Clienți VIP: de ce datoria nu converge și cum să găsiți discrepanțe

Instrucțiuni pentru diagnosticarea situațiilor în care soldul total al unui client VIP nu corespunde cu lista vânzărilor neachitate sau când plățile se „pierd” în decontări.

Când datoria clientului VIP nu corespunde cu vânzările neachitate

• Suma din „Sold cu partenerii” diferă de „Vânzări VIP neachitate”.

• Clientul a returnat marfa, dar datoria nu a fost stinsă.

• Există o datorie negativă (avans), dar programul nu propune utilizarea ei.

Ce semne indică erori în decontările VIP

• debt-mismatch — există o datorie totală, dar lista mărfurilor de achitat este goală.

• payment-lost — banii au fost încasați, dar vânzarea rămâne „neachitată”.

• return-error — după returnarea mărfii, soldul a devenit incorect.

• negative-balance — datorie negativă fără un motiv clar.

Cum să verificați rapid unde a dispărut plata

Dacă datoria „rămâne”, dar clientul sigur a plătit — deschideți „Fișa decontărilor” pentru întreaga perioadă.

În 80% din cazuri:

• plata a fost efectuată printr-un document financiar fără legătură cu vânzarea;

• sau documentul financiar a fost șters după returnarea mărfii.

Diagnosticare și soluții

A. Mod incorect de evidență VIP (cel mai frecvent)

Semn:
Încercați să verificați datoria după vânzări, dar în setări este selectat modul „Sold marfă-bani”.

Unde se verifică:
Setări → Parametri → Clienți VIP

Soluție: pentru control detaliat trebuie să fie activat modul „Plată parțială cu detaliere pe marfă”.

B. Returnarea mărfii fără returnare financiară

Semn:
Marfa a fost returnată în stoc, dar soldul clientului nu s-a modificat sau s-a modificat incorect.

Verificare:

1. Plată → Sold cu partenerii

2. Fișa decontărilor → perioada completă

3. Dacă există document financiar (ordin de plată de ieșire) la momentul returnării

Soluție: dacă nu există document financiar — soldul rămâne incorect. Returnarea mărfii și returnarea banilor sunt două documente separate.

C. Plată fără legătură cu vânzarea

Semn:
Plata a fost introdusă prin Document financiar (ordin de încasare), nu prin butonul „Plătește” din vânzare.

Consecință:
În modurile cu legătură:

• soldul total scade;

• mărfurile concrete rămân „neachitate”.

Cum se corectează: anulați ordinul și efectuați plata prin:

• Vânzare, sau

• Vânzări VIP neachitate.

Cum să verificați că datoria a fost restabilită corect

1. Sold cu partenerii — suma este 0 sau datoria reală.

2. Vânzări VIP neachitate — lista corespunde soldului.

3. La selectarea clientului la casă — este afișată datoria corectă.

Cum să evitați pe viitor diferențele în datoriile VIP

• Stingeți datoriile doar prin butonul „Plătește” din vânzare, dacă este setat modul Detalierea soldului cu partenerul. 

• La returnări, controlați crearea documentului financiar.

• Nu schimbați modul de evidență VIP cu „altul” într-o bază cu datorii.

Cum se efectuează decontările cu clienții VIP în Torgsoft?

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва