Program de contabilitate pentru un lanț de retail

✅ Evidență unificată pentru întreaga rețea. Torgsoft unește toate magazinele, depozitele și casele de marcat într-o singură bază de date → vedeți situația reală a afacerii, nu fragmente separate de informații.

✅ Stocuri actualizate în timp real. Vânzările și transferurile sunt înregistrate imediat → mai puține lipsuri, mai puțin stoc „mort” în depozit.

✅ Politică unică de prețuri. Prețurile sunt sincronizate între magazine → nu există prețuri diferite în locații diferite și nici conflicte cu clienții.

✅ Controlul mișcării mărfurilor între puncte. Transferurile interne și „marfa în tranzit” sunt evidențiate automat → știți exact unde se află marfa și cine este responsabil.

✅ Cost real și profit corect. Sistemul calculează corect costul ținând cont de transferuri → vedeți clar ce magazine și produse aduc profit și care trag afacerea în jos.

✅ Mai puține erori și abuzuri ale personalului. Acces pe roluri și înregistrarea acțiunilor utilizatorilor → riscuri mai mici și un factor uman redus.

✅ Administrarea rețelei de la distanță. Rapoartele și indicatorii sunt disponibili online → controlați afacerea chiar și fără prezență fizică în magazine.

✅ Scalare fără haos. Un magazin nou se conectează la un sistem deja funcțional → rețeaua crește fără Excel, confuzie și pierderea controlului.

✔️ Descrierea structurii rețelei
Stabiliți din ce este alcătuită afacerea: depozit central, magazine, birou. Aceasta este baza întregii logici ulterioare de evidență.

✔️ Crearea centrelor de evidență în sistem
Fiecare magazin și depozit trebuie să fie un centru de evidență separat, cu propriile case de marcat, valută și tip de comerț.

✔️ Configurarea sincronizării prețurilor
Stabiliți centrul principal de evidență din care prețurile se distribuie către întreaga rețea, pentru a evita diferențele între magazine.

✔️ Stabilirea regulilor de lucru cu lipsurile
Alegeți cum se comportă sistemul dacă marfa există fizic, dar nu este încă reflectată în evidență: permite vânzarea, avertizează sau blochează.

✔️ Configurarea transferurilor interne de marfă
Definiți o procedură unică de deplasare a mărfurilor între depozite și magazine, cu controlul „mărfii în tranzit”.

✔️ Alegerea metodei de calcul al costului
Pentru o rețea cu transferuri între puncte, alegeți metoda care arată costul real și profitul în fiecare magazin.

✔️ Separarea rolurilor și a drepturilor de acces ale personalului
Fiecare angajat are acces doar la propriile operațiuni — acest lucru reduce riscul de erori și abuzuri.

✔️ Instruirea personalului pentru lucrul cu sistemul
Asigurați-vă că casierii, administratorii și managerii efectuează operațiunile corect și uniform în toate punctele.

✔️ Stabilirea controlului și analizei periodice
După lansare, revizuiți constant rapoartele și indicatorii pentru a identifica la timp problemele și a lua decizii bazate pe date.

Modelarea corectă a structurii de business în program este esențială pentru o evidență corectă, gestionarea logisticii și obținerea unei analitici precise. În Torgsoft, fiecare obiect separat — fie magazin, fie depozit — se numește „Centru de evidență”. Acest termen este fundamental și este utilizat în multe secțiuni ale sistemului.

Pentru organizarea relațiilor dintre aceste obiecte, Torgsoft utilizează o structură de tip arbore, care permite crearea unei ierarhii prin subordonarea unor centre de evidență altora (de exemplu, magazinele — depozitului central).

Mai jos este prezentată o instrucțiune pas cu pas pentru crearea și configurarea centrelor de evidență:

1. Crearea unui Centru de evidență. Accesați meniul Setări -> Rețea comercială. Pentru a adăuga un obiect nou, faceți clic pe butonul Adăugați și selectați una dintre opțiuni:

•    Adăugați curent — creează un centru de evidență la același nivel ierarhic cu cel selectat.

•    Adăugați subordonat — creează un centru de evidență subordonat celui selectat.

2. Completarea informațiilor generale. În fila General, specificați datele cheie:

•    Denumirea magazinului: câmp obligatoriu.

•    Adresa, telefon: aceste informații pot fi afișate automat pe formularele tipărite ale bonurilor, ceea ce este convenabil pentru clienți.

3. Parametrii cheie în fila Setări. Aici se stabilesc cei mai importanți parametri de funcționare ai fiecărei locații comerciale:

•    Tipul de comerț: selectarea uneia dintre opțiuni (Retail, En-gros, Retail și en-gros, Depozit de materiale) determină ce preț (retail sau en-gros) va fi aplicat implicit la vânzarea produselor din acest centru de evidență. „Depozit de materiale” limitează posibilitatea vânzării directe.

