Program de contabilitate pentru FOP

Programul Torgsoft este conceput pentru automatizarea contabilității în întreprinderile mici și mijlocii. Oferă o gamă de funcționalități care răspund cerințelor specifice ale PFA-urilor (Persoană Fizică Autorizată) în cadrul diferitelor sisteme de impozitare.

Programul de contabilitate pentru PFA gestionează bunurile și serviciile, controlează stocurile și oferă numeroase rapoarte și analize despre profituri și popularitatea produselor. Acest lucru este esențial pentru antreprenorii care se ocupă de comerț și colaborează cu diferiți furnizori sau au un sortiment larg de produse.

Torgsoft este potrivit pentru automatizarea diferitelor tipuri și formate de afaceri, de la un mic magazin de flori până la un lanț mare de retail sau producție. Persoanele fizice autorizate (PFA) pot ajusta modurile programului pentru a răspunde nevoilor afacerii lor proprii.

Cu Torgsoft, puteți gestiona contabilitatea completă pentru diferite cantități și complexități de produse:

• creați un catalog convenabil, categorii și subcategorii de produse,

• adăugați caracteristici principale și suplimentare, filtre laterale, permițând clienților să găsească rapid produsul dorit în magazinul online,

• includeți descrieri extinse ale produselor pentru identificare și promovare în rezultatele căutărilor.

Programul urmărește, de asemenea, produsele după numerele de serie, gestionează serviciile de reparații, închiriere și garanție, precum și produse specifice, cum ar fi articole accizate, măsuri și greutăți pentru bijuterii, caracteristici metrice și altele.

După înregistrarea mărfurilor (introducerea datelor despre mărfuri în program) este necesar un control precis și fiabil al cantității acestora în stoc. Gestionarea stocurilor în Torgsoft scutește antreprenorii de multe sarcini de rutină legate de evidența stocurilor, controlul achizițiilor și gestionarea decontărilor cu furnizorii și clienții.

Programul de gestionare a stocurilor pentru întreprinderi individuale include următoarele funcții:

• permite verificarea în orice moment a stocurilor pentru fiecare articol,

• urmează automat mișcările stocurilor (recepții, scoateri din evidență, vânzări),

• alertează când stocurile sunt reduse,

• minimizează pierderile cauzate de erori de contabilitate și de calcul,

• ajută antreprenorul să facă noi comenzi la timp și să evite lipsurile de stoc.

Antreprenorii care efectuează tranzacții de plată în numerar sau prin cont bancar trebuie să introducă informații despre veniturile și cheltuielile produselor afacerii lor în software-ul de contabilitate. 

Fiecare tranzacție de intrare sau ieșire a mărfurilor trebuie confirmată cu documente primare. PFA-ul descrie cât de mult produs a fost recepționat în stoc și ce cheltuieli au fost efectuate în timpul operațiunilor comerciale.

Companiile pot ține evidența stocurilor, veniturilor și cheltuielilor fie electronic, cum ar fi prin rapoarte contabile, fie prin software de contabilitate. 

Software-ul de contabilitate pentru PFA, Torgsoft, simplifică gestionarea acestor documente și trimiterea lor către autoritățile fiscale.

În formularul special de contabilitate a stocurilor din Torgsoft, puteți înregistra toate operațiunile legate de mărfuri necesare pentru raportările financiare:

• vânzări fără CM sau software CM,

• cantitatea de bunuri primite în stoc sau scoase din stoc,

• transferuri și scoateri de bunuri,

• produse returnate furnizorului.

Antreprenorii pot personaliza șabloanele de documente necesare disponibile în modul „Recepție mărfuri” și „Comerț cu emitere factură” din program: 

✅ Factură de recepție — un document care confirmă recepția efectivă a mărfurilor sau serviciilor în depozitul sau magazinul antreprenorului de la furnizor.

✅ Factură de livrare — conține informații detaliate despre mărfurile vândute, prețul lor, suma totală a achiziției și informații despre cumpărător.

✅ Lista de inventar — înregistrează rezultatele reevaluării valorilor materiale din depozit sau magazin. Include cantitatea contabilizată și cantitatea efectivă de mărfuri, precum și diferența între acestea. 

✅ Aviz de însoțire a mărfurilor — atestă faptul livrării mărfurilor de la vânzător către client.

✅ Factura fiscală — atestă faptul vânzării mărfurilor sau prestării serviciilor. Include datele achizițiilor, descrierea mărfurilor sau serviciilor, prețul, suma TVA și alte detalii legate de mărfurile vândute.

✅ Proces verbal de recepție a lucrărilor — confirmă faptul prestării serviciilor către o companie sau antreprenor de către o altă companie sau persoană fizică autorizată.

✅ Factură include informații despre mărfurile comandate, prețul lor și suma totală a comenzii. Poate fi tipărită pentru procesarea achiziției. 

