Metode de curățare a bazei de date Torgsoft: completă, transfer de date principale, ștergerea statisticilor perioadelor închise și ștergere manuală
Pe scurt:
O privire de ansamblu asupra metodelor de ștergere a informațiilor din baza de date pentru începerea unei noi evidențe contabile, ștergerea datelor de testare sau optimizarea funcționării programului. Alegerea metodei depinde de necesitatea păstrării nomenclatoarelor de produse și a produselor în sine, clienților și a setărilor din program.
De ce este necesar:
Necesitatea de a începe evidența de la "zero" după finalizarea instruirii sau testării programului.
Reorganizarea afacerii, schimbarea entității juridice sau a proprietarului.
Baza de date este supraîncărcată cu informații din anii trecuți, ceea ce încetinește funcționarea.
Nevoia de a șterge istoricul vânzărilor și operațiunilor financiare, păstrând în același timp nomenclatura produselor și baza de clienți.
Semne:
În bază există produse de testare și vânzări care interferează cu evidența reală.
Utilizatorul dorește să "reseteze" indicatorii financiari și stocurile din depozit.
Programul funcționează lent din cauza volumului mare de informații din baza de date pe o perioadă lungă de evidență.
Cauze:
Finalizarea etapei de implementare și trecerea la exploatarea reală.
Acumularea datelor neactuale pe o perioadă lungă de lucru.
Erori în introducerea inițială a evidenței, care sunt mai ușor de corectat prin crearea unei noi baze decât prin corectare.
Algoritmul acțiunilor:
Important! Înainte de executarea oricărei metode, asigurați-vă că faceți o copie de arhivă a bazei de date (Meniul "Fișier" — "Arhivare" — "Salvare bază de date...").
Metoda 1. Curățare completă (Încărcarea unei arhive goale)
1
Găsiți fișierul arhivei goale a bazei de date cu numele torgsoft.bak în catalogul cu programul Torgsoft (implicit calea pe PC este C:\TORGSOFT\PROGRAM).
2
Prin meniul "Fișier" — "Arhivare" — "Încărcare bază de date" încărcați arhiva goală a bazei de date cu numele torgsoft.bak în program.
3
Rezultat: Programul este complet gol, fără nicio informație introdusă anterior, gata pentru noi setări și introducerea evidenței de la început.
Metoda 2. Transferul datelor principale într-o nouă bază de date
Se transferă doar nomenclatoarele de produse, starea stocului, clienții, suma pentru calculul reducerilor pe clienți, politica de reduceri pentru clienți.
1
Pe forma principală a programului selectați centrul de evidență din care se va transfera informația.
2
Mergeți la meniul "Fișier" — "Transfer date principale în noua BD" — "Salvare..."
3
Salvați fișierul, selectând în prealabil metoda de formare a prețului de achiziție al produsului pentru noua bază de date (ultimul preț de achiziție pe produs sau costul acestuia).
4
Creați o nouă bază de date.
5
Încărcați fișierul creat cu informații în noua bază de date prin meniul "Fișier" — "Transfer date principale în noua BD" — "Încărcare..."
6
Rezultat: au fost transferate cu succes doar nomenclatoarele de produse, starea stocului, clienții, suma pentru calculul reducerilor pe clienți, politica de reduceri pentru clienți. Restul informațiilor lipsesc din noua bază de date.
Metoda 3. Curățare parțială (Ștergerea statisticilor perioadelor închise)
Se șterge informația din baza de date pentru perioadele vechi închise (luni) pentru reducerea dimensiunii bazei și creșterea performanței acesteia.
1
Închideți perioadele vechi (lunile) în meniul "Analiză" pe forma "Perioadă".
2
Achiziționați și activați funcția suplimentară "Ștergerea statisticilor perioadelor închise".
4
Rezultat: informația ștearsă din baza de date pentru perioadele vechi închise, păstrând la ziua curentă cantitatea corectă de produse în stoc, soldul corect în case și conturi, balanța corectă pe contrapartide, suma corectă pentru calculul reducerilor și suma bonusurilor pe clienți. Setările în baza de date rămân curente și nu au fost modificate.
Metoda 4. Ștergerea manuală a informațiilor (independent sau prin suport tehnic Torgsoft)
Ștergerea selectivă a datelor prin mijloacele standard ale programului Torgsoft.
1
Determinați ce anume trebuie să ștergeți în programul Torgsoft.
2
Ștergeți acest lucru independent în forma corespunzătoare din program, dacă această posibilitate este implementată în Torgsoft.
3
Rezultat: Au fost șterse blocuri specifice de date (de exemplu, doar nomenclatoarele de testare ale produselor, realizări, facturi de intrare, produse etc.), setările bazei de date sunt salvate.
Atenție: vă sfătuim să abordați această operațiune cu prudență dacă ați ținut o evidență reală de lungă durată în Torgsoft și nu ați folosit programul pentru testarea funcționalității sale. În caz contrar, puteți dăuna evidenței reale a mărfurilor, indicatorilor finali reali în rapoarte și în analiză.
Cum să verificați rezultatul:
Pentru Metoda 1: verificați absența înregistrărilor în nomenclatorul de produse și clienți.
Pentru Metoda 2: asigurați-vă că există produse și clienți, dar jurnalul facturilor este gol.
Pentru Metoda 3: verificați absența documentelor în jurnal pentru perioada ștearsă și corectitudinea soldurilor inițiale.
Pentru Metoda 4: verificați prezența înregistrării pe forma pe care ați efectuat ștergerea (document, produs, nomenclator etc.).
Concluzii:
Dacă trebuie să începeți totul de la zero — Metoda 1.
Dacă trebuie să păstrați produsele și clienții, dar să ștergeți vânzările — Metoda 2.
Dacă baza funcționează greu și trebuie să ștergeți anii vechi — Metoda 3.
În cazuri nestandard — Metoda 4.
Reveniți la pasul anterior