Facturi întârziate, date viitoare și solduri „dispărute”: cum să controlezi corect mișcările între depozite

Analiza jurnalelor de suport tehnic Torgsoft arată că una dintre cele mai frecvente solicitări ale utilizatorilor se referă la afișarea incorectă a cantității de marfă după transferurile interne. Antreprenorii se plâng că marfa «dispare» din depozit, soldurile nu corespund sau apar minusuri în depozitul virtual «Marfă în tranzit».

În 90% dintre cazuri, problema tehnică nu este cauzată de o defecțiune a sistemului, ci de lucrul incorect cu datele documentelor active și de ignorarea statutului «Factură amânată».

Mai jos vom analiza mecanismul acestei probleme și modalitățile de a o evita.

Cauza principală a «dispariției»: data viitoare într-o factură activă

Pentru a accelera funcționarea sistemului (astfel încât formularul «Starea depozitului» să se deschidă instantaneu), Torgsoft folosește metoda de construire statică a depozitului. Aceasta înseamnă că starea depozitului este păstrată într-un tabel separat și este actualizată direct în momentul înregistrării documentului de depozit.

Cum apare eroarea:

1. Utilizatorul creează o factură de transfer intern. În mod implicit, aceasta este creată ca «Activă».

2. Utilizatorul știe că mașina cu marfă va pleca abia mâine, de aceea modifică manual data curentă a documentului activ cu o dată viitoare.

3. Consecința: deoarece factura este activă, dar data ei a fost mutată în viitor, construirea statică a depozitului dă eroare. Cantitatea corectă de marfă nu mai este afișată în formularul «Starea depozitului». Rămâne cantitatea care exista înainte de modificarea datei documentului.

Pentru a vedea situația reală într-un astfel de caz, utilizatorul trebuie să aplice filtrul «Stare la data» (indicând aceeași dată viitoare) sau să apese constant butonul «Recalculați cantitatea de mărfuri în toate depozitele».

Utilizarea facturilor amânate

Pentru ca marfa să nu «rămână suspendată» între perioade de timp, pentru transferurile viitoare nu trebuie folosite în niciun caz facturi active.

Algoritmul corect al acțiunilor:

1. Setările sistemului: accesați Setări -> Parametri -> Document și activați comutatorul «Creați transferurile interne ca amânate».

2. Acum toate transferurile interne create vor avea statutul «Amânată». Aceasta înseamnă că documentul este creat (marfa este pregătită pentru expediere), dar încă nu influențează starea depozitului.

3. Când vine data efectivă de expediere a mașinii cu marfă (data viitoare a devenit data curentă), angajatul responsabil accesează Document -> Transfer intern -> Selectați transferul existent (Registrul transferurilor interne).

Acesta deschide factura amânată și îi schimbă starea în «Activă». Doar în acest moment marfa este scăzută corect din depozitul expeditorului și se îndreaptă către destinatar.

Depozitul «Marfă în tranzit» și soldurile negative

Dacă rețeaua dumneavoastră comercială presupune că marfa se află fizic în tranzit timp de câteva ore sau zile, aceasta nu poate fi scăzută instantaneu din Depozitul principal și înregistrată instantaneu în Magazin. Pentru aceasta se folosește depozitul de tranzit «Marfă în tranzit».

Pentru a automatiza acest proces, activați: Setări -> Parametri -> Document -> «Creați în mod implicit transferuri interne către depozitul Marfă în tranzit».

De ce apar aici «dispariții» și «minusuri»?

• Marfa nu a fost recepționată la punctul final: magazinul-destinatar a primit fizic marfa, dar vânzătorul nu a intrat în Depozit -> Marfă în tranzit -> Facturi, nu a făcut «Verificați factura» și nu a apăsat «Recepționați factura». Drept rezultat, marfa este vândută fizic (și intră pe minus la casă), deși în sistem ea încă «merge cu mașina».

• Dublarea sau ștergerea parțială a facturilor: uneori angajații recepționează factura simultan pe două calculatoare sau șterg din greșeală factura de transfer asociată din depozitul «Marfă în tranzit». Acest lucru duce la apariția soldurilor negative în depozitul de tranzit.

Reguli de aur pentru evitarea problemelor cu transferurile:

1. Nu setați niciodată o dată viitoare pe o factură «Activă». Dacă marfa va pleca mâine — creați factura ca «Amânată».

2. Folosiți «Marfă în tranzit». Destinatarul este obligat să recepționeze factura în Torgsoft imediat după numărarea fizică a cutiilor.

3. O «soluție» universală este Recalcularea depozitului. Dacă după transfer pare că marfa a dispărut sau cantitatea este incorectă (mai ales după operațiuni cu facturi amânate), în formularul «Starea depozitului» apăsați butonul «Recalculați cantitatea de mărfuri în toate depozitele». Dacă eroarea a fost cauzată de construirea statică, această acțiune va aduce baza de date la starea actuală.

Instruirea regulată a magazionerilor și vânzătorilor în privința acestor trei reguli va reduce numărul solicitărilor către suportul tehnic și îl va scuti pe proprietar de ore întregi de căutare a mărfii «dispărute».