de serie în trei variații diferite:
- contabilitate cu garanție,
- contabilitate strictă cu garanție,
- contabilitate cu garanție fără numere de serie.
Pentru fiecare produs se poate alege una dintre cele trei metode de contabilizare a garanției. Torgsoft va aplica cerințe diferite pentru aceste produse.
După selectarea tipului de contabilizare a garanției, setați perioada de garanție pentru produs.
Cum să faci contabilitatea după numere de serie
Există trei metode de lucru cu produsele cu garanție:
Contabilitate cu garanție
Torgsoft se asigură că pentru fiecare unitate este introdus un număr de serie la recepționare.
Programul va solicita obligatoriu introducerea numărului de serie la vânzarea produsului, dar nu va verifica corespondența exactă. În acest caz, vânzătorul controlează singur corectitudinea introducerii numărului de serie.
Introducerea numărului de serie este necesară pentru toate documentele de mișcare a produselor.
Contabilitate strictă cu garanție
Torgsoft verifică introducerea numerelor de serie pentru fiecare produs la recepționare și caută potriviri în baza de date. Aceasta elimină posibilitatea de eroare și de introducere repetată a aceluiași număr de serie.
Torgsoft verifică numărul de serie la returnările către furnizor și la returnările de produse defecte pentru a informa managerul despre recepționarea unei unități defecte care a fost deja returnată furnizorului.
Torgsoft se asigură că produsul cu număr de serie se află în stoc la vânzare, returnare furnizorului, casare și transferuri interne. La returnarea de la client, programul verifică dacă acel număr de serie a fost într-adevăr vândut.
Această metodă asigură o contabilitate precisă după numere de serie.
Contabilitate cu garanție fără numere de serie
Această metodă de contabilitate poate fi utilizată pentru produsele fără numere de serie, dar care au obligații de garanție și trebuie să fie urmărită perioada lor de garanție și eliberarea talonului de garanție către client.
În orice schemă, la vânzarea produsului, Torgsoft va tipări talonul de garanție și va monitoriza termenele de garanție ale produsului vândut. Șablonul talonului de garanție poate fi personalizat pentru fiecare tip de produs.
Contabilitate în depozit după numere de serie
Controlul termenului de garanție
Programul Torgsoft calculează perioada de garanție rămasă pentru fiecare număr de serie. Aceasta permite verificarea rapidă dacă există obligații de garanție pentru un anumit produs.
Inventarul produselor cu numere de serie
Pentru inventarierea produselor cu numere de serie, Torgsoft prevede un tip separat de raport de inventariere — «după numere de serie». Acest raport nu poate fi închis dacă în timpul numărării se găsește un număr de serie care nu este înregistrat în stoc în program. Acest lucru se datorează faptului că un număr de serie nu poate apărea din nimic și trebuie căutată o eroare în documentele de mișcare.
Adesea, când apare o astfel de situație, veți găsi un alt număr de serie în raport, dar cu lipsă. Aceasta înseamnă că la vânzare a fost introdus un număr de serie, dar altul a fost predat clientului. Această eroare poate fi corectată în Torgsoft cu o singură acțiune.
Stocuri și mișcarea produselor cu numere de serie
Modul «Contabilitate cu garanție» arată toate stocurile produselor cu garanție în detaliu după numere de serie.
Mișcarea fiecărui număr de serie este controlată. Această funcție este utilă în situațiile în care datele din program nu corespund realității, iar numărul de serie pe care îl vedem pe raft lipsește din program.
Managerul poate vizualiza istoricul numărului de serie, urmări desfășurarea evenimentelor și identifica cauza erorii.
Reparații în garanție
Dacă un produs este returnat în garanție, funcția «Contabilitatea produselor cu garanție după numere de serie» transferă informațiile în modul «Reparații și întreținere în garanție». În acest mod, se efectuează contabilitatea reparațiilor în garanție și se prelungește garanția produsului.
Detaliu important înainte de a începe contabilitatea după numere de serie în Torgsoft
Pentru a începe contabilitatea după numere de serie pentru un anumit produs, stocul acestuia trebuie să fie 0 — nu se poate atribui pur și simplu numere de serie și garanție unui lot de produse care există deja în stoc.
Dacă este necesar să activați contabilitatea după numere de serie pentru produsele existente în stoc, trebuie să returnați produsul furnizorului în program, să activați setările și apoi să recepționați produsul conform noilor reguli de contabilitate.
Cerințe pentru utilizarea opțiunii suplimentare:
- Licență Torgsoft Ultra sau Terminal
- Opțiunea suplimentară «Contabilitatea produselor cu garanție după numere de serie»
Webinar "Contabilitate în depozit după numere de serie"
- Cum să începi contabilitatea după numere de serie
- Recepționarea produselor cu numere de serie
- Vânzare, transferuri interne folosind numere de serie
- Inventariere după numere de serie
- Controlul recepției produselor după returnarea către furnizor
- Vizualizarea raportului privind produsele aflate în garanție
- Cum se adaugă un cod de bare din chitanță în talonul de garanție?
- Se poate face transferul produselor fără introducerea numărului de serie și cum?
- Este posibil să tipăriți o factură de returnare cu comentarii privind motivul returnării?
- Poate fi făcut un schimb de produse imediat după vânzare?
Reveniți la pasul anterior