Implementarea Torgsoft: de la prima lansare până la un sistem de evidență gata de lucru
Acesta este traseul de implementare pentru proprietarul unui magazin: de la pregătirea datelor și versiunea demo până la prima zi de lucru, evidență stabilă și dezvoltare ulterioară. La fiecare pas este indicat ce trebuie făcut, ce trebuie verificat, când se poate trece mai departe și unde se găsește instrucțiunea detaliată.
Ce înseamnă implementarea unui program de evidență
Implementarea Torgsoft este transferul consecutiv al mărfurilor, stocurilor și regulilor de lucru ale magazinului în programul de evidență. O implementare finalizată permite efectuarea vânzărilor și retururilor, controlul depozitului și al casei, delimitarea accesului angajaților, obținerea rapoartelor și păstrarea copiilor de rezervă ale datelor.
Mai întâi se configurează baza evidenței: mărfurile, stocurile, utilizatorii și operațiunile zilnice. Echipamentele, vânzările online și opțiunile suplimentare se conectează în funcție de nevoile unei afaceri concrete. Fiscalizarea este formarea bonului fiscal și transmiterea datelor despre operațiunea de decontare către Serviciul Fiscal de Stat.
Mărfurile și stocurile corespund datelor reale
Fiecare produs are o categorie clară, denumire, preț, cod de bare și cantitate corectă în depozit.
Operațiunile principale sunt verificate
Recepția mărfii, vânzarea, returul, transferul și inventarierea modifică corect stocurile, casa și rapoartele.
Angajații au drepturile necesare
Vânzătorul lucrează la casă, responsabilul de marfă — cu produsele, proprietarul vede datele de management.
Datele sunt protejate
Copiile de rezervă se creează regulat și se păstrează separat de computerul de lucru.
Ce trebuie pregătit înainte de automatizarea magazinului
O scurtă descriere a afacerii va ajuta la alegerea corectă a versiunii programului, echipamentelor și succesiunii de configurare. Desemnați o persoană responsabilă care va colecta datele inițiale, va agrea regulile de lucru și va accepta rezultatul fiecărei etape.
Formatul comerțului
Retail, en-gros, vânzări online, depozit, producție sau combinarea mai multor procese.
Magazine și locuri de lucru
Numărul de puncte, case, computere, angajați și locuri din care proprietarul va lucra cu datele. Stabiliți schema de lucru: un computer, rețea locală, server la distanță sau Torgsoft-Online.
Date despre produse
Unde sunt păstrate acum denumirile, articolele, codurile de bare, prețurile, caracteristicile și stocurile.
Plată și fiscalizare
Numerar, carduri și transferuri la fiecare casă. Dacă sunt necesare bonuri fiscale, stabiliți RRO software sau registratorul fiscal și pregătiți din timp datele de înregistrare.
Rolurile angajaților
Cine recepționează marfa, schimbă prețurile, vinde, procesează retururi și vizualizează finanțele.
Servicii externe
Magazin online, marketplace-uri, servicii de livrare, terminal bancar și alte integrări.
Lucrul în timpul întreruperilor
Stabiliți dacă sunt necesare alimentare de rezervă pentru computer și router, internet de rezervă și o procedură separată de vânzare în timpul întreruperilor.
Cum se implementează Torgsoft pas cu pas
Parcurgeți pașii consecutiv. Dacă un anumit rezultat a fost deja obținut, verificați criteriul de control și treceți mai departe.
Descrieți evidența actuală și schema viitoare de lucru
Scop: să înțelegeți ce procese trebuie transferate în Torgsoft și cum anume va funcționa programul în magazinul dvs.
- desemnați responsabilul pentru implementare și verificarea rezultatelor;
- numărați magazinele, casele, depozitele și locurile de lucru;
- stabiliți sursa mărfurilor, prețurilor, stocurilor și bazei de clienți;
- enumerați operațiunile tipice: intrare, vânzare, retur, transfer, en-gros, producție;
- notați metodele de plată necesare, fiscalizarea și serviciile externe;
- stabiliți cum va funcționa magazinul în timpul întreruperilor de curent sau internet.
Comparați versiunile Torgsoft · Alegeți schema de lucru: un computer, rețea locală sau server
Instalați și activați versiunea demo
Scop: să verificați Torgsoft pe propriile mărfuri și scenarii înainte de alegerea versiunii comerciale.
- instalați programul pe un computer cu Windows;
- activați versiunea demo pentru 30 de zile;
- înregistrați versiunea demo pe viitorul proprietar al licenței și indicați date de contact actuale;
- pentru prima autentificare utilizați loginul sa și parola 2009;
- indicați limba programului, denumirea magazinului și moneda principală a evidenței;
- după începerea lucrului cu datele proprii, schimbați parola proprietarului;
- activați pentru 30 de zile doar acele opțiuni suplimentare care trebuie verificate în scenariul dvs.; excepția este «Ștergerea statisticilor perioadelor închise»;
- dacă este necesar, utilizați până la 2 ore de suport gratuit în primele 30 de zile.
Cum se descarcă, instalează și activează versiunea demo · Cum se activează opțiunile suplimentare pentru 30 de zile
Pregătiți catalogul de produse
Scop: să creați o structură în care produsele sunt ușor de găsit, recepționat, reevaluat și analizat.
- creați arborele tipurilor de produse — categorii și subcategorii;
- stabiliți câmpurile obligatorii ale fișei produsului pentru nișa dvs.;
- stabiliți cum se vor evidenția mărimile, culorile, numerele de serie, marfa cântărită sau metrică, dacă este necesar;
- eliminați duplicatele de denumiri, articole și coduri de bare din datele inițiale;
- introduceți câteva produse manual sau pregătiți un fișier Excel pentru import;
- verificați unitățile de măsură, prețurile de achiziție și de retail.
Cum se creează tipurile de produse · Transferul datelor din Excel, 1C/BAS sau alt sistem
Verificați transferul datelor pe o copie de test
Scop: să verificați structura catalogului și metoda de transfer a datelor înainte de trecerea finală la Torgsoft.
- importați o mică parte de test a catalogului sau o copie a datelor actuale;
- verificați denumirile, categoriile, codurile de bare, unitățile de măsură și prețurile;
- introduceți stocuri inițiale de test și verificați cantitatea și valoarea pe categoriile principale;
- stabiliți ce date trebuie transferate suplimentar: clienți, carduri de reducere, bonusuri, rezerve, datorii, certificate sau comenzi deschise;
- notați procedura transferului final și data după care noile operațiuni vor fi efectuate doar în Torgsoft.
Cum se introduc stocurile inițiale fără datorie către furnizor
Configurați magazinele, casele, utilizatorii și drepturile
Scop: să reproduceți structura organizațională a afacerii și să limitați accesul la date pe roluri.
- creați sau redenumiți centrele de evidență — magazine și depozite separate în program;
- configurați casele și metodele de plată disponibile;
- creați un utilizator separat pentru fiecare angajat;
- acordați vânzătorilor, responsabililor de marfă, administratorilor și proprietarului drepturile necesare;
- verificați restricțiile privind schimbarea prețurilor, ștergerea documentelor și vizualizarea finanțelor.
Configurarea rolurilor, utilizatorilor și angajaților
Conectați echipamentele necesare, plata și fiscalizarea
Scop: să pregătiți locul de lucru pentru deservirea reală a cumpărătorilor.
- conectați scanerul de coduri de bare dacă produsele se vând după coduri de bare;
- configurați imprimanta de etichete sau bonuri dacă este necesară în procesul dvs.;
- pentru marfa cântărită, verificați compatibilitatea cântarelor cu programul;
- dacă este necesară fiscalizarea, alegeți RRO software (PRRO) sau registrator fiscal;
- pentru PRRO pregătiți semnătura electronică calificată valabilă, datele de înregistrare ale unității comerciale, casierii, cotele de impozitare și rechizitele bonului;
- verificați PRRO în regim de test înainte de formarea primului bon fiscal real;
- dacă este necesar, conectați terminalul bancar pentru transmiterea automată a sumei;
- verificați alimentarea de rezervă, internetul de rezervă și procedura de lucru a casei în timpul întreruperilor.
Echipamente comerciale pentru Torgsoft · RRO software · Integrare cu registrator fiscal · Integrare cu terminal bancar · Integrare cu cântare la casă
Verificați ciclul complet și eliminați operațiunile de test
Scop: să găsiți erorile din configurări înainte de începerea lucrului zilnic.
- efectuați intrarea mărfii de la furnizor;
- înregistrați o vânzare cu fiecare metodă de plată;
- verificați returul complet și parțial;
- pentru mai multe depozite, efectuați un transfer intern;
- efectuați o inventariere de test;
- consultați rapoartele despre vânzări, stocuri, casă și rezultatul financiar;
- rugați vânzătorul să efectueze o vânzare, un retur și închiderea zilei din propriul cont;
- după verificare, anulați sau ștergeți documentele de test și verificați din nou casa și stocurile.
