Ștergerea datelor personale ale unui client: ce permite programul și pentru ce este responsabil magazinul

Ștergerea datelor personale ale cumpărătorului: posibilitățile Torgsoft și zona de responsabilitate a magazinului

În comerțul cu amănuntul, gestionarea bazei de clienți este baza programelor de loialitate, a campaniilor de marketing și a analizei vânzărilor. Cumpărătorii completează formulare, își lasă numerele de telefon, numele complet și datele de naștere pentru a primi bonusuri sau reduceri. Totuși, apar situații în care clientul solicită ștergerea datelor sale personale din baza magazinului sau antreprenorul decide să curețe sistemul de cumpărători inactivi pentru a face ordine în evidență. În legătură cu aceasta, antreprenorii adresează cel mai des specialiștilor de suport tehnic Torgsoft următoarele întrebări: "De ce programul nu permite ștergerea completă a fișei clientului?", "Unde se poate verifica datoria din cauza căreia ștergerea este blocată?", "Cum pot fi eliminați în masă clienții vechi din bază?" și "Cine poartă responsabilitatea juridică pentru păstrarea sau ștergerea datelor personale — dezvoltatorul programului sau proprietarul magazinului?".

Mai jos sunt prezentate răspunsuri complete la aceste întrebări, care explică logica de funcționare a programului și aspectele juridice ale prelucrării datelor.

Responsabilitatea juridică: cine răspunde pentru baza de clienți?

Una dintre întrebările-cheie se referă la cine poartă responsabilitatea pentru respectarea legislației privind protecția datelor personale.

În consecință, compania Torgsoft acționează exclusiv ca furnizor tehnic care oferă un instrument pentru ținerea evidenței și nu stochează la sine datele personale ale cumpărătorilor antreprenorului în funcționarea obișnuită a programului: baza Torgsoft se instalează și se păstrează fizic pe calculatorul sau serverul clientului însuși. Torgsoft nu poartă responsabilitate pentru temeiurile juridice ale colectării datelor de către magazin și pentru eventualele încălcări de către magazin ale Legii Ucrainei «Privind protecția datelor personale». Așadar, dacă un cumpărător cere ștergerea datelor sale, proprietarul magazinului este cel obligat să asigure îndeplinirea acestei cerințe în propria bază.

De ce nu se șterge fișa clientului?

Când antreprenorul încearcă să șteargă fișa cumpărătorului din program, se poate confrunta cu o restricție tehnică. Cel mai des, antreprenorii vin cu întrebarea: "Există un client care nu a mai făcut cumpărături din 2021, dar la încercarea de a-i șterge fișa apare un mesaj despre datorie. Cum se poate anula această datorie și șterge clientul?".

Programul Torgsoft este creat pentru asigurarea unei evidențe financiare și de depozit stricte. Imposibilitatea ștergerii fișei apare atunci când clientul are deja un istoric de interacțiune cu magazinul. Dacă de client sunt legate produse neachitate, există o datorie sau fișa acestuia apare în documente financiare ori de depozit deja înregistrate (de exemplu, retururi sau vânzări), sistemul blochează ștergerea. Acest lucru este făcut pentru a nu afecta integritatea bazei de date și pentru a nu provoca diferențe în rapoartele financiare ale magazinului.

Dacă istoricul clientului este complet gol (de exemplu, fișa a fost creată din greșeală), programul va permite ștergerea acesteia.

Unde se verifică datoria și istoricul clientului?

Dacă programul informează despre existența unei datorii care împiedică ștergerea sau corectarea, aceasta trebuie verificată. Cauza diferențelor și istoricul decontărilor reciproce pot fi analizate în mai multe secțiuni:

1. Sold cu partenerii. În punctul meniului principal «Plată» — «Sold cu partenerii», se poate vedea suma totală a datoriei pentru un anumit client.

2. Fișa decontărilor reciproce. Din formularul de sold se poate deschide «Fișa decontărilor reciproce» cu clientul selectat. Aici se afișează lista detaliată a tuturor operațiunilor: data, tipul documentului, suma de creștere sau diminuare a datoriei, precum și starea curentă a contului de bonusuri.

3. Istoricul cumpărăturilor. Informații detaliate despre toate produsele cumpărate de client pot fi vizualizate direct în «Fișa clientului», în fila «Cumpărături» (sau «Achiziții»). Tot acolo sunt înregistrate datele despre suma cumpărăturilor, reduceri, acumularea și utilizarea bonusurilor.

Dacă datoria a apărut din cauza unei erori (de exemplu, o plată sau un retur înregistrat incorect), aceasta trebuie acoperită prin documentul financiar corespunzător sau printr-o plată, astfel încât soldul clientului să devină zero.

Cum să eliminați corect clientul din bază (scoaterea din uz)

Ce trebuie făcut atunci când este necesară curățarea în masă a bazei de clienți inactivi sau îndeplinirea cererii clientului privind ștergerea datelor, dar sistemul nu permite ștergerea fizică a fișei din cauza istoricului cumpărăturilor?

În timpul consultațiilor privind ștergerea în masă a fișelor, specialiștii de suport tehnic recomandă folosirea metodei de scoatere a clienților din uz. Aceasta înseamnă că nu distrugeți structura bazei de date și păstrați istoricul financiar al anilor precedenți, dar fișa clientului devine inactivă. Pentru aceasta, puteți selecta clienții necesari din listă și aplica acțiunea corespunzătoare pentru ascundere.

Dacă însă clientul solicită distrugerea completă anume a datelor personale (numele complet, telefonul, adresa) conform legii, proprietarul magazinului poate deschide «Fișa clientului» (prin meniul Marketing — Clienți) și pur și simplu poate șterge sau anonimiza câmpurile cu informații personale (șterge numărul de telefon, emailul, înlocuiește numele complet cu "Anonim"). Astfel, istoricul bonurilor pentru contabilitate va fi păstrat, dar identificarea unei persoane concrete pe baza acestuia va deveni imposibilă, ceea ce satisface pe deplin cerințele de confidențialitate fără a afecta evidența.