Modul «Returnarea mărfii către furnizor» în Torgsoft este creat pentru оформarea transmiterii mărfii nelichide, defecte sau nevândute înapoi către furnizor, cu scopul de a corecta decontările reciproce, adică balanța marfă-bani, și de a casa stocurile din depozit.
Antreprenorii se adresează uneori suportului tehnic cu următoarea situație: atunci când încearcă să returneze o marfă care fizic se află pe raft, programul afișează un avertisment că această marfă nu a fost livrată de acest partener sau marfa pur și simplu nu se adaugă în borderoul de returnare. De obicei, acest lucru se întâmplă cu pozițiile care au participat anterior la inventariere, unde pentru ele a fost înregistrată mai întâi o lipsă, iar apoi — un surplus sau invers, din cauza căreia sistemul «pierde» furnizorul inițial.
Mai jos este prezentată o explicație completă a motivului pentru care se întâmplă acest lucru, cum funcționează logica programului și cum să оформați corect o astfel de returnare.
De ce dispare legătura dintre marfă și furnizor?
Într-o situație ideală, programul urmărește clar mișcarea fiecărei unități de marfă din momentul recepției până la momentul vânzării sau returnării, conform principiului evidenței pe loturi sau FIFO. Însă inventarierea introduce propriile corectări în acest lanț.
-
Cum funcționează inventarierea. Când efectuați o inventariere și depistați un surplus de marfă, adică numărul real este mai mare decât cel din evidență, după închiderea borderoului de inventariere programul creează automat un document de intrare pentru această diferență.
-
Partener de sistem. Această intrare automată nu este оформată de la furnizorul dvs. real, ci de la un partener de sistem, care se numește — «INTRARE DIN INVENTARIERE».
-
Pierderea «memoriei». Deoarece marfa a fost fizic recepționată ca o constatare în timpul inventarierii, programul o leagă de acest partener de sistem. Prin urmare, Torgsoft pierde informația despre furnizorul real de la care această marfă a venit inițial.
De aceea, atunci când deschideți documentul «Returnarea mărfii către furnizor», selectați partenerul real și scanați codul de bare al acestei mărfi, programul blochează acțiunea sau afișează un avertisment, deoarece, conform datelor sale, ați primit această marfă nu de la el, ci ați «găsit-o» în timpul inventarierii.
Cum se returnează corect un astfel de produs?
Dacă sunteți 100% sigur că marfa găsită după inventariere aparține într-adevăr unui anumit furnizor și ați convenit asupra returnării ei, trebuie să ocoliți verificarea standard a programului. Acest lucru se poate face prin selectarea manuală a mărfii.
Algoritmul acțiunilor:
-
Accesați meniul Document — Returnarea mărfii către furnizor și creați un document nou de returnare.
-
Indicați furnizorul real căruia îi returnați marfa și valuta.
-
Nu scanați marfa în mod obișnuit. În schimb, utilizați butonul «Selectați din depozit» sau «Selectați din lista livrărilor».
-
Dacă utilizați selectarea din lista livrărilor, trebuie să găsiți și să selectați această marfă anume din livrarea de la partenerul de sistem «Intrare din inventariere».
-
Dacă programul afișează un avertisment că marfa nu a fost livrată de acest furnizor, veți putea totuși să o adăugați forțat în document, confirmând acțiunea.
Impactul asupra decontărilor reciproce, sau balanța cu partenerul
Returnând marfa în acest mod, este important să înțelegeți consecințele financiare:
-
Când marfa a fost recepționată de la partenerul de sistem «INTRARE DIN INVENTARIERE», programul nu v-a calculat datoria față de furnizorul real, deoarece decontările reciproce cu furnizorii de sistem nu se țin.
-
Însă, atunci când returnați forțat această marfă furnizorului real, suma datoriei față de acesta în program se va reduce cu suma returnării.
-
Verificați obligatoriu starea balanței. Pentru calcularea datoriei actuale direct în formularul de returnare către furnizor, trebuie să apăsați butonul «Calculați datoria». Această acțiune calculează balanța instantaneu și nu încetinește sistemul la crearea documentului.
Sfat pentru evitarea unor astfel de situații: antreprenorii ar trebui să trateze foarte atent procesele de inventariere. Dacă marfa a dispărut, a fost casată prin inventariere, iar apoi a apărut din nou, acest lucru încalcă logica evidenței pe loturi și a costului. Dacă ați depistat o eroare la recepție, de exemplu nu este marfa corectă sau nu este cantitatea corectă, este mai bine să o corectați prin ajustarea facturii de intrare sau prin оформarea unei returnări oficiale a rebutului/sortimentului greșit, decât să încercați să «aliniați» stocurile prin inventarieri permanente. Acest lucru va păstra transparența decontărilor reciproce și analiza corectă a vânzărilor.
Reveniți la pasul anterior