De ce casa de marcat nu se însumează: cum să găsești cecurile pierdute și să remediezi erorile înainte de raportul Z

Închiderea schimbului și generarea raportului Z reprezintă etapa finală și cea mai responsabilă a activității casierului. Totuși, angajații se confruntă foarte des cu o problemă: suma numerarului real sau datele de pe terminalul bancar nu coincid cu datele din program sau din CM software. Antreprenorii contactează cel mai des serviciul de asistență tehnică cu simptome precum «sumele nu coincid», «raportul X nu se potrivește», «banii au trecut prin terminal, dar în program nu există bon». Diferențele apar din cauza factorului uman (neatenție la alegerea tipului de plată), a defecțiunilor tehnice (întreruperea curentului sau a internetului) sau a setărilor incorecte ale programului. Acest proces necesită ca responsabilul de schimb sau casierul să înțeleagă cum să compare datele din trei surse diferite (terminal, pCM, sistem de evidență) și cum să echilibreze soldul în siguranță, fără a încălca legislația fiscală și fără a debita sume suplimentare de la clienți.

Mai jos este prezentată o instrucțiune detaliată pentru identificarea și eliminarea celor mai frecvente cauze ale diferențelor.

Pasul 1. Triunghiul verificării: unde se caută diferența

Pentru a găsi eroarea, responsabilul de schimb trebuie să compare datele din trei surse:

1. Raportul X de pe terminalul bancar (arată câți bani au fost retrași efectiv de pe cardurile cumpărătorilor).

2. Raportul X din pCM (poate fi vizualizat în Torgsoft prin formularul «CM software» -> fila «Analitică după CM software»). Acesta arată ce sume și cu ce tipuri de plată au fost transmise către autoritatea fiscală.

3. Raportul de mărfuri pe zi / Raportul de casă pe zi în Torgsoft (arată ce a fost înregistrat în sistemul de evidență propriu-zis).

În plus, merită verificat formularul «Analiza vânzărilor de produse fiscale», pentru a vedea exact care bonuri au primit statut fiscal și care au trecut ca nefiscale.

Pasul 2. Cele mai frecvente cauze ale diferențelor și remedierea lor

Cauza 1. A fost confundat tipul de plată (numerar cu plată fără numerar)

Se întâmplă ca un casier să proceseze plata prin terminalul bancar, dar în programul Torgsoft să apese din greșeală plata «Numerar» (sau invers). Ca rezultat, în raportul X al pCM suma plăților fără numerar va fi mai mare sau mai mică decât suma de pe terminal.

• Cum se găsește? Comparați bonurile zilei din lista de cheltuieli Torgsoft cu bonurile de pe terminal. Găsiți tranzacția procesată incorect.

• Cum se corectează? Bonul găsit trebuie reprocesat cu tipul corect de plată. Dacă schimbul nu este încă închis, se poate face returul bonului eronat (sau stornarea, dacă este ultimul bon) și se poate procesa din nou vânzarea, indicând forma corectă de plată.

Cauza 2. S-a uitat apăsarea butonului de tipărire a bonului fiscal

Dacă în setările programului Torgsoft (condiția de tipărire a bonului) este setat parametrul «La solicitarea cumpărătorului», casierul poate pur și simplu să nu apese butonul de tipărire. În acest caz, vânzarea se înregistrează în evidența internă Torgsoft, produsul se scade din stoc, dar bonul fiscal nu se formează și nu se transmite către autoritatea fiscală. Acest lucru se poate întâmpla și dacă în timpul vânzării a fost o întrerupere scurtă de curent sau a dispărut internetul, programul a afișat o solicitare de licență, iar casierul a închis fereastra, procesând bonul în afara pCM.

• Cum se găsește? În «Analiza vânzărilor de produse fiscale», astfel de vânzări vor fi afișate fără marcaj fiscal, deși produsul trebuia să fie fiscal. Prin urmare, suma din pCM va fi mai mică decât în Torgsoft.

• Cum se corectează? Aceste bonuri trebuie reprocesate prin pCM. Pentru a evita acest lucru în viitor, proprietarilor de afaceri li se recomandă insistent să schimbe setarea condiției de tipărire a bonului la «Obligatoriu pentru fiecare vânzare».

Cauza 3. Vânzări blocate în «Ciornele vânzărilor»

Dacă în timpul plății prin terminal s-a pierdut conexiunea cu banca, s-a întrerupt curentul sau programul s-a închis accidental, vânzarea poate să nu se finalizeze. Banii de pe cardul clientului pot fi retrași, dar în Torgsoft bonul nu va fi înregistrat ca închis.

• Cum se găsește? Dacă în setări nu este bifată opțiunea «Scăderea produsului din stoc la adăugarea lui în formularul Vânzare», o astfel de vânzare nefinalizată va ajunge în meniul Fișier -> Ciornele vânzărilor. Dacă opțiunea este bifată, căutați-o în meniul Plată -> Vânzări neplătite ale clienților obișnuiți.

• Cum se corectează? Intrați în «Ciornele vânzărilor», selectați tranzacția necesară și apăsați «Restabiliți vânzarea». După aceea, finalizați plata bonului.

Pasul 3. Instrucțiune pentru reprocesarea sigură a bonurilor

Regula principală la corectarea erorilor: atunci când echilibrați soldul, nu trebuie să debitați accidental a doua oară cardul bancar al clientului.

1. Stornarea (anularea) ultimului bon. Dacă un casier tocmai a greșit (de exemplu, a introdus o sumă greșită), iar acesta a fost ultimul bon înregistrat în pCM, se poate folosi funcția Stornare. Aceasta anulează complet bonul de decontare, acesta nu este luat în calcul în totalurile schimbului (rapoartele Z/X), iar produsul revine. După aceea, vânzarea poate fi procesată corect.

2. Reprocesarea fără conexiune cu terminalul. Dacă banii prin terminal au trecut cu succes, dar bonul nu a ajuns în pCM (sau a ajuns în «Ciorne»), trebuie să procesați vânzarea în Torgsoft ca plată fără numerar. Dar pentru ca terminalul să nu aștepte din nou apropierea cardului, plata trebuie efectuată fără transmiterea sumei către terminalul bancar (ocolirea terminalului). Pentru aceasta, în programul Torgsoft trebuie procesată o plată fiscală fără numerar, dar fără utilizarea conexiunii directe cu terminalul. Acest lucru va alinia soldul pCM cu raportul X al terminalului.

3. Utilizarea «Protocolului acțiunilor utilizatorilor». Dacă nu este clar de unde a apărut diferența, responsabilul de schimb trebuie să deschidă Fișier -> Protocolul acțiunilor utilizatorilor. Acolo se înregistrează fiecare pas al casierului: dacă a șters produsul din vânzare după plată, dacă a anulat bonul, dacă au existat mesaje despre erori ale serverului fiscal. Acest lucru permite restabilirea cronologiei evenimentelor și găsirea sumelor "pierdute".

Majoritatea diferențelor pot fi evitate dacă se configurează tipărirea obligatorie a bonului, casierii sunt instruiți să verifice «Ciornele vânzărilor» după întreruperile de curent și rapoartele X sunt verificate regulat pe parcursul zilei, nu doar în ultimul minut înainte de închiderea schimbului.