Transfer intern și „Mărfuri în tranzit”: de ce dispar mărfurile între depozite și cum să le primiți corect

Marfă în drum: cum găsiți marfa dispărută și cum recepționați corect un transfer intern

Dacă, după un transfer intern, marfa a dispărut din depozitul expeditorului, dar nu a apărut în depozitul destinatarului, cel mai probabil aceasta nu s-a pierdut, ci se află în depozitul «Marfă în drum». În Torgsoft, acesta este un depozit separat, în care marfa se păstrează după expedierea din depozitul expeditorului și până la momentul recepției sau returnării. Marfa va apărea în depozitul destinatarului doar după confirmarea facturii. În această logică trebuie căutată cauza facturilor rămase în așteptare, a minusurilor în drum sau a dublării recepției.

Această instrucțiune este destinată proprietarilor, administratorilor și gestionarilor care lucrează cu transferul mărfurilor între centre de evidență (magazine/depozite). Problema apare atunci când marfa a fost trimisă dintr-un punct, dar încă nu a apărut sau se afișează incorect în alt punct. După parcurgerea acestei instrucțiuni, veți înțelege logica depozitului Marfă în drum, veți putea înregistra corect recepțiile parțiale și veți putea elimina stocurile negative sau rămase în așteptare.

Ce probleme apar la transferul intern al mărfii

• A fost efectuat transferul, marfa a ieșit din depozit, dar nu a apărut în celălalt magazin.

• Există minusuri în depozitul «Marfă în drum».

• A sosit mai puțină marfă decât a fost trimisă. Cum se înregistrează acest lucru?

Cum înțelegeți că marfa a rămas în drum

• Marfa lipsește din depozitele principale ale expeditorului și destinatarului, dar în fișa mișcării mărfii sau în rapoarte se vede că aceasta se află în depozitul Marfă în drum.

• În meniul «Depozit» → «Marfă în drum» există facturi vechi nerecepționate.

• La încercarea de a recepționa factura, programul afișează un mesaj despre diferențe între cantitatea declarată și cea reală.

Cum funcționează depozitul «Marfă în drum»

Logica de lucru a Torgsoft constă în faptul că «Marfă în drum» este un depozit separat, în care marfa se păstrează după expediere și până la momentul recepției sau returnării. Când expeditorul creează documentul «Transfer intern» și bifează opțiunea «Marfă în drum», programul scade marfa din depozitul său și o înregistrează în depozitul «Marfă în drum». Până când destinatarul nu intră în modul corespunzător și nu apasă «Recepționează factura», marfa nu va apărea în depozitul final.

Cauza A. Recepție nefinalizată: marfa a rămas „în așteptare”

Expeditorul a creat factura, marfa a sosit fizic, dar destinatarul nu a confirmat primirea acesteia în program. O altă variantă este că factura a fost creată cu o dată „viitoare”, din cauza căreia generarea statică a stării depozitului nu afișează marfa pentru ziua curentă.

Cauza B. Diferențe reale la recepție

Nu a sosit toată cantitatea de marfă sau a sosit marfă în plus. Dacă gestionarul apasă pur și simplu «Recepționează factura» fără verificare prealabilă, în evidență va intra cantitatea indicată de expeditor, ceea ce poate crea amestec de produse sau lipsă.

Algoritmul de acțiuni

În funcție de situația dumneavoastră, alegeți scenariul de acțiuni potrivit.

Scenariul 1. Recepția corectă standard a facturii

Dacă marfa a sosit, aceasta trebuie transferată corect din depozitul Marfă în drum în centrul dumneavoastră de evidență:

1. Accesați meniul Depozit → Marfă în drum.

2. În fila Facturi, selectați factura necesară a expeditorului și apăsați butonul Verifică factura.

3. În fereastra deschisă, faceți dublu clic pe fiecare produs și introduceți cantitatea reală care a sosit. Repetați acest lucru pentru toate pozițiile.

4. Apăsați butonul Închide factura (după aceasta, modificările în ea vor fi interzise).

5. Apăsați butonul Recepționează factura. Marfa va fi scăzută din depozitul Marfă în drum și va apărea în depozitul dumneavoastră.

Scenariul 2. Recepție cu diferențe: a sosit mai puțină/mai multă marfă

Dacă la pasul 3 din scenariul descris mai sus ați introdus o cantitate diferită de cea din factură:

1. După apăsarea butonului Recepționează factura, programul va afișa un mesaj că există produse cu diferențe.

2. Programul va propune tipărirea unui raport privind diferențele. Acceptați.

3. Apoi Torgsoft va cere permisiunea de a crea documente de corectare. Apăsați Da.

• Acordați atenție bifei «Păstrează expeditorul pentru marfa în drum» (în colțul din dreapta sus al ferestrei):

• Dacă este activată: Torgsoft va returna mai întâi toată marfa în depozitul expeditorului, apoi va crea o factură nouă, directă, de la expeditor la destinatar, pentru cantitatea confirmată efectiv.

• Dacă este dezactivată: Torgsoft va crea facturi suplimentare de corectare pentru surplusul sau lipsa de marfă.

Scenariul 3. Cum eliminați duplicatele și minusurile din depozitul «Marfă în drum»

Dacă vedeți stocuri negative în depozitul Marfă în drum:

1. Pas obligatoriu: accesați Depozit → Starea depozitului și apăsați butonul Recalculează cantitatea mărfurilor în toate depozitele. După aceasta, minusurile ar trebui să dispară.

Scenariul 4. Factura a fost creată cu o dată viitoare

Dacă marfa a rămas în așteptare deoarece factura a fost creată accidental sau intenționat cu o dată care încă nu a venit:

1. Găsiți acest transfer intern în registru și deschideți-l pentru editare.

2. Schimbați data documentului la data curentă.

3. Efectuați recalcularea cantității mărfurilor în toate depozitele.

Cum preveniți rămânerea mărfii în așteptare și dublarea recepției

1. Folosiți întotdeauna modul «Verificarea facturii» înainte de recepționare. Nu apăsați «Recepționează factura» orbește dacă nu ați numărat fizic marfa.

2. Setați crearea implicită a facturilor pentru depozitul Marfă în drum. Pentru a evita confuzia, accesați Setări → Parametri → Generale și activați bifa Creează implicit transferuri interne către depozitul Marfă în drum. Astfel, vânzătorii nu vor putea transfera accidental marfa direct, ocolind etapa de confirmare.

3. Limitați drepturile vânzătorilor. În setările rolurilor, interziceți angajaților obișnuiți să schimbe starea facturilor închise și recepționate, pentru ca aceștia să nu poată „anula” accidental recepția mărfii.

4. Folosiți bifa «Păstrează expeditorul...». La recepția mărfii, activați întotdeauna bifa Păstrează expeditorul pentru marfa în drum. Aceasta permite păstrarea unei istorii clare a mișcării mărfii între magazine concrete, fără crearea unor acte de corectare neclare „de nicăieri”.

Întrebări frecvente