Returnări eronate: cum să găsiți, să anulați și să corectați raportul de bunuri și bani

Returul de marfă — este o operațiune standard de business care, într-un sistem de evidență, necesită precizie maximă. Modul de retur este creat pentru anularea faptului vânzării, returnarea mărfii în stoc și restituirea corectă a banilor către client, astfel încât aceste mișcări să fie reflectate în raportul de mărfuri și numerar, casierie și bonurile fiscale PCM. 

Antreprenorii se adresează cel mai des cu următoarele întrebări: suma din casierie nu corespunde cu datele din program; banii au fost returnați prin terminalul bancar, dar în Torgsoft bonul a fost anulat; bonul de retur nu a fost transmis către autoritatea fiscală (nu a trecut prin PCM); sau, din cauza datelor greșite ale retururilor, calculul prețului de cost și al profitului din rapoarte se «strică» complet.

1. Cum să găsiți retururile greșite

Erorile în timpul returului pot duce la discrepanțe în rapoarte, dublarea sumelor sau calcularea incorectă a profitului. Pentru a găsi documentul problematic, trebuie să acordați atenție următoarelor situații:

• Retur într-o altă valută. Eroarea apare atunci când marfa a fost vândută prin "Comerț cu emiterea facturii" într-o valută străină, iar returul obișnuit a fost efectuat în moneda națională. Astfel de operațiuni sunt interzise, deoarece creează discrepanțe în sold.

• Căutarea prin rapoarte. Retururile suspecte sau dublate pot fi găsite prin «Raportul de marfă pentru perioadă» sau «Raportul de casă pentru zi». De asemenea, lista completă a retururilor efectuate este disponibilă în punctul de meniu Depozit — Lista intrărilor (unde returul de la cumpărător este considerat o intrare în depozit).

2. Cum să anulați (ștergeți) un retur greșit

Dacă ați identificat un retur greșit, acesta trebuie șters pentru a anula mișcarea mărfii și a banilor.

1. Ștergerea unui retur obișnuit. Accesați modul Depozit - Lista intrărilor. În filtrul Tip, selectați valoarea Retur. Găsiți documentul de retur necesar, folosind căutarea sau lista. Selectați-l și apăsați butonul «Șterge». După aceea, marfa va fi scăzută din nou din depozit, iar banii se vor «întoarce» în casierie.

2. Anularea returului în Comerț cu emiterea facturii. Dacă eroarea a apărut la lucrul cu facturile, accesați Document — Comerț cu emiterea facturii. În fila «Retururi», selectați documentul și apăsați «Șterge». 

3. Rezolvarea problemelor cu PCM și terminalele bancare

Cea mai mare parte a solicitărilor este legată de faptul că returul nu a fost fiscalizat sau nu s-a sincronizat cu terminalul bancar.

• Bonul nu a fost transmis către autoritatea fiscală (PCM). Acest lucru se întâmplă dacă, în timpul returului, casierul a uitat să bifeze opțiunea «Tipărire bon de retur». Ca rezultat, banii sunt scăzuți din casierie, dar operațiunea rămâne nefiscală.  Soluție: ștergeți acest document de retur nefiscal din programul Torgsoft și efectuați returul din nou, activând obligatoriu opțiunea «Tipărire bon de retur».

• Terminalul a returnat banii, iar programul a afișat o eroare. Există situații (de exemplu, codul PIN al cardului nu a fost introdus mult timp sau conexiunea a fost instabilă) când terminalul bancar returnează cu succes banii clientului, dar în Torgsoft returul este anulat cu o eroare (de exemplu, codul 1000 sau 96).  Soluție: deoarece banii au fost deja trimiși clientului prin bancă, în Torgsoft returul trebuie efectuat manual, fără transmiterea sumei către terminal. Pentru aceasta, în timpul returului trebuie debifată opțiunea «Utilizare conexiune cu terminalul bancar».

4. Cum să corectați raportul de mărfuri și numerar și prețul de cost

Dacă returul a fost efectuat incorect, acesta denaturează automat calculul prețului de cost prin metoda FIFO (primul intrat — primul ieșit), deoarece programul leagă incorect loturile de marfă.

Pentru a restabili datele corecte în rapoarte:

1. Schimbarea datei documentului. Dacă returul a fost efectuat cu o dată greșită, accesați Depozit — Lista intrărilor, selectați documentul de retur și apăsați acțiunea «Schimbare dată și oră» (sau Schimbare parametri document), pentru a seta ora corectă.

2. Recalcularea prețului de cost. După ce ați corectat datele, ați șters retururile inutile sau le-ați efectuat corect, raportul financiar poate afișa în continuare date vechi. Trebuie să accesați Setări — Parametri — Service și să executați acțiunea «Curățați informațiile despre mișcarea mărfii și recalculați prețul de cost». Programul va reconstrui toate legăturile dintre intrări, vânzări și retururi, iar rapoartele analitice (de exemplu, «Balanța rulajelor după prețul de cost» sau «Profitul pe marfă pe zile») vor afișa situația reală.