Bunurile au fost returnate, dar banii nu sunt reflectați în „Raportul zilnic de numerar”: căutăm un document financiar pierdut

Antreprenorii se adresează frecvent serviciului de asistență tehnică cu următoarea problemă: cumpărătorul a returnat marfa, casierul a efectuat operațiunea în program, marfa a revenit cu succes în stoc, dar în «Raportul zilnic al casei» nu se afișează ieșirea de bani. Modul «Raportul zilnic al casei» este un instrument esențial pentru proprietar, deoarece permite vizualizarea tuturor mișcărilor financiare (încasări, cheltuieli, încasări de numerar) și controlul soldului de bani din casă. Cea mai frecventă reclamație a antreprenorilor este că returul se înregistrează în raportul de marfă (există mișcare de marfă), dar mișcarea banilor lipsește complet, ceea ce creează o diferență neclară între numerarul fizic din casă și datele din program.

În acest articol vom analiza detaliat de ce se întâmplă acest lucru, unde dispare documentul financiar și cum se poate corecta rapid această situație.

Cum ar trebui să funcționeze mecanismul de retur în mod corect

În Torgsoft, fiecare operațiune comercială completă este formată din două părți: una de stoc și una financiară. Când clientul returnează marfa, programul trebuie să efectueze două acțiuni:

1. Mișcare de stoc: să creeze o factură de intrare și să readucă marfa în soldurile magazinului.

2. Mișcare financiară: să creeze un document financiar de cheltuială, care va fixa faptul eliberării banilor către client din casă sau din contul de decontare.

Dacă soldul nu se potrivește, înseamnă că legătura dintre aceste două documente a fost întreruptă sau că documentul financiar nu a fost creat deloc.

Principalele cauze ale lipsei documentului financiar la retur

1. Întrerupere bruscă a curentului sau defecțiune a calculatorului 

Dacă în timpul efectuării returului se întrerupe brusc curentul, calculatorul se oprește sau procesul programului Torgsoft este închis forțat, operațiunea se poate întrerupe la jumătate. În astfel de cazuri rămâne un document de retur activ (document de stoc), dar plata aferentă nu se efectuează, deoarece documentul financiar pur și simplu nu a reușit să fie creat.

2. Lipsa legăturii dintre plată și vânzarea inițială 

O cauză frecventă nu ține de returul în sine, ci de modul în care marfa a fost vândută inițial. Dacă în timpul vânzării către un cumpărător obișnuit plata nu s-a legat de vânzare, atunci la returnarea ulterioară a acestei mărfi programul returnează marfa în stoc, dar mișcarea banilor nu are loc. Programul consideră că, deoarece banii pentru marfă nu au fost legați de factură (sau marfa a fost eliberată pe datorie), nu există nimic de returnat clientului.

3. Modificarea setărilor pentru clienții VIP fără repornirea caselor 

Dacă proprietarul afacerii a modificat regimul de lucru cu clienții VIP (de exemplu, a trecut din modul 1 sau 2 în modul 3), dar după aceasta programul Torgsoft de pe stațiile de lucru ale casierilor nu a fost repornit, poate apărea o eroare de sistem. Plățile pentru vânzări își pierd legătura cu documentele financiare, iar la încercarea de a face retur, suma de plată pentru astfel de vânzări este egală cu zero.

4. Eroare a casierului (retur nefinalizat) 

Uneori factorul uman joacă rolul principal. Casierul poate adăuga marfa în documentul de retur, dar poate închide fereastra programului înainte de a apăsa butonul «Returnare bani» și de a confirma plata. În acest caz, marfa revine în stoc, nu există detalierea plății, iar documentul financiar nu se formează.

Cum se corectează situația: algoritm pas cu pas

Dacă ați observat că marfa a revenit în stoc, dar banii nu au fost scăzuți din casă, acționați după următorul algoritm:

Pasul 1. Găsiți returul „problematic”.

Verificați Raportul de marfă sau lista retururilor și găsiți documentul pentru care a apărut problema. Asigurați-vă că într-adevăr nu este legat niciun document financiar de acesta.

Pasul 2. Verificați vânzarea inițială.

Găsiți vânzarea inițială pentru care a fost returnată marfa. Verificați dacă aceasta a fost efectiv plătită și dacă plata este legată de un document financiar. Dacă marfa a fost vândută fără înregistrarea plății, sistemul nu eliberează în mod logic bani la retur.

Pasul 3. Ștergeți returul „gol”.

Deoarece documentul de stoc există deja, dar nu are încărcătură financiară, acesta trebuie anulat. Ștergeți acest document de retur din baza de date.

Pasul 4. Efectuați returul din nou.

Faceți un nou retur de marfă. Dacă schimbul în care a fost făcut returul este deja închis, efectuați noul retur retroactiv (dacă aveți drepturi de acces pentru aceasta) sau la ora curentă, pentru a echilibra casa. Urmăriți cu atenție ca în timpul operațiunii să fie apăsat butonul «Banii au fost returnați» și să fie creat documentul financiar.

Cum să preveniți apariția documentelor financiare „pierdute”

• Asigurați alimentarea neîntreruptă. Instalați UPS-uri (surse de alimentare neîntreruptibilă) la stațiile de lucru ale casierilor. Acest lucru va proteja baza de date de întreruperea tranzacțiilor în timpul fluctuațiilor de tensiune.

• Reporniți programul după modificări. Orice modificări globale în setările parametrilor programului (în special cele legate de clienții VIP sau metodele de calcul) necesită repornirea obligatorie a Torgsoft pe toate stațiile de lucru din rețea.

• Actualizați programul. Dezvoltatorii Torgsoft îmbunătățesc constant protecția împotriva operațiunilor nefinalizate. Lucrul pe versiunea actuală a programului minimizează probabilitatea erorilor software la lucrul cu registratoare fiscale și terminale bancare.