Solduri inițiale: cum se introduc mărfuri în baza de date fără datorii fictive către furnizori

Dacă după începerea lucrului în Torgsoft, în balanța cu partenerii apare o datorie față de furnizor care, de fapt, nu există, cauza este cel mai des faptul că marfa inițială a fost introdusă ca o intrare obișnuită. La crearea unei facturi de intrare obișnuite, furnizorul este indicat obligatoriu, de aceea programul percepe acest document ca o nouă achiziție de marfă și formează o datorie față de furnizorul selectat. Pentru mărfurile care existau deja în magazin înainte de lansarea programului, trebuie utilizat regimul special «Stocuri inițiale». Atunci marfa intră în evidența depozitului, dar nu creează datorii creditoare față de furnizor.

Această instrucțiune este destinată proprietarilor de afaceri și administratorilor care abia încep automatizarea evidenței în Torgsoft sau transferă baza de mărfuri dintr-un alt program. Situația cu apariția datoriilor inexistente apare atunci când marfa inițială este recepționată ca o achiziție obișnuită. După parcurgerea pașilor de mai jos, veți putea introduce corect marfa în depozit, manual sau prin import, astfel încât aceasta să nu creeze datorii creditoare false.

Cum să înțelegeți că stocurile inițiale au fost introduse greșit

• În secțiunea «Plată» — «Balanța cu partenerii» a apărut o datorie mare față de furnizori pentru marfa care, de fapt, a fost plătită demult și se afla în magazin înainte de instalarea programului.

• Analitica este denaturată: în raportul «Analiza vânzărilor mărfii furnizorului în consignație» sau în alte rapoarte financiare sunt afișate datorii și intrări neactuale.

De ce apare o datorie fictivă față de furnizor

Stocul inițial de marfă, adică marfa care exista deja în magazin înainte de începerea automatizării, a fost introdus printr-o factură de intrare obișnuită, cu indicarea unei contrapărți concrete. Dacă la introducerea manuală sau la importul din Excel nu activați marcajul special «Stocuri inițiale», programul consideră că tocmai ați achiziționat acest lot de la furnizor și îi datorați bani.

Unde verificați datoriile greșite și intrările inițiale

1. Accesați punctul de meniu «Plată» — «Balanța cu partenerii». Selectați filtrul «Furnizor» și verificați suma din coloana «Datoria mea» — dacă acolo există datorii care nu există în realitate, stocurile inițiale au fost introduse incorect sau nu a fost efectuată plata pentru o factură reală a furnizorului.

2. Deschideți Depozit → Registrul facturilor de intrare. Cu ajutorul filtrelor după furnizor și starea plății, verificați toate facturile neplătite. Dacă factura trebuie într-adevăr plătită furnizorului, introduceți plata. Dacă este marfa inițială care se afla deja în magazin înainte de începerea lucrului în Torgsoft, o astfel de factură trebuie reînregistrată ca «Stocuri inițiale», ca să nu creeze o datorie fictivă față de furnizor.

Cum să introduceți corect stocurile inițiale fără crearea datoriei

Pentru a face o așa-numită inventariere «zero» și a recepționa mărfurile existente ca stocuri inițiale fără crearea datoriilor, trebuie să creați documentul de intrare corect.

Varianta 1. Introducerea manuală a stocurilor prin scaner

1. Accesați punctul de meniu «Document» — «Intrare marfă».

2. Apăsați butonul «Adaugă» sau «Intrare nouă», pentru a crea antetul facturii.

3. În fereastra parametrilor de intrare, OBLIGATORIU bifați «Stocuri inițiale».  Notă: la activarea acestui marcaj, câmpul «Furnizor» se va bloca automat, deoarece pentru stocurile inițiale acesta nu este indicat la nivel de sistem, ceea ce previne apariția datoriilor.

4. Selectați valuta de achiziție a mărfii și apăsați butonul «Salvează».

5. Acum puteți scana codurile de bare ale mărfurilor existente, completa fișele acestora, dacă marfa încă nu există în nomenclator, și indica cantitatea reală.

Varianta 2. Importul stocurilor inițiale din Excel

Dacă transferați 1000-2000 de poziții dintr-un alt program, de exemplu în format *.xls, este mai bine să utilizați importul.

1. Creați o factură de intrare nouă, la fel cum este descris mai sus: Document — Intrare marfă — Adaugă, bifați «Stocuri inițiale» și apăsați «Salvează».

2. Aflându-vă în această factură, apăsați butonul «Import».

3. Creați conexiunea la fișierul dvs. Excel prin «Sursă de date».

4. Corelați coloanele fișierului (Cod de bare, Denumire, Articol, Preț, Cantitate) cu câmpurile din Torgsoft.

5. Porniți importul. Marfa va intra în evidență în balanța depozitului fără formarea datoriei creditoare.

Ce să faceți dacă stocurile inițiale au fost deja introduse ca o intrare obișnuită

Dacă ați introdus deja marfa inițială ca o intrare obișnuită și nu au existat încă vânzări pentru aceasta, cea mai bună soluție este să ștergeți această factură de intrare prin Depozit - Lista intrărilor și să o introduceți din nou cu bifa «Stocuri inițiale». Dacă însă inițial ați recepționat marfa ca «Stocuri inițiale», iar ulterior aveți nevoie, pentru analiză, să o distribuiți după furnizorii reali, accesați «Merceologie» — «Diagnosticarea erorilor» — fila «Mărfuri din stocurile inițiale». Selectați mărfurile necesare și apăsați «Distribuie marfa către furnizor». Programul le va muta automat în facturile corecte.

Cum să evitați datoriile fictive la începutul lucrului

• Utilizați instrumentul corect. Delimitați clar introducerea mărfurilor care există deja în magazin, care se face exclusiv prin marcajul «Stocuri inițiale», de mărfurile care tocmai au sosit de la furnizor, adică o intrare obișnuită cu indicarea contrapărții, care formează o datorie.

• Instruirea personalului. Explicați persoanelor responsabile de intrarea mărfii că câmpul «Furnizor» din intrare influențează direct balanța financiară a întreprinderii.

Întrebări frecvente