Prima vânzare de test: ce trebuie verificat înainte de lansare
Alegeți versiunea Torgsoft și componența opțiunilor suplimentare
Scop: să alegeți modul de lucru al programului care corespunde structurii reale a afacerii.
- Torgsoft-Start — un magazin mic, o casă și operațiuni de bază;
- Torgsoft-Ultra — un magazin cu mai multe case și funcții extinse;
- Versiunea Terminal — magazine la distanță care lucrează cu o bază unică prin internet;
- Torgsoft-Online — închirierea programului și serverului pentru lucru la distanță fără echipament server propriu;
- alegeți opțiunile suplimentare după o sarcină concretă: fiscalizare, site, livrare, copii de rezervă sau altă integrare;
- țineți cont că opțiunile suplimentare se plătesc separat; aproape toate opțiunile necesare pot fi verificate în prealabil timp de 30 de zile;
- după achiziție, activați licența comercială și opțiunile alese pe locurile de lucru necesare.
Start, Ultra, Terminal și Online: comparația versiunilor · Cum se activează licența și opțiunile suplimentare
Treceți la evidența reală
Scop: să treceți de la vechiul sistem sau baza de test la date verificate fără evidență dublă.
- fixați data și ora după care toate operațiunile noi se efectuează doar în Torgsoft;
- opriți introducerea noilor operațiuni în vechiul sistem și faceți inventarierea finală sau exportul de control;
- transferați mărfurile, prețurile și stocurile actuale la data lansării;
- dacă este necesar, transferați clienții, bonusurile, rezervele, datoriile, certificatele, comenzile deschise și sumele inițiale din case;
- creați o copie de rezervă a bazei înainte de prima zi de lucru;
- efectuați prima vânzare reală și verificați bonul, plata și scăderea produsului din stoc;
- la sfârșitul zilei, verificați casa, vânzările, retururile și cantitatea reală a câtorva produse selectate.
Consolidați procedura de lucru și protejați baza
Scop: să faceți evidența stabilă după lansare.
- desemnați responsabili pentru mărfuri, prețuri, casă, inventariere și copii de rezervă;
- fixați instrucțiuni scurte pentru vânzător, responsabilul de marfă și administrator;
- configurați arhivarea regulată a bazei;
- păstrați o copie externă separat de computerul de lucru;
- verificați jurnalul de arhivare și posibilitatea de restaurare;
- învățați un angajat nou să își efectueze operațiunile fără acces la funcțiile proprietarului;
- transmiteți setările complexe către suportul tehnic; după epuizarea celor 2 ore sau după încheierea primelor 30 de zile, suportul este oferit conform condițiilor plătite în vigoare.
Arhivă cloud de date · Contactele suportului tehnic
Dezvoltați automatizarea în funcție de nevoile afacerii
Scop: să conectați funcții noi după stabilizarea evidenței de bază.
- pentru lucrul cu cumpărătorii — profilul clientului și apeluri Binotel, trimiteri în masă către clienți și certificate cadou;
- pentru comerț online — Torgsoft Online Market, sincronizare cu magazinul online, Prom.ua, Rozetka.ua, Nova Poshta și Ukrposhta;
- pentru controlul proprietarului și lucru mobil — aplicația mobilă Torgsoft și rapoartele manageriale necesare;
- pentru depozit — stocuri minime și maxime pe depozite, calcul automat al stocurilor din depozit și locul de depozitare al produsului;
- pentru personal — salarii și motivarea personalului, notificări pentru personal și legarea vânzării fiecărui produs de vânzător;
- pentru rețeaua comercială — Versiunea Terminal și Torgsoft-Hybrid în cazul unei conexiuni instabile.
Vedeți toate opțiunile suplimentare Torgsoft
Cum se schimbă implementarea pentru afaceri diferite
Magazin nou fără evidență anterioară
- creați categorii și reguli pentru denumirea produselor;
- marcați produsele în timpul primei recepții;
- configurați casa și drepturile înainte de deschidere;
- introduceți stocurile conform recepției reale a mărfii.
Trecerea de la Excel sau alt program
- curățați duplicatele și înregistrările neactuale;
- agreați câmpurile pentru import;
- transferați o parte de test a catalogului;
- verificați cantitatea, valoarea și suma totală a stocurilor;
- stabiliți momentul opririi vechiului sistem și al transferului final.
Vânzări în magazin, pe site și pe marketplace-uri
- stabiliți sursa principală a datelor despre produse;
- agreați categoriile, caracteristicile, fotografiile și prețurile;
- verificați rezervarea și procesarea comenzilor;
- testați separat plata, livrarea și retururile.
