Decontări reciproce cu angajații: deducerea datoriilor pentru bunuri din salarii

În comerțul cu amănuntul, angajații cumpără adesea produse din propriul magazin, luându-le "pe datorie", cu condiția ca valoarea acestora să fie ulterior reținută din salariu. Problema acestui proces constă în necesitatea unui control dublu: proprietarul trebuie să înregistreze vânzarea produsului, pentru ca acesta să fie scos corect din stoc, și în același timp să nu uite să rețină suma exactă a datoriei la calcularea și plata salariului, evitând diferențele în casă. 

De obicei, antreprenorii se adresează serviciului de suport Torgsoft cu următoarele întrebări: cum se înregistrează corect o astfel de cumpărare făcută de vânzător, cum se leagă salariul acestuia de propriile datorii în calitate de client și de ce, după reținerea automată a datoriei din salariu, unele produse pot continua să apară în rapoarte ca "neachitate". 

Modul de decontări reciproce cu angajații a fost creat anume pentru a automatiza acest proces, conectând profilul angajatului ca "Vânzător" cu profilul său ca "Cumpărător".

Pasul 1. Configurarea corectă a angajatului

Pentru ca angajatul să poată lua produse pe datorie, iar programul să poată reține corect acești bani din salariul său, angajatul trebuie să fie înregistrat în sistem nu doar ca angajat, ci și ca partener contractual (client).

1. Crearea fișei clientului. Vânzătorilor li se emite un card de reducere (de exemplu, cu o reducere fixă pentru personal) și sunt înregistrați ca clienți VIP cărora li se permite plata amânată.

2. Legătura angajatului cu partenerul contractual. În meniul Setări — Angajat, în formularul de editare a angajatului există câmpul obligatoriu «Partener contractual». Aici trebuie selectată fișa creată a clientului-angajat. Anume cu acest partener contractual programul va ține decontările marfă-bani la plata salariului.

Pasul 2. Înregistrarea vânzării produsului "pe datorie"

Când vânzătorul ia produse din magazin pentru nevoi personale, această operațiune se înregistrează ca o vânzare obișnuită către un client VIP cu plată amânată. Angajatul adaugă produsul în bon, scanează cardul său personal de client și închide vânzarea fără depunerea banilor în casă (produsul este eliberat pe datorie). Produsul este scos din stoc, iar în soldul acestui angajat-partener contractual se fixează datoria față de magazin.

Pasul 3. Reținerea datoriei la calcularea salariului

Dacă aveți activată opțiunea suplimentară "Calculul salariului", procesul de reținere a datoriei este automatizat cât mai mult posibil.

La formarea statului de plată (meniul Calculul salariului — Stat de plată), puteți include datoriile acumulate ale angajatului în calculul salariului său:

1. Folosiți acțiunea «Include datoriile angajaților în statul de plată».

2. La apăsarea acestui buton, se va deschide o fereastră cu lista angajaților și sumele datoriilor lor pentru produsele cumpărate.

3. În coloana «Achită datoria» trebuie introdusă suma pe care doriți să o rețineți din salariul curent al angajatului (poate fi întreaga sumă a datoriei sau doar o parte din ea).

4. După confirmare, programul va crea automat două înregistrări:

•    O calculare la categoria «Datoria angajatului» (care va reduce suma salariului «De plată»).

•    Documentul financiar «Plată de la client cu bani personali», care va stinge datoria acestui angajat în calitate de cumpărător.

Banii sunt "introduși" virtual în casă ca plată pentru produs și sunt atribuiți articolului de analiză financiară "Venituri din comerț".

 Problemă frecventă: de ce produsul rămâne "neachitat"?

Una dintre cele mai frecvente solicitări ale antreprenorilor se referă la situația în care, după reținerea automată a datoriei din salariu, soldul general al angajatului devine corect (zero), dar anumite produse din lista sa de cumpărături continuă să apară ca "neachitate".

 Cauza: acest lucru se întâmplă dacă în setările programului pentru clienții VIP este selectat modul «Plată parțială cu detaliere pe produs». În acest mod, sistemul cere ca fiecare plată să fie strict legată de un anumit produs din bon. Însă reținerea automată a datoriei prin statul de plată stinge soldul general al partenerului contractual, fără a se lega de pozițiile concrete din nomenclator.

Cum se rezolvă această situație:

• Varianta 1 (Manuală). Renunțați la reținerea automată prin statul de plată. În schimb, plătiți angajatului salariul integral (efectuați plata), apoi intrați în modul de vânzare și primiți acești bani ca plată pentru bonurile concrete "pe datorie".

• Varianta 2 (Sistemică). Dacă pentru dumneavoastră nu este esențial să urmăriți plata fiecărui șurub sau tricou separat pe care l-a luat angajatul, puteți folosi modul de lucru cu clienții VIP «Ține soldul marfă-bani». În acest mod, plățile nu sunt legate de vânzări concrete, ci se controlează doar suma totală a datoriei, care se va reduce corect la zero la reținerea din salariu.

Datorită configurării corecte a legăturii "Angajat — Partener contractual" și înțelegerii modului de funcționare a regimurilor de plată, antreprenorul poate evita calculele de rutină la calculator și poate asigura acuratețea stocurilor și a decontărilor cu personalul.