Tranzacționare cu un extras de cont: de la extras la fiscalizarea expedierii

În afacerile moderne, mai ales în comerțul online, segmentul B2B sau vânzările pe bază de comandă, plata și expedierea mărfii rareori au loc simultan. Antreprenorii se confruntă frecvent cu următoarea problemă: clientul plasează o comandă, achită o plată parțială în avans într-un cont bancar (IBAN), iar restul îl plătește la primirea coletului la poștă (ramburs) sau curierului. Regimul obișnuit al casierului («Realizare») nu este potrivit pentru acest lucru. Suportul tehnic Torgsoft primește des întrebări precum: «Cum se fiscalizează corect avansul?», «Cum se leagă mai multe plăți din extrasul Privat24 de comenzile concrete, ca să nu apară confuzii în datoriile clienților?», «Cum se emite bonul pentru decontarea finală?». Pentru rezolvarea acestor sarcini, în program există regimul «Comerț cu emiterea facturii» (TWI), care permite procesarea comenzii prin toate etapele: de la oferta comercială până la fiscalizarea completă a unei plăți complexe.

Mai jos este prezentat un ghid complet pentru ciclul integral de procesare a comenzii în acest regim.

Pasul 1. Crearea facturii (fixarea comenzii)

Procesul începe cu crearea unui document care fixează intenția cumpărătorului. Pentru aceasta, trebuie să accesați punctul de meniu «Document» — «Comerț cu emiterea facturii», să treceți la fila «Factură» și să apăsați butonul «Adăugare».

În fereastra de creare a facturii trebuie să indicați:

• Destinatarul (clientul): se selectează din baza de contrapartide.

• Contul curent: datele bancare la care se așteaptă plata.

• Mărfurile: în fila «Marfa facturii» se adaugă lista produselor comandate de client, cu indicarea cantității și a prețului.

În această etapă, marfa încă nu este scăzută din stoc, dar o puteți deja rezerva sau îi puteți trimite clientului factura pentru plată.

Pasul 2. Acceptarea plăților fără numerar (IBAN) și legarea lor de factură

Când clientul plătește comanda prin transfer fără numerar, de exemplu în contul dvs. IBAN prin serviciul său de online banking, acești bani ajung în contul dvs. bancar. Pentru a evita confuziile în datorii și pentru a ști exact pentru ce comandă au fost primite fondurile, Torgsoft are un mecanism de lucru cu extrasele bancare și Plățile nedefinite.

1. Datorită opțiunii suplimentare «Extrase bancare pe conturi», programul poate descărca automat tranzacțiile din Privat24, Monobank sau UkrSibbank.

2. Aceste încasări ajung în sistem ca «Plăți nedefinite» — adică bani care au fost primiți, dar încă nu au fost repartizați pe facturi concrete. De asemenea, proprietarul poate crea manual o plată nedefinită din aplicația mobilă Torgsoft.

3. În fila «Plăți ale clienților» — «Plăți nedefinite», selectați tranzacția clientului și apăsați butonul «Legați de factură».

4. Se va deschide o fereastră cu lista facturilor neachitate. Selectați factura necesară și apăsați «Selectați».

Ce oferă acest lucru? Plata este legată exact de factura selectată și devine plata ei în avans. Dacă ulterior pentru această factură vor fi create mai multe facturi de ieșire, de exemplu pentru livrări parțiale, această plată în avans va fi repartizată automat pe ele, acoperind datoria clientului. Acest lucru elimină complet confuzia.

Pasul 3. Fiscalizarea plății în avans (avansului)

Conform cerințelor Serviciului Fiscal de Stat, dacă clientul face o plată în avans, chiar și parțială, pentru această operațiune trebuie emis un bon fiscal.

Dacă utilizați CM software (PCM) de la Torgsoft, algoritmul este următorul:

• La introducerea primei plăți pentru factură sau la repartizarea extrasului bancar, așa cum este descris mai sus, programul formează un bon fiscal.

• În antetul unui astfel de bon se indică automat tipul «PLATĂ ÎN AVANS».

• La denumirea fiecărui produs din bon se adaugă expresia «Plată în avans pentru...». Acest lucru se configurează în parametrii programului.

• Cum se calculează cantitatea? Cantitatea de marfă din bonul de plată în avans se împarte în părți proporțional cu suma avansului achitat față de suma totală a bonului.

• În blocul restului va fi afișat tipul plății (plată în avans) și suma datoriei rămase pentru document.

Pasul 4. Formarea facturii de ieșire (expedierea mărfii)

Când marfa este pregătită pentru expediere, pe baza Facturii se creează Factura de ieșire. Acesta este documentul care scade efectiv marfa din stoc.

• În fila «Factură», apăsați butonul «Creați factura de ieșire».

• Programul va solicita confirmarea pentru scoaterea mărfii din stoc.

• Dacă marfa nu se expediază integral, puteți folosi funcția «Expediere parțială», selectând doar pozițiile care pleacă la client în acel moment.

• Dacă pentru factură a fost introdusă anterior o plată în avans sau a fost legată o plată nedefinită, aceasta va acoperi automat datoria pentru factura de ieșire nou creată.

Pasul 5. Plata următoare și decontarea finală

Când clientul primește marfa, de exemplu la poștă cu plata ramburs, și achită restul sumei, această plată suplimentară trebuie, de asemenea, fiscalizată corect.

Torgsoft automatizează crearea lanțurilor complexe de bonuri pe PCM:

1. Plata următoare. Dacă clientul achită încă o parte din sumă, dar aceasta nu acoperă întreaga datorie pentru document, programul formează un bon cu tipul «PLATĂ URMĂTOARE».

2. Decontarea finală. Când clientul achită soldul final și datoria se închide complet, se formează bonul «DECONTARE FINALĂ».

Particularitățile bonurilor pentru plata ramburs:

• În bonurile «Plata următoare» și «Decontare finală» se indică obligatoriu numărul fiscal al primului bon de plată în avans, ceea ce le leagă într-un lanț unic pentru autoritatea fiscală.

• În aceste bonuri se indică valoarea totală și cantitatea totală a mărfurilor expediate, însă suma efectivă de plată din bon va fi egală doar cu suma plății suplimentare efectuate.

• În setările Torgsoft (Parametri — Bon), puteți gestiona flexibil acest proces cu ajutorul setării «Tipărirea bonului facturii pe PCM». Puteți alege formarea bonului doar «Pentru suma plății» sau «Pentru suma plății și a datoriei». În acest caz, bonul va fi considerat final și va indica prin ce mijloc de plată va fi stinsă datoria.

 Avertisment important privind erorile

Dacă ați procesat o plată, fie plată în avans, fie decontare finală, și pentru aceasta a fost deja tipărit un bon fiscal, este strict interzis să ștergeți pur și simplu această plată din program cu butonul «Ștergere». Bonul a fost deja transmis Serviciului Fiscal de Stat. În cazul în care clientul refuză marfa sau apare o eroare, întregul lanț de plăți trebuie anulat prin efectuarea procedurii corecte: Returnarea mărfii/plății în avans cu crearea unui bon fiscal de returnare. Dacă pentru plățile/plățile în avans introduse anterior nu a fost tipărit un bon fiscal, atunci la introducerea unei plăți cu tipărirea bonului fiscal, programul va solicita metoda de introducere a plății în avans, pentru a adăuga acele sume în bonul fiscal curent.