Comandarea unui punct de vânzare cu amănuntul către depozit

Modul «Comanda punctului de vânzare către depozit» din programul Torgsoft este destinat automatizării reaprovizionării stocurilor într-o rețea comercială. El permite magazinelor (punctelor de vânzare) să formeze cereri de marfă, iar depozitului central — să le proceseze rapid și să creeze avize de transfer intern.

Mai jos este o descriere detaliată a modului în care funcționează evidența centralizată a comenzilor în acest regim.

Configurarea evidenței centralizate

Pentru funcționarea corectă a acestui regim, este necesar ca toate magazinele să lucreze într-o singură bază de date (de exemplu, printr-un server terminal sau într-o rețea locală).

Condiție obligatorie: În setările programului trebuie să indicați care anume obiect este depozitul central (sursa mărfii).

• Accesați meniul Setări — Parametri — Rețeaua comercială.

• În câmpul «Obiect contabil central» selectați depozitul sau magazinul principal, către care vor fi trimise comenzile din celelalte puncte.

Etapa 1: Crearea comenzii în punctul de vânzare

Angajatul magazinului formează necesarul de marfă. Pentru aceasta, în fereastra principală a programului trebuie să fie selectat magazinul curent (diferit de Obiectul contabil central).

1. Crearea documentului: Accesați meniul Document — Comanda punctului de vânzare către depozit și apăsați butonul Adăugați.

2. Completare: Se va deschide o fereastră cu lista de produse. În aceasta sunt afișate următoarele coloane:

•    Cantitate în depozitul curent (stocul din magazin);

•    Cantitate în depozitul central (această coloană poate fi ascunsă vânzătorilor prin setările rolurilor, ca să nu vadă stocurile totale ale firmei);

•    Comandă — câmpul în care se introduce cantitatea necesară.

3. Instrumente pentru comandă rapidă:

•    Comutatorul «Produse pe cale să se termine»: filtrează lista și afișează doar produsele al căror stoc este mai mic decât minimul stabilit.

•    Butonul «Comandați ce s-a vândut»: completează automat coloana comenzii cu cantitatea de produse vândute pentru perioada selectată.

4. Finalizare: După formarea listei, trebuie să schimbați starea comenzii în «Gata». Doar după aceasta comanda va deveni vizibilă pentru managerul din depozitul central.

Etapa 2: Procesarea comenzii în depozitul central

Managerul depozitului vede comanda cu statusul «Gata» și începe procesarea.

1. Verificare. Managerul deschide comanda și poate edita cantitățile (de exemplu, dacă produsul nu este disponibil fizic sau este rezervat pentru alt client).

2. Procesare automată. Apăsarea butonului «Procesează comanda» pornește analiza stocurilor din depozitul central. Programul completează automat coloana «Cantitatea de livrat».

•    Logică: Dacă stocul din depozit este mai mic decât cel comandat, programul va introduce cantitatea disponibilă. Dacă stocul este suficient — va introduce cantitatea comandată.

3. Crearea transferului. Apăsarea butonului «Creați aviz de transfer intern» generează automat documentele pentru transferul mărfii din depozit către magazin. Statusul comenzii se schimbă în «Procesată».

Controlul execuției și logistica

După crearea avizului, sistemul afișează rezultatele execuției comenzii:

• Livrat: cantitatea inclusă în avizul de transfer.

• Lipsă la livrare: diferența dintre cantitatea comandată și cea transferată efectiv.

Opțiuni suplimentare pentru logistică:

• Sarcina pentru expeditor. Se poate tipări o sarcină pentru șofer sau expeditor, în care va fi lista produselor pentru livrare către punctul de vânzare. Există posibilitatea de a configura ca în sarcină să fie afișate doar produsele de la un anumit furnizor.

• Notificări. Dacă este configurată funcția «Notificarea personalului», angajații depozitului pot primi mesaje instant despre apariția unei comenzi noi din partea magazinului.

Folosiți modul «Comanda punctului de vânzare» dacă aveți un depozit dedicat și cel puțin un magazin. 

Astfel, evidența centralizată permite evitarea creării manuale a avizelor de transfer, minimizează erorile în comunicarea dintre magazine și depozit și accelerează reaprovizionarea stocurilor.