✅ Garanție este emisă pentru mărfurile care au garanție. Conține informații despre produs, perioada de garanție și condițiile garanției.

✅ Raportul pe perioada vânzărilor include date despre toate mărfurile vândute în perioada selectată: denumirile, prețurile, cantitățile și suma totală a vânzărilor.

✅ Raportul de realizări zilnice include date detaliate despre tranzacțiile de casă pentru o anumită perioadă: orele de deschidere și închidere ale casei de marcat, numărul de bonuri și tranzacții, inclusiv vânzări și returnări, sumele vânzărilor în numerar și prin card, sumele returnate, statistici de casă la începutul și sfârșitul zilei, colectări, venituri și cheltuieli.

✅ Raport de vânzări pe produs — cantitatea de mărfuri vândute de vânzător în perioada specificată și alte documente.

Controlul financiar sau contabilitatea este unul dintre cele mai importante aspecte ale activității unui antreprenor, care necesită adesea mult timp. Software-ul de contabilitate simplifică gestionarea financiară a afacerii și îi crește eficiența, oferind antreprenorului spațiu pentru a se concentra pe alte decizii strategice sau creative. 

Funcțiile de contabilitate financiară în Torgsoft: 

• Automatizarea vânzărilor. Fiecare tranzacție este înregistrată în software-ul de contabilitate. Fiecare tranzacție efectuată prin casa de marcat sau magazinul online deduce automat produsul din inventar folosind scanarea codurilor de bare.

• Integrarea cu casa de marcat/casa de marcat. Torgsoft suportă utilizarea caselor de marcat (CM) și include un modul suplimentar încorporat pentru casa de marcat software (CM). Acest lucru permite vânzări legale și trimite automat datele tranzacțiilor către autoritățile fiscale. 

• Controlul cheltuielilor. Contabilitatea pentru persoanele fizice autorizate necesită monitorizarea nu doar a veniturilor, ci și a cheltuielilor. Torgsoft monitorizează toate casele de marcat și conturile bancare, calculează automat venitul brut și oferă rapoartele necesare pentru declarațiile fiscale.

• Comerțul cu facturi. Înregistrează toate tranzacțiile comerciale și de plată care au loc în magazin, documentându-le în rapoarte și înregistrări speciale. 

• Capacitate multivalută. Software-ul permite lucrul cu diferite valute, convertind automat valutele de vânzare în funcție de cursul de schimb curent.

Pentru întreprinderii individuale (FOP) pe sistemul general de impozitare, precum și pentru cei pe impozitul unic de grupurile 2-4, este important să se mențină o contabilitate fiscală corectă și să se depună rapoarte la autoritățile fiscale (DPS). În Torgsoft, este posibil să se creeze și să se tipărească facturi fiscale prin modurile „Comerț cu emiterea facturii” sau „Vânzări” la vânzarea mărfurilor la casa de marcat.

Facturile fiscale pot fi exportate din programul Torgsoft în sisteme contabile precum M.E.Doc sau Art-Zvit, cu care Torgsoft se integrează. Acest lucru reduce semnificativ riscul de erori la depunerea rapoartelor.

Combinarea caselor de marcat obișnuite sau software (CM) cu programul Torgsoft permite trimiterea automată a chitanțelor fiscale către autoritățile fiscale. În special, CM-urile software permit operarea offline cu funcționare continuă de 36 de ore, fiind potrivite pentru comerțul mobil, livrarea coletelor cu ramburs și vânzările regulate în punctele de vânzare fără echipamente comerciale tradiționale.

Pentru antreprenorii care sunt plătitori de TVA sau accize, taxa corespunzătoare poate fi setată în setările CM software din Torgsoft pentru plățile în numerar și fără numerar.

Programul este potrivit atât pentru antreprenorii care folosesc sistemul simplificat de impozitare, cât și pentru PFA-urile din sistemul general.

În special, programul pentru evidența contabilă a PFA-urilor din sistemul general permite gestionarea ușoară a TVA-ului, formarea corectă a documentelor primare și monitorizarea plăților obligatorii.

Chiar și antreprenorii cu mici magazine de retail pot simți nevoia de a înregistra toate contactele cu clienții și de a menține baze de date ale clienților pe măsură ce afacerea lor crește. 

Pentru aceasta, nu este necesar să achiziționați un sistem CRM scump. În programul Torgsoft sunt prevăzute module esențiale pentru gestionarea clienților: 

• colectarea și segmentarea datelor despre clienți, 

• înregistrarea etapelor vânzărilor și a tuturor interacțiunilor utilizatorilor cu magazinul, 

• analizarea și monitorizarea dinamicii relațiilor cu baza de clienți, și altele.