Câteva magazine sau o rețea complexă
- mai întâi proiectați centrele de evidență și serverul;
- stabiliți regulile centrale de prețuri și sortiment;
- verificați calitatea conexiunii în fiecare punct;
- planificați transferul datelor și lansarea pe etape.
Ce este necesar pentru lansare și ce se conectează la nevoie
Baza obligatorie
Computer cu Windows sau Torgsoft-Online, programul Torgsoft, catalogul de produse, stocuri verificate, utilizatori, copii de rezervă și reguli pentru lucrul zilnic.
Echipamente în funcție de proces
Scanerul, imprimanta de etichete, imprimanta de bonuri, cântarele, sertarul de bani sau terminalul de colectare a datelor nu sunt necesare fiecărei afaceri.
Fiscalizare și plăți cu cardul
PRRO, registratorul fiscal și integrarea cu terminalul bancar se conectează în funcție de metodele de plată și cerințele legislației pentru o afacere concretă. Necesitatea fiscalizării și setările fiscale trebuie verificate cu un contabil sau consultant fiscal.
Extindere după lansare
Magazinul online, marketplace-urile, livrarea, instrumentele pentru clienți, lucrul mobil și automatizarea rețelei se adaugă la evidența stabilă.
Ce versiune Torgsoft se potrivește schemei dvs. de lucru
Torgsoft-Start
Pentru un magazin mic cu o singură casă și operațiuni de bază de evidență a mărfurilor.
Torgsoft-Ultra
Pentru un magazin cu mai multe case, angajați și funcții extinse ale programului.
Versiunea Terminal
Pentru magazine la distanță care lucrează prin internet cu o bază de date unică.
Torgsoft-Online
Pentru lucru la distanță cu program și server închiriate, fără achiziționarea și întreținerea propriului echipament server.
Ce sarcini pot fi automatizate mai departe
Baza evidenței Torgsoft
Mărfuri, stocuri, vânzări, retururi, depozit, casă, finanțe, angajați și rapoarte manageriale.
Magazin online propriu
Site cu sincronizarea produselor, prețurilor și stocurilor.
Torgsoft Online MarketLucru mobil
Vânzări, depozit, inventariere, finanțe și rapoarte de pe smartphone.
Aplicația mobilă TorgsoftClienți și comunicare
Profiluri de clienți, apeluri și mesaje cu acordul destinatarilor.
Profilul clientului și apeluri Binotel · Trimiteri în masă către cliențiStocuri și depozitare pe adrese
Calculul necesarului de produse și fixarea locului din depozit.
Calcul automat al stocurilor din depozit · Locul de depozitare al produsuluiPersonal
Calculul salariului, motivarea și controlul vânzărilor personale.
Salarii și motivarea personalului · Legarea vânzării fiecărui produs de vânzătorLivrare
Crearea expedierilor și lucrul cu datele serviciilor de livrare.
Integrare cu Nova Poshta · Integrare cu UkrposhtaMarketplace-uri
Schimb de produse și comenzi cu platformele comerciale.
Integrare cu Prom.ua · Integrare cu Rozetka.uaLucru fără internet stabil
Vânzări autonome ale casei la distanță cu sincronizare ulterioară.
Torgsoft-HybridLoialitatea cumpărătorilor
Certificate, bonusuri, programe de reducere și recomandări ale clienților.
Certificate cadou · Bonusuri cu termen limitat de valabilitate · Club de reduceriMarfă cu evidență specială
Marfă cântărită, metrică sau în garanție cu numere de serie.
Ambalarea și marcarea mărfii cântărite · Evidența mărfurilor în garanție după numere de serie · Calculator pentru mărfuri metriceProducție, reparații și închiriere
Procese separate pentru materiale, produse finite, service și eliberarea temporară a mărfii.
Producție: evidența materialelor și produselor finite · Reparații și service în garanție · Închirierea mărfurilorCe procedură de control menține evidența exactă
Zilnic
- controlați deschiderea și închiderea caselor;
- verificați retururile și anulările;
- verificați plata și totalul vânzărilor;
- controlați crearea copiei de rezervă.
Săptămânal
- analizați produsele fără mișcare și deficitul;
- verificați erorile de integrare;
- revizuiți istoricul acțiunilor angajaților și drepturile de acces;
- analizați diferențele pentru câteva produse selectate.
Lunar
- verificați respectarea graficului stabilit al inventarierilor;
- analizați profitul, cheltuielile și rotația;
- verificați sortimentul și regulile de achiziții;
- revizuiți rolurile angajaților concediați și ale celor noi.
Ce complică cel mai des automatizarea
Duplicatele, fișele neactuale și regulile diferite de denumire trec în noul sistem. Mai întâi curățați partea de test a catalogului și agreați un standard unic.
Compatibilitatea dispozitivului nu înseamnă că acesta este necesar unui magazin concret. Stabiliți produsul, formatul etichetelor, tipul bonului, sarcina pe casă și metoda de plată.
Fiecare rol trebuie să primească accesul minim necesar. Conturile separate permit și stabilirea persoanei care a creat sau modificat o operațiune.
Vânzarea verifică doar o parte a procesului. Înainte de lansare, efectuați un retur, schimbarea metodei de plată, anularea unei acțiuni greșite și închiderea zilei de casă.
Vânzările, intrările și retururile de test modifică stocurile, casa și rapoartele. Înainte de lansare, anulați sau ștergeți operațiunile de test, apoi verificați din nou datele.
Stabiliți data și ora exactă a tranziției. După transferul final, toate vânzările, intrările, retururile și transferurile noi trebuie efectuate într-un singur sistem de lucru.
Defectarea sau criptarea discului va distruge baza de lucru împreună cu copia. Păstrați arhivele externe separat și verificați restaurarea.
Mai întâi stabilizați mărfurile, stocurile, casa și operațiunile zilnice. Adăugați următoarea funcție după definirea sarcinii, responsabilului și rezultatului de control.
Întrebări frecvente despre implementarea Torgsoft
Durata depinde de numărul de produse, calitatea datelor inițiale, punctele de vânzare, echipamente și integrări. Configurarea de bază a unui magazin mic poate fi începută în ziua instalării, iar transferul unei baze mari sau al unei rețele necesită un plan separat.
Da. Mărfurile, stocurile, clienții, setările și documentele create rămân în baza de pe computer. După activarea licenței comerciale, puteți continua lucrul fără reintroducerea informațiilor. Înainte de lansare, verificați ca operațiunile de test să nu influențeze stocurile reale, casa și rapoartele.
Da, în Torgsoft este prevăzut importul datelor din Excel. Înainte de transfer trebuie agreată structura coloanelor, eliminate duplicatele, verificată o parte de test a fișierului și stabilită separat data transferului final al stocurilor actuale.
Programul principal funcționează pe un computer cu Windows. Scanerul, imprimantele, cântarele, sertarul de bani și alte dispozitive se aleg în funcție de produs și procesul de vânzare. Înainte de cumpărare, verificați compatibilitatea modelului concret.
Mai întâi verificați cu un contabil sau consultant fiscal dacă fiscalizarea este necesară pentru activitatea dvs. Pentru RRO software sunt necesare semnătura electronică calificată valabilă, unitatea comercială înregistrată, PRRO și casierii, cotele de impozitare corecte și rechizitele bonului.
Programul principal Torgsoft funcționează în Windows. Pentru Android și iOS există o opțiune separată «Aplicația mobilă Torgsoft», care conectează smartphone-ul sau tableta la sistemul principal de evidență.
Programul instalat local poate efectua principalele operațiuni de evidență fără acces la internet. Casa Versiunii Terminal lucrează cu un server la distanță; pentru vânzări în timpul întreruperii conexiunii este prevăzută opțiunea separată «Torgsoft-Hybrid». Întreruperea energiei electrice necesită alimentare de rezervă separată pentru computer, echipamentul de casă și router.
Nu. Fiecare opțiune trebuie să aibă o sarcină concretă. Mai întâi configurați evidența de bază, apoi conectați fiscalizarea, site-ul, livrarea, instrumentele pentru clienți sau alte integrări. Opțiunile suplimentare se plătesc în principal separat, dar aproape toate funcțiile necesare pot fi activate în prealabil pentru 30 de zile pentru verificare. Excepția este «Ștergerea statisticilor perioadelor închise».
Folosiți lecțiile pentru începători, manualul utilizatorului și suportul tehnic. În timpul primei activări a versiunii demo sunt disponibile până la 2 ore de suport gratuit în decurs de 30 de zile. După epuizarea acestui timp sau încheierea perioadei de 30 de zile, suportul este oferit conform condițiilor plătite în vigoare.
Începeți cu versiunea demo și propriul plan de implementare
Verificați Torgsoft pe propriile mărfuri, formați lista locurilor de lucru necesare și parcurgeți traseul de la pregătirea datelor până la prima zi de control.
Reveniți la pasul anterior