Riadenie dodávateľov v Torgsoft: všetky možnosti

Programul «Torgsoft» oferă o gamă largă de instrumente pentru organizarea unui flux complet de lucru cu furnizorii: de la crearea fișei partenerului și comanda automatizată de marfă până la decontări financiare complexe și analiză a profitabilității.

Mai jos găsiți o prezentare detaliată a tuturor posibilităților programului pentru lucru cu furnizorii, grupate pe etapele proceselor de business.

1. Administrarea bazei de furnizori

Lucrul începe cu crearea fișei partenerului în meniul «Setări - Partener».

• Tipuri de parteneriat. Puteți defini partenerul ca «Furnizor», «Client» sau «Furnizor-Client» (dacă atât cumpărați de la el, cât și vindeți către el).

• Valută. Pentru fiecare furnizor se poate seta valuta de decontare (de exemplu, dolar, euro), ceea ce permite ținerea soldului în valuta de achiziție, chiar dacă vânzările se fac în moneda națională.

• Datorii inițiale. La începerea lucrului se poate introduce datoria inițială (cine cui datorează: «Eu datorez» sau «Mi se datorează»).

• Documente și rechizite. Există posibilitatea de a stoca date din acte de identitate, conturi bancare și alte documente ale partenerului.

2. Achiziția și recepția mărfii

Documentul principal este «Recepția mărfii» (meniul «Document - Recepția mărfii»).

• Crearea facturii. Puteți indica numărul facturii furnizorului pentru a simplifica verificarea, seta prețurile de achiziție (inclusiv în valută) și calcula prețurile de retail pe baza adaosului.

• Importul facturilor. Dacă furnizorul oferă facturi în format electronic (Excel), acestea pot fi importate în program prin funcția «Import produse». Astfel se pot crea automat fișe de produse, se încarcă prețurile și se recepționează marfa fără introducere manuală.

• Repartizarea cheltuielilor. Cheltuielile suplimentare (de exemplu, livrare, vamuire) pot fi introduse în factură și repartizate în costul mărfii, pentru a obține «prețul contabil» real.

• Opțiunea «Depozitul furnizorului». Permite încărcarea listelor de prețuri ale furnizorilor (manual sau automat prin FTP), vizualizarea stocurilor și prețurilor lor curente fără recepționarea mărfii în propriul sold, precum și formarea comenzilor pe baza acestor date.

3. Formarea comenzilor

Programul ajută la automatizarea procesului de completare a stocurilor prin meniul «Document - Formarea comenzii către furnizor».

• Calcul automat. Sistemul analizează stocurile și vânzările pentru a sugera ce anume și în ce cantitate trebuie comandat. Calculul se poate baza pe stocuri minime sau pe viteza de vânzare într-o perioadă.

• Analiza celui mai bun preț. Programul poate analiza livrările anterioare și poate indica la ce furnizor a fost prețul minim pentru un anumit produs.

• Interzicerea comenzii. Se poate seta interdicție de comandare a anumitor produse la furnizori concreți.

• Trimiterea comenzii. Comanda formată se poate exporta în Excel sau trimite prin e-mail direct din program.

4. Decontări și finanțe

Blocul financiar permite controlul datoriilor și plăților prin meniul «Plată - Sold cu partenerii».

• Sold marfă-bani. Programul calculează automat câtă marfă ați primit și câți bani ați plătit. Soldul se ține în valutele în care s-au făcut livrările.

• Plata către furnizor. Puteți introduce plăți pentru facturi concrete sau stinge datoria totală. Plata se poate face numerar din casă sau din contul bancar.

• Marfă în consignație. Dacă luați marfă în consignație, funcția «Analiza vânzărilor mărfii furnizorului în consignație» permite calcularea sumei pe care o datorați furnizorului doar pentru marfa vândută efectiv într-o perioadă. Calculul se face după metoda FIFO (primul intrat — primul ieșit) la prețuri de achiziție exacte.

5. Returnări

• Returnare către furnizor. Puteți întocmi returnarea mărfii de calitate (de exemplu, marfă de sezon trecut sau care se vinde greu) prin meniul «Document - Returnarea mărfii către furnizor». Marfa se scade din depozit, iar datoria dvs. față de furnizor se reduce.

• Returnare defectă. Pentru marfa defectă există un document separat «Returnare defect» (act de casare), care corectează de asemenea decontările.

6. Analitică și rapoarte

Programul oferă instrumente puternice pentru analiza eficienței lucrului cu furnizorii în meniurile «Analiză» și «Depozit».

• Analiza încasărilor pe furnizori arată produsele cărui furnizor aduc cel mai mare profit, volumul vânzărilor, costul mărfii vândute și suma returnărilor.

• Fișa de rulaj permite vizualizarea stocurilor unui furnizor concret la o anumită dată (cantitativ și valoric la cost).

• Analiza stocurilor pe termene permite identificarea mărfii unui furnizor concret care a rămas prea mult în depozit (analiză după termene de stocare și vânzare).

• Fișa de decontări este un raport detaliat pentru toate operațiunile (recepții, plăți, returnări) cu un partener concret, pe perioada aleasă.

