Factură de cheltuieli: creare, procesare și corectare erori

Ce este avizul de expediție și când este necesar

Avizul de expediție este un document primar care confirmă transferul bunurilor materiale de la vânzător la cumpărător și scoaterea lor din stoc.

În programul «Torgsoft», avizul de expediție îndeplinește mai multe funcții:

• Confirmarea vânzării. Confirmă faptul că marfa a părăsit stocul și a trecut în proprietatea clientului.

• Evidența stocurilor. Pe baza lui, marfa se scade din stocurile din program (se reduce cantitatea din depozit).

• Evidența financiară. Este baza apariției datoriei clientului față de vânzător (dacă plata nu a fost încă primită) sau a stingerii obligațiilor (dacă plata a fost în avans).

Când este necesar:

• La livrarea/expedierea mărfii către cumpărător (în special pentru vânzări en-gros sau prin magazin online).

• Pentru confirmarea conținutului coletului la expedierea printr-un serviciu de livrare (de exemplu, Nova Poshta) — pe baza lui se poate crea un document de transport (TTN).

• Ca document însoțitor pentru contabilitatea cumpărătorului (pentru a putea înregistra marfa la el).

• Pentru raportare internă și controlul activității gestionarilor/managerilor.

Cum se completează corect un aviz de expediție: instrucțiuni pas cu pas

În «Torgsoft», avizul de expediție se creează cel mai des în modul «Comerț cu emiterea facturii».

Instrucțiuni pas cu pas:

1. Crearea documentului:

•    Intrați în meniul Document — Comerț cu emiterea facturii.

•    Accesați fila Aviz de expediție.

•    Apăsați butonul Creează aviz de expediție (de obicei se face pe baza unei Facturi emise anterior, pentru a transfera automat produsele).

•    Alternativ, puteți crea un aviz fără factură, apăsând Adaugă direct în fila «Aviz de expediție».

2. Completarea „antetului” avizului:

•    Număr și Dată. Programul le propune automat, dar le puteți modifica (de exemplu, dacă înregistrați documentul cu dată anterioară).

•    Întreprindere. Selectați în numele cărei Persoană fizică autorizată sau persoane juridice se face vânzarea.

•    Destinatar (Client). Selectați clientul din nomenclator. Este important pentru evidența soldului decontărilor.

•    De achitat până la. Indicați termenul-limită de plată (dacă se acordă amânare).

3. Adăugarea produselor:

•    Dacă avizul este creat pe baza Facturii, produsele se vor transfera automat.

•    Dacă îl creați de la zero sau îl editați: scanați codul de bare al produsului sau selectați-l manual din stoc. Puteți modifica cantitatea direct în listă.

4. Înregistrarea plății (opțional, la crearea documentului):

•    Dacă clientul plătește imediat, apăsați Înregistrează plata pentru marfă.

•    Puteți alege: numerar (casă) sau plată fără numerar (cont bancar).

5. Tipărire și salvare:

•    După verificarea datelor, apăsați Salvează.

•    Pentru tipărire, apăsați Tipărește avizul și alegeți șablonul necesar (aviz standard etc.).

Aviz de expediție pentru Persoană fizică autorizată: este necesar și cum se întocmește corect

Este necesar? Da, este critic.

1. Dovada provenienței mărfii. Persoană fizică autorizată care ține evidența stocurilor de mărfuri (conform Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 496) trebuie să aibă documente primare pentru intrarea și ieșirea mărfii. Avizul de expediție este documentul care înregistrează ieșirea.

2. Fiscalizare. Dacă o Persoană fizică autorizată folosește CM software/CM, avizul de expediție poate fi baza pentru emiterea bonului fiscal (de exemplu, la ramburs sau la preplată).

Cum se întocmește: în «Torgsoft» există un mod special «Formă de evidență a stocurilor de mărfuri», care preia automat datele din avizele de expediție pentru raportarea Persoană fizică autorizată. La întocmire este important:

• Să indicați data și numărul real al documentului.