În plus, este prevăzut un ciclu complet de activități de marketing:

• lansarea promoțiilor și a sistemelor flexibile de reduceri pentru clienți selectați sau pentru anumite grupuri de produse,

• crearea de programe de reducere, bonusuri și fidelizare,

• analizarea activității de cumpărare, cererea pentru produse, valoarea medie a coșului și preferințele clienților.

Acest lucru nu doar ajută la gestionarea eficientă a contabilității clienților, ci și îmbunătățește serviciile, atrage noi clienți și îi fidelizează pe cei existenți.

Programul conține instrumente de analiză a vânzărilor, care îi ajută pe antreprenori să înțeleagă mai bine rentabilitatea fiecărui produs sau serviciu, să analizeze sezonalitatea și să îmbunătățească eficiența deciziilor de management.

Integrarea magazinului online și a programului de contabilitate Torgsoft permite schimbul de informații despre clienți și comenzi în timp real sau la o anumită periodicitate. O astfel de sincronizare asigură acuratețea și actualitatea datelor atât în magazinul fizic, cât și pe platforma online.

Programele de contabilitate pentru persoane fizice autorizate servesc ca un tampon de schimb de date, în care informațiile despre comenzi sunt importate din magazinul online și datele din sistemul de contabilitate sunt exportate pe site.

De exemplu, categoriile de produse din Torgsoft pot fi create automat în magazinul online sau pot fi sincronizate corespunzător cu categoriile existente, ceea ce permite gestionarea corectă a stocurilor. Fiecare vânzare din magazinul fizic sau modificarea cantității de produse (de exemplu, după inventar) este sincronizată automat cu magazinul online. Acest lucru previne situațiile în care un produs este vândut online, dar de fapt nu mai este disponibil în stoc.

Funcționalitatea Torgsoft permite monitorizarea timpului de lucru, controlul îndeplinirii sarcinilor, analizarea performanței fiecărui angajat și aplicarea diferitelor sisteme de motivare. Funcția „Pontaj” permite angajatului să:

• Înregistreze ora de începere și de final a zilei de lucru.

• Monitorizeze pauzele și abaterile de la programul de lucru.

• Înregistreze automat date despre întârzieri sau plecări timpurii de la muncă.

De asemenea, în Torgsoft, fiecărui angajat i se poate atribui un anumit rol și drepturi de acces la diferitele funcții ale programului. Acest lucru permite restricționarea accesului la informații confidențiale, cum ar fi rapoartele financiare sau bazele de date ale clienților, configurarea nivelurilor diferite de acces în funcție de poziție (casier, manager, administrator etc.) și garantarea securității în utilizarea sistemului.

• Aplicația mobilă pentru controlul și comerțul de la distanță: pentru confortul clienților antreprenori, Torgsoft a dezvoltat o aplicație mobilă care permite gestionarea vânzărilor, vizualizarea informațiilor despre stocuri, indicatorii financiari și altele, direct de pe smartphone.

• Sincronizare cu magazinul online integrează sistemul de contabilitate cu magazinul online, actualizează datele în timp real, urmărește comenzile, vânzările și livrările într-un singur sistem.

• Integrarea cu Prom și Rozetka sincronizează automat bazele de date despre produse și comenzi în Torgsoft, actualizând starea comenzilor.

• Sincronizare cu Nova Poshta și Ukrposhta generează documentele de transport (TTN) pentru expedierea mărfurilor, adăugând informații despre clienți și comenzi.

• «Extras de cont pentru conturi» permite verificarea plăților pentru toate facturile emise: descărcați tranzacțiile din Privat24 și Monobank în program. Acestea pot fi credite în contul întreprinderii individuale sau cheltuieli de afaceri. Pentru efectuarea unei tranzacții financiare, cum ar fi plata chiriei, se poate crea și salva o factură în program.

1. Torgsoft Online Market — o platformă pentru lansarea unui magazin online în 1 zi.

2. Distribuție în masă prin Viber, SMS și e-mail — un instrument pentru comunicarea cu clienții, informarea acestora despre noutăți, promoții și oferte speciale.

3. Certificate cadou — o opțiune pentru alegerea rapidă a unui cadou.

4. Sincronizare cu magazinul online — pentru gestionarea comenzilor online.

5. Conectarea terminalului bancar — pentru o evidență precisă a plăților fără numerar.

6. Stoc minim pentru fiecare depozit asigură disponibilitatea minimului necesar de produse populare și solicitate în stoc.

7. Sistem de reduceri pentru club va motiva clienții să facă achiziții frecvente, oferindu-le reduceri pentru acumularea sumei cumpărăturilor într-o anumită perioadă.

8. Calculul salariilor și sistemul de motivare — pentru evidența timpului de lucru, calculul salariilor și planificarea sistemelor de motivare pentru angajați.