Program pentru magazine medicale

Majoritatea cerințelor din afacerea medicală sunt „rezolvate” de programul de contabilitate Torgsoft. Implementarea acestuia în operațiunile magazinelor va optimiza toate procesele de afaceri, va reduce riscurile asociate cu contabilitatea și stocarea produselor medicale și va îmbunătăți calitatea serviciilor pentru clienți.

Contabilitatea unui magazin de produse medicale în programul Torgsoft este realizată printr-o serie de funcții care ajută la automatizarea fluxului de mărfuri, controlul stocurilor, vânzărilor și interacțiunii cu clienții.

Pentru a adăuga produse noi în sistemul de contabilitate, este necesar mai întâi să creați un catalog de produse care vor fi contabilizate în magazin. În programul Torgsoft, sunt utilizate formulare speciale de introducere, unde se specifică:

• Denumirea produsului,

• categoria sau tipul de produs (de exemplu, echipamente medicale, medicamente, consumabile),

• codul produsului sau codul de bare,

• țara, producătorul,

• numărul de serie (pentru echipamente medicale), 

• caracteristici suplimentare (unități de măsură, configurație etc.).

Torgsoft include următoarele instrumente importante pentru contabilizarea produselor medicale:

• Codificare rapidă a codurilor de bare: Codurile de bare permit introducerea rapidă a produselor medicale în sistem, simplificând recepția inventarului, inventarierea și vânzările.

• Gestionarea nomenclaturii produselor. Sistemul se adaptează la nevoile oricărei afaceri. Puteți crea categorii relevante de produse medicale, adăuga caracteristicile și descrierile necesare pentru căutarea ușoară a produselor în magazinul dvs. online.

• Contabilizarea echipamentelor medicale după numerele de serie. Torgsoft are o opțiune specială pentru urmărirea produselor după numerele de serie. Acest lucru facilitează serviciile de garanție și contabilizarea echipamentelor medicale de la diferiți furnizori și, de asemenea, permite localizarea rapidă a produselor în caz de retragere de pe piață.

• Adăugarea certificatelor de calitate. În fișa produsului, puteți adăuga certificate de calitate pentru produsele medicale (echipamente, dispozitive). Cu ajutorul unui filtru din meniul special al programului, puteți vizualiza produsele cărora le-a expirat certificatul.

După introducerea întregii nomenclaturi de produse, este necesar să se contabilizeze stocurile. Acest lucru poate fi realizat utilizând funcția de inventariere din programul de contabilitate sau prin importul stocurilor din fișiere externe (de exemplu, dintr-un fișier Excel).

• Calculul cantității minime sau maxime de produse. Programul Torgsoft organizează gestionarea stocurilor și controlează prompt lipsa sau surplusul de produse medicale. Programul avertizează asupra necesității de a reface stocurile.

• Reinventarierea. Torgsoft verifică automat datele și generează rapoarte privind discrepanțele, după care se efectuează ajustarea stocurilor. Inventarierea la timp ajută la identificarea și prevenirea lipsurilor, reordonărilor și cheltuielilor inutile ale afacerii.

• Contabilizarea stocurilor de la mai mulți furnizori. Torgsoft permite urmărirea stocurilor de la mai multe depozite ale furnizorilor și puncte de vânzare, ceea ce este convenabil pentru lanțurile mari de magazine. Acest lucru asigură controlul operativ al stocurilor și transferul precis al produselor între depozite.

• Crearea comenzilor pentru furnizori. De asemenea, este posibil să creați comenzi pentru furnizori direct din program, ținând cont de analiza anterioară a vânzărilor și a cererii.

În Torgsoft, produsele pot fi vândute în seturi sau individual. Vânzătorii trebuie adesea să dezasambleze seturi de consumabile medicale pentru vânzarea cu amănuntul: de exemplu, mănuși sterile, măști de față, bandaje sau tifon, seringi, catetere, așternuturi de unică folosință, plasturi medicali etc.

Programul Torgsoft scade cantitatea necesară de produs din set și, de asemenea, poate combina unități separate în seturi, pentru vânzarea en-gros.

Pentru vânzări în Torgsoft se folosesc modurile: „Vânzare”, „Comerț cu emiterea facturii” sau „Comanda clientului”: în timpul vânzării, fiecare produs este scanat cu un scanner de coduri de bare sau introdus manual (căutare după codul produsului). Programul scade automat produsul din inventar și actualizează stocurile.

