Codul de bare al producătorului: Cum să legați la sosire pentru a evita crearea de duplicate

Pentru a asocia codul de bare al producătorului în timpul recepției mărfii și a evita crearea duplicatelor (adică fișe pentru același produs cu coduri de bare diferite sau denumiri diferite), în programul Torgsoft este necesar să urmați un anumit algoritm de acțiuni, în funcție de situație.

Iată instrucțiunea detaliată, bazată pe documentația programului:

1. Dacă produsul intră pentru prima dată (Produs nou)

Dacă produsul nu există încă în baza de date, asociați codul de bare al producătorului direct la crearea fișei produsului:

1. Deschideți formularul Document — Recepție marfă.

2. Creați „antetul” documentului (selectați furnizorul, data etc.).

3. Puneți cursorul în câmpul Cod de bare (colțul stânga sus) și scanați codul de bare de pe ambalajul produsului cu un scanner.

4. Deoarece codul de bare este nou, programul va deschide o fișă nouă de produs sau va afișa un mesaj că produsul nu a fost găsit (în funcție de setări).

5. Completați denumirea, tipul produsului, prețul și apăsați Salvează. Acum acest cod de bare este asociat ferm acestui produs.

2. Dacă produsul există deja în baza de date, dar are un cod de bare nou/diferit

Aceasta este cea mai frecventă cauză a duplicatelor. Dacă scanați produsul, iar programul deschide o fișă goală (ca și cum ar fi un produs nou), dar știți că acest produs există deja la dumneavoastră (de exemplu, sub alt cod sau fără cod), nu creați o fișă nouă.

Cum să procedați pentru a nu crea un duplicat:

1. În formularul de recepție apăsați butonul Selectare produs din stoc (F11) sau Selectare din lista completă de produse.

2. Găsiți produsul necesar după denumire sau articol.

3. Apăsați butonul Modifică (sau F3) pentru a deschide fișa acestui produs existent.

4. În fișa produsului există un câmp pentru codul de bare și butoane de gestionare a acestuia (în dreapta sus):

•    Dacă vechiul cod de bare nu este necesar: pur și simplu scanați noul cod de bare al producătorului în câmpul codului de bare. Programul va cere confirmarea înlocuirii.

•    Dacă sunt necesare ambele coduri de bare (de exemplu, loturi sau culori diferite ale aceluiași produs): apăsați butonul «Adăugați la produs codul de bare al producătorului» (pictograma cu cod de bare și plus). Acest lucru permite unui singur produs să aibă simultan mai multe coduri de bare, evitând crearea unor fișe suplimentare.

5. Apăsați Salvează și adăugați produsul în document.

3. Setări de protecție împotriva duplicatelor

Pentru ca programul să vă avertizeze automat când încercați să creați un produs cu un cod de bare care există deja în baza de date, verificați setările:

1. Intrați în Merceologie — Tip produs — fișa tipului de produs.

2. Găsiți setarea «Comportament la detectarea unui cod de bare duplicat» (sau verificarea unicității).

3. Setați valoarea «Întreabă» sau «Interzice».

•    Dacă este selectat «Întreabă», la încercarea de a salva o fișă cu un cod de bare existent, programul va propune opțiunile: interzice, permite sau unește produsele.

•    Funcția «Unește produsele» este utilă dacă ați creat deja din greșeală un duplicat: ea va transfera stocul într-o singură fișă, va șterge duplicatul și va adăuga codul său de bare ca unul suplimentar la produsul principal.

4. Lucrul cu analogi și coduri modificate

Uneori producătorii schimbă codurile de bare pentru produse identice.

• Folosiți funcția «Înlocuiți codul de bare al producătorului cu înregistrarea vechiului cod de bare» în fișa produsului. Aceasta va permite păstrarea istoricului, dar evidența produsului se va face după noul cod fără a crea o poziție nouă.

Rezumat. Pentru a evita duplicatele, nu completați niciodată o fișă nouă de produs dacă produsul există deja în nomenclator. În schimb, găsiți produsul existent în listă și adăugați noul cod de bare în fișa lui ca suplimentar sau principal.