•    Formarea prețului la transferurile interne: stabilește modul în care va fi determinat prețul produsului atunci când acesta este transferat în acest magazin dintr-un altul. Trebuie să alegeți una dintre următoarele opțiuni:

•    preluarea prețului din centrul de evidență expeditor, dacă lipsește;

•    solicitarea prețului de la utilizator, dacă lipsește;

•    preluarea întotdeauna a prețului din centrul de evidență expeditor.

•    Sincronizarea prețurilor: opțiunea „Permite sincronizarea prețurilor cu centrul” permite actualizarea automată a prețurilor în acest magazin conform prețurilor stabilite în centrul principal de evidență. Centrul principal pentru sincronizare este desemnat în Setări -> Parametri -> Rețea comercială.

4. Configurarea caselor de marcat. În fila Case de marcat, pentru fiecare centru de evidență trebuie create una sau mai multe case de marcat. La crearea unei case de marcat este obligatoriu să fie specificate denumirea acesteia și moneda în care vor fi efectuate operațiunile financiare.

După ce structura digitală a rețelei este creată, se poate trece la configurarea proceselor de business cheie și la automatizarea operațiunilor zilnice.

Torgsoft permite automatizarea proceselor de business de bază, oferind instrumente pentru gestionarea eficientă a fluxului de mărfuri, a finanțelor și a personalului la nivelul întregii rețele. Acest lucru asigură transparența operațiunilor și permite reacții rapide la schimbări.

Optimizarea logisticii și a evidenței de depozit

Gestionarea fluxurilor de marfă între diferite puncte este una dintre cele mai complexe sarcini pentru o rețea comercială. Torgsoft oferă mai multe mecanisme pentru rezolvarea acesteia:

1. Transferuri interne. Acesta este principalul instrument pentru mutarea mărfurilor între magazine sau din depozit către magazin. Procesul este înregistrat prin crearea documentului Document -> Transfer intern. Deosebit de importantă este utilizarea statusului „Marfă în tranzit”. Atunci când acest status este activ, marfa este scăzută din depozitul expeditor, dar nu apare încă în balanța depozitului destinatar. Ea se află într-un depozit virtual „în tranzit”, ceea ce permite controlul mărfurilor care nu au ajuns fizic și previne pierderile.

2. Distribuirea noilor intrări. Funcționalitatea Document -> Distribuirea mărfii permite distribuirea centralizată a loturilor mari de produse sosite în depozitul principal către toate punctele de vânzare. Sistemul poate calcula automat cantitatea necesară pentru fiecare magazin, folosind formule care pot lua în considerare volumele de vânzări dintr-o anumită perioadă și stocurile curente. Atenție: mărfurile pentru care se utilizează Evidența strictă de garanție (de exemplu, electronicele cu numere de serie) nu pot fi distribuite prin acest mod, deoarece sunt transferate pe baza identificatorilor unici, nu a cantității.

3. Controlul lipsei de stoc. Politica de vânzare „pe minus” (când marfa există fizic, dar nu este reflectată în sistem) se configurează flexibil în Setări -> Parametri -> Evidență. Acest lucru ajută la evitarea opririi vânzărilor din cauza întârzierilor la înregistrarea mărfii. Opțiunile disponibile sunt:

•    Permite — vânzarea se realizează fără restricții.

•    Avertizează — sistemul informează casierul despre lipsa stocului, dar permite finalizarea tranzacției.

•    Blochează — sistemul blochează vânzarea mărfii care nu este disponibilă în stoc.

•    Configurare pentru fiecare centru de evidență — permite stabilirea de reguli individuale pentru fiecare magazin.

•    Configurare pentru fiecare tip de produs — oferă flexibilitate maximă, permițând stabilirea regulilor la nivel de categorii de produse.

Managementul prețurilor și al finanțelor

Torgsoft oferă instrumente puternice pentru controlul financiar și gestionarea politicii de prețuri la nivelul întregii rețele.

1. Sincronizarea prețurilor. După cum s-a menționat anterior, sistemul permite desemnarea unui centru principal de evidență ale cărui prețuri devin de referință pentru întreaga rețea. Acest lucru asigură o politică unică de prețuri și elimină diferențele dintre magazine.

2. Evidență multivalutară. Programul permite recepționarea mărfurilor în orice valută (de exemplu, dolari sau euro) și convertește automat valoarea acestora în moneda națională la cursul specificat, simplificând semnificativ lucrul cu furnizorii externi.

3. Metode de calcul al costului. Alegerea metodei corecte de calcul al costului este esențială pentru analiza corectă a profitabilității. Torgsoft oferă mai multe metode:

•    După ultimul preț de achiziție. Costul tuturor unităților de marfă din stoc este egal cu prețul ultimei achiziții.

•    După loturile de livrare (FIFO). Metoda „primul intrat — primul ieșit”, în care la vânzare se scad mai întâi mărfurile din cel mai vechi lot.

•    După loturile de livrare cu luarea în considerare a transferurilor interne. Aceasta este cea mai precisă metodă pentru rețelele comerciale. Ea permite existența unor costuri diferite pentru același produs în depozite diferite. La transferul mărfii dintr-un magazin în altul, costul acesteia calculat prin metoda FIFO se transferă împreună cu produsul.

Sistem de acces și loialitate

Gestionarea eficientă a rețelei este imposibilă fără controlul personalului și lucrul cu baza de clienți.

1. Acces pe roluri. Pentru fiecare angajat pot fi configurate drepturi de acces individuale. De exemplu, un casier poate avea acces doar la operațiunile de vânzare, în timp ce un administrator poate vedea rapoarte financiare și poate edita documente. Acest lucru nu doar protejează datele financiare, ci și reduce riscul erorilor umane, limitând accesul la funcțiile necesare fiecărui rol.

2. Sistem unic de loialitate. Cardurile de discount, bonusurile și reducerile pentru clienți sunt valabile în toate magazinele rețelei. Acest lucru creează o experiență unitară pentru clienți și crește loialitatea, deoarece cumpărătorul își poate folosi beneficiile indiferent de magazinul în care face achiziția.

Pentru a sistematiza configurarea tuturor mecanismelor descrise mai sus, este important să fie urmat un plan clar de implementare.

Scopul principal al automatizării nu este doar configurarea proceselor, ci și obținerea unor instrumente puternice pentru control continuu și pentru luarea deciziilor manageriale fundamentate pe date reale. Torgsoft oferă o gamă largă de funcționalități în acest sens.

• Monitorizare la distanță. Datorită aplicației mobile Torgsoft, proprietarul afacerii poate verifica în orice moment și din orice colț al lumii indicatorii cheie: rezultatele vânzărilor zilnice, stocurile actuale din depozite și eficiența activității personalului. Acest lucru permite menținerea controlului asupra afacerii chiar și în timpul unei deplasări sau al concediului.

• Raportare complexă. Sistemul permite generarea de rapoarte detaliate care acoperă toate aspectele activității rețelei. Printre cele mai importante se numără: mișcarea mărfurilor, decontările cu furnizorii și analiza valorii afacerii. Un avantaj esențial este flexibilitatea analizei: puteți vizualiza datele atât pentru un punct de vânzare individual, cât și pentru întreaga rețea. Mai mult, prin utilizarea filtrelor, există posibilitatea de a selecta mai multe centre de evidență pentru a compara indicatorii acestora.

Utilizarea acestor instrumente transformă datele acumulate într-un activ valoros pentru planificarea strategică și dezvoltarea rețelei dumneavoastră comerciale.

Torgsoft Hybrid — este o opțiune suplimentară care permite punctelor de vânzare să funcționeze fără internet și fără electricitate, fără a opri vânzările. Casa de marcat continuă să vândă, să tipărească bonuri și să stocheze toate operațiunile local pe computerul casierului.

Când conexiunea este restabilită, sistemul sincronizează automat toate vânzările cu baza de date centrală. Nu este necesară nicio transferare manuală, nimic nu se pierde, iar evidența rămâne unitară.
Ca rezultat, magazinul funcționează chiar și în timpul întreruperilor, rețeaua nu se „dezintegrează” în caiete și fișiere Excel, iar afacerea nu pierde venituri din cauza problemelor tehnice.

Pregătirea corectă a infrastructurii tehnice este un prim pas critic pentru implementarea cu succes a sistemului. Asigurarea conformității echipamentelor și a software-ului cu cerințele Torgsoft garantează funcționarea stabilă și previne apariția problemelor tehnice în viitor. Mai jos sunt prezentate componentele cheie necesare pentru lansarea rețelei.

• Licențe Torgsoft. Baza este licența Torgsoft-Terminal, care include trei conexiuni de client. Pentru extinderea numărului de locuri de muncă (de exemplu, pentru noi case de marcat sau angajați de birou) este necesară achiziționarea suplimentară a licențelor Client pentru conectarea la distanță la server.

• Server. Elementul central al sistemului, pe care va fi stocată baza de date unificată. Aveți flexibilitate în alegere: poate fi fie propriul computer performant din birou, care oferă control fizic complet, fie un server virtual închiriat, care vă scutește de grija întreținerii. Acesta trebuie să funcționeze pe sistemul de operare Windows Server (versiunile 2008 R2, 2012, 2016, 2019, 2022).

     Cerințe tehnice minime:

•    Procesor: Intel Core i3, i5, i7 sau un procesor AMD echivalent.

•    Memorie RAM: minimum 8 GB (calculat la 150–300 MB pentru fiecare utilizator, plus 4 GB pentru funcționarea sistemului de operare al serverului).

•    Disc: pentru performanță maximă a bazei de date, alegeți un disc SSD. Aceasta nu este o recomandare, ci o cerință pentru funcționarea stabilă a rețelei.

•    Conexiune la internet. Pentru server este obligatorie o adresă IP statică, care asigură acces permanent din orice locație. Toate magazinele și birourile necesită o conexiune stabilă la internet (este potrivit atât internetul prin cablu, cât și 3G/4G).

Opțiuni suplimentare recomandate

Pentru extinderea funcționalităților și creșterea eficienței managementului rețelei, merită luate în considerare următoarele opțiuni suplimentare:

• Aplicație mobilă: oferă posibilitatea de control la distanță al rezultatelor vânzărilor, stării stocurilor și activității personalului direct de pe smartphone.

• Securitatea datelor: arhivă în cloud: automatizează crearea copiilor de siguranță ale bazei de date și stocarea acestora pe Google Drive. Acest lucru este extrem de important pentru protejarea informațiilor în situații neprevăzute.

• CM software: este necesar pentru vânzarea bunurilor fiscalizate și respectarea cerințelor legale.

• Conectarea terminalului bancar: automatizează procesul de plată fără numerar, transferând suma achiziției către terminal și înregistrând informațiile despre tranzacție pe bon, reducând la minimum erorile casierilor.

Când infrastructura tehnică este pregătită, este momentul să treceți la cel mai important pas — modelarea digitală a afacerii dumneavoastră în Torgsoft.

Pentru funcționarea stabilă a unei rețele comerciale nu este important doar software-ul, ci și echipamentele alese corect. Acestea asigură viteza de deservire a clienților, acuratețea evidenței și controlul centralizat în toate punctele de vânzare.

Echipamente pentru zonele de casă (pentru fiecare punct de vânzare)

• Scanere de coduri de bare — obligatorii pentru fiecare casă. Asigură identificarea rapidă și fără erori a produselor în timpul vânzării.

• Imprimante de bonuri — utilizate pentru tipărirea bonurilor nefiscale sau fiscale (în cazul utilizării CM) la fiecare post de lucru al casierului.

• Terminale bancare — necesare pentru plățile fără numerar; permit transmiterea sumei de cumpărare direct din programul de evidență către terminal, minimizând erorile.

• Echipamente fiscale / CM — necesare pentru comercializarea produselor accizabile și a altor bunuri supuse fiscalizării conform legislației.

Echipamente pentru depozit și marcare

• Imprimante de etichete (coduri de bare) — de regulă sunt instalate în depozit sau în zona de recepție a mărfurilor pentru marcarea rapidă a produselor.

• Terminale de colectare a datelor (TCD) — recomandate pentru magazinele și rețelele mari: accelerează inventarierea, verificarea stocurilor și crearea documentelor de transfer intern.

Dispozitive mobile pentru control

• Smartphone-uri și tablete — utilizate de proprietar sau administratori pentru controlul de la distanță al vânzărilor, vizualizarea stocurilor și efectuarea inventarelor prin aplicația mobilă.

Consumabile

• Role pentru bonuri, etichete, riboane (pentru imprimante termotransfer) — este necesar să existe permanent un stoc pentru a evita opririle în activitatea caselor și a depozitului.

Important: pentru funcționarea cu succes a unei rețele comerciale, toate echipamentele trebuie să fie compatibile cu programul de evidență. De exemplu, Torgsoft suportă peste 200 de modele de echipamente comerciale, ceea ce permite alegerea flexibilă a soluțiilor în funcție de formatul și dimensiunea afacerii.

Torgsoft ajută la gestionarea unei rețele comerciale într-un mod sistematic, nu „manual”.

Toate magazinele, depozitele și casele funcționează după reguli unice, iar proprietarul vede cifre reale: marfă, bani, profit și puncte problematice — fără întârzieri și presupuneri.

Implementarea clară și lucrul consecvent în sistem elimină haosul, reduc dependența de factorul uman și permit scalarea afacerii fără pierderea controlului.

Torgsoft — este un program de evidență pentru scalarea de succes a afacerii.