Torgsoft susține vânzarea produselor pe baza numerelor de serie, tipărește certificate de garanție și urmărește perioada de garanție după vânzare, ceea ce este relevant pentru contabilizarea echipamentelor medicale.

În program, puteți:

• genera bonuri fiscale și chitanțe de vânzare,

• contabiliza vânzările în diferite valute,

• emite facturi, documente de intrare, facturi fiscale, acte de lucrări efectuate etc.,

• stabili prețul de vânzare echivalent cu cursul de schimb,

• accepta diverse metode de plată,

• aplica discounturi sau carduri de fidelitate ale clienților în timpul vânzării.

Torgsoft oferă o gamă largă de rapoarte care ajută la analiza vânzărilor, clienților, stocurilor, rotației produselor, profitabilității afacerii, eficienței angajaților și alți indicatori importanți pentru gestionarea unei afaceri medicale.

Rapoartele pot fi agregate pe baza diferitelor criterii pentru produse medicale, cum ar fi termenul de valabilitate, numerele de serie, producătorul, furnizorul și alți parametri specifici produselor medicale.

Programul organizează diverse reduceri pentru a atrage clienți și a stimula vânzările în magazin:

• reduceri cumulative,

• reduceri unice,

• reduceri individuale pentru clienți,

• reduceri pentru anumite tipuri de produse medicale, inclusiv reducere zero pentru produse cu adaos mic,

• reduceri limitate la anumite grupuri de produse,

• reduceri pentru ziua de naștere a clienților,

• reduceri pe perioada sărbătorilor etc.

În plus, Torgsoft stochează informații despre toate interacțiunile cu clienții, toate solicitările și cererile primite. Astfel, puteți gestiona o bază de date a clienților, adăugând detalii de contact și personale importante, și oferi reduceri și oferte individuale pentru clienții fideli.

Torgsoft sincronizează datele între program și magazinul online de produse medicale. Astfel, puteți schimba informații în timp real și menține acuratețea și relevanța datelor atât în magazinul fizic, cât și pe platforma online.

1. Integrarea catalogului de produse. Programul transferă automat datele despre produse în magazinul online. La adăugarea de noi articole, modificarea caracteristicilor (nume, descriere, fotografie, preț, stoc) sau a categoriilor de produse, aceste date sunt sincronizate cu magazinul online. 
2. Sincronizarea stocurilor. Fiecare vânzare în magazinul fizic sau modificarea cantității de produse (de exemplu, după o inventariere) este sincronizată automat cu magazinul online. Acest lucru previne situațiile în care un produs este vândut online, dar nu mai este disponibil în stoc.
3. Actualitatea prețurilor. Prețurile și reducerile stabilite în Torgsoft se actualizează automat în magazinul online. Acest lucru evită erorile legate de actualizarea manuală a prețurilor pe site. 
4. Gestionarea comenzilor online. Comenzile realizate prin magazinul online sunt transferate automat în program. Ele sunt procesate la fel ca în magazinul fizic, ținând cont de disponibilitatea produselor în stoc. Imediat după efectuarea achiziției, Torgsoft poate trimite actualizări privind starea comenzilor („în procesare”, „expediat”, „finalizat”) către magazinul online, pentru ca clienții să își poată urmări comenzile. 
5. Gestionarea clienților. Datele despre clienții care se înregistrează sau fac comenzi în magazinul online sunt adăugate automat în baza de date a clienților din Torgsoft.

• «CM software» pentru vânzarea produselor fiscale.

• Conectarea unui terminal bancar pentru contabilizarea corectă a plăților fără numerar.

• Calcul automat al stocurilor de depozit — planificarea, calcularea și optimizarea stocurilor minime și maxime pentru a evita surplusurile sau lipsurile de produse solicitate.

• Sincronizarea cu magazinul online — pentru automatizarea vânzărilor online și gestionarea comenzilor de pe internet.

• Mesaje în masă prin Viber, SMS și e-mail — un instrument pentru menținerea comunicării cu utilizatorii.

• Certificate cadou — o opțiune pentru alegerea rapidă a unui cadou.

• Torgsoft Online Market — o platformă pentru lansarea unui magazin online într-o singură zi.

• Calculul salariilor și sistemul de motivație — pentru un calcul convenabil al recompenselor și controlul activităților vânzătorilor.

Programul Torgsoft este un instrument puternic pentru gestionarea unui magazin de produse medicale. Automatizează procesele de rutină, permite controlul stocurilor, optimizează activitatea cu furnizorii și clienții și ajută la analiza vânzărilor și a indicatorilor financiari.