7. Lucrul cu marfă în consignație (comerț comisionar)

Dacă luați marfă de la furnizor cu condiția plății doar după vânzare, programul are instrumente specializate:

• Analiza vânzărilor mărfii furnizorului în consignație. Acest mod permite calcularea exactă a datoriei către furnizor doar pentru marfa vândută efectiv. Programul folosește metoda FIFO (primul intrat — primul ieșit) pentru a determina din ce lot (și la ce preț de achiziție) s-a vândut marfa. Astfel se evită supraplățile dacă prețurile de achiziție s-au schimbat.

• Informarea comitentului. Este o funcție automată care trimite furnizorului (comitentului) SMS sau e-mail că marfa lui a fost vândută. Puteți seta un șablon de mesaj, iar acesta va fi trimis automat la închiderea bonului.

8. Gestionare extinsă a comenzilor și a sortimentului

• Depozitul furnizorului (și sincronizare FTP). Puteți încărca lista de prețuri a furnizorului (cu stocuri și prețuri) într-o zonă tampon separată a programului ("Depozitul furnizorului"). Aceasta permite vizualizarea a ceea ce are furnizorul, fără a amesteca aceste date cu stocurile dvs. În plus, se poate configura descărcarea automată a acestor liste prin server FTP după un program. Din acest mod se pot forma direct comenzi pentru pozițiile lipsă.

• Interzicerea comenzii. Dacă un produs s-a dovedit de calitate slabă sau problematic, puteți bifa «Interzis la comandă de la furnizor». Un astfel de produs nu va apărea în rapoartele automate de formare a comenzii, ceea ce protejează managerul de o achiziție greșită.

• Cod intern al furnizorului. În fișa produsului există un câmp special «Cod intern al furnizorului». Acesta permite legarea codului dvs. de codul din baza furnizorului. Este critic pentru importul corect al facturilor, dacă denumirile sau codurile dvs. diferă de cele din lista de prețuri a furnizorului.

9. Planificare financiară și calcule specifice

• Comandarea colecției. Acest mod permite planificarea graficului de plăți către furnizori pentru precomenzi (de exemplu, colecții sezoniere de haine). Fixați suma comenzii, valuta și termenele de plată pentru a controla obligațiile financiare viitoare.

• Calculul prețurilor de achiziție pornind de la cele de retail. Dacă lucrați după schema «preț de retail recomandat minus procent», puteți folosi modul «Calculul prețurilor de achiziție». Indicați procentul, iar programul calculează automat prețul de achiziție pe baza prețului de retail.

• Cheltuieli suplimentare în cost. În factura de recepție se poate detalia nu doar prețul produsului, ci și cheltuielile indirecte (livrare, vamuire). Programul permite alegerea modului de evidență: includere în cost (mărește prețul contabil) sau înregistrare ca o cheltuială financiară separată, care nu influențează prețul de la raft, dar reduce profitul net.

10. Corectarea erorilor și redistribuirea

• Diagnosticarea erorilor (Produse din stocurile inițiale). Dacă la început ați introdus marfa ca «Stocuri inițiale» (fără legare de furnizor), iar ulterior ați decis să organizați evidența, modul «Diagnosticarea erorilor» permite redistribuirea automată a acestor produse către furnizori concreți. Aceasta corectează analiza profitabilității pe branduri.

• Corectarea prețurilor de achiziție. Permite modificarea în masă a prețurilor de achiziție în facturi deja închise (de exemplu, dacă furnizorul a acordat o reducere retroactivă sau a existat o eroare a operatorului).

• Unirea fișelor. Dacă ați creat accidental un duplicat de furnizor, acestea pot fi unite într-o singură fișă, cu păstrarea istoricului decontărilor.

11. Analitică avansată pe loturi (Batch Tracking)

• Registrul livrărilor de marfă (Loturi). Puteți uni mai multe facturi de recepție într-un singur «Lot de livrare» (de exemplu, «Container din China pentru februarie»). Aceasta permite analiza profitabilității nu pe facturi separate, ci pe întregul lot.

• Analiza mișcării mărfii pe loturi de livrare. Raport detaliat care arată ciclul complet al unei livrări: când a sosit, cât s-a vândut, cât s-a returnat, stocul curent al acestui lot și încasările generate de el.

12. Documente

• Certificate de calitate. În fișa produsului se pot atașa certificate de calitate cu termen de valabilitate. Astfel puteți controla ce produse au documente valabile de la furnizor și unde termenul expiră.

• Returnarea defectelor. Procedură separată pentru casarea produselor defecte cu returnarea lor către furnizor. Se deosebește de returnarea obișnuită prin faptul că fixează cazul de produse neconforme pentru negocieri ulterioare.

13. Posibilități suplimentare

• Evidență valutară. Posibilitatea de a lega prețurile de achiziție de cursul valutar. La schimbarea cursului se pot recalcula automat costul și prețurile de retail.

• Transferul facturilor. Funcția de transfer al produselor între facturile de recepție permite corectarea erorilor de evidență, dacă marfa a fost recepționată pe un alt furnizor.

Aceste instrumente permit controlul complet al ciclului de interacțiune cu furnizorii: de la planificarea achiziției până la decontarea financiară completă și analiza rentabilității colaborării.