Decontări cu contrapărți

În programul Torgsoft, decontările reciproce sunt construite pe baza unei scheme simple, clare și apropiate de viața reală de evidență managerială a încasărilor și plăților, fără utilizarea unor articole contabile complexe sau a unui plan de conturi. Programul înregistrează evenimente reale: recepția mărfii creează o datorie față de furnizor, iar plata financiară o stinge; la fel, vânzarea mărfii pe datorie creează datoria clientului față de magazin.

1. Centrul unic de control: «Balanța cu partenerii»

Toți partenerii cu care compania are relații comerciale și financiare sunt împărțiți în două categorii principale: furnizori și clienți (există și tipul mixt «furnizor-client»). Pentru analiza complexă a datoriilor se utilizează formularul «Plată» — «Balanța cu partenerii». Acest instrument permite:

• Să vedeți imaginea de ansamblu: câtă marfă a fost recepționată și câți bani au fost plătiți.

• Să utilizați filtre flexibile: puteți filtra lista după perioadă, centru de evidență, valută, precum și după starea datoriei (de exemplu, «Debitorii mei», «Cui îi datorez», «Există datorie inițială», «Nu există datorii»).

• Să țineți evidența în valute diferite: dacă marfa este cumpărată în dolari sau euro, balanța poate fi vizualizată și gestionată în valuta străină corespunzătoare.

2. Actul de reconciliere: «Fișa decontărilor reciproce» 

Pentru analiza detaliată a relațiilor cu un anumit partener, pentru a înțelege de unde a apărut datoria, se utilizează Fișa decontărilor reciproce. Aceasta îndeplinește funcția unui act de reconciliere și conține următoarele informații:

• Lista cronologică a tuturor operațiunilor (recepții, vânzări, retururi, plăți).

• Care anume angajat a făcut modificările în document.

• Suma majorării sau diminuării datoriei după fiecare operațiune, precum și datoria curentă la începutul și la sfârșitul perioadei selectate.

• Fiecare mișcare are o pictogramă corespunzătoare pentru identificarea rapidă a tipului de operațiune. Această fișă poate fi salvată în Excel sau tipărită cu detalii (inclusiv numerele facturilor furnizorului pentru o reconciliere mai comodă).

3. Decontări reciproce cu furnizorii 

Torgsoft oferă câteva scenarii de plată pentru marfa recepționată:

• Plata unei note concrete. Puteți intra în registrul notelor de recepție, selecta documentul necesar și apăsa «Înregistrează plata către furnizor». Banii pot fi retrași din casă, din contul curent sau puteți indica «Bani personali» (dacă proprietarul plătește din fonduri proprii și nu dorește ca aceasta să afecteze casa magazinului).

• Stingerea integrală a datoriei. În formularul «Balanța cu partenerii» puteți selecta furnizorul și apăsa «Adaugă operațiune de casă». Programul va oferi butonul «Calculează datoria», care va completa automat suma exactă necesară pentru a aduce balanța la zero.

• Marfă în consignație. Aceasta este o funcție foarte utilă atunci când plătiți furnizorului doar pentru marfa pe care ați vândut-o deja efectiv. Programul utilizează algoritmul FIFO (primul intrat — primul vândut). În regimul «Analiza vânzărilor mărfii furnizorului», Torgsoft calculează exact câtă marfă a acestui furnizor a fost vândută într-o anumită perioadă și formează suma datoriei la prețurile de achiziție anume pentru pozițiile vândute.

4. Decontări reciproce cu clienții (clienți VIP) 

Pentru clienții permanenți sau privilegiați, cărora li se permite să ia marfă pe datorie, de exemplu pentru probă, sau să plătească în rate, se ține un control separat.

• Programul permite alegerea unui mod de lucru, de exemplu «Ține balanța marfă-bani». În acest regim se controlează suma totală a datoriei clientului fără o legătură strictă cu anumite mărfuri.

• Datoria clientului este afișată automat pe ecran în timpul următoarei sale cumpărături, iar programul propune stingerea ei înainte de înregistrarea noilor produse.

• În comerțul angro, prin regimul «Comerț cu emiterea facturii», programul înregistrează avansurile. Dacă clientul a plătit mai mult decât suma facturii expediate, soldul banilor este înregistrat ca avans, care poate fi folosit pentru plata facturilor următoare.

5. Decontări reciproce cu intermediarii 

Dacă afacerea dvs. colaborează cu intermediari, cum ar fi designeri, șefi de șantier sau parteneri care aduc clienți, în Torgsoft există un instrument separat pentru gestionarea balanței cu aceștia:

• La crearea notei de ieșire se indică intermediarul, iar programul îi calculează automat remunerația, care poate fi o sumă fixă sau un procent din vânzare.

• În formularul «Balanța cu intermediarii» sunt afișate toate livrările cu participarea intermediarului, suma calculată a comisionului său și balanța finală, adică cât îi datorează magazinul intermediarului.

• Prin acțiunea specială «Înregistrează plata către intermediar» se fixează faptul transmiterii banilor către acesta.

6. Datorii inițiale și instrumente financiare

• Introducerea soldurilor inițiale. Dacă abia începeți să lucrați în program, dar aveți deja datorii sau cineva vă datorează bani, acestea pot fi introduse în fișa contrapartidei, în fila «Datorii inițiale», indicând tipul: «Eu datorez» sau «Mi se datorează», suma și valuta.

• Documente financiare. Toate mișcările de numerar trec prin formularul «Document financiar», unde sunt înregistrate pe anumite «Articole de analiză financiară» (de exemplu, Încasări comerciale, Decontări cu furnizorii, Chirie, Salarii etc.). Acest lucru permite nu doar controlul decontărilor reciproce, ci și vizualizarea imaginii generale a veniturilor și cheltuielilor reale ale afacerii.

Întrebări — Răspunsuri