Cum să verifici datoria către furnizor, să efectuezi o plată și să reconciliezi soldul

Pentru desfășurarea comerțului este important nu doar să vindeți marfa, ci și să controlați clar procesele de achiziție și decontările cu furnizorii. Pierderea controlului asupra datoriilor, confuziile în avansuri sau calculul incorect pentru marfa luată «în consignație» pot duce la pierderi financiare.

Programul Torgsoft oferă un sistem puternic de balanță marfă-bani (TGB), care înregistrează valoarea mărfii primite și câți bani ați plătit contrapartidei, permițând controlul finanțelor la nivel macro și micro.

Căutare flexibilă a datoriilor: balanța generală

Toată activitatea cu furnizorii se desfășoară în modul «Plată» — «Balanța cu partenerii». Pentru a nu parcurge întreaga listă de contrapartide, programul oferă filtre flexibile pentru datorii. Puteți alege:

• Cui datorez eu — va afișa doar acei furnizori cărora nu le-ați achitat integral marfa.

• Debitorii mei — va afișa furnizorii cărora le-ați făcut o plată în avans (preplată), dar marfa încă nu a fost primită, sau cazurile în care a apărut o supraplată.

• Există datorie inițială — pentru controlul datoriilor care au fost înregistrate încă de la începutul lucrului în Torgsoft.

• Nu există datorii — pentru a verifica partenerii cu care decontările sunt închise complet.

Detaliere și acte de reconciliere

Dacă aveți nevoie să înțelegeți de unde a apărut o anumită sumă a datoriei, o balanță generală obișnuită nu este suficientă. Torgsoft oferă două instrumente pentru control detaliat:

1. Fișa decontărilor reciproce. Aceasta este o listă cronologică a tuturor operațiunilor (recepții, plăți, retururi). Pentru comoditatea reconcilierii cu contabilitatea furnizorului, în acest raport lângă numărul intern al facturii dvs. este afișat în paranteze numărul original al facturii furnizorului. De aici se poate tipări și «Tipărirea decontărilor financiare», care servește drept act complet de reconciliere.

2. Detalierea balanței cu partenerii. Aceasta este o fereastră puternică ce împarte istoricul relațiilor în trei zone:

•    Facturi — lista tuturor livrărilor, cu indicarea datoriei pentru fiecare factură concretă.

•    Plăți și Marfă — permite selectarea unei facturi și vizualizarea imediată, în partea de jos, a mărfii din aceasta și a tranzacțiilor prin care a fost achitată.

•    Plăți fără legătură cu facturile — un tabel separat, de importanță critică. Aici sunt înregistrate avansurile dvs. sau stingerea generală a datoriei, pe care ați transferat-o furnizorului direct în balanță, fără legătură cu o livrare concretă.

Introducerea plăților: casă vs bani personali

Puteți stinge datoria direct din fereastra «Balanța cu partenerii», apăsând «Adaugă operațiune de casă» sau «Adaugă plată». În acest moment, programul va cere sursa fondurilor, iar aici există o nuanță importantă:

• Casă / Cont curent — banii vor fi retrași din casa magazinului sau din contul întreprinderii. Va fi creat un document financiar oficial, care va reduce profitul total / soldul mijloacelor bănești din program.

• Bani personali — această metodă este ideală pentru evidența simplificată. Programul va reduce datoria dvs. față de furnizor, dar nu va crea un document financiar de ieșire din casă. Aceasta se folosește atunci când proprietarul scoate bani din propriul buzunar și plătește direct, fără a atinge fondurile circulante ale magazinului.

Decontări specifice: facturi concrete, valută și consignație

 Plata unei livrări concrete. Dacă doriți să achitați nu datoria generală, ci un lot concret, intrați în «Depozit — Registrul facturilor de intrare», selectați documentul și apăsați «Înregistrează plata către furnizor». Banii vor fi legați exact de această factură.

 Decontări în valută. Dacă marfa a fost achiziționată în dolari sau euro, datoria este înregistrată în această valută. Pentru a efectua plata, trebuie să intrați în «Plată — Document financiar», să faceți «Schimb valutar» (să cumpărați în sistem valută pe grivne în casă), iar apoi să introduceți această valută ca plată către furnizor.

 Marfă în consignație. Dacă plătiți doar pentru ceea ce ați vândut efectiv, utilizați raportul «Analiza vânzărilor mărfii furnizorului în consignație». Acesta calculează, pe baza algoritmului FIFO (primul intrat — primul ieșit), suma datoriei doar pentru pozițiile vândute. Important: acest raport face doar calculul matematic al sumei de plată. Plata efectivă a acestor bani către furnizor, după verificarea raportului, trebuie efectuată pe calea standard — prin modul «Plată — Document financiar».

Întrebări — Răspunsuri