• Să selectați corect Întreprinderea (Persoană fizică autorizată) în numele căreia se face livrarea, mai ales dacă în aceeași bază se ține evidența mai multor antreprenori.

• Dacă marfa se vinde cu TVA (pentru Persoană fizică autorizată plătitoare de TVA), în aviz trebuie evidențiată suma TVA. Pentru aceasta, în setările produsului trebuie să fie activată opțiunea «Se aplică TVA».

Șablon de aviz de expediție: de unde se descarcă și un exemplu

În «Torgsoft» nu trebuie să căutați și să descărcați șabloane de pe internet — ele sunt deja integrate în sistem și pot fi editate sau exportate.

Unde îl găsiți în program:

1. Meniu Setări — Setări șabloane de tipărire.

2. Secțiunea Aviz de expediție retail (vânzare) sau Aviz de expediție (Comerț cu emiterea facturii).

Funcții ale șabloanelor:

• Puteți adăuga sigla companiei.

• Puteți adăuga câmpuri suplimentare: de exemplu, «Datoria clientului», «Comentariu», «Condiții de livrare», «Cod de bare al documentului».

• Puteți configura afișarea prețurilor în valută sau în moneda națională.

Cum obțineți fișierul (export): Dacă aveți nevoie de un fișier pentru a-l trimite clientului sau pentru tipărire pe un alt PC:

1. Generați avizul (butonul Tipărire).

2. În fereastra de previzualizare, apăsați Export.

3. Alegeți formatul: Excel (XLS), PDF, JPEG și salvați fișierul pe computer.

Erori în avizele de expediție: consecințe și corectare

Erorile în avizele de expediție duc la discrepanțe în stoc («minusuri»), calcul incorect al profitului și al datoriilor clienților.

Erori tipice și soluții:

1. Scoaterea mărfii «pe minus» (stocuri negative).

•    Consecință. Marfa a fost vândută în documente, dar nu a existat intrare în stoc. Acest lucru denaturează costul și profitul.

•    Cum se corectează. Efectuați inventarierea pentru produsul problematic sau găsiți/restaurați o notă de intrare ștearsă. Verificați dacă marfa nu a fost vândută din greșeală într-un alt aviz.

2. Confuzie de sortiment (s-a vândut produsul/mărimea greșită).

•    Consecință. Lipsă la un produs și surplus la altul.

•    Cum se corectează. Înregistrați returul produsului greșit de la client (documentat) și creați un nou aviz de expediție cu produsul corect.

3. Aviz neplătit (datorii restante).

•    Consecință. În rapoarte apare că clientul datorează bani, deși a plătit.

•    Cum se corectează. Intrați în fila Aviz de expediție, apăsați Înregistrează plata pentru marfă sau, dacă a fost o greșeală, Anulează plata și introduceți plata corectă.

4. Preț sau sumă incorectă (probleme cu TVA/rotunjire).

•    Consecință. Discrepanțe cu contabilitatea sau în factura fiscală.

•    Cum se corectează. Folosiți funcția Ajustarea prețului avizului pentru tipărire cu TVA, care permite alinierea sumelor pentru afișarea corectă a taxelor.

5. Tipărirea avizului cu șablonul greșit sau pe imprimanta greșită.

•    Consecință. Clientul primește un document fără datele necesare sau într-un format ilizibil.

•    Cum se corectează. Verificați setările în meniul Setări — Selectarea imprimantelor. Asigurați-vă că pentru avizul de expediție este selectat șablonul corect (de exemplu, A4, nu imprimantă de bonuri).

6. Ștergerea avizului fără anularea plăților.

•    Consecință. Bani «blocați» în sistem (plăți neatribuite) și sold incorect cu clientul.

•    Cum se corectează. Înainte de a șterge avizul, apăsați întotdeauna mai întâi Anulează plata, iar abia apoi ștergeți documentul. Dacă s-a întâmplat deja, verificați fila Plăți clienți — Plăți neatribuite și